MOBILITE INTERNATIONALE A L IEP DE GRENOBLE. Avant-propos

MOBILITE INTERNATIONALE A L IEP DE GRENOBLE Avant-propos Dans le cadre de leurs études, les étudiants de l IEP partent dans une université partenaire et/ou en stage à l étranger. Cette mobilité académique s effectue en Master (première et/ou deuxième année de Master). Contrairement à une mobilité de premier cycle, il n est pas possible d envisager une mobilité en master comme un stage linguistique. Les bourses pour les stages à l étranger sont gérées par le service des Relations internationales, mais toutes les démarches pour la signature de la convention sont à effectuer en lien avec le Bureau des stages de l IEP. L étudiant partant à l étranger dans le cadre des programmes d échange de l IEP doit s inscrire à l IEP pour l année passée à l étranger. A ce titre, il paie les frais d inscription habituels de l IEP, mais bénéficie d une exonération des frais d inscription à l université d accueil. Attention : dans certains cas particuliers, il faut également payer des frais soit d inscription dans l université d accueil, soit participation/dépôt de candidature (programme ISEP, Universidad de Buenos Aires, Double-Diplôme, etc ). Quant au choix d une destination, l IEP maintient un réseau de plus de cent partenaires à travers le monde. Les étudiants peuvent également postuler pour des échanges gérés par l UPMF (uniquement Hors Europe) et l Université de Grenoble (voir la liste des accords et modalités/pré-requis des programmes d échange sur le site de l IEP). Avec une telle offre, le choix d une destination peut s avérer difficile : Le Service des relations internationales organise des réunions d information et d orientation ainsi qu un Forum international pour permettre aux étudiants de l IEP de rencontrer des étudiants en provenance de ces destinations. Le Service des relations internationales de l UPMF organise également des réunions d information et d orientation. Il est particulièrement recommandé de consulter les sites web des universités partenaires pour avoir des informations récentes et de s adresser directement au Service des relations internationales des partenaires. Les étudiants IEP en cours de mobilité ainsi que ceux qui en sont revenus peuvent aussi fournir des renseignements très utiles. Il est possible de lire leurs rapports sur le site de la région Rhône-Alpes. Il est possible de consulter des listes de cours suivis par les étudiants dans le passé sur le site de l IEP : http://www.sciencespo-grenoble.fr/souvrir/partir-a-letranger/choix-d une-destination/). A noter que cette information est indicative car les cours peuvent changer d une année sur l autre. Toutes les universités anglo-saxonnes exigent un score minimum au TOEFL. 1

PROCEDURE POUR L OBTENTION DES BOURSES EXPLO RA SUP ET ERASMUS Mobilité académique et stage en Europe et dans le monde entier Les conditions d éligibilité et la procédure visant à l obtention de ces bourses ont été définies, respectivement, par la Région Rhône-Alpes et l Union Européenne. Elles font l objet d un règlement strict et précis, qui ne peut être contesté. Les étudiants devront réaliser les différentes démarches qui leur seront demandées avec beaucoup de rigueur avant, pendant et après leur séjour ou stage à l étranger. Cela contribuera à garantir un versement rapide des bourses. Le Référent des bourses Explo RA Sup et Erasmus au sein du bureau des Relations Internationales de l IEP est : M. David GEORGET david.georget@iepg.fr +33.4.76.82.61.01 Les questions liées au volet pédagogique de la mobilité seront traitées avec le coordinateur pour les étudiants partants : M. Jacques LOCKWOOD jacques.lockwood@iepg.fr +33.4.76.82.61.19 Tous les formulaires Explo RA Sup et Erasmus sont disponibles en ligne sur le site internet de l IEP : http://www.iep-grenoble.fr/. Pour trouver les documents : Page d accueil de l IEP de Grenoble Cliquer dans le menu sur «S ouvrir à l international» Puis sur «Partir à l étranger» Et en bas de la page, cliquer sur «Les aides financières» Tous les documents originaux sont à renvoyer par courrier au bureau des Relations Internationales de l'iep de Grenoble à l'attention de M.GEORGET : Institut d Etudes Politiques de Grenoble Service Relations Internationales BP 48 38040 Grenoble Cedex 9 Les documents raturés ou modifiés avec un correcteur blanc seront refusés Les documents scannés, photocopiés, sans signature ou tampon original seront refusés 2

