Les fonctions et la norme ISDF

Les fonctions et la norme ISDF Formation donnée par Mathias Walter le 16 décembre 2014 à Prilly dans le cadre du groupe des utilisateurs vaudois du logiciel AtoM

Contenu et structure 1. Les fonctions: compréhension et définitions 2. Pourquoi s intéresser aux fonctions dans le domaine des archives? 3. La norme ISDF et le système de description archivistique de l ICA 4. La norme dans le futur: vers un modèle conceptuel? 5. Déploiement de la description des fonctions dans le Canton de Vaud 6. AtoMet les fonctions 1

1. «Fonction»: un terme aux nombreux usages Dans le langage courant, une fonction désigne: Une activité professionnelle, une responsabilité ou toute tâche qu'une personne exécute L'utilité d'un objet, par exemple la fonction d'une clé, d'un téléphone, etc. Un concept mathématique. Les fonctions mettent en relation des quantités de telle manière qu'une variation de l'une d'elles fait varier de manière correspondante les autres Et fait partie d une grande famille: fonctionner, fonctionnel, fonctionnalité, fonctionnalisme, etc. Tout le monde sait ce que veut dire le mot «fonction», mais il est parfois difficile de se représenter sa signification dans le domaine des archives 2

1. La définition d'une fonction donnée par l ICA «Toute fin ou tâche de haut niveau relevant des responsabilités d une collectivité en vertu d une loi, d une politique ou de son mandat. Les fonctions peuvent être subdivisées en ensembles d opérations coordonnées, telles que des sous-fonctions, procédures opérationnelles, activités, tâches ou transactions.» 3

1. En résumé Une fonction est l'action d une collectivité dans un domaine particulier pour y résoudre un problème particulier. Cette action peut prendre la forme d'une régulation, d'une planification, d'un contrôle, d'une gestion, etc.. Exemples: Police des constructions Contrôle des habitants. 4

1. Les fonctions et leurs subdivisions Fonction Sous-fonction Activité Procédure opérationnelle Processus d affaire Tâche Transaction => Nuances, mais pas toujours de distinctions claires entre ces termes. L ICA a décidé de n employer que le terme de fonction pour désigner aussi bien les fonctions que toutes les subdivisions de fonctions 5

2. Pourquoi s intéresser aux fonctions dans le domaine des archives? Les fonctions offrent de multiples avantages: a. Stabilité b. Records management c. Fonctions archivistiques 6

a. Stabilité des fonctions par rapport aux structures administratives «Parfois, les relations des archives avec les fonctions dont elles résultent sont plus importantes que les relations avec les organismes qui les ont produites. En effet, au cours de son existence, tout organisme peut voir supprimer une de ses attributions parce que celle-ci ne correspond plus à un besoin. Inversement, des fonctions nouvelles peuvent être attribuées à un organisme pour répondre à de nouveaux besoins, par exemple pour l application d une nouvelle législation. Il arrive souvent que des attributions soient transférées d un organisme à un autre, ou d un bureau à un autre au sein d un organisme. [ ]. De multiples producteurs peuvent être ainsi à l origine d un fonds ou d une série organique. Il sera donc beaucoup plus difficile pour l utilisateur de reconstituer le contexte de production d une série organique si l'on met simplement à sa disposition plusieurs notices d autorité décrivant les organismes ayant exercé une même fonction.» Baroan, Padre, et Sibille, Claire, Une nouvelle norme pour décrire les fonctions : ICA-ISDF, 2008) 7

a. Stabilité des fonctions par rapport aux structures administratives La plus grande stabilité par rapport aux structures administratives facilite la compréhension et l accès aux archives Les fonctions sont essentielles dans la compréhension des raisons qui conduisent à la création des documents d'archives La description des fonctions est complémentaire de celle des producteurs Prendre en compte la provenance fonctionnelle => Accessibilité des archives et enrichissement du contexte de création des documents d archives 8

b. Records management La plus grande stabilité des fonctions dans le temps amène de nombreux organismes, institutions, etc. à concevoir des plans de classement fonctionnel (classement par fonctions, activités, processus, etc. à la place d un classement thématique ou selon l organigramme) pour leurs dossiers courants La norme ISO 15489 sur le Records management repose sur et préconise l analyse des activités Le principe archivistique du respect des fonds permet à cette organisation fonctionnelle de subsister après un versement aux archives historiques => Les fonctions ont le potentiel de constituer un pont entre la gestion courante et la description archivistique 9

c. Les fonctions archivistiques La création L'évaluation L'accroissement Le classement La description La conservation La diffusion => Importance et rôle des fonctions dans toutes ces interventions archivistiques 10

3. La norme ISDF La norme ISDF a été adoptée en 2008 lors du 16e Congrès international des archives (ICA) à Kuala Lumpur. Elle a pour objectif d'enrichir la description du contexte de création et de gestion des documents d'archives, en fournissant «les lignes directrices pour la description des fonctions des collectivités associées à la production et à la gestion des archives» => Répond à la question: comment décrire les fonctions? 12

3. Les normes internationales de description de l ICA ISAD (G) 1994, 2000: General International Standard Archival Description => Description du contenu et du contexte des fonds, séries, dossiers, etc. ISAAR (CPF), 1996, 2004: International Standard Archival Authority Record for Corporate bodies, Persons and Families => Contextedes fonds, series, par la description du producteur d archives ISDIAH, 2008: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings => Contexte par le service d archives ISDF, 2008: International Standard for Describing Functions => Contexte par les fonctions du producteur 13

3. le système des normes de description archivistiques de l ICA 14

4. Vers un modèle conceptuel? Le système tel que présenté a permis des avancées: Harmonisation des pratiques Professionnalisation Facilite la gestion grâce à la description séparée des entités Flexibilité du système Mais a les défauts de ses qualités: Redondance de certains champs entre les normes Parties introductives, explicatives et glossaires semblables sans être identiques dans les quatre normes Dans la pratique seule ISAD (G) est largement appliquée => Volonté de l ICA d intégrer les quatre normes dans un modèle conceptuel (présentation en 2016?) 15

4. Vers un modèle conceptuel? «La modélisation conceptuelle est une technique formelle de représentation des principaux concepts et des relations entre ces concepts pour un domaine de connaissance donné.» Gueguen, Gretchen, Manoel Marques da Fonseca, Vitor, Pitti, Daniel, Sibille, Claire, Vers un modèle conceptuel international pour la description archivistique, 2013) La définition des concepts et de leur relation sert notamment à les rendre exploitables par un système informatique. 16

4. Exemple de modèle conceptuel de description archivistique: CNEDA 17

4. Les fonctions liées à l environnement et leurs relations 18

5. Déploiement de la description des fonctions dans le Canton de Vaud Le déploiement de la description des fonctions dans un territoire donné implique de non seulement de modéliser les relations entre les concepts évoqués plus haut (modèle conceptuel), mais aussi entre les acteurs de ce territoire Enjeu et idée défendue dans le travail: A quel niveau de gouvernement appliquer cette description des fonctions? Regrouper le maximum d acteurs autour d une seule description afin de créer des liens et d améliorer l accessibilité des archives détenues par les différentes institutions de conservation du Canton 20

5. Modélisation des relations entre les normes de l'ica et le niveau de gouvernement 21

Conclusion intermédiaire Fichier cantonal des fonctions et description de celles-ci Vu la complexité des relations (modèle conceptuel, niveau de gouvernement), il est nécessaire de: otravailler en amont et donc intégrer la description des fonctions dans le système de gestion des organismes producteurs, c est-à-dire dans les plans de classement fonctionnels de ceux-ci obénéficier d un système informatique permettant de rendre tangibles ces relations => AtoM 22

6. AtoMet les fonctions Le logiciel AtoM, développé en 2008 sous l égide de l ICA, est à ma connaissance le seul permettant de réaliser la description des fonctions et de créer des liens avec les autres normes. Explique que je l ai utilisé dans mon travail pour le déploiement de la description des fonctions de la DGE 23

6. Exemple: 24

6. Modélisation conceptuelle utilisée par le logiciel AtoM Cependant, comme le montre ce schéma, AtoM n intègre pas pleinement les fonctions et ISDF dans l architecture de son système 25

6. Ecueils au déploiement d ISDF Le manque d intégration dans AtoM a notamment pour conséquence: Pas d'export possible des notices ISDF pour le moment Liens unidirectionnels : il n est pas possible de créer des relations depuis les formulaires de saisie d'isad (G) et d'isaar CPF Impossibilité de faire des liens avec des ressources archivistiques ou des notices d'autorité en dehors de la base de données du logiciel La recherche par fonction n est pas optimale Ecueils techniques auxquels s ajoutent les questions de coûts liés à un tel déploiement. Sans compter le haut niveau de collaboration entre les différentes collectivités en charge de la description des archives ainsi qu une interopérabilité de leurs systèmes 26

6. Conclusion Je ne peux pour l heure vous conseiller de vous lancer dans un vaste programme de description des fonctions avec le logiciel AtoMdans vos institutions respectives, mais il me semble important de: Déclencher une réflexion sur la question des fonctions Anticiper et se préparer au vu de l orientation des travaux de l ICA (2016!) => fichier cantonal des fonctions sur Excellp. ex., plans de classement fonctionnels, etc. Intégrer cette réflexion lors de la conception de nouveaux systèmes de gestion documentaire 27