PRESTATAIRE GROUP BEAG «BUREAU D ETUDES, AUDIT ET CAPACITATION EN GESTION» RCCM : CD/UVIRA/RCCM/14-A-263 Id Nat: 5-93-N14121B Ville d UVIRA, Sud Kivu/RD Congo, Tel :,+243 8944712983 E.mail : beagrdc@gmail.com Site web : www.groupbeag.com Auteur GROUP BEAG MISSION : AUDIT ET CERTIFICATION DES COMPTES TRI-ANNUEL DE L ORGANISATION IJED «INITIATIVE DES JACOBINS ELEVEURS POUR LE DEVELOPPEMENT» Date de remise : le 31 janvier 2020 DECEMBRE 2017, 2018 ET
Contenu du rapport 1. INFORMATION SUR L ORGANISATION... 3 2. CADRE DE LA MISSION D AUDIT... 4 Etendue et objectif de la mission... 4 a) Etendue de l audit... 4 b) Mission de la prestation... 4 c) Approche méthodologique... 5 3. OPINION INDEPENDANTE DE L AUDITEUR SUR LES ETATS FINANCIERS DE L ORGANISATION IJED «INITIATIVE DES JACOBINS ELEVEURS POUR LE DEVELOPPEMENT» ARRETES AUX 31 DECEMBRE 2017, 2018 ET 2019... 6 a) Certification de l état des recettes et dépenses... 6 b) Certification des actifs et de l équipement du projet... 7 c) Certification de l état de la situation de trésorerie... 7 3.1. AVIS... 7 3.2. CONSTANTS :... 8 Objet : lettre de management... 9 1. Objet : Manuel de procédure Administrative, financière et ressources humaines... 10 2. Objet : Contrats de travail des staffs du projet... 10 3. Objet : Déclaration et preuve de paiement de DGI, CNSS et INPP... 11 4. Objet : Livres de transactions et pièces justificatives... 11 5. Objet : Procès-verbal de contrôle de caisse (périodique et inopiné)... 12 6. Objet : Contrôle interne d IJED... 13 7. Objet : Suivi de recommandation des audits passés... 13 8. Objet : Liste d inventaire physique à jours au 31 décembre 2019... 14 9. Objet : Evaluation du niveau de risque de gestion... 14
1. INFORMATION SUR L ORGANISATION Dénomination Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement «IJED» Forme juridique Association Sans But Lucratif Objet Développement communautaire SANGE- centre, route nationale N 5, Territoire D Uvira, Siège social Sud-Kivu en RDC C/ via Bujumbura Burundi BP: 15 Uvira Numéro impôt A2032111B Affiliation CNSS 603000652501 Affiliation INPP 1371.60 Personne de contact JEAN MASEMO BUBEGE Directeur Général N o Téléphone de l organisation +243 992581504, +243 815340745 Skype : jano.masemo E-mail de l organisation ijedasbl@yahoo.fr
2. CADRE DE LA MISSION D AUDIT Etendue et objectif de la mission a) Etendue de l audit Nous avons eu pour mission de faire un audit afin de garantir que les ressources mobilisées par IJED ont été utilisées de manière adéquate conformément aux procédures d IJED et les normes comptables en vigueur en RD Congo. Il nous a été demandé de certifier les comptes tri annuel (2017, 2018 et 2019) d IJED, par l examen de la régularité des comptes ; et l examen de la conformité aux règlements applicables ; cela dans le but de donner une assurance raisonnable et un avis motivé que les ressources financières mobilisées auprès de membres et des activités génératrices de revenus, ont été gérées conformément aux règles et procédures financières en vigueur au sein de l organisation. Nous avons procédé à l audit des comptes d IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» pour la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019. Nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales d audit. Ces normes nous obligent de planifier et conduire l audit de manière à être raisonnablement certain que les états ne comportent pas de données inexactes. Cet audit comporte l examen, au moyen de sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans l état. Cet audit comprend aussi l appréciation des principes comptables utilisés et des estimations importantes faites par les gestionnaires, aussi bien qu une évaluation de la présentation d ensemble de l état et des mécanismes de contrôle interne. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. b) Mission de la prestation Nous avons eu pour mission de formuler une opinion indépendante sur la situation des états financiers de l organisation IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» arrêtés par les services comptables et financiers d IJED aux 31 décembre 2017, 2018 et 2019, par rapport à l image fidèle des documents financiers et leur conformité aux instructions, normes et principes comptables en vigueur en République démocratique du Congo et le terme de référence de la mission édités par la direction d IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» en matière de gestion à la lumière de résultats de nos vérifications, à savoir : Vérifier la conformité de la tenue de la comptabilité d IJED «INITIATIVE DES JACOBINS ELEVEURS POUR LE DEVELOPPEMENT» en guise de la certification des comptes, Analyser les systèmes de gestion des immobilisations corporelles et incorporelles, pour s assurer que celles-ci sont bien contrôlées et sauvegardées ; Analyser les manuels de procédures pour s assurer qu ils sont bien structurés, exhaustifs et pertinents ;
