Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» APPEL D OFFRES OUVERT Référence n EACEA/2014/09 Assurance pour les participants au service volontaire européen dans le cadre du programme Erasmus+ Pouvoir adjudicateur: Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» CAHIER DES CHARGES
1. INTRODUCTION... 5 1.1. Généralités... 5 1.2. Gestion de l appel d offres... 5 1.3. Durée du contrat... 5 2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES... 6 2.1. Accès au marché... 6 2.2. Offres... 6 2.3. Conditions contractuelles... 7 2.4. Pénalités... 7 2.5. Période de validité des offres... 7 2.6. Prix... 7 2.7. Offres conjointes/consortiums... 9 2.8. Sous-traitants... 10 2.9. Variantes... 10 2.10. Protection des données... 10 2.11. Point de contact... 12 3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES... 12 3.1. Contexte du marché... 12 3.2. Bénéficiaires de l assurance... 13 3.3. Zone géographique couverte par les services d assurance... 13 3.3.1. Pays membres du programme... 14 3.3.2. Pays partenaires... 14 3.3.3. Autres pays partenaires... 15 3.4. Durée d assurance... 16 3.5. Objectifs du marché et résultats escomptés... 16 3.5.1. Objectifs du marché... 16 3.5.2. Résultats à atteindre par le contractant... 17 3.5.3. Calendrier indicatif et éléments à fournir... 17-2 -
3.6. Services requis... 17 3.7. Niveau de couverture... 20 3.8. Langues... 20 3.9. Éléments à fournir (rapports à mi-parcours et listes mensuelles)... 21 3.10. Ressources à fournir par le contractant... 21 3.11. Lieu... 21 3.12. Modalités de paiement... 21 3.13. Rapports... 22 3.13.1. Modalités d établissement et de soumission du rapport final annuel sur l état d avancement... 22 3.13.2. Rapport final annuel sur l état d avancement... 22 3.14. Valeur du contrat... 23 4. ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 23 4.1. Exclusion de soumissionnaires... 23 4.2. Sélection des soumissionnaires... 25 4.2.1. Capacité professionnelle... 25 4.2.2. Capacité économique et financière... 26 4.2.3. Capacité technique... 26 4.3. Évaluation des offres... 27 4.3.1. Évaluation technique... 27 4.4. Attribution du marché... 29 5. CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 29 5.1. Contrat... 29 5.2. Absence d obligation d attribuer le marché... 29 6. PUBLICATION... 29 7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE... 30 8. PLAGIAT... 30 9. ANNEXES... 30 Annexe 1: Contrat type (pour information)... 30 Annexe 2: Informations concernant le soumissionnaire/sous-traitant (à remplir et à signer par le soumissionnaire ou le chef de file du consortium en cas d offres conjointes)... 30-3 -
Annexe 3: Ventilation des prix et du budget (à remplir et à signer par le soumissionnaire ou le chef de file du consortium en cas d offres conjointes)... 30 Annexe 4: Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts (à remplir et à signer par le soumissionnaire)... 30-4 -
1. INTRODUCTION 1.1. Généralités La Commission européenne a institué l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA, ci-après «l Agence») pour la gestion de l action de l Union dans les domaines de l éducation, de l audiovisuel et de la culture en application du règlement (CE) n 58/2003 du Conseil (Journal officiel L 11 du 16.1.2003). Celle-ci a pour mission de gérer certains volets des programmes d investissement et actions financés par l Union européenne dans les domaines de l éducation, de la culture, de l audiovisuel, du sport, de la citoyenneté et du bénévolat. L Agence est chargée des principaux aspects de la gestion des programmes, notamment l établissement des appels à propositions, la sélection des projets et la signature des conventions de subvention, la gestion financière, le suivi des projets, les contacts avec les bénéficiaires et les contrôles sur place. L Agence commande également la prestation de services, via des appels d offres publics, dans des domaines liés aux programmes Erasmus+, Europe créative et «l Europe pour les citoyens», ou à l initiative du Corps volontaire européen d aide humanitaire. L Agence possède sa propre identité juridique et se situe à Bruxelles. Elle souhaite conclure un contrat de services pour la fourniture d une assurance complète couvrant les participants au service volontaire européen dans le cadre du programme Erasmus+. Les services requis sont détaillés au chapitre 3 du présent cahier des charges. 1.2. Gestion de l appel d offres Le présent appel d offres est géré par l Agence, en collaboration avec la Commission européenne. L Agence sera chargée de l analyse des progrès avec le contractant, de la formulation des recommandations et de l acceptation des services et produits. Un membre de l Agence sera le principal point de contact pour toute la correspondance officielle. La propriété des produits et des éléments à fournir reviendra à la Commission européenne. 1.3. Durée du contrat Le marché à attribuer fera l objet d un accord établi conformément au modèle joint à l annexe 1. Le contrat sera attribué pour une durée de 12 mois et prendra effet à compter de la date de signature de la dernière partie contractante. La durée d exécution indicative du contrat s étend du 1 er janvier 2015 au 31 décembre 2015. En fonction de la disponibilité budgétaire, le contrat sera reconduit comme suit: jusqu à 5 fois pour une période supplémentaire de 12 mois à chaque fois, - 5 -
puis une dernière fois (6 e reconduction) pour une période de 36 mois. En conséquence, la durée maximale d exécution des tâches atteindra 108 mois (ci-après «la durée totale maximale»). L Agence se réserve le droit de recourir à une procédure négociée, sans publication préalable d un avis de marché, pour des contrats supplémentaires impliquant des services semblables à ceux visés par le contrat initial attribué à la partie concernée par l Agence. Cette procédure ne peut être utilisée qu au cours des trois années suivant la conclusion du marché initial. 2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES 2.1. Accès au marché La participation à cet appel d offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d application des traités et à toutes les personnes physiques et morales d un pays tiers qui aurait conclu avec l Union un accord spécial dans le domaine des marchés publics, conformément aux conditions prévues par cet accord 1. 2.2. Offres Les offres doivent inclure l ensemble des informations et documents requis pour permettre à l Agence de les évaluer conformément aux critères définis au chapitre 4. Tous les documents remis par les soumissionnaires deviendront la propriété de l Agence et doivent être considérés comme confidentiels. Les dépenses encourues pour la préparation et la soumission des offres ne seront pas remboursées par l Agence. La soumission d une offre en réponse à un appel d offres lancé par l Agence implique: a) l acceptation des clauses et conditions définies dans l appel d offres, dans le présent cahier des charges et dans le contrat type (cf. annexe 1); b) le cas échéant, la renonciation par le soumissionnaire à ses propres clauses et conditions générales ou spécifiques; l offre soumise engage le soumissionnaire auquel le contrat est attribué pour la durée du contrat. 1 Veuillez noter que l accord multilatéral relatif aux marchés publics conclu dans le cadre de l Organisation mondiale du commerce (OMC) ne s applique pas aux marchés attribués par l Agence, de sorte que le présent appel d offres n est pas ouvert aux ressortissants des pays ayant ratifié cet accord. - 6 -
