N de la mesure : 1.5.4 Axe 1 : Développer l'exemplarité de la collectivité départementale Action 1.5 : Renforcer le bienêtre des agents et la cohésion au sein de la collectivité Pilote : Finalité 1 Moderniser les outils et pratiques de la collectivité. Finalité 5 Finalité 2 Finalité 4 Finalité 3 CONTEXTE Pour mener à bien ses missions, le met un certain nombre d'outils à disposition des agents, leur permettant de gagner en efficacité. Ces outils (matériel informatique ou de bureau, logiciel, etc.) sont en perpétuelle évolution afin de s'adapter aux missions des agents et de bénéficier des progrès de la technique. Pour autant, certains logiciels utilisés au quotidien ne sont pas de première jeunesse et ne permettent pas toujours la bonne réalisation des tâches. L'outil Aintranet, à disposition de l'ensemble des agents bénéficiant d'un poste informatique de travail, fonctionne comme une plateforme de ressources et permet à l'heure actuelle de bénéficier d'une base de données, de documents, de formulaires... dans laquelle les agents peuvent télécharger selon leurs besoins. Un travail relatif à la dématérialisation des procédures (réduction des documents papiers pour certaines démarches via la numérisation des pièces) est actuellement mené via le Schéma Directeur Informatique Organisation (SDIO), et concerne pour 2012 une étude globale sur la dématérialisation (Signature et parapheur électronique, GED, cycle de vie des données et archivage numérique ) ainsi que des premières actions relatives à la dématérialisation des rapports et des délibérations de la collectivité ou des actes transmis aux services de l'etat. Les services du travaillent sur plus de 100 sites, notamment dans certains secteurs difficilement accessibles. Il n'existe à l'heure actuelle aucune salle équipée de matériel de vidéoconférence. La revue de presse, envoyée par mail aux agents, est très utile pour se tenir informé de l'acualité touchant directement le. Cependant, ces documents, souvent très lourds, remplissent rapidement les boites mails qui peuvent se bloquer. C'est le cas également pour les "mails de groupe", envoyés à l'ensemble des agents (SAS...), qui ne pourraient être transmis qu'aux agents interessés. ENJEUX L'enjeu majeur de la modernisation des outils et pratiques de la collectivité concerne l'augmentation de l'efficacité des services, et par là même l'amélioration du bienêtre des agents qui bénéficieriont de nouvelles techniques et pratiques afin de les assister dans la bonne gestion de leurs tâches. Un enjeu sousjacent émane de la refonte d'aintranet, qui s'il devenait un véritable outil collaboratif, permettrait d'améliorer la transversalité et la cohésion des agents. La dématérialisation, quant à elle, permettrait une économie de papier/encre, une rationalisation des circuits administratifs et une diminution des impacts environnementaux, tout en systématisant la transmission d'information. Le développement d'outils de vidéoconférence permettrait quant à lui une économie de ressource et une réduction des émissions de gaz à effets de serre, un amoindrissement des coûts et un gain de temps pour les agents qui n'auraient pas à se déplacer. OBJECTIFS 1.5.4.1 S'approprier l'efficacité des nouveaux logiciels et outils informatiques. 1.5.4.2 Refondre l'outil Aintranet pour gagner en efficacité (plateforme multiservices collaborative). 1.5.4.3 Développer la visioconférence entre les sites départementaux. 1.5.4.4 Moderniser le suivi du courrier. 1.5.4.5 Dématérialiser les procédures (en lien direct avec le Schéma Directeur Informatique Opérationnel). 1.5.4.6 Laisser le choix aux agents de recevoir ou non les mails de groupe (revue de presse, Service des Actions Sociales...).