Evaluer le système de gestion de la trésorerie ; Examiner le système de gestion de l information et de reportage. Plus particulièrement, analyser les circuits de transmissions des informations et des documents administratifs, financiers et comptables. En ce qui concerne la comptabilité, évaluer le logiciel et le plan comptable pour déterminer leur adéquation ; Examiner les systèmes de référencement, classement et de conservation des documents et pièces comptables ; Examiner les politiques et normes comptables de l organisation pour s assurer qu elles répondent à la pratique comptable aux niveaux national et international ; Analyser les systèmes d acquisition et passation des marchés pour les biens et services afin de garantir un bon rapport de qualité ; Examiner le dispositif d audit interne et d audit externe ; Vérifier la conformité de l organisation aux lois et règlements applicables ; Evaluation du système de contrôle interne et l examen de la conformité du Programme aux règlements applicables. Et Faire des recommandations pour amélioration. c) Approche méthodologique La réalisation de cet audit a suivi les étapes suivantes : Contacts et entretien avec les différents responsables d IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» pour l orientation, la compréhension des objectifs, attentes de la mission, vérification de la procédure et l exécution du contrat ; Vérification des classements des dépenses et recettes de toute l organisation pour toute la période couverte par cet audit ; Vérification des écritures de mouvement des fonds à partir des comptes IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» ; Vérification d un échantillon des pièces établit par le cabinet Group BEAG en conformité avec des états de paie des salaires du personnel, opérations courantes des activités du projet et autres transactions financières et non financières ; Vérification des relevés des comptes financiers de l organisation ; Vérification des soldes de la conformité des opérations et des états financiers, et Soumettre un rapport final qui inclut des suggestions pour l amélioration.
3. OPINION INDEPENDANTE DE L AUDITEUR SUR LES ETATS FINANCIERS DE L ORGANISATION IJED «INITIATIVE DES JACOBINS ELEVEURS POUR LE DEVELOPPEMENT» ARRETES AUX 31 DECEMBRE 2017, 2018 ET 2019 a) Certification de l état des recettes et dépenses 1. Recettes Nous avons procédé à l audit de l état des recettes de Francs Congolais 335, 104,800 CDF (Trois cents trente-cinq millions, cent quatre mille, huit cents francs Congolais) ciaprès concernant toutes les recettes mobilisées par IJED au cours de la période du 1er janvier 2017 au 31 Décembre 2019 de la manière suivantes : Recette Montant attendu Montant réalisé Ecart Année 2017 104, 004,050 77, 040,500 26, 963,550 Année 2018 175, 761,500 137, 200,400 38, 561,100 Année 2019 130, 113,950 120, 863,900 9, 250,050 TOTAL 409, 879,500 335, 104,800 74, 774,700 Ces recettes proviennent des activités génératrices de revenus développées (activité champêtre, la radio, les associations villageoises d épargne et des crédits). 2. Dépenses De ces recettes, les dépenses arrêtées au 31 Décembre 2019 sont de Francs Congolais 352, 512,150 CDF (Trois cents cinquante-deux millions, cinq cents douze mille, cent cinquante Francs Congolais). Ces dépenses ont été réalisées dans les activités d appui et accompagnement des AVEC, investissement dans les activités génératrices de revenue, les dépenses institutionnelles d IJED (salaires des staffs et les frais de fonctionnement). Dépense Montant prévu Montant réalisé Ecart Année 2017 100, 004,050 93, 403,000 6, 601,050 Année 2018 167, 480,700 129, 863,600 37, 617,100 Année 2019 130, 113,950 129, 245,550 868,400 TOTAL 397, 598,700 352, 512,150 45, 086,550 Ces états relèvent de la responsabilité de la direction générale d IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement». Notre responsabilité propre est d exprimer sur ces états une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous sommes d avis que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion.
b) Certification des actifs et de l équipement du projet Nous avons procédé à l audit des actifs et de l équipement de l organisation IJED pour toute la période auditée qui s élève 79,232,700 FC (Soixante-quinze millions, deux cents trente-deux mille sept cents francs congolais) constitué de, 11 tables bureau, 4 Armoires, 8 étagères en bois, 23 chaises cannés en bois, 3 imprimantes, 9 ordinateurs portables, 1 rétroprojecteur, 2 générateur électrique, 2 Pompes à eau aspiranterefoulante, 1 véhicule, 3 motos AG 100 et 1 terrain de 5 hectares. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. c) Certification de l état de la situation de trésorerie Nous avons procédé à l audit de la situation de la trésorerie qui est de Francs Congolais 2, 442,650 CDF (Deux millions, quatre cents quarante-deux mille, six cents cinquante Francs congolais) au 31 Décembre 2019 selon les rapports financiers cidessous concernant toutes les recettes mobilisés et les dépenses effectuées pour la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019. DESIGNATION 2017 2018 2019 Solde passé 2016 19850000 3, 487,500 10, 824,300 Recettes 77, 040,500 137, 200,400 120, 863,900 Dépenses 93, 403,000 129, 863,600 129, 245,550 Solde au 31 décembre 3, 487,500 10, 824,300 2, 442,650 Le solde de trésorerie d IJED au 31 décembre 2019 est de 2, 442,650 CDF (Deux millions, quatre cents quarante-deux mille, six cents cinquante Francs congolais) disponible dans la caisse de IJED. Cet état relève de la responsabilité du Directeur Général d IJED. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous sommes d avis que notre audit constitue une base raisonnable pour notre opinion. 3.1. AVIS Sur la base des contrôles effectués, notre avis est que, les états financiers d IJED «Initiative des Jacobins Eleveurs pour le Développement» arrêtés aux 31 Décembre, 2017, 2018 et 2019 par les services financier et comptable d IJED, donnent une image fidèle dans tous ses aspects significatifs de la situation et de son état aux 31 Décembre 2017, 2018 et 2019
en conformité avec les règles de comptabilité, des procédures d IJED et les directives de justification des dépenses interne. 3.2. CONSTANTS : Sans remettre en cause l opinion formulée dans le paragraphe précédent, nous portons à votre connaissance les observations suivantes : Le niveau de risque de gestion global d IJED est modéré ; Le niveau de risque de gestion technique faible ; Le niveau de risque de gestion financière est modéré ; Au terme de nos travaux, les observations majeures portent sur la séparation des comptabilités d IJED et de ses activités génératrices de revenu qui devrait être nettement séparée. Fait à Uvira, le 31 janvier 2020 Auditeur Principal ALUMA KITAMBALA Armand Expert-Comptable Agrée
* GROUP BUREAU D ÉTUDES, AUDITS ET CAPACITATION EN GESTION GROUP BEAG RCCM : CD/UVIRA/RCCM/14-A-263 Id Nat : 5-93-N14121B Ville d UVIRA, Sud Kivu/RD Congo, Tel :,+243 998690393 E-mail : beagrdc@gmail.com Site web : www.groupbeag.com Objet : lettre de management A Monsieur MASEMO BUBEGE Jean Directeur Général d IJED Commune de SANGE/Sud-Kivu République Démocratique du Congo Monsieur le Directeur Général, Dans le cadre de la mission d audit financier des comptes d IJED pour la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019, nous avons l honneur de vous adresser nos observations et recommandations exprimées dans la perspective d une amélioration du système de gestion de de l organisation IJED pour le future. Nous remercions anticipativement la direction générale d IJED de ses commentaires en réaction à nos observations. Toutes les observations ci-après visent à contribuer à la réussite de l objectif de la bonne gouvernance d IJED. Veuillez agréer, Monsieur le Directeur Général, l'expression de notre considération professionnelle. Fait à Uvira, le 31 janvier 2020 Auditeur Principal ALUMA KITAMBALA Armand Expert-Comptable Agrée
LETTRE DE MANAGEMENT 1. Objet : Manuel de procédure Administrative, financière et ressources humaines Constants L organisation dispose de manuel de procédures Administrative, Financière et logistique. Les politiques à la base des manuels de procédures ne sont pas en place ; Le manuel de procédure ne traite pas de question de gestion des achats ne sont suffisamment détaillés ; Le manuel de procédure ne traite pas de question de gestion Incidences et risques de ressources humaines. Risque de dérapage dans la gestion des processus d acquisition des biens en accordant des marches au premier offrant sans faire des comparaisons de prix, de qualité. Recommandations Ces manuels devraient être mise à jour pour intégrer les détails sur les aspects de la gestion des achats et des ressources humaines. Deadline pour Deuxième semestre de 2020. correction Priorité Haute 2. Objet : Contrats de travail des staffs du projet Constants Pour tous les staffs IJED le contrat de travail existe ; Les contrats de travail sont signés; Tous les contrats n ont pas été visés par ONEM (Office National de l Emploi) ; Incidences et risques Recommandations En cas de désaccords (Conflit) entre IJED et les staffs devant la justice, l organisation IJED risque des pénalités et paiement des amandes en faveur des staffs. Risque de donner des contrats à durée indéterminée d une manière tacite faute de signature dans le délai entre IJED et les staffs. Faire signer les contrats à tous les staffs sans distinction avant qu ils puissent commencer le travail ; Faire viser les contrats de travail (qui intègre toutes les taxes, cotisations) à l Office National de l emploi et déposer des copies à l inspection du travail de la ville d Uvira ; Les staffs sans contrats ne doivent pas être utilisés par l organisation dans quelque cas que ce soit.
Deadline pour A chaque nouveau contrat signé ; correction A chaque nouveau projet ou nouvelle phase de chaque projet ou programme. Priorité Haute 3. Objet : Déclaration et preuve de paiement de DGI, CNSS et INPP Constants L organisation paie les impôts sur les revenus professionnels, les cotisations à l CNSS et INPP ; Tous les staffs d IJED ne sont pas affiliés à l INSS, mais l organisation paie chaque mois les cotisations ; Les staffs d IJED ne bénéficient pas des formations à l INPP. Incidences et risques Les staffs ne bénéficieront pas des cotisations payées une fois à la retraite par ce que n étant pas affiliés à la CNSS ; Perte des opportunités des renforcements des capacités par l INPP. Recommandations Faire affilier tous les staffs de l organisation à l CNSS pour leurs donner la possibilité de toucher la pension lors de leur retraite ; Identifier les besoins en formations des staffs d IJED et les orienter chez INPP pour les formations éventuelles qui seront bénéfique à l organisation par ce que IJED paie chaque mois des cotisations à cette institution de l Etat chargé des formations professionnelles. Deadline pour Premier semestre 2020 correction Second semestre 2020 pour les formations Priorité Moyenne 4. Objet : Livres de transactions et pièces justificatives Constants Les journaux de transaction sont tenus en électronique et en dur et chaque fin du mois les transactions ne sont pas imprimées en dure, vérifiées et signées par le directeur et le financier, avant d être classées ; Le financier ne tient pas de livre de banque ni de caisse ; Les pièces justificatives sont disponibles pour toutes les dépenses, selon l échantillon élaboré par notre cabinet. Certains documents de support aux dépenses (qui justifie la procédure ne sont pas disponibles) ; Incidences et risques Possibilité d accumulation des erreurs lors de l enregistrement des transactions financières ; Découvrir les pertes possibles après une longue période de transaction ;
Recommandations Exiger la présentation des factures et reçu en franc congolais seulement pour la justification des dépenses, à la rigueur utilisé les maisons de change officiel ou trouver l équivalent de la dépense sur le site OANDA à la date de l établissement de la facture et imprimé le document pour le classer avec la facture ; Tenir en plus du journal de transaction, le journal de banque et de caisse ; Réaliser le rapprochement de comptes chaque mois appuyer par les évidences de chaque transaction ; Deadline pour Immédiatement. correction Priorité Haute 5. Objet : Procès-verbal de contrôle de caisse (périodique et inopiné) Constants Le contrôle de caisse a été réalisé périodiquement mais pas régulièrement ; Les Procès-verbaux de contrôle de caisse sont presque indisponibles ; Les contrôles de caisse inopinés n ont pas été suffisants pendant toute la durée de ces trois ans. Incidences et Risque d acculer les erreurs comptables, des écritures sans risques évidences au cours du mois comptable ; Recommandations Le Directeur Général d IJED doit réaliser les contrôles de caisse inopinés au courant de la semaine pour se rassurer que le travail de classement des pièces justificatives et la justification des avances est en train d être fait régulièrement ; Le chargé d Administration et Finance doit réaliser chaque jour le contrôle de caisse, en plus de la vérification des physiques et les soldes théoriques, vérifier pour chaque opération les preuves de paiement ; Deadline pour Immédiatement correction Priorité Haute
6. Objet : Contrôle interne d IJED Constants Les manuels de procédure qui détermine les mécanismes de contrôle interne existent ; Lors de travail de l audit, nous n avons trouvé aucun rapport de contrôle interne de l organisation. Cela semble faire croire que les membres de la commission de surveillance ne remplissent pas correctement leurs rôles ; Incidences et risques Accumulation des beaucoup d erreurs qui peuvent être évité si les contrôles sont réguliers. Recommandations Mettre en place une commission de surveillance, assurer son renforcement des compétences ; ou Mettre en place une équipe de contrôle interne qui doit rapporter au Directeur général, ou Faire appel aux services d un cabinet ou un expert externe trimestriellement et qui doit rapporter au Directeur Général pour faire le contrôle interne ; Former le Directeur Général sur comment faire le contrôle interne et l assurance qualité. Deadline pour Deuxième semestre 2020 correction Priorité Moyenne 7. Objet : Suivi de recommandation des audits passés Constants Une partie des recommandations des audits passés n ont pas été mise en application ; Incidences et risques Répétition de mêmes erreurs d une année à une autre, avec comme conséquence l installation d une habitude qui risque de porter préjudice à la bonne gestion de l organisation dans les cinq prochaines années. Recommandations Signer un acte d engagement ainsi qu un plan de mise en œuvre des recommandations avec des indicateurs périodiques et produire un rapport à présenter au Conseil d Administration pour se rassurer que les recommandations sont suivies et mise en application, Former les membres de la commission de contrôle pour aider dans le suivi de la mise en œuvre de ce plan ; ou Signer un contrat avec un cabinet pour le faire périodiquement et faire rapport au CA et ou à la direction générale; Deadline pour Chaque fin de trimestre. correction Priorité Haute
8. Objet : Liste d inventaire physique à jours au 31 décembre 2019 Constants L inventaire des biens IJED est disponible mais n est pas mise à jour régulièrement ; L outil utilisé par IJED ne permet pas d avoir toutes les informations nécessaires, comme : date d achat du bien, sa description technique, son état actuel, son affectation, sa localisation, son numéro d inventaire, référence comptable de la transaction de son achat ; Absence d une politique d amortissement des biens de l organisation ; Incidences et risques Perte et remplacement des biens sans que l Administration puisse s en rendre compte; Difficulté de produire un bilan à jours et comportant toutes les informations sur les actifs de l organisation. Recommandations Mettre en place un outil plus détaillé qui donne toutes les informations nécessaires pour un inventaire de qualité ; Réaliser les inventaires périodiques des biens sur une base régulière ; Mettre en place une politique d amortissement des biens d IJED ; Produire et valider les inventaires périodiques par le Directeur Général et les membres du CA. Deadline pour A la fin de chaque trimestre et obligatoirement à la fin de chaque correction année. Priorité Moyenne 9. Objet : Evaluation du niveau de risque de gestion Constants Les capacités institutionnelles représentent un risque de gestion modéré ; Les capacités techniques de l organisation représentent un risque de gestion faible ; Les capacités de gestion de la revue représentent un risque de gestion important ; Les capacités administratives représentent un risque de gestion modéré ; Les capacités de gestion financière représentent un risque de gestion très modéré ; IJED dispose d un niveau de risque de gestion global qui est modéré ; Incidences et risques Le suivi de la qualité de la gestion des revues des outils et approche programmatique est vraiment important au sein d IJED
Recommandations Mettre en place de protocoles d exécution programmatique, les calendriers de revues périodiques ; Recruter un personnel qualifié pour s occuper des activités d assurance qualités sur le plan programmatiques ; Deadline pour Immédiatement correction Priorité Haute Fait à Uvira, le 31 janvier 2020 Auditeur Principal ALUMA KITAMBALA Armand Expert-Comptable Agrée