Veuillez noter que les offres peuvent être rejetées si les soumissionnaires n acceptent pas les termes du contrat, ou d autres conditions énoncées dans les documents relatifs à l offre, et cherchent à imposer leurs propres conditions. Les offres doivent être: a. rédigées dans l une des langues officielles de l Union et soumises en trois exemplaires: un exemplaire portant clairement la mention «Original», et les deux autres les mentions «Copie 1» et «Copie 2» respectivement. La «Copie 2» ne sera pas reliée; b. accompagnées des formulaires prévus aux annexes 2 à 4, complétés et signés par le soumissionnaire; c. accompagnées d une lettre de couverture signée de la main du soumissionnaire ou de son représentant dûment autorisé; d. parfaitement lisibles de manière à exclure tout doute concernant les termes ou chiffres; e. soumises en tenant compte des dispositions du projet de contrat (voir l annexe 1); f. placées dans deux enveloppes scellées, conformément aux dispositions de l appel d offres. 2.3. Conditions contractuelles Le soumissionnaire doit garder à l esprit les dispositions du projet de contrat qui précise les droits et obligations du contractant, notamment en ce qui concerne les paiements, l exécution du contrat, la confidentialité et les vérifications et les audits. 2.4. Pénalités Si le contractant n exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat (voir le contrat type à l annexe 1), l Agence peut décider de lui imposer, indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit de l Agence de résilier le contrat, le paiement de dommages-intérêts par jour civil de retard calculés selon la formule suivante: 0,3 x (V/d) V est le montant mentionné à l article I.3.1 du contrat, d est la durée, exprimée en jours, mentionnée à l article I.2.3 du contrat. 2.5. Période de validité des offres La durée de validité de l offre est de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres. 2.6. Prix L Agence passe ses marchés et effectue ses paiements en euros. Les offres doivent donc être libellées en euros. Les offres exprimées dans d autres devises que l euro seront éliminées. - 7 -
Pour les soumissionnaires situés dans des pays ne faisant pas partie de la zone euro, le prix proposé ne peut être révisé en fonction des variations du taux de change. Le soumissionnaire est tenu d arrêter un taux de change et d assumer les risques ou profits découlant de toute variation. Les prix sont fermes et couvrent la durée totale maximale. Les soumissionnaires doivent proposer une prime forfaitaire par tête applicable à tous les jeunes volontaires participant au programme, pendant la durée totale maximale. Afin de permettre aux soumissionnaires de fixer le montant de la prime forfaitaire par tête pour la période comprise entre le 1 er janvier 2015 et le 31 décembre 2023, l Agence fournit les prévisions suivantes à titre indicatif: Le nombre total de jeunes volontaires pour la période 2015-2020 devrait atteindre environ 90 000 personnes, qui devraient être réparties comme suit: 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Total 10 708 10 783 13 647 15 906 18 226 20 730 90 000 La période 2021-2023 couvre les volontaires participant aux projets qui auront été sélectionnés en 2020, et dont le départ et le retour auront lieu durant cette période. Ils sont donc inclus dans le nombre total de jeunes volontaires indiqué dans le tableau ci-dessus. La somme totale à régler par l Agence dans le cadre du contrat sera calculée à partir de la prime forfaitaire par tête proposée par le soumissionnaire et du nombre réel de volontaires assurés. Les prix doivent couvrir toutes les tâches, ainsi que tous les frais de déplacement et de séjour prévus par le soumissionnaire pour l exécution des tâches. Ces frais de déplacement et de séjour ne seront pas remboursés séparément, même s ils diffèrent de l estimation initiale du contractant. Les prix doivent être fermes et inclure tous les coûts (gestion de projets, contrôle de la qualité, formation des employés du contractant, ressources de réserve, etc.) et les frais (gestion de l entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, etc.) directement ou indirectement liés à la prestation des services. Les soumissionnaires sont invités à remplir le formulaire relatif au prix (annexe 3), en indiquant la prime forfaitaire par tête. En cas d attribution du marché au soumissionnaire, le prix indiqué est contraignant. Le soumissionnaire doit signer l annexe 3 complétée. La signature du soumissionnaire engage celui-ci vis-à-vis de l Agence. Tous les prix indiqués doivent être nets de tout impôt, taxe ou droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Aux termes des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l Union européenne, cette dernière est exonérée de tous impôts, taxes et droits, y compris la TVA; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l offre. Si le soumissionnaire - 8 -
estime être dans l obligation de facturer la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. La TVA ne sera pas prise en compte lors de l examen des prix des différentes offres. En signant une offre et en la soumettant, le soumissionnaire ou, en cas de consortium constitué par deux ou plusieurs sociétés, chaque membre du consortium certifie au nom de sa société que: les prix indiqués dans l offre ont été fixés en toute indépendance, sans qu il y ait eu consultation ou communication sur l un des points relatifs au prix avec un autre soumissionnaire ou concurrent, sauf si la loi en dispose autrement, les prix indiqués dans l offre n ont pas été et ne seront pas volontairement communiqués par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, directement ou indirectement, avant l ouverture des enveloppes contenant les offres, le soumissionnaire n a pas tenté et ne tentera pas d inciter une autre personne à présenter une offre ou de l en empêcher en vue de restreindre la concurrence. 2.7. Offres conjointes/consortiums Les consortiums de deux ou plusieurs opérateurs économiques peuvent soumissionner («offre conjointe»). Les offres de cette nature ne seront pas traitées différemment de tout autre type d offre, chacune étant évaluée sur la base de ses qualités intrinsèques, compte tenu des critères d évaluation et d attribution contenus dans le présent cahier des charges. Toutes les entités juridiques seront conjointement et solidairement responsables vis-à-vis du pouvoir adjudicateur du respect des conditions contractuelles. Toute modification de la composition du consortium durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre concernée. Le consortium nommera une entité juridique («le chef de file») qui sera investie de tous les pouvoirs lui permettant d engager le consortium et chacun de ses membres et qui sera responsable de la gestion administrative du contrat (établissement des factures, réception des paiements, etc.) au nom de toutes les autres entités. L offre sera signée par l un des membres («le chef de file») dûment mandaté par les autres membres et au nom de ceux-ci (une procuration doit être annexée à l offre). Chaque membre du consortium complétera et signera l annexe 4 «Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts». Des informations relatives aux membres du consortium seront fournies à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire». L annexe 2 sera accompagnée de toutes les pièces justificatives décrites dans le formulaire et signée par l un des membres («le chef de file») au nom des autres. - 9 -
2.8. Sous-traitants La sous-traitance est autorisée, mais le contractant conserve l entière responsabilité de l exécution du marché vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu il disposera des moyens nécessaires pour l exécution du marché, par exemple par la production de l engagement de ces entités de les mettre à sa disposition. Toute intention de sous-traiter partiellement le marché doit être clairement exprimée dans l offre. Le soumissionnaire doit indiquer la part qu il a l intention de sous-traiter (en pourcentage de la valeur totale du contrat), avec les références des sous-traitants proposés et une déclaration de chaque sous-traitant confirmant sans ambiguïté son engagement à collaborer avec le soumissionnaire s il remporte le marché et décrivant les ressources qu il mettra à la disposition du soumissionnaire en vue de l exécution du contrat. Pour les sous-traitants fournissant plus de 10 % (en valeur) des services, les informations supplémentaires demandées à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire» doivent être fournies dans le formulaire. Toute modification des modalités de sous-traitance survenant durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre en question. Toute modification des modalités de soustraitance survenant après la signature du contrat peut entraîner la résiliation de ce dernier. Dans tous les cas, le contractant principal assume l entière responsabilité du contrat. 2.9. Variantes Les soumissionnaires ne peuvent présenter une offre portant uniquement sur une partie des services requis. Les variantes sont interdites. 2.10. Protection des données Le traitement de votre réponse à l invitation à soumissionner impliquera l enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que vos nom, adresse et C.V.). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l évaluation de votre offre, conformément au cahier des charges de l appel d offres, et seront traitées uniquement à cette fin par le responsable du traitement des données. Aux fins de cette disposition, le «responsable du traitement des données» est la personne qui représentera le pouvoir adjudicateur lors de la signature du contrat. - 10 -
Vous pouvez demander l accès à vos données à caractère personnel et vous avez le droit de rectifier toute donnée incorrecte ou incomplète. Vous pouvez adresser votre demande au responsable du traitement des données. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou en cas de conflit concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données susmentionné. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l EACEA à l adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu. Si le conflit n est pas résolu par le responsable du traitement des données ni par le délégué à la protection des données de l EACEA, vous pouvez déposer plainte à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données. Vous êtes informé qu aux fins de la protection des intérêts financiers de l Union, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux services d audit internes, à la Cour des comptes européenne, à l instance en matière d irrégularités financières ou à l Office européen de lutte antifraude (OLAF), et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives. Vos données personnelles (nom, prénom dans le cas de personnes physiques, adresse, forme juridique, numéro d enregistrement, et nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle dans le cas de personnes morales) pourront être enregistrées dans le système d alerte précoce uniquement ou dans le système d alerte précoce et dans la base de données centrale sur les exclusions par le comptable de la Commission si vous vous trouvez dans l une des situations prévues par: la décision 2008/969/CE de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d alerte précoce (pour de plus amples informations, voir la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_fr.htm), ou le règlement (CE, Euratom) n 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la déclaration en matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_c ed_en.pdf). Comme l indiquent les déclarations susmentionnées, toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d accéder aux données qui la concernent et d obtenir leur rectification, sur demande adressée au comptable de la Commission européenne. - 11 -
2.11. Point de contact Le seul point de contact autorisé pendant la période de soumission des offres est celui qui est indiqué dans la lettre de couverture du présent appel d offres. Les soumissionnaires sont priés de poser leurs questions par écrit et de les envoyer au point de contact par télécopieur, courrier électronique ou voie postale. Pour des raisons d ordre juridique, les questions transmises par téléphone ne seront pas prises en considération. 3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES 3.1. Contexte du marché 2 Dans le contexte du présent appel d offres, les objectifs du programme Erasmus+ sont les suivants: - favoriser la mobilité des jeunes (action clé n 1), en encourageant spécifiquement le service volontaire européen, en coopération avec les pays partenaires voisins de l UE, - soutenir les projets de renforcement des capacités dans le domaine de la jeunesse (action clé n 2), en encourageant les activités de coopération et de mobilité dans les pays partenaires, notamment dans les pays ACP (Afrique, Caraïbes et Pacifique) et dans les pays d Asie et d Amérique latine. Service volontaire européen (SVE): projet décentralisé et géré par les agences nationales (action clé n 1) Cette activité permet aux jeunes de 17 à 30 ans d exprimer leur engagement personnel en effectuant un service volontaire non rémunéré et à temps complet d une durée maximale de 12 mois dans un autre pays à l intérieur ou à l extérieur de l Union européenne. Les périodes de service volontaire dans le cadre de cette action débuteront en juin 2015. Les activités suivantes ne sont pas considérées comme un service volontaire européen dans le cadre d Erasmus+: les volontariats occasionnels et non structurés à temps partiel; les stages en entreprise; les emplois rémunérés; les activités récréatives ou touristiques; les cours de langues; l exploitation d une main-d œuvre bon marché; les périodes d étude ou de formation professionnelle à l étranger. 2 Règlement (UE) n 1288/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 établissant «Erasmus +»: le programme de l Union pour l éducation, la formation, la jeunesse et le sport et abrogeant les décisions n 1719/2006/CE, n 1720/2006/CE et n 1298/2008/CE. - 12 -
Chaque volontaire du SVE doit être couvert par un plan d assurance complet spécifiquement destiné à protéger les participants au Service volontaire européen durant leur projet. Cette assurance est fournie gratuitement aux volontaires, et ses coûts sont couverts par l Agence. Manifestations à grande échelle dans le cadre du Service volontaire européen (SVE): activités centralisées et gérées par l Agence (action clé n 1) Cet objectif permet aux jeunes de 17 à 30 ans d exprimer leur engagement personnel en effectuant un service volontaire non rémunéré et à temps complet d une durée maximale de 2 mois dans un autre pays. Les périodes de service volontaire dans le cadre de cette action débuteront en octobre 2015. Chaque volontaire des manifestations à grande échelle dans le cadre du SVE doit être couvert par un plan d assurance complet spécifiquement destiné à protéger les participants au Service volontaire européen durant leur projet. Cette assurance est fournie gratuitement aux volontaires, et ses coûts sont couverts par l Agence. Renforcement des capacités dans le domaine de la jeunesse: projets centralisés et gérés par l Agence (action clé n 2) Les projets de renforcement des capacités sont des projets de coopération transnationale fondés sur des partenariats multilatéraux entre les organisations actives dans le domaine de la jeunesse dans les pays membres du programme et les pays partenaires. Les périodes de service volontaire dans le cadre de cette action débuteront en octobre 2015. Chaque volontaire du SVE participant à un projet de renforcement des capacités dans le domaine de la jeunesse doit être couvert par un plan d assurance complet spécifiquement destiné à protéger les participants au Service volontaire européen durant leur projet. Cette assurance est fournie gratuitement aux volontaires, et ses coûts sont couverts par l Agence. 3.2. Bénéficiaires de l assurance Les bénéficiaires sont tous les volontaires participant à une activité du service volontaire européen, telle que définie à la section précédente (3.1). 3.3. Zone géographique couverte par les services d assurance Le programme Erasmus+ comprend une forte dimension internationale et est ouvert à une multitude de candidats et d organisations partenaires. En conséquence, les services d assurance couvrant tous les volontaires participant au service volontaire européen doivent être fournis pour les pays suivants: - 13 -
3.3.1. Pays membres du programme Allemagne Autriche Belgique Bulgarie Chypre Croatie Danemark États membres de l Union européenne (UE) 3 Espagne Italie Estonie Lettonie Finlande Lituanie France Luxembourg Grèce Malte Hongrie Pays-Bas Irlande Pologne Portugal République slovaque République tchèque Roumanie Royaume-Uni Slovénie Suède Pays extérieurs à l UE membres du programme Ancienne République Liechtenstein yougoslave de Macédoine Norvège Islande Suisse Turquie 3.3.2. Pays partenaires La participation des pays suivants est limitée à certaines actions relevant du programme Erasmus+ ou soumise à des conditions spécifiques: PAYS PARTENAIRES VOISINS DE L UE Balkans occidentaux Pays du Partenariat oriental Pays du Sud de la Méditerranée Fédération de Russie Albanie Bosnie-Herzégovine Kosovo 4 Monténégro Serbie Arménie Azerbaïdjan Biélorussie Géorgie Moldavie Ukraine Algérie Égypte Israël Jordanie Liban Libye Maroc Palestine Syrie Tunisie Fédération de Russie 3 4 Les personnes résidant dans un pays ou territoire d outre-mer (PTOM), et, le cas échéant, les organismes et institutions publics et/ou privés concernés des PTOM, seront éligibles au programme Erasmus+, sous réserve des règles du programme et des dispositions applicables à l État membre avec lequel ils ont des liens. La liste des PTOM concernés figure à l annexe 1A de la décision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative à l association des pays et territoires d outre-mer avec la Communauté européenne, JO L 314 du 30.11.2001. Cette désignation est sans préjudice des positions sur le statut et est conforme à la résolution 1244 du Conseil de sécurité des Nations unies, ainsi qu à l avis de la CIJ sur la déclaration d indépendance du Kosovo. - 14 -
3.3.3. Autres pays partenaires Les pays partenaires ci-après sont regroupés selon les instruments financiers de l action extérieure de l UE. Afghanistan, Afrique du Sud, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Argentine, Australie, Bahamas, Bahreïn, Bangladesh, Barbade, Belize, Bénin, Bhoutan, Bolivie, Botswana, Brésil, Brunei, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Cameroun, Canada, Cap-Vert, Chili, Chine, Colombie, Comores, Congo (Brazzaville), Corée du Nord, Corée du Sud, Costa Rica, Côte d Ivoire, Cuba, Djibouti, Dominique, El Salvador, Émirats arabes unis, Équateur, Érythrée, État de la Cité du Vatican, États-Unis, Éthiopie, Fidji, Gabon, Gambie, Ghana, Grenade, Guatemala, Guinée (République de), Guinée-Bissau, Guinée équatoriale, Guyana, Haïti, Honduras, Hong- Kong, Îles Cook, Îles Marshall, Îles Salomon, Inde, Indonésie, Iran, Iraq, Jamaïque, Kazakhstan, Kenya, Kirghizstan, Kiribati, Koweït, Laos, Lesotho, Liberia, Macao, Madagascar, Malaisie, Malawi, Maldives, Mali, Maurice, Mauritanie, Mexique, Micronésie, Monaco, Mongolie, Mozambique, Myanmar, Namibie, Nauru, Népal, Nicaragua, Niger, Nigeria, Niue, Nouvelle-Zélande, Oman, Ouganda, Ouzbékistan, Pakistan, Palaos, Panama, Papouasie - Nouvelle-Guinée, Paraguay, Pérou, Philippines, Qatar, République centrafricaine, République démocratique du Congo, République dominicaine, Rwanda, Saint-Christophe-et-Nevis, Sainte-Lucie, Saint-Marin, Saint-Vincent-et-les-Grenadines, Samoa, Sao Tomé-et-Principe, Sénégal, Seychelles, Sierra Leone, Singapour, Somalie, Soudan, Sri Lanka, Suriname, Swaziland, Tadjikistan, Taïwan, Tanzanie, Tchad, Thaïlande, Timor- Oriental, Togo, Tonga, Trinité-et-Tobago, Turkménistan, Tuvalu, Uruguay, Vanuatu, Venezuela, Viêt Nam, Yémen, Zambie, Zimbabwe. - 15 -
IMPORTANT: La liste des pays éligibles au programme Erasmus+ peut être modifiée durant la validité du programme. Ces changements seront notifiés au contractant et seront pris en compte en modifiant le contrat. Il est possible que des pays supplémentaires participent au programme Erasmus+. L Agence informera le soumissionnaire de leur participation lorsque les décisions seront prises dans ce domaine. Le soumissionnaire doit préciser le champ d application géographique de son offre. 3.4. Durée d assurance L assurance couvrira les jeunes volontaires durant toute la période de leur activité dans le cadre du service volontaire européen. Dans ce contexte, il faut noter que les derniers participants au SVE couverts par le régime d assurance participeront aux projets qui seront sélectionnés par les agences nationales vers la fin de l année 2020. Étant donné que ces projets débuteront au plus tard le 30 septembre 2021, pour une durée maximale de 24 mois, les derniers participants au SVE pourront rester en service jusqu au 29 septembre 2023. Le volontaire sera couvert dans le monde entier, 24 heures sur 24, à compter du jour où il quitte son lieu de résidence pour se rendre dans le pays d accueil, jusqu à la fin du deuxième mois après l achèvement du service volontaire. Néanmoins, si l activité de suivi a lieu à une date ultérieure à la période indiquée, l assurance couvrira pleinement le volontaire durant sa participation à l activité de suivi concernée. L assurance couvre à la fois les activités liées au projet de SVE (tel que décrit au point 3.1) et les activités privées du volontaire durant la période susmentionnée dans ce paragraphe. 3.5. Objectifs du marché et résultats escomptés 3.5.1. Objectifs du marché Ce contrat contribuera à l objectif général visant à assurer un cadre plus sûr pour tous les volontaires participant à une activité du service volontaire européen. Ce contrat contribuera aux objectifs spécifiques suivants: établir un régime d assurance pour couvrir tous les volontaires participant à une activité du service volontaire européen pendant toute la durée de leur période de mobilité (y compris la formation préalable au départ et les activités de suivi), garantir que tous les volontaires participant à l action bénéficient de la même couverture durant la période de mobilité. - 16 -
3.5.2. Résultats à atteindre par le contractant Chaque volontaire participant à une activité du service volontaire européen doit être couvert par un plan d assurance complet spécifiquement destiné à protéger les volontaires durant leur projet. Cette assurance est fournie gratuitement aux volontaires. La couverture de l assurance sera valable dans tous les pays participant au programme Erasmus+. Tous les types de couverture doivent être offerts, 24 heures sur 24, à compter de la date à laquelle le volontaire quitte son lieu de résidence pour se rendre dans le pays d accueil, jusqu à la fin du deuxième mois après son retour chez lui à la fin de l activité. Toute activité entreprise par le volontaire durant la période de service fait partie du SVE et doit être couverte par l assurance. La couverture de l assurance complétera la couverture fournie par les systèmes nationaux ou toute autre assurance que les participants pourraient avoir. Toutefois, si le système national (pour une raison ou une autre) ne couvre qu une partie des coûts induits, ou ne les couvre pas du tout, le contractant choisi à l issue de l appel d offres devra assurer une couverture à hauteur de 100 % des coûts induits, conformément aux modalités du régime d assurance convenu avec l Agence. La gestion du contrat d assurance (inscription, remboursement, assistance) doit être efficace, simple et clairement expliquée au groupe cible spécifique du programme Erasmus+. L assureur doit être capable de fournir une assistance aux participants dans toutes les langues officielles de l Union européenne, ainsi que l islandais, le norvégien et le turc. La liste des langues requises à des fins d assistance peut être modifiée durant la validité du programme. Ces changements seront communiqués au contractant et seront pris en compte en modifiant le contrat. 3.5.3. Calendrier indicatif et éléments à fournir La date de commencement indicative prévue est le 1 er janvier 2015. Le début réel n aura lieu qu après l entrée en vigueur du contrat. La période totale d exécution du contrat, reconductions comprises, sera de 108 mois. Le 15 décembre de chaque année au plus tard, le contractant communiquera le nombre de participants réellement couverts durant la période d exécution du contrat en vigueur. Le calendrier relatif à l établissement des rapports est précisé au point 3.13 ci-après. 3.6. Services requis Le contrat d assurance doit fournir la couverture indiquée aux points A à F ci-après. Le soumissionnaire est invité à acquérir une bonne connaissance des programmes Erasmus+ et des diverses actions. Les services offerts doivent répondre aux besoins des volontaires participants. - 17 -
Le contractant doit mettre en place un système d enregistrement en ligne permettant aux jeunes volontaires de s inscrire pour bénéficier du régime d assurance. Le contrat d assurance doit fournir la couverture et les services énumérés aux points A à F cidessous, pour tous les volontaires participant au programme Erasmus+. Lorsque des plafonds sont appliqués, l offre doit indiquer leur montant pour chaque poste ou sous-poste. Le soumissionnaire peut également proposer des prestations complémentaires ou des services supplémentaires, distincts de ceux énoncés aux points A à F ci-après. Ils seront inclus dans l évaluation des offres. L offre doit inclure un premier projet de police d assurance couvrant les risques pris en compte. A. Soins médicaux et dentaires / grossesse et accouchement / accident L assurance couvrira, dans l ensemble du monde, les frais de traitement médical et dentaire, d hospitalisation et de chirurgie liés aux maladies, accidents, grossesses et accouchements survenus pendant la durée de la couverture. L assurance couvrira notamment (en totalité ou en tant qu assurance complémentaire) 100 % des frais suivants: a) honoraires de généralistes et de spécialistes; b) chirurgie ambulatoire; c) honoraires des kinésithérapeutes et des infirmiers diplômés; d) analyses en laboratoire et examens de dépistage; e) radiographie, radiothérapie et chimiothérapie; f) médicaments sur ordonnance; g) traitement médical en consultation externe dans un hôpital; h) frais d hospitalisation; i) frais de chirurgie; j) transport en ambulance; k) soins médicaux et examens requis en cas de grossesse; l) frais d hôpital et de séjour, y compris les honoraires des médecins et sages-femmes en cas d accouchement ou de césarienne; m) soins et traitements dentaires généraux nécessaires; n) rapatriement en cas de maladie grave ou d accident grave; o) accidents dus aux sports et voyages liés au service volontaire à l étranger; p) suivi de traitement orthodontique; q) remplacement d une paire de lunettes de vue ou de lentilles de contact prescrites, dans l éventualité où elles seraient endommagées, perdues ou volées. - 18 -
B. Assurance-vie Cette assurance couvrira les volontaires 24 heures sur 24 contre le risque de décès survenant durant la période couverte par l assurance, quelle que soit la cause du décès (suicide compris). L assurance couvrira notamment: a) le transport de la dépouille jusqu au lieu choisi par la famille; b) les frais d obsèques; c) les frais d enterrement; d) la somme forfaitaire payée au bénéficiaire désigné ou au survivant le plus proche; e) les frais de voyage des membres de la famille jusqu au lieu de l événement; f) les visites des parents proches en cas d hospitalisation d un volontaire; g) le retour anticipé du volontaire en cas de décès ou d'hospitalisation urgente (de plus de 5 jours) d'un parent proche; h) l envoi de médicaments ou le remplacement de lunettes de vue et de lentilles de contact à l étranger; i) l envoi de messages urgents. C. Invalidité permanente L assurance couvrira les volontaires du SVE contre l invalidité permanente (totale ou partielle) résultant de tout événement survenu pendant la durée d assurance. La couverture doit être fournie 24 heures sur 24, même si l événement qui a provoqué l invalidité permanente n est pas lié aux activités du SVE. D. Responsabilité civile L assurance couvrira, 24 heures sur 24, les conséquences financières de la responsabilité juridique d un volontaire pour les lésions corporelles, les dégâts matériels et les pertes financières consécutives causés à un tiers, à tout moment de la période couverte par l assurance. La responsabilité civile couvrira également les organisations chargées de l envoi des volontaires, de l accueil et de la coordination du projet, lorsqu elles peuvent être tenues responsables des actes des volontaires. E. Perte ou vol de documents et de billets de voyage L assurance couvrira les volontaires contre le risque de perte ou vol de billets de voyage et documents d identité (carte d identité, passeport, etc.). L assurance couvrira aussi la perte ou le vol de bagages lors du voyage à destination ou au départ du pays d accueil. - 19 -
F. Assistance complémentaire Les soumissionnaires doivent inclure des dispositions relatives aux services complémentaires dans leur offre. Elles comprendront: a) un site web dédié (accessible au minimum en version anglaise), incluant un système d inscription convivial; b) une documentation de bienvenue comprenant une brochure d information, une attestation d assurance, des formulaires de demande et un guide des procédures relatives à la présentation des demandes (tous ces documents doivent être disponibles dans toutes les langues officielles de l Union européenne, ainsi qu en islandais, norvégien et turc, et sous format électronique également); c) un service d assistance à contacter en cas d urgence (et des précisions sur le délai de réponse en cas d urgence); d) le retour anticipé du volontaire en cas de maladie/accident grave ou décès d un membre de sa famille, et les visites des parents en cas de maladie ou d accident du volontaire. 3.7. Niveau de couverture En ce qui concerne le niveau de couverture du point A (section 3.6), deux groupes peuvent être distingués: Groupe 1: Couverture complémentaire: les volontaires du SVE originaires des pays de l UE ou des pays de l Association européenne de libre-échange (AELE)/Espace économique européen (EEE), qui ont droit à la carte européenne d assurance maladie dans les pays de l UE ou de l AELE/EEE, ont besoin d une assurance qui complète la couverture fournie par le système national. Toutefois, si le système national (quelle qu en soit la raison) ne couvre pas les coûts indiqués au point A de la section 3.6, ou n en couvre qu une partie, le contractant devra assurer une couverture à 100 % des coûts induits. Groupe 2: Couverture totale: tous les autres volontaires ont besoin d une couverture à 100 % des coûts. 3.8. Langues Les conditions générales et spécifiques de l assurance doivent être traduites pour l usage des volontaires dans toutes les langues officielles de l Union européenne, ainsi qu en islandais, - 20 -
norvégien et turc. De plus, l assureur doit être capable d offrir une assistance aux volontaires dans n importe laquelle des langues susmentionnées. 3.9. Éléments à fournir (rapports à mi-parcours et listes mensuelles) Les services fournis par le contractant en vertu du contrat feront l objet d un rapport à miparcours (à remettre chaque année à la mi-juillet), et de calculs transmis par le contractant à l Agence, avec des résumés fournissant des informations sur les services rendus dans le domaine de l assurance, y compris le fonctionnement de l assurance et les détails des interventions du contractant. La liste des personnes assurées doit être communiquée chaque mois pendant toute la durée du contrat. Elle doit inclure au moins les éléments suivants: le nombre et le sexe des volontaires engagés par pays d origine et pays d accueil, les dates de leurs périodes de mobilité, l âge, le pays d origine, l organisation qui envoie les volontaires, le pays d accueil et l organisation d accueil. 3.10. Ressources à fournir par le contractant Le contractant s assurera que les experts disposent du soutien et des ressources nécessaires, notamment en matière d administration, de secrétariat, de traduction et d interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Le contractant veillera aussi à posséder un système informatique lui permettant de gérer efficacement l assurance et la communication avec l Agence, la Commission, les agences nationales et les bénéficiaires. Une description de ces dispositions doit être fournie dans l offre. 3.11. Lieu Le bureau principal du contractant doit être établi dans l un des États membres de l UE et doit intervenir ou être capable d intervenir dans tous les pays impliqués dans le projet de SVE. Des réunions régulières seront organisées à Bruxelles. Une réunion de démarrage et des réunions de suivi seront organisées lorsqu elles sont jugées nécessaires par l Agence ou le soumissionnaire (normalement, trois à quatre réunions durant la première année, et une à deux réunion(s) les années suivantes). Les frais induits par la participation à ces réunions doivent être inclus dans le prix, car ils ne seront pas remboursés séparément. 3.12. Modalités de paiement Au plus tard six mois après l entrée en vigueur du contrat, le contractant présentera une facture pour demander un paiement intermédiaire d un montant égal à 30 % du montant total du contrat. - 21 -
Ce paiement intermédiaire ne sera effectué que la première année d exécution du contrat. Il ne sera pas répété au début de la deuxième année ni les années suivantes du contrat. Le nombre réel de jeunes volontaires assurés chaque année doit figurer dans le rapport final sur l état d avancement présenté chaque année le 15 décembre au plus tard, et formera la base du paiement du solde. Cette somme sera calculée en multipliant le nombre total de bénéficiaires assurés par la prime forfaitaire par tête (voir l annexe 3). Conformément à la durée d assurance (voir la section 3.4), la dernière période contractuelle (années 2021 à 2023) appliquera les mêmes modalités de paiement que les précédentes périodes contractuelles: voir la procédure relative au paiement du solde, décrite ci-dessus et à l article I.4 du contrat type (annexe 1). 3.13. Rapports 3.13.1. Modalités d établissement et de soumission du rapport final annuel sur l état d avancement Le rapport est soumis à l Agence en trois exemplaires imprimés en anglais et en français, et sous format électronique (Word). Dans un délai de 30 jours à compter de la réception des observations de l Agence, le contractant présentera le rapport sous sa forme définitive en tenant dûment compte de ces observations, soit en y donnant suite de manière scrupuleuse, soit en précisant les raisons pour lesquelles cela est impossible. Si la suite donnée ne satisfait pas l Agence, le contractant sera invité à modifier le rapport jusqu à ce que ce soit le cas. 3.13.2. Rapport final annuel sur l état d avancement L Agence fera part de ses observations sur ce rapport et procédera au paiement final dans un délai de 60 jours civils à compter de la réception dudit rapport et de la facture finale. Le rapport doit comporter les éléments suivants au minimum: toutes les informations sur l ensemble des activités menées pour atteindre les résultats mentionnés au point 3.5.2, les problèmes rencontrés, les solutions trouvées et leur incidence sur les résultats obtenus, les statistiques suivantes: nombre de personnes assurées par pays d origine, pays d accueil, nationalité; nombre d assurances offrant une couverture complémentaire; nombre d assurances offrant une couverture totale; durée des missions; consommation médicale par type de soin; niveau des frais liés à l assistance et au rapatriement; montant versé au titre du capital-décès; liste des dossiers concernant la responsabilité civile vie privée. - 22 -
3.14. Valeur du contrat Le budget indicatif disponible pour toute la durée du contrat, y compris les reconductions, s élève à 28 000 000 EUR. 4. ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ L évaluation reposera sur les informations fournies par le soumissionnaire dans l offre soumise en réponse au présent appel d offres. L Agence se réserve le droit d utiliser toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées. Toutes les informations seront évaluées à la lumière des critères définis dans le présent cahier des charges. L évaluation se fera par étapes, comme décrit ci-dessous. Seules les offres qui répondent aux exigences d une étape passeront à l étape suivante de l évaluation. L étape finale comprendra l attribution du marché. Les étapes du processus d évaluation sont les suivantes: 1. exclusion de soumissionnaires; 2. sélection des soumissionnaires; 3. évaluation des offres: évaluation technique sur la base des critères d attribution, évaluation financière; 4. attribution du marché. 4.1. Exclusion de soumissionnaires L objectif de ces critères est de déterminer si un soumissionnaire est autorisé à participer à la procédure d appel d offres en vertu des articles 106 et 107 du règlement financier (règlement (UE, Euratom) n 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l Union). Seront exclus de la participation à un marché les soumissionnaires si: (a) (b) ils sont en état ou ils font l objet d une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d activité, ou ils sont dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle ont fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle; - 23 -
(c) (d) (e) (f) en matière professionnelle, ils ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la BEI ou d une organisation internationale; ils n ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s exécuter; eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle ont fait l objet d un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, lorsque ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l Union; ils font l objet d une sanction administrative visée à l article 109, paragraphe 1, du règlement financier (règlement n 966/2012 du Conseil du 25.10.2012). Sont exclus de l attribution d un marché, les soumissionnaires qui, à l occasion de la procédure de passation de ce marché: se trouvent en situation de conflit d intérêts, se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n ont pas fourni ces renseignements, se trouvent dans l une des situations d exclusion visées à l article 106, paragraphe 1, du règlement financier (règlement n 966/2012 du Conseil du 25.10.2012). Les soumissionnaires doivent attester qu ils ne se trouvent pas dans l une des situations énumérées ci-dessus en complétant et en signant le formulaire de l annexe 4 intitulé «Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts». Dans le cas d offres conjointes (consortiums), chaque membre du consortium est tenu de soumettre les documents exigés. Les critères d exclusion seront applicables à chacun des membres du groupe et au groupe même. 1) Le soumissionnaire retenu fournira aussi la preuve qu il/elle ne se trouve pas dans l une des situations décrites aux points a), b), d) et e) ci-dessus. Cette preuve doit prendre l une des formes décrites aux points 2), 3) et 4) ci-dessous et doit être fournie dans un délai de deux semaines à compter de la réception de la communication du résultat de l évaluation. Si la preuve requise n est pas fournie en temps utile, le pouvoir adjudicateur peut attribuer le marché au soumissionnaire classé en deuxième position à l issue de l évaluation. 2) En ce qui concerne les cas mentionnés aux points a), b) et e), un extrait récent du casier judiciaire est requis ou, à défaut, un document équivalent récent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d origine ou de provenance, faisant apparaître que les exigences sont satisfaites. Si le soumissionnaire est une personne morale et que le droit national du pays dans lequel il est établi ne prévoit pas la fourniture de tels justificatifs pour les personnes morales, ces documents sont demandés pour les personnes physiques, comme les chefs d entreprise ou - 24 -
administrateurs, ou toute personne investie de pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle pour le compte du soumissionnaire. 3) Pour le cas mentionné au point d) ci-dessus, des attestations ou courriers récents délivrés par les autorités compétentes de l État concerné sont requis. Ces documents doivent prouver que le soumissionnaire a rempli ses obligations en matière de cotisations de sécurité sociale, impôts et taxes auxquels il est assujetti, notamment la TVA, l impôt sur le revenu (personnes physiques uniquement), l impôt sur les sociétés (personnes morales uniquement) et les cotisations de sécurité sociale. 4) En ce qui concerne les situations décrites aux points a), b), d) et e), lorsqu un document visé aux paragraphes 2) et 3) ci-dessus n est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle, faite par l intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d origine ou de provenance. 5) Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un soumissionnaire de l obligation de produire les preuves documentaires visées aux paragraphes 1) à 4) si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d une autre procédure de passation de marché et pour autant que les documents en question n aient pas été délivrés plus d un an auparavant et qu ils soient toujours valables. En pareil cas, le soumissionnaire déclare sur l honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d une procédure de passation de marché antérieure et qu aucun changement n est intervenu dans sa situation. Le pouvoir adjudicateur peut imposer des sanctions administratives ou financières aux soumissionnaires qui se trouvent dans un des cas d exclusion prévus ci-dessus, conformément aux articles 106, 107 et 109 du règlement financier (règlement n 966/2012 du Conseil du 25.10.2012) et à l article 145 des règles d application (règlement COMM(2012)7507 du 29.10.2012 de la Commission). 4.2. Sélection des soumissionnaires 4.2.1. Capacité professionnelle Afin d évaluer la capacité professionnelle du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies: dénomination sociale, date de création de la société, copie des statuts, copie de l inscription au registre du commerce, numéro de TVA, activités de la société, composition du conseil d administration. Dans le cas d un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises. - 25 -
4.2.2. Capacité économique et financière Le soumissionnaire doit apporter la preuve qu il possède des ressources économiques et financières suffisantes pour être à même d exécuter les tâches du marché dans les délais indiqués dans le présent cahier des charges et conformément au calendrier de paiement défini dans le contrat type repris à l annexe 1. Afin d évaluer la capacité financière du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies: la présentation des bilans, y compris des comptes de résultats des deux derniers exercices clos, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l opérateur économique est établi, une déclaration sur le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires relatif aux services visés par le marché, au cours d'une période pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus. Dans le cas d un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises. 4.2.3. Capacité technique Le soumissionnaire doit satisfaire aux critères suivants: être capable de fournir une couverture dans le monde entier, 24 heures sur 24, être capable de fournir des services et une assistance en ligne, ainsi qu un contact direct avec un employé (téléphone et courrier électronique), être capable de fournir une assistance aux volontaires/participants dans toutes les langues officielles de l Union européenne, ainsi que l islandais, le norvégien et le turc. Afin d évaluer la capacité technique du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies: des preuves que le soumissionnaire possède les compétences nécessaires et au moins trois années d expérience en rapport direct avec les activités concernées ou la prestation des services visés par le présent appel d offres: des exemples de travaux similaires aux services et produits couverts par le présent appel d offres, et une description de la manière dont l entreprise a mené à bien le même type de travaux dans le passé, une liste des clients pour lesquels l entreprise a travaillé au cours des trois dernières années, une description de l équipement technique que l entreprise compte utiliser pour exécuter le contrat, une description des mesures employées pour assurer la qualité des services, - 26 -
une preuve que soumissionnaire est autorisé à exécuter le contrat selon le droit national: inscription au registre du commerce ou à un registre professionnel, déclaration sous serment ou certificat, adhésion à une organisation spécifique, autorisation expresse, ou immatriculation au registre de la TVA. Dans le cas d un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises. 4.3. Évaluation des offres Les offres seront évaluées sur la base des critères énumérés ci-dessous. Lorsqu un seuil est appliqué à un sous-critère, les offres qui obtiennent une note inférieure au seuil sont rejetées. Les évaluations technique et financière seront notées chacune sur 100 points. Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l offre présente le meilleur rapport qualité-prix. 4.3.1. Évaluation technique Un maximum de 100 points peut être attribué. A. La qualité technique des services offerts par les soumissionnaires en ce qui concerne les exigences du programme Erasmus+ et les besoins des volontaires, y compris tous les services supplémentaires proposés (maximum 60 points): 1. Adaptation de l offre aux services requis (risques et exclusions spécifiques); 2. Adaptation de l offre au niveau de couverture requis (couverture complémentaire, couverture totale); 3. Caractère adéquat de la portée géographique de l offre; 4. Caractère approprié des sommes garanties pour chaque risque. Chacun des sous-critères susmentionnés aura le même coefficient de pondération au sein du critère A. B. La gestion de la couverture et du contrat (maximum 40 points): 1. Efficacité et efficience du mécanisme de gestion proposé (inscription des participants, accessibilité des services pour les participants, communication prévue avec l Agence, les agences nationales et les bénéficiaires, méthode employée pour adapter le mécanisme de gestion à l évolution des besoins des bénéficiaires); 2. Délai de réponse aux urgences, service offert 24 heures sur 24, rapidité et efficacité de la procédure de demande et du système de remboursement; 3. Portée des supports d information proposés (site web dédié, documentation de bienvenue, attestation d assurance, guide de présentation des demandes, formulaires de demande, brochure d information); - 27 -
4. Équilibre entre les divers éléments comprenant l offre, et les mesures proposées pour respecter les normes et garantir la stabilité et la qualité dans le cadre de la prestation des services. Chacun des quatre sous-critères susmentionnés aura le même coefficient de pondération au sein du critère B. Les critères susvisés seront évalués sur la base de la documentation suivante, qui doit être incluse par le soumissionnaire dans son offre: a) pour tous les risques: une définition de la couverture de chaque cas, avec des précisions sur les services offerts et, le cas échéant, les prestations complémentaires, ainsi que toute exclusion et la somme couverte, des précisions sur tout service supplémentaire proposé; b) des informations sur le système mis en place pour la gestion et la prestation de l assurance: système d inscription pour les volontaires; service d assistance ou autre service similaire offrant aux volontaires une possibilité de contact en cas d urgence; coordination internationale en cas d urgence (y compris le rapatriement des volontaires); procédure de demande et système de remboursement; documentation; système de communication prévu avec l Agence, les agences nationales et les bénéficiaires; utilisation des langues étrangères; c) une description du champ d application géographique; d) un premier projet de police d assurance pour les risques pris en compte. Les offres doivent obtenir une note minimale de 65 % au total pour l évaluation technique. Celles qui n atteignent pas le seuil de qualité minimal seront rejetées et ne feront pas partie du classement. 4.3.2. Évaluation financière Des points seront attribués aux offres qualifiées pour l évaluation financière, selon la formule suivante: 100 points seront octroyés à l offre économiquement la plus avantageuse, la formule suivante sera appliquée aux autres offres: (offre économiquement la plus avantageuse/prix de l offre en question) x 100. - 28 -
4.4. Attribution du marché Après l évaluation de la qualité, les offres seront classées sur la base de la formule ci-après afin de déterminer l offre ayant le meilleur rapport qualité/prix. Un ratio de 60/40 est attribué à la qualité et au prix en valeur absolue. Note de l offre X = (prix le plus bas/prix de l offre X * pondération du prix en valeur absolue) + (note qualitative totale (sur 100) obtenue par l offre X pour l'ensemble des critères d'attribution/100) * (pondération des critères de qualité en valeur absolue). Le contrat sera attribué au soumissionnaire qui obtient la note la plus élevée à l issue de ce processus. 5. CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L ATTRIBUTION DU MARCHÉ 5.1. Contrat Le contrat prendra la forme d un contrat de services basé sur le modèle de contrat annexé au présent cahier des charges, modifié et complété en fonction de l offre sélectionnée, à laquelle les conditions générales définies dans le modèle de contrat ci-joint s appliqueront. Le contrat sera signé par les représentants autorisés de l Agence et du soumissionnaire. Dans le cas d un consortium, chaque contrat sera signé par le chef de file du consortium au nom de tous les membres du consortium. Chaque membre signera une déclaration approuvant la signature du contrat par le chef du consortium. 5.2. Absence d obligation d attribuer le marché Le lancement d une procédure de marché n implique pas, pour l Agence, l obligation d attribuer le marché. L invitation à soumissionner ne crée aucun engagement de la part de l Agence. L obligation contractuelle de l Agence ne prend naissance qu à la signature du contrat avec le soumissionnaire retenu. Jusqu à la signature du contrat, l Agence peut soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Cette décision doit être motivée et portée à la connaissance des soumissionnaires. 6. PUBLICATION Les droits relatifs aux rapports ainsi qu à leur reproduction et à leur publication restent la propriété de l Agence. Aucun document basé, entièrement ou en partie, sur le travail réalisé dans le cadre du marché attribué à l issue du présent appel d offres ne peut être publié sans l approbation écrite formelle préalable de l Agence. - 29 -
7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Les soumissionnaires sont invités à lire attentivement les clauses spéciales relatives aux droits de propriété intellectuelle (DPI) contenues dans le contrat type (annexe 1), et notamment les articles I.9, I.10 et II.10. Tout produit qui n est pas entièrement créé aux fins du marché doit être indiqué clairement dans l offre. L offre doit fournir des informations concernant l importance des produits préexistants, leur origine, et la date et le mode d acquisition des droits les concernant. 8. PLAGIAT Dans l offre, toutes les citations ou informations provenant de sources externes et sur lesquelles des parties tierces peuvent faire valoir des droits doivent être clairement indiquées (publication des sources avec lieu et date, créateur, numéro, titre complet, etc.) d une façon permettant de les identifier facilement. 9. ANNEXES Sont annexés au présent cahier des charges et en font partie intégrante les documents suivants: Annexe 1: Contrat type (pour information) Annexe 2: Informations concernant le soumissionnaire/sous-traitant (à remplir et à signer par le soumissionnaire ou le chef de file du consortium en cas d offres conjointes) Annexe 3: Ventilation des prix et du budget (à remplir et à signer par le soumissionnaire ou le chef de file du consortium en cas d offres conjointes) Annexe 4: Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts (à remplir et à signer par le soumissionnaire) - 30 -