ERASMUS (Séjour académique) L attribution de la bourse Erasmus est «automatique» pour les étudiants effectuant une mobilité dans le cadre d un des accords Erasmus de l IEP (Union Européenne+pays de l Espace Economique Européen (Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse) +Turquie). 100% de la mobilité est financée par la bourse Erasmus mais elle ne peut être attribuée qu une seule fois à un même étudiant au cours de ses études. Ceci suppose qu un étudiant déjà parti en mobilité ERASMUS, même lorsqu il étudiait dans un autre établissement français ou étranger, ne pourra ni percevoir une seconde fois la bourse, ni même partir à nouveau sur un accord ERASMUS. L étudiant devra OBLIGATOIREMENT effectuer les démarches suivantes : A)/Avant le départ/au début du séjour : Deux documents devront être remplis: o Contrat Etudiant ERASMUS + Contrat d études (Learning Agreement) 1) Contrat Etudiant Erasmus : Contrat Etudiant (3 pages) Ce document devra être établi en deux exemplaires AVANT LE DEPART DE L ETUDIANT A L ETRANGER. Ces deux exemplaires seront remplis SANS RATURE NI CORRECTEUR et signés par l étudiant qui les remettra au Bureau des RI pour qu ils soient tamponnés et signés par le directeur de l IEP. OBLIGATOIRE : Un exemplaire sera remis à l étudiant avant son départ afin qu il l emporte avec lui et le présente aux autorités de l université d accueil. Certaines universités refusent les étudiants s ils ne présentent pas ce document. Le second exemplaire sera conservé dans le dossier de l étudiant. Les dates de ce document doivent correspondre aux dates de début et de fin d enseignements y compris les examens. Si une session d examens anticipés est organisée pour les étudiants ERAMSUS et que le départ de l étudiant est avancée par rapport à la date mentionnée sur le contrat étudiant, il faudra refaire ce document au retour. Le Code ERASMUS de l IEP est : F GRENOBL 23 La liste des codes ERASMUS des universités partenaires de l IEP est consultable sur le site de l IEP. http://195.221.53.69/wp-iepg/wp-content/uploads/2011/06/pdf_codes_erasmus_10-11x.pdf 3

2) Contrat d Etudes (Learning Agreement) : Contrat d études, première page Il doit être rempli SANS AUCUNE RATURE NI TRACE DE CORRECTEUR! Il doit être daté et signé dans cet ordre par : 1. l étudiant 2. le directeur du master de l IEP 3. le coordinateur pédagogique de l IEP pour la mobilité sortante 4. les responsables de l université d accueil Ce document atteste que les cours suivis par l étudiant à l étranger s inscrivent dans le cadre de son master et lui permettent de valider des crédits. Dans les universités qui appartiennent au réseau Erasmus, il faut obtenir 30 ECTS pour valider un semestre et 60 ECTS pour valider une année. Les enseignements suivis à l étranger doivent être en conformité avec les objectifs pédagogiques du Master (autorisation préalable obligatoire du responsable du Master par la validation du contrat d études). Chaque master a établi ses propres règles pour le choix des cours (se renseigner auprès du secrétariat de son master). Dans le cadre d un double-diplôme, le choix des cours n est pas toujours libre. Comment remplir le Contrat d études : Avant son départ, l étudiant fera une première sélection des cours qu il envisage de suivre sur le site WEB de l université partenaire. Après avis de son directeur de master, il remplira le Learning Agreement, le fera signer par ce dernier puis par le coordinateur pédagogique pour la mobilité sortante. L étudiant emportera avec lui ce document à l étranger. Une fois arrivé à l université d accueil, l étudiant devra s assurer qu il peut suivre tous les cours qu il avait inscrits sur le Contrat d études. Si tel est le cas, l étudiant fera signer et tamponner ce document par les responsables de cette université et l enverra par voie postale au Référent bourse Erasmus de l IEP. En cas de modifications : Une fois l étudiant arrivé à l université d accueil, il se peut que certains cours qu il avait envisagé de suivre (et qu il avait inscrits sur le Contrat d études) soient modifiés, annulés ou réservés aux étudiants locaux. Dans ce cas, l étudiant devra remplir la deuxième page du Contrat d études (Annexe «Modifications du Contrat d études»). En aucun cas, il ne détruira ou raturera le Contrat d études original. 4

Avant de remplir l annexe «Modifications», l étudiant fera une sélection des cours susceptibles de l intéresser et soumettra par email cette liste à son directeur de master. Après avoir obtenu l aval de celui-ci, l étudiant pourra remplir l annexe en question, qu il fera signer et tamponner par les responsables de l université d accueil. Il enverra ensuite par voie postale le contrat initial ET la feuille modificative au Référent bourse Erasmus de l IEP qui se chargera de sa signature auprès du directeur de master et du coordinateur pédagogique pour la mobilité sortante. Contrat d études, annexe ««Modifications du Contrat d Etudes» APRES L ENVOI DE CES DOCUMENTS, L ETUDIANT OBTIENDRA LE PREMIER VERSEMENT DE SA BOURSE (75% du montant total)!!!!!! B) A la fin du séjour : Deux documents devront être remplis : o Attestation de présence ERASMUS + Rapport de fin de séjour ERASMUS 1) Attestation de présence Erasmus A REMPLIR SEULEMENT A LA FIN DU SEJOUR. 5

Ce document devra être rempli SANS RATURE NI CORRECTEUR et SIGNE, DATE et TAMPONNE par l'université d'accueil (les dates requises par l Agence européenne sont les dates de début et de fin des enseignements + examens). L étudiant devra ensuite l envoyer dans les plus brefs délais par courrier au Référent bourse ERASMUS de l IEP ou le rendre en mains propres à son retour. Les dates devront être les mêmes que sur le Contrat Etudiant ou en cas de départ anticipé (examens avancés), le contrat étudiant devra être refait. 2) Rapport de fin de séjour ERASMUS : Le Rapport de fin de séjour ERASMUS, 4 pages Ce document sera rempli à la main SANS RATURE NI CORRECTEUR, daté et signé puis envoyé par courrier ou remis en main propre au Référent bourse ERASMUS de l IEP. Attention : les dates que l étudiant indiquera sur le Rapport devront être les mêmes que sur l Attestation de présence ERASMUS et le contrat étudiant. Montant mensuel de la bourse Erasmus (2012-2013) : 160 euros/mois L étudiant dispose d un mois à compter de sa date de retour pour le rédiger et l envoyer au bureau des RI sous peine d annulation et de remboursement de la bourse. APRES L ENVOI DE CES DOCUMENTS, L ETUDIANT OBTIENDRA LE DEUXIEME VERSEMENT DE SA BOURSE (les 25% restants du montant total)!!!!!! CIEL Stage linguistique qui précède un séjour ERAMSUS (académique ou stage) La bourse CIEL s adresse aux étudiants partant dans le cadre d un séjour ERASMUS (stage ou académique) qui pratique une langue «rare». L étudiant peut alors bénéficier, selon le nombre de bourses allouées à l IEP par l Agence européenne et des places disponibles chez le partenaire, d un mois de formation financée dans la langue du pays. The EILCs take place in the following countries for the eligible languages in brackets: Belgium (Dutch), Bulgaria (Bulgarian), Croatia (Croatian), Cyprus (Greek), Czech Republic (Czech), Denmark (Danish), Estonia (Estonian), Finland (Finnish and Swedish), Greece (Greek), Hungary (Hungarian), Iceland (Icelandic), Italy (Italian), Latvia (Latvian), Lithuania (Lithuanian), Malta (Maltese), the Netherlands (Dutch), Norway (Norwegian), Poland (Polish), Portugal (Portuguese), Romania (Romanian), Slovakia (Slovak), Slovenia (Slovenian), Spain (Catalan, Valencian, Basque and Galician), Sweden (Swedish), Switzerland (Italian) and Turkey (Turkish). 6

Pour cela, l étudiant doit compléter le formulaire de candidature CIEL, en ligne sur le site de la commission européenne : http://ec.europa.eu/education/erasmus/eilc1011_en.htm et le transmettre par mail ou en mains propres au bureau des relations internationales de l IEP avant la date limite de candidature. Ouverture des campagnes : - Du premier semestre entre le 15 avril et le 1 er juin (deadline d application) Réponse fin juin des organismes - Du second semestre entre début septembre et 31 octobre Réponse fin novembre des organismes Le bureau des RI envoie les candidatures aux partenaires en fonction des souhaits que l étudiant a émis sur sa fiche de candidature. Le placement se fait par les organismes au fur et à mesure des arrivées des candidatures. Donc premier arrivé, premier servi. Le versement de la bourse intervient dès que l étudiant a transmis au bureau des RI l original de son attestation de présence au stage CIEL. ERASMUS STAGE Le dossier est à retirer auprès du Référent bourse ERASMUS de l IEP. Du fait d une enveloppe budgétaire limitée, peu d étudiants bénéficient du statut Erasmus stage. Il est attribué en priorité aux étudiants qui ne sont éligibles pas à la bourse Explo RA Sup. Elle s élève à 350 /mois. Les documents de bourse ERASMUS stage sont à compléter SANS RATURE, SANS CORRECTION, SANS CORRECTEUR BLANC sous peine de refus de la bourse voire de son remboursement. 7

A/Demande de bourse Explo RA Sup 1/Eligibilité BOURSE EXPLO RA SUP (Région Rhône-Alpes) (Toutes destinations-séjour académique et stage) La mobilité (stage ou séjour académique) doit se dérouler dans le cadre d un cursus sanctionné par un diplôme de l IEP. Elle doit être validée par des crédits ECTS et prévue dans le règlement d études du diplôme préparé par l étudiant. Ainsi, le stage à l étranger doit faire partie du programme d études du master. Les étudiants effectuant leur mobilité dans le cadre d une année de césure (interruption des études) ne sont pas éligibles. L étudiant doit avoir, au moment où il effectue sa demande de bourse, validé deux semestres dans un établissement d enseignement supérieur rhônalpin. Pas de condition de nationalité. Cependant, l étudiant étranger ne pourra pas percevoir de bourse Explo ra Sup, s il effectue sa mobilité dans son pays d origine. La durée de la mobilité est de 4 semaines minimum (soit 2 mois) pour un stage et de 8 semaines minimum (soit 4 mois) pour un séjour académique. La bourse Explo RA couvre l année universitaire ou le stage ; donc la période d installation (recherche de logement ), d orientation ou de vacances n est pas prise en charge. De plus, les règles d attribution de la Région Rhône-Alpes ne permettent pas au service des relations internationales de financer la totalité de la mobilité. Le montant de la bourse Explo RA Sup est de 95 euros par semaine (année 2012-2013). La durée de la bourse ne pourra pas être rallongée après acceptation du dossier mais elle peut être raccourcie en cas de départ anticipé. Un même étudiant peut bénéficier deux fois maximum de la bourse Explo RA Sup. Lorsqu un dossier, qui correspond à un projet précis, a été enregistré, il ne peut plus être modifié. La seule option est l annulation qui coûte comme 1 dossier sur les 2 possibles. L étudiant peut bénéficier au cours de la même année universitaire de deux bourses de mobilité qui peuvent être consécutives. Par exemple, l étudiant peut réaliser un séjour académique au premier semestre suivi d un stage au second semestre. Pour les stages, la durée de prise en charge sera la durée minimale prévue par le règlement des études du master. Si pendant son stage, l étudiant perçoit une rémunération mensuelle supérieure à 12,5% du plafond horaire de la Sécurité Sociale, soit actuellement 436,05 euros (546,05 euros pour les étudiants boursiers), il perdra le bénéfice de sa bourse Explo RA Sup. La bourse Explo RA Sup n est pas cumulables avec les bourses d une autre région, mais cumulable avec la bourse ERASMUS ou avec celle d un Conseil général (pas en Isère cela n existe pas!) 2/Constitution du dossier de bourse Explo RA Sup La sélection des projets de mobilité des étudiants est effectuée par l IEP. L étudiant reçoit sur sa boite générique @etu-iepg.fr uniquement un mail expliquant la procédure de candidature en ligne sur l extranet de la région Rhône-Alpes. Lorsque la candidature en ligne est complétée, elle doit être imprimée, signée, datée et ramenée au bureau des Relations internationales avant la date limite mentionnée dans le mail de candidature. CONSERVEZ PRECIEUSEMENT VOS IDENTIFIANTS, AINSI QUE TOUS LES COURRIERS QUE VOUS ADRESSERA LA REGION. ILS VOUS SERONT UTILES TOUT AU LONG DE VOTRE SEJOUR, NOTAMMENT POUR DEPOSER SUR LE SITE EXPLO RANET VOTRE RAPPORT DE FIN DE SEJOUR. L étudiant joindra les pièces suivantes à son dossier : CV Lettre de motivation dans laquelle l étudiant fera explicitement mention de la bourse Explo RA Sup. 2 RIB au nom de l étudiant (avec une procuration si le compte est ouvert à un nom différent de celui de l étudiant) L attestation d inscription de l étudiant à l IEP (certificat de scolarité) pour l année de la mobilité: o Si l étudiant participe à la campagne de bourse du mois de juin, il devra remettre le certificat de l année universitaire en cours au moment de la constitution du dossier. Le certificat de scolarité 8

de l année universitaire pendant laquelle se déroulera la mobilité devra être remis postérieurement au bureau des RI pour compléter le dossier de bourse. o La photocopie de la carte étudiante peut être acceptée si elle correspond à l année universitaire du séjour à l étranger. Pour les étudiants boursiers, l attestation CROUS définitive devra être fournie. Si le dossier est déposé en juin, l attestation CROUS définitive de l année en cours sera acceptée dans un premier temps. L attestation CROUS définitive pour l année de la mobilité, dès sa réception par l étudiant, devra être envoyée au bureau des RI pour compléter son dossier. Pour les étudiants partant en stage, la convention de stage signée par toutes les parties et indiquant le montant de la rémunération éventuelle perçue par l étudiant, devra être jointe au dossier. Si la convention n a pas encore été établie, un courrier de promesse de stage sera provisoirement accepté. B/Documents à remettre pour l obtention de la bourse 1/Avant de partir : La lettre de Notification de la bourse Explo RA Sup : Ce courrier est envoyé par la Région à l adresse indiquée dans le dossier de bourse (l étudiant doit inscrire une adresse fixe, souvent celle des parents). L étudiant fera une copie de ce courrier sur laquelle il portera la mention «J accepte le financement proposé» et signera en original. Il datera la mention uniquement s il reçoit cette lettre avant son départ. Il enverra par voie postale ou remettra en main propre la copie signée avec la mention au bureau des RI. Si cette lettre arrive après le départ de l étudiant et qu il se retrouve dans l incapacité d effectuer cette démarchage pendant son séjour à l étranger, il le fera obligatoirement à son retour, le dernier versement de la bourse Explo RA Sup sera alors conditionné à la remise de ce document. Au cas où l étudiant perdrait ce courrier, il devra rédiger sur papier libre une attestation par laquelle il déclare avoir reçu une bourse Explo RA sup. Exemple : «Je, soussigné(e) X, avoir reçu la bourse Explo RA Sup de la Région Rhône-Alpes pour une mobilité internationale d une durée de X semaines.» Pour information, voici à quoi ressemble la Notification de la bourse Explo RA Sup : 9

L aide au départ (uniquement les étudiants boursiers): Une aide au départ d un montant de 530 euros forfaitaires est octroyée à tous les étudiants boursiers, quel que soit leur échelon. Si l étudiant boursier effectue deux mobilités au titre de la même année universitaire, l aide au départ ne sera versée qu une seule fois. Pour la percevoir, l étudiant boursier devra fournir : L Attestation CROUS définitive. Si le départ a lieu en septembre, avant l inscription universitaire à l IEP, l Attestation CROUS conditionnelle sera acceptée provisoirement, à condition que le curriculum figurant sur la première page démontre le statut de boursier pour l année précédente). L Attestation CROUS définitive devra être envoyée au bureau des RI dès que l étudiant boursier la recevra. Ce document peut être envoyé par mail, par voie postale ou remis en main propre au Référent bourse Explo RA Sup. Une copie du justificatif de transport (train, avion, bateau) : billet électronique, facture, etc. Sur ce document, doit figurer obligatoirement le nom de l étudiant comme passager. Une facture de plein d essence sera refusée. 2/Au début du séjour : Deux documents devront être envoyés au Référent bourse Explo RA : o Pour les séjours académiques : Certificat de Présence Explo RA Sup + Contrat d études (Learning Agreement) o Pour les stages : Certificat de Présence Explo RA Sup+Convention de stage ORIGINALE (si elle n avait pas été rédigée avant le départ) Certificat de présence Explo RA Sup (tous séjours) : Il doit être rempli SANS AUCUNE RATURE NI TRACE DE CORRECTEUR! Il doit être aussi SIGNE ET TAMPONNE en original par l université d accueil/structure de stage (entreprises, ONG, organismes, etc.). En l absence de tampon officiel, la personne responsable devra signer le document et y joindre sa carte de visite qu elle signera aussi ou bien elle pourra imprimer ce document sur papier en-tête de l organisme et le signer. Ce document ne pourra pas être signé avant le début officiel de la formation académique/stage. Si la date de signature est antérieure à celle du début de la formation académique/stage, le Certificat sera REFUSE. 10

L étudiant inscrira sur le Certificat les dates de sa formation académique ou de son stage. Ces dates devront être les mêmes sur le Certificat final. L étudiant pourra envoyer par mail au Référent bourse Explo RA Sup de l IEP une copie scannée du Certificat de présence pour recevoir son premier versement. L étudiant devra alors conserver précieusement l original qu il remettra impérativement au bureau des RI à son retour. Si l étudiant choisit de l envoyer par voie postale, il lui est conseillé d en garder une copie afin de mettre les mêmes dates sur le Certificat final. Contrat d Etudes (Learning Agreement) séjour académique : Contrat d études, première page et seconde page modificative Voir la procédure pour le contrat initial et modificatif en pages 4 et 5 de ce guide concernant les bourses ERASMUS. Ