Norme professionnelle (Pour décrire des emplois de la chaîne d'approvisionnement, réaliser des évaluations du rendement, élaborer des plans de carrière, etc.) Description du poste (selon la définition des intervenants du CCSCA) Conditions d accès à la profession : Poste : AGENT AUX Les agents aux achats traitent les transactions d'achat d'équipement, de matériaux, de fournitures, de biens d'équipement et de services. Ils sont employés dans une vaste gamme d'entreprises des secteurs public et privé, comme les entreprises de fabrication, les services utilitaires et le secteur des services. Avancement Il est possible d'atteindre des postes de supervision et de gestion en acquérant de l'expérience et en suivant une formation supplémentaire. (Scolarité, formation, expérience de travail connexe) Scolarité Il est préférable de détenir un diplôme d'études postsecondaires (p. ex. un baccalauréat ou un diplôme collégial dans l'un des domaines suivants : économie, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, gestion des opérations, finance ou ingénierie, mathématiques ou analyse statistique). Un titre professionnel dans un domaine lié à la chaîne d'approvisionnement est considéré comme un atout. Formation Le candidat doit généralement suivre une formation en cours d'emploi, mais, habituellement, l'employeur exige qu'il possède déjà les compétences, les connaissances, l'expérience et la formation requises. Expérience de travail connexe Une expérience de travail préalable dans le domaine des achats est normalement requise. De plus, des compétences, des connaissances ou de l'expérience dans le travail relié à la chaîne d'approvisionnement sont un atout. Tâches : Les agents aux achats accomplissent une partie ou Traiter les bons de commande et les demandes d'achat pour lesquels ils ont le pouvoir d'achat. page1
l'ensemble des tâches Inviter les fournisseurs recommandés à soumissionner; évaluer suivantes leurs offres, soumissions, devis et propositions et accorder les contrats. Établir et négocier les modalités des contrats, et maintenir les relations avec les fournisseurs. Préparer et tenir les registres des achats, des rapports et des listes de prix. Travailler avec des intervenants internes et externes pour déterminer les besoins en matière d'achats et les exigences pour ce qui est de la qualité et de la livraison. Aider à déterminer les caractéristiques de l'équipement, des matériaux et des services à acheter. Administrer le rendement des contrats, notamment la livraison, la réception, les garanties, les dommages et les assurances. Ajuster ou résoudre les divergences de valeur. Agir conformément aux règles, règlements, lois, normes et pratiques exemplaires en vigueur et maintenir ses connaissances à jour. Combler les besoins de personnel et superviser les commis aux achats Établir et entretenir des relations de travail constructives et l'esprit de coopération avec les collègues et la direction. Outils et technologie : Matériel informatique ainsi que les logiciels et systèmes appropriés à la chaîne d'approvisionnement (analytiques ou scientifiques, planification des ressources de l'entreprise, gestion d'inventaire, approvisionnement, commerce électronique, planification des besoins en matières, comptabilité de la main-d'œuvre, courrier électronique, traitement de texte, feuille de calcul, applications de gestion de bases de données). Appareils de communication. Compétences exigées : (Connaissances, habiletés, qualités personnelles) Connaissances L'agent aux achats doit connaître la chaîne d approvisionnement, la production et le traitement, les services à la clientèle et les services personnels, la technologie et les outils appropriés, les règlements et les normes en vigueur, l administration et la gestion, l'anglais et d'autres langues selon les besoins ainsi que les mathématiques. page2
Compétences L'agent aux achats doit posséder les compétences suivantes : communication, écoute active et apprentissage actif, compréhension de texte, coordination, jugement et prise de décisions, organisation, gestion du temps, rédaction, être axé sur le service, négociation et mathématiques. Aptitudes Qualités personnelles (Aptitudes, valeurs professionnelles, façons de travailler) Les aptitudes suivantes sont importantes pour la fonction d'agent aux achats : expression et compréhension écrites, sensibilité aux problèmes, articulation nette et clarté auditive, mise en ordre de l'information, raisonnement mathématique, inductif et déductif. Valeurs professionnelles Pour réussir dans cette profession, il faut : être autonome et capable de prendre des décisions; évoluer dans un milieu de travail collaboratif; adhérer à un code d éthique. Façons de travailler L'agent aux achats doit travailler de la façon suivante : porter attention aux détails, être fiable, coopératif, tolérer le stress, être autonome, avoir l'esprit d'initiative, être persévérant, souple, savoir s'adapter, pouvoir accomplir des tâches multiples et avoir de la maîtrise de soi. Profil de compétences essentielles : Les compétences essentielles sont les compétences nécessaires pour vivre, apprendre et travailler. Elles sont à la base de l'apprentissage de toutes les autres compétences et permettent aux gens d'évoluer avec leur emploi et de s'adapter aux changements du milieu de travail. Pour obtenir davantage de renseignements sur les profils de compétences essentielles, veuillez visiter le site Web de RHDCC : http://www.rhdcc.gc.ca/fra/competence/ace/index.shtml Le projet de recherche sur les compétences essentielles de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a établi des profils pour les professions qui exigent tout au plus un diplôme d'études secondaires ou une formation sur place. C'est pourquoi RHDCC n'a encore créé aucun profil de compétences essentielles pour la fonction d'agent aux achats. La section suivante comporte des renseignements sur les compétences essentielles définies dans les normes professionnelles existantes et classées selon les neuf catégories de compétences essentielles. Le contenu de cette section n'a cependant pas de lien avec le projet de recherches sur les compétences essentielles de RHDCC. page3
Lecture Lecture fréquente de textes provenant de médias imprimés ou non : bons de commande et demandes d'achat; offres, devis et soumissions; listes de prix; contrats; brochures; revues spécialisées; manuels de techniques et d'informatique; procédures et politiques organisationnelles; normes applicables, lois et règlements; factures, bordereaux de marchandises, connaissements; inventaires informatisés; rapports de production; horaires; avis et étiquettes; directives du gestionnaire. Lire et interpréter des textes denses et complexes et pouvoir faire des déductions de haut niveau en ayant recours à des connaissances spécialisées : politiques et procédures; termes spécialisés; normes internationales; lois et règlements. Lecture fréquente de paragraphes inscrits dans des fiches, des tableaux et des graphiques. Utilisation de documents Les documents produits ou utilisés peuvent comporter des : graphiques, fiches, listes, schémas, dessins, liste des fabricants et des fournisseurs, offres, devis, soumissions, tableaux des prix, contrats, listes et tableaux des stocks, horaires de production et de livraison, formulaires de commandes, demandes d'achat, estimations, liste d'arriérés, factures, formulaires d'expédition, bordereaux de marchandises, connaissements, etc. Capacité de lire des documents simples ou complexes pouvant exiger un niveau d'inférence considérable. Capacité de lire, interpréter, rédiger, remplir ou produire des documents. Une connaissance spécialisée du contenu des documents est parfois nécessaire; de nombreux textes informatifs provenant de sources multiples sont synthétisés, la qualité de l'information doit parfois être vérifiée pour s'assurer de l'exactitude et éviter les omissions. page4
Rédaction Rédiger des communications destinées aux compagnons de travail, à la direction, aux fournisseurs et aux clients internes et externes. Écrire des notes à la haute direction au sujet des besoins de fournitures ou des besoins du service et des évaluations comparatives des fournitures ou des services qui seront achetés, etc. Rédiger des appels d'offres et des contrats d'approvisionnement. Rédiger des bons de commande et des demandes d'achat. Notions de calcul Utiliser les mathématiques du domaine monétaire et financier. Utiliser les mathématiques pour façonner des horaires, établir des budgets et effectuer des opérations comptables. Utiliser les mathématiques pour prendre des mesures et effectuer des calculs. Effectuer des analyses des données numériques. Utiliser des estimations numériques. Communication verbale Interagir avec la direction, le personnel, les clients et les fournisseurs pour obtenir des renseignements, des directives et pour régler des problèmes. Interagir avec d'autres membres du personnel au sujet des commandes et du calendrier. Peut donner des instructions aux autres employés sur la façon d'accomplir certaines tâches. Participer aux réunions du personnel. Capacité de raisonnement (Résolution de problèmes, prise de décisions, planification et organisation du travail, utilisation particulière de la mémoire, recherche de renseignements) Résolution de problèmes Peut recevoir des matériaux, de l'équipement, des fournitures, des services et des produits qui ne sont pas conformes aux modalités de l'appel d'offres et du contrat d'approvisionnement. Peut être informé que les matériaux, l'équipement, les fournitures ou les produits seront livrés en retard. Peut recevoir une demande urgente pour un achat qu'il n'a pas le pouvoir de faire à un moment où la personne qui détient une telle autorité est absente et ne peut donner son approbation. Répondre efficacement aux demandes des vendeurs. Le cas échéant, adapter les stratégies de négociation, compte tenu de nouvelles circonstances ou de problèmes qui surgissent. Prise de décisions Prendre des décisions qui sont conformes aux lignes directrices de page5
l'organisation ou à ses critères en matière d'approvisionnement, de transport, de logistique, de gestion des stocks, etc. Les décisions sont prises en tenant compte du marché et de l'environnement économique, social et politique. Planification et organisation du travail Utilisation particulière de la mémoire Recherche de renseignements Les agents aux achats travaillent généralement de façon autonome. De concert avec leurs directeurs, ils établissent l'ordre de priorité du travail selon les échéances. Ils peuvent s'attribuer des tâches particulières et en attribuer aux employés qu'ils supervisent. Se souvenir des politiques et des procédures relatives aux activités d'approvisionnement. Se rappeler les exigences législatives et réglementaires en vigueur. Se souvenir de mots de passe et de catégories d'articles, de noms de clients particuliers et des noms des fournisseurs fréquemment utilisés. Se rappeler des produits ou des services qui ont été commandés afin de répondre aux éventuelles questions. Chercher dans des bases de données d'inventaire pour trouver les quantités qui sont en stock, des numéros de pièces ou de pigments et des descriptions de produits. Obtenir des renseignements sur des produits en parlant à des fournisseurs, en faisant des appels téléphoniques et en lisant des brochures et des publications spécialisées. Obtenir de l'information sur la réglementation et les normes. Trouver de l'information en vue de l'établissement de budgets. Obtenir des renseignements sur les fournisseurs. Travail en équipe Les agents aux achats coordonnent et intègrent les tâches à effectuer pour un travail avec leurs compagnons de travail, leurs superviseurs et leurs collègues, par exemple, des techniciens experts. Ils coordonnent les tâches pour faire en sorte que les documents, comme les bons de commande, les factures et les autres documents administratifs soient soumis à temps. Ils peuvent aussi travailler de façon indépendante pour commander des fournitures et des services, remplir les registres d'inventaire, préparer et tenir à jour les calendriers de livraison. Ils peuvent superviser et former les commis aux stocks. Apprentissage continu Les agents aux achats doivent apprendre continuellement. Ils doivent mettre régulièrement à jour leurs connaissances des logiciels et des systèmes informatiques et recevoir une formation de routine sur les politiques et procédures de l'entreprise. Ils peuvent assister à des séminaires sur l'approvisionnement et suivre des formations données dans l'industrie pour demeurer à jour avec les tendances, les page6
modifications des lois et règlements, les accords commerciaux internationaux et les exigences interfrontalières en matière de sécurité. Renseignements supplémentaires Aspects physiques Attitudes Tendances touchant les compétences essentielles : (aspects physiques et attitudes) Les agents aux achats adoptent diverses positions corporelles pendant leur travail, notamment, se tenir debout ou assis pendant de longs moments. De plus, ils peuvent s'accroupir, s'agenouiller, se pencher ou se baisser lorsqu'ils accomplissent leurs tâches quotidiennes et peuvent avoir à se déplacer d'un entrepôt à l'autre. Les agents aux achats doivent adhérer à un code d éthique, avoir de bonnes aptitudes en communication, être positifs, organisés, axés sur les détails, amicaux, être désireux de travailler avec d autres et transmettre les renseignements avec exactitude. Ils doivent également démontrer une connaissance des autres cultures et une sensibilité à leur égard. Les agents aux achats devront acquérir des compétences informatiques avancées afin de pouvoir travailler avec des logiciels de plus en plus complexes. La capacité de parler plus d'une langue, la connaissance de la diversité des cultures internationales et la sensibilisation à leur égard sont considérées comme un besoin grandissant à l'heure de la mondialisation. Également, une compréhension des principes de durabilité reliés aux questions de gouvernance environnementale, sociale et d'entreprise prend de l'importance. Gouvernement du Canada code CNP correspondant et description 1225 Agents aux achats Les agents aux achats achètent de l'équipement général et spécialisé, du matériel et des services aux entreprises, qui seront utilisés ou transformés par leur établissement. Ils travaillent dans les secteurs public et privé. Gestion du document : Activité n o Genre d'activité* Remplace Nom de la nouvelle version Personne responsable 1. Document créé Sans objet 13 avril 2010 M. Cheddi (CSA) 2. Document mis à jour 13 avril 2010 5 octobre 2010 C. Sellar (CSA) 3. Version définitive du 5 octobre 2010 12 avril 2011 C. Sellar (CSA) document 4. page7
5. Genre d'activité* : Document créé Document modifié (corrections mineures et remaniement du texte) Document mis à jour (révision complète) Version définitive du document Document retiré page8