1.5.4.1 S'approprier l'efficacité des nouveaux logiciels et outils informatiques. Optimiser l'utilisation des logiciels et outils informatiques de manière uniforme dans la collectivité par des formations régulières d'initiation et de perfectionnement. Créer une rubrique d'aide informatique sous aintranet / forum informatique. Identifier les logiciels gratuits/libres susceptibles d'être utilisés dans la collectivité (ex. : Gantproject, Xmind...) et rendre leur accès possible via un formulaire à la DSI. Développer l'utilisation de nouveaux logiciels et outils informatiques. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Nombre d'agents formés Nombre de visites de la rubrique dans l'aintranet et contributions au forum Organiser des formations régulières d'initiation et de perfectionnement dès 2013 Créer une rubrique d'aide/forum informatique sur Aintranet entre 2013 et 2014 Identifier et mettre à disposition les nouveaux logiciels libres pour les agents qui le souhaitent dès 2013 Direction des ressources humaines Encadrement Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux
1.5.4.2 Refondre l'outil Aintranet pour gagner en efficacité (plateforme multiservices collaborative). Intégrer la refonte de l'aintranet au SDIO. Associer les agents à la refonte de l'aintranet. Développer le travail en mode projet à partir d'un outil adapté (espace projet collaboratif). Favoriser la bonne orientation de l'information dans les services départementaux (création d'un annuaire précisant des domaines d'intervention) et mise à jour de l'organigramme fonctionnel. Définir l'aintranet comme une plateforme de données communes. Améliorer la participation des agents et des services (forum, fichesagents, échanges de compétences...). Constitution d'une instance de gouvernance. Elargissement du rôle du comité de rédaction de l Ainpact vers Aintranet. Renforcement du rôle de certains contributeurs. 201314 : Mise à jour de l'outil aintranet en intégrant tous ces éléments Faire de l'outil Aintranet une véritable plateforme multiservices collaborative. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Nombre d'espaces projets Nombre de connexions à Intranet et durée de la connexion A définir A définir Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux Comité de Direction générale Encadrement Prestataire informatique
1.5.4.3 Développer la visioconférence entre les sites départementaux. Le fait d'équiper un site du département par grands secteurs géographiques permettrait d'éviter de nombreux trajets, aussi bien pour les réunions en interne que pour des réunions avec les partenaires également équipés. Ces salles de visioconférence pourraient ultérieurement être mises à disposition des collectivités ou associations qui en feraient la demande. Equiper un site par grands secteurs géographiques avec du matériel de visioconférence. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Nombre de sites équipés Nombre de réunions effectuées par ce biais Equiper un site par grands secteurs géorgaphiques dès 2015 Hypothèse pour une réunion organisée à AmbérieuenBugey avec 4 personnes : 47 kgco2e Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux Prestataire pour l'acquisition du matériel
1.5.4.4 A AMELIORER Moderniser le suivi du courrier. Utiliser un logiciel d'enregistrement commun à tous les services (saisie et utilisation) avec un système de code barre permettant d'assurer la traçabilité des courriers "signalés" dans les services du. Rendre plus efficace et harmoniser les pratiques de gestion du courrier. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Mise en œuvre de la solution de suivi Réaliser une étude de faisabilité dès 2013 Mise en œuvre de la solution retenue à partir de 2014 Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux Ensemble des services départementaux
1.5.4.5 Dématérialiser les procédures (en lien direct avec le Schéma Directeur Informatique Opérationnel). Améliorer le circuit interne de partage de la connaissance. Réduire les délais. Gagner en productivité. Réduire les volumes d'impression papier. Promouvoir une meilleure utilisation des outils de communication : quelle information, quelle fonction, pour quel public, sur quel support (mail, réunion, Ainpact, Aintranet ). Faire le lien avec le groupe de travail du SDIO en charge de cette thématique. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Indicateurs du SDIO Calqués sur le SDIO Non impression de papier Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux Projet transversal Services de l'etat Partenaires
1.5.4.6 Laisser le choix aux agents de recevoir ou non les mails de groupe (revue de presse, Service des Actions Sociales). Optimiser la pertinence des envois de mails par : la mise en place de listes de diffusion personnalisables sur l'aintranet (revue de presse, informations SAS, vacances de poste, Ainpact ) l'envoi par mail d'un lien vers un dossier source au lieu de l'envoi d'un fichier PDF. Diminuer le nombre de mails reçus par les agents. Indicateurs de résultats : Objectifs de résultats : PCET : Nombres d'abonnés aux listes de diffusion Mettre en œuvre les listes de diffusion sur Aintranet et envoyer un lien plutôt qu'un dossier PDF pour la revue de presse dès 2013 Viceprésident chargé des affaires économiques, des aides aux Direction de la communication Direction des ressources humaines Tous les services qui envoient des mails de groupe