Assemblée Générale du 18 juin 2014 Compte- rendu d activité 2013-2014 du Mesdames et Messieurs les Copropriétaires, Le rendez- vous annuel de l Assemblée Générale est l occasion pour le de tirer le bilan de son activité et de rendre compte des principales activités conduites sur les douze derniers mois. La plupart des informations détaillées dans ce compte- rendu ont fait l objet d une restitution prélabale lors d une rénion d information auprès des copropriétaires et résidents qui s est tenue le 3 avril dernier. 1- ORGANISATION Le mode de fonctionnement adopté l an dernier, reposant sur plus d autonomie des Commissions et réduisant le nombre de réunions plénières a été reconduit et semble donner satisfaction. L organisation des Commissions est présentée dans le tableau ci- joint. COMMUNICATION Le site internet de la Résidence est toujours maintenu et permet de communiquer régulièrement avec les copropriétaires et résidents. 85 d entre- vous ont d ailleurs opté pour recevoir une notification par email lors de chaque publication. Les informations suivantes sont en particulier disponibles : - Comptes- rendus des réunions plénièresdu. - Compte- rendus des AG - Constitition et organisation du - Contacts utiles : Syndic, loges gardien, services d urgence - Règlement de Copropriété et règles de bon voisinage Le site est accessible à l adresse suivante : è www.lutece2000.fr ; Identifiant = LUTECE (en majuscules) ; Mot de passe = 2010 Un cahier de liaison est toujours en place dans les deux loges pour recueillir les doléances des résidents. N hésitez pas à faire connaître les problèmes que vous rencontrez et à vous assurer qu ils sont bien enregistrés. Ces cahiers sont régulièrement consultés par le Syndic et le. Une réunion d information a été organisée pour la troisième année consécutive le 3 avril 2014 afin de présenter en détail le bilan d activité du. 2- Syndic Loiselet & Daigremont Après une année de transition 2012-13 dont la priorité pour le Syndic fut la reprise des comptes et une implication progressive dans tous les dossiers, l année 2013-14 a confirmé le bilan tiré l an passé. L implication du gestionnaire reste très satisfaisante et permet de travailler en bonne coopération. Les points positifs relevés l an dernier se sont confirmés : - Une communication systématique au de tous les ordres de mission. - Le processus de recrutement sur la loge Roquette a été également conduit de façon très professionnelle par le Département des Ressources Humaines. - Le contrôle des prestations des fournisseurs, et en particulier de Dalkia pour le chauffage. - Le système de permanence nuits et week- ends «Lodaveille» : A noter cette année l introduction d un service serrurerie pour les parties privatives : Lodaveille organise le dépannage aux frais du copropriétaire avec un serrurier dont le tarif est négocié. - des problèmes urgents de chaufferie, ascenseurs, eau chaude, serrurerie, plomberie et fuites d eau. - L accord «GOLD» signé par Loiselet & Daigremont avec CPCU et OTIS, qui permet d obtenir des conditions tarifaires et contractuelles avantageuses. - L efficacité dans la conduite de la dernière AG 1
Il faut également souligner cette année : - Un effort remarquable sur le recouvrement des charges. En moins de 2 ans, le nombre de dossiers contentieux est passé de 56 à 7. - La stabilité dans les équipes : Gestion, comptabilité et une collaboration constructive avec le. - Un suivi efficace des actions décidées en - Une nette amélioration dans le traitement des dossiers d assurance depuis la reprise du courtage par Loiselet & Daigremont qui s est d ailleurs traduite par une baisse notable du nombre de visites aux permanences tenues sur la résidence. - Le maintien des avantages contractuels négociés lors du premier mandat : Vacations de soirée : elles s'élèvent à la somme de 5.670 TTC. Sur la base des tarifs négociés en 2012 et non réévalués, la copropriété fait une économie de 8.955,71 TTC sur la tarification usuelle. Service d astreinte Lodaveille : tarif négocié à 5 /lot au lieu de 9 : 5 X 681 lots = 3.405 TTC Honoraires de recouvrement : facturés au temps passé par le service contentieux Gestion du compte bancaire séparé : Gratuit Parmi les points à améliorer : - L accueil téléphonique des résidents reste une source de mécontentement pour beaucoup de copropriétaires. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de doubler votre appel d un courriel en copiant, pour information, le à l adresse lutece2000@gmail.com. Compte tenu de ce bilan globalement très positif, nous proposons donc que le mandat de Loiselet & Daigremont soit reconduit cette année. 3- Commission Finance CHARGES DE COPROPRIETE - BILAN 2013 Les dépenses courantes 2013 s élèvent à 1 809 103,56 pour un budget voté de 1 688 530, soit un dépassement de 120 573,56 équivalent à 7.1%. Charges courantes (Euros) 2010 2011 2012 2013 Réalisé 1 380 442 1 546 230 1 672 327 1 809 104 Variations / Année précédente - 10.1% 12.0% 8.2% 8.2% budget voté 1 533 879 1 522 511 1 698 205 1 688 530 Variation budget / réalisé année précédente 0.1% 10.3% 9.8% 1.0% Variation réalisé / budget voté - 10.0% 1.6% - 1.5% 7.1% Quelques remarques préalables : - Ce dépassement du budget (+7.1%) est exceptionnel mais il faut garder à l esprit que le budget voté était en quasi stabilité (+1%) par rapport au réalisé 2012. - La marge de manœuvre pour la maîtrise des coûts est limitée, 80 à 85% des charges résultant de postes incompressibles tels que chauffage, salaires, entretien. - Des dépenses non récurrentes ou non linéaires rendent difficiles les comparaisons d une année sur l autre. Analyse de la situation en 2013 : Cas spécifique du chauffage Ce poste représente une part importante de nos charges et croit plus rapidement que la moyenne des autres charges. Une augmentation de 7% de CPCU a eu un impact de 30.000 dans nos comptes. Par ailleurs, les comparaisons d une année sur l autre sont difficiles à établir, compte- tenu des variations climatiques mais aussi des aléas de gestion qui ont souvent entrainé des régularisations tardives de paiement. L ARC communique les chiffres suivants pour les DJU (Degrés- Jours- Unifiés) : - Evolution exercices 2013 par rapport à 2012 = +8,5% - Evolution saisons de chauffe 2012-2013 par rapport à 2011-2012 = +16,2% Il faut toutefois noter que le contrat de maintenance avec DALKIA a eu cette année un impact favorable sur nos comptes : La cible n ayant pas été atteinte, DALKIA a dû supporter la variation et, au total, cet effet a grandement compensé le coût du contrat d entretien. Autres variations exceptionnelles de charges courantes en 2013 - Mise aux normes : Un retard accumulé sur plusieurs années dans les changements des blocs de secours a conduit à une dépense exceptionnelle (20.000 ) - Réfection de la loge Roquette : Avant l arrivée du nouveau gardien, l appartement a du être entièrement rénové (10.000 ) - Entretien espaces verts : Dépense hors contrat pour faire face au retard d élagage et permettre de nouvelles plantations (10.000 ) - Frais d interim : Le changement de gardien a necessité, dans la phase transitoire, de recourir à du personnel intérimaire - Travaux de rénovation (peinture, serrurerie, locaux VO) : Travaux de remise en état jugés urgents pour que notre résidence retrouve progressivement une meilleure apparence en terme de propreté. 2
Charges supplémentaires Certains bâtiments ont pu constater des hausses supérieures des appels de fond. Ces hausses s expliquent par des travaux spécifiques et non- récurrents votés par chaque bâtiment qui viennent s ajouter aux charges générales. Comme nous l avions relevé l an dernier, certains travaux votés pendant la gestion GERER- DAUCHEZ n avaient pas fait l objet d un appel intégral des fonds par le syndic précédent : - Etanchéité de la terrasse du bâtiment G : 1 appel de fond sur 2 avait été fait. - Ascenseurs des bâtiments H1, H2 : seulement 2 appels de fonds sur 5 avaient été faits La régularisation a été faite cette année. CONSOMMATION D EAU Une baisse inexpliquée des consommations d eau rend pour l instant difficile de confier l entretien de nos robinetteries à une entreprise spécialisée pour réduire nos consommations d eau froide. Pour autant, cette situation ne dispense pas tous les résidents de réparer les fuites d eau et de maintenir en état leurs robinets d arrêt pour éviter les inondations trop fréquentes. Une permanence d un plombier est à l étude pour mutualiser les frais de déplacements et encourager chaque résident à effectuer dès que nécessaire cet entretien à ses frais. AUDIT DES COMPTES Dans son rapport d audit des comptes 2012 (publié sur le blog du ), l ARC préconisait la mise en place d indicateurs et ratios permettant de comparer les niveaux de dépenses de la résidence à des moyennes nationales et locales (IdF et Paris). Ce travail a été entrepris cette année par la Commission Finance et devrait aboutir prochainement. COMPTE BLOQUE Le compte bloqué à la Banque Palatine présente au 31/12/13 un solde de 153 608,08 avec des intérêts produits sur l année de 1771. L en- cours de trésorerie étant pour l instant jugé suffisant, il a été décidé de maintenir ce compte en l état, même si le niveau de rémunération demeure peu attractif. PROCEDURES JUDICIAIRES - Jugement rendu le 17 mai 2013 par la 8ème chambre du Tribunal de Grande Instance de Paris dans la procédure "CORSALETTI et autres" en annulation du PV de l'ag du 4 avril 2011 et des résolutions n 6/7/8/12/16 de ladite Assemblée. Le tribunal a débouté les demandeurs de toutes leurs demandes et les a condamnés à payer au Syndicat des Copropriétaires la somme de 5000 Euros sur le fondement de l'article 700 du Code de Procédure Civile ainsi qu'aux dépens. A ce jour, cette somme n a pas encore été versée. 4- Commission Vie Quotidienne HYGIENE & PROPRETE - Ménage : Après une nette amélioration constatée l an dernier suite au changement de prestataire, nous déplorons depuis quelques mois une dégradation : Le contrat avec PEP7 a donc été dénoncé à titre conservatoire en attendant la concrétisation des actions attendues : communication des plannings du personnel de ménage, passage hebdomadaire d un superviseur, reprise des zones mal entretenues. - Gestion des ordures : L insalubrité des locaux et la désorganisation dans la gestion des containers nous a conduits l an dernier à donner une priorité à ce dossier. Nous avons poursuivi nos efforts cette année : Inventaire des containers : Recensement des poubelles manquantes, endommagées ou de taille inadaptée, livraison de nouveaux containers par la mairie, marquage des containers par bâtiment et règles de rangement. Réfection des locaux VO: Achèvement des travaux votés au bâtiment A, réagréage et peinture du sol dans 4 locaux à titre d essai, remplacement des trappes de fermeture, pose de collecteurs de piles. - Traitement anti- parasites: une attention toute particulière a été portée à l éradication des blattes dans les parties communes et privatives. Ont été mises en place une augmentation de la fréquence de passages, une synchronisation avec le nettoyage des colonnes VO et l utilisation d un matériel plus efficace par la société Stop Parasites. - Démoussage des terrasses: confié à ISS (anciennement SEDE), il vient d être terminé. - Rénovation des accès aux sous- sols : Voir chapitre «travaux». ESPACES VERTS La Commission s est fixé pour objectif sur deux ans une remise à niveau des Espaces Verts : Elagage et taille des arbustes Elagage des arbres sur Parkings, Terrasses UNPPD et Bat K Taille des arbustes des massifs Enlèvement du bois mort et réduction pour stimuler la repousse Dessin des massifs Plantations et gazons Amendement des terres stériles et engrais bio Plantation de 2 Fontaines & complément sur 3 Fontaine 3
Réaménagement Entrées Roquette et Bullourde Plantation d un arboretum au Bat C Plantations fleurs annuelles d hiver et d été Récupération progressive des gazons par traitement et tontes Ce travail commence a porter ses fruits et devient visible depuis le printemps. Une révision du contrat des Jardins Bucoliques est intervenue en 2014 pour intégrer 12 passages par an sur la terrasse UNPPD. Y compris les travaux exceptionnels (10 000 /an sur 2 ans), ce contrat d environ 30 000 représente 1.7% des charges de la résidence. LOGES DE GARDIEN - Loge Roquette : L arrivée de Monsieur GOMES comme gardien de la loge Roquette en remplacement de Monsieur LEBLANC a conclu les mouvements de personnel sur les deux loges. - Boites à journaux: Une boite a été fixée aux deux entrées de la résidence pour les distributions matinales de quotidiens. SECURITE - Gardiens de nuit : Le service de maître- chien a été maintenu mais les horaires de présence ont été rendus aléatoires pour plus de dissuasion. Aucune intrusion et aucun acte de vandalisme ne sont à déplorer depuis plusieurs mois. - Video- surveillance : Maintenance des équipements en place et ajout d une caméra. - Gestion des badges d accès : Retrait du droit d entrée dans les bâtiments pour les badges de La Poste qui sont revendus aux distributeurs de publicité. FIBRE OPTIQUE Pour préserver l esthétique des paliers, des consignes strictes ont été diffusées : passage impératif des câbles dans les fourreaux existants. En cas d impossibilité, les gardiens doivent être contactés pour envisager les conditions de pose d une goulotte ; toute pose non conforme dans les parties communes pourra faire l objet d un démontage. MITOYENNETES - Ecole maternelle Bullourde: Un système d extraction de fumée dirigé vers le bâtiment H a été installé sur le toit: une pétition a été organisée et portée en mairie. Nous sommes dans l attente d une réponse. - Synagogue: Des travaux de toiture ont été engagés sans autorisation par la synagogue mitoyenne de notre copropriété avec un impact visuel très négatif pour les appartements à proximité. Un courrier a été adressé aux responsables par notre syndic avec copie du procès- verbal du constat d'huissier. Une résolution est portée à l ordre du jour de notre AG pour autoriser le syndic à engager une action judiciaire dans l éventualité où aucun accord amiable ne pourrait être trouvé. - Environnement: Une rencontre a été demandée au nouveau maire du XI ème arrondissement pour le sensibiliser aux problèmes du quartier (tapage nocturne, parking sauvage dans le passage Bullourde, fleurissement, ) TROP D INCIVILITES Les règles de bon voisinage ont été redistribuées dans toutes les boites- aux- lettres et sont remises à tous les nouveaux résidents qui viennent se présenter à la loge. Toutefois, nous déplorons toujours de nombreux manquements Jardinières fixées sur l extérieur des façades ou en équilibre sur les balcons Encombrants déposés dans les sous- sols Mégôts de cigarettes jetés par les balcons Appartements non- traités contre les blattes Travaux non conformes (murs porteurs, revêtements de sol) Nuisances sonores Des courriers de rappel sont régulièrement envoyés aux contrevants mais c est aussi l affaire de tous de signaler ces abus et de manifester sa désapprobation auprès des voisins. Rappelons que la responsabilité des contrevenants est directement engagée en cas d accident grave ou de surcoût pour la copropriété. Des photos des balcons ont été prises pour établir plus facilement l origine des accidents. Ce risque n est pas seulement théorique : Une jardinière s est écrasée du 5ème étage le 24 décembre dernier sur un passage emprunté par les piétons! 5- Commission Travaux Comme l an dernier, la Commission a gardé l objectif de marquer une pause dans les gros travaux. Toutes les énergies ont été mobilisées pour atteindre les objectifs annoncés, à savoir : 1 - mener à bien les travaux votés en assemblée générale, 2 - remettre à niveau les matériels manquants de suivi, 3 - améliorer les parties communes, 4 - assurer le bon fonctionnement de nos installations, 5 - rechercher une solution acceptable pour rendre nos coursives non glissantes. 4
POINT SUR LES RESOLUTIONS 2012-2013 Tous les travaux votés ont été réalisés malgré quelques difficultés ponctuelles. - Local vide- ordures du bâtiment A (vote 38 du 04/10/12) : FAIT. Si des doutes ont été émis avant les travaux, la réalisation donne satisfaction, d autant que ces travaux se sont accompagnés d une remise en peinture totale du rdc. - Nettoyage et dépoussièrage du réseau VMC (résolutions 13 / 14 de 2013) : FAIT. Les mesures des débits avant et après nettoyage de la VMC montrent dans certains cas des améliorations très importantes de l efficacité de la ventilation. - Réfection de l étanchéité de la terrasse du bâtiment G (résolutions 15 à 21 de 2013) : FAIT selon les dispositions votées le 18/10/11. Outre l étanchéité retrouvée, les appartements des derniers étages ont enregistré une amélioration des températures ambiantes. - Remplacement des boîtes- aux- lettres du bâtiment D (résolution 22 de 2013) : Réflexion intégrée dans le projet de rénovation des halls d entrée - Aménagement de l entrée du bât. J pour accès aux personnes à mobilité réduite (résolution 25 de 2013) : FAIT A noter que l ensemble des travaux votés ont été réalisés dans les budgets prévus, dégageant même un léger excédent global de 5667,93. CHAUFFAGE La Commission a participé de façon active à toutes les réunions organisées par Monsieur BENOIST avec nos prestataires. En résumé, voici le bilan : - Fin des problèmes techniques Plus de nuisances sonores (pilotage en manuel) Plus de problèmes de purge (installation du dégazeur) Température des appartements: Les réclamations ont été rares. Des procédures de contrôle de température ont été définies ; si vous avez des observations, n hésitez pas à prévenir nos gardiens. - Meilleure gouvernance Réunions bimestrielles avec Dalkia, Energie Services, L&D: Un état des lieux a été réalisé et des consignes de fonctionnement écrites. Les modifications des consignes de régulation semblent avoir un impact très positif sur la durée de fonctionnement de certains équipements. Réunions intermédaires avec Dalkia et LD: Des modifications des normes des matériels maintenant disponibles sur le marché nous imposent d être très vigilants sur la fiabilité et la conduite des matériels en service. Changement de technicien Dalkia: Meilleurs service et compétence Rédaction d un cahier de consignes de fonctionnement pour piloter l installation en manuel - Reste à voir Révision du contrat Conditions d un pilotage automatique pour réduire les consommations Optimisation du fonctionnement Investissements complémentaires (vannes de pieds de colonnes, suppression des purgeurs, mise aux normes des moteurs électriques,...) ASCENSEURS - OTIS: Nombreuses défaillances non corrigées à temps. OTIS a réagi en changeant le technicien dédié à la Résidence et en mettant en place un suivi commercial trimestriel. - CASTE ING : Pour être mieux armés vis- à- vis d OTIS et obtenir un meilleur service, surtout avec le contrôle quinquennal en vue, nous avons fait appel à un bureau d études. Un contrat de supervision technique a été mis en place afin de fiabiliser le fonctionnement, contrôler les dépenses d entretien et surtout procéder aux vérifications quinquennales réglementaires. REFECTION DES PARTIES COMMUNES - Portes des coursives : En 2012/2013, nous avons procédé à la réfection des portes des différents locaux communs donnant sur les coursives (vide- ordures, garages à vélo, accès parking) : Changement de tous les ferme- portes et fixation sur l intérieur des portes, changement et harmonisation de toutes les poignées de porte, peinture de toutes les portes et des grilles extérieures d aération, installation d une rampe coté Bullourde. - Sous- sols : Cette année, nous avons poursuivi cet effort de rénovation dans les accès aux sous- sols : Peinture murs, portes d ascenseur (peintre) et marquage rénové des portes Décapage et peinture des sols et escaliers (par les gardiens) Changement des matériels obsolètes (paillassons, gaches et poignées de portes) Suppression des corbeilles à papier. - Vide- ordures : La remise en état des trémies de vide- ordures et des locaux est en cours et sera terminée pour la fin de l année. - Halls d entrée, paliers et escaliers d étages : Nous travaillons sur un projet de rénovation des halls d entrée, des paliers et des escaliers. L objectif est de valider l opération sur un bâtiment pilote (Bât.H). Un projet abouti devrait pouvoir être soumis aux copropriétaires du bâtiment H avant la fin de l année. 5
- Réfection du carrelage extérieur : Le carrelage extérieur de la résidence se dégrade très rapidement. A court terme, les carreaux manquants ont été remplacés à moindre frais par du ciment. La Commission a considéré trois options : Option 1: Changement total de carrelage. Cette solution a été rejétée à cause du coût élevé (600 K ) et de la lourdeur des travaux à entreprendre. Option 2: Couverture d asphalte. Solution également réjetée car d un coût élevé et peu esthétique Option 3: Remplacement des carreaux cassés et réfection des joints, préalablement à un traitement anti- glisse. Cette solution a finalement été retenue car elle se révèle beaucoup moins chère et le test anti- glisse effectué s est révélé particulièrement concluant. Nous vous proposerons donc lors de notre A.G. une solution viable et acceptable financièrement et techniquement pour restaurer notre carrelage et le rendre anti- dérapant. INTERPHONIE Le système de contrôle d accès est vieillissant et le fournisseur envisage sous deux à trois ans l obsolescence des interphones. La Commission s est donc intéressée à deux options : changement de technologie basée sur une communication par téléphone supprimant les câblages dans les étages ou technologie filaire actuelle. En l état actuel, la nouvelle technologie mérite certaines validations qui n ont pas encore pu être menées, ces travaux n ayant pas été jugés prioritaires sur 2014-15. AUTRES PROJETS - Contrôles règlementaires : Mise en place de tous les contrats pour nos matériels de sécurité (portes coupe- feu, ascenseurs, blocs de secours). La remise en état de tous les blocs de secours est terminée merci de bien vouloir signaler à nos gardiens si vous constatez des anomalies. - Consommations électriques : des surconsommations anormales ont été détectées aux bâtiments C, G et I en analysant les factures et les relevés de compteurs. Un groupe de travail va s attacher à identifier les causes possibles (compteurs défectueux, problèmes éventuels d affectation des consommations d électricité,...) - Plan à 5 ans : Toutes les urgences relevées par l architecte ont été traitées. Une remise à jour est à prévoir après l AG. 6- CONCLUSION Je terminerai comme l an dernier ce compte- rendu par de sincères remerciements à l intention de l ensemble du. Le détail de toutes les actions entreprises témoigne du temps passé bénévolement par toute l équipe qui a su travailler dans un esprit très constructif pour entretenir et valoriser notre résidence. Nous remercions l ensemble des copropriétaires pour leur confiance et lançons une nouvelle fois un appel à venir nous rejoindre à tous ceux qui auraient envie d investir un peu de leur temps dans le. Nous comptons enfin sur votre présence à l Assemblée Générale. Bien à vous, Jean- Luc Estienne Président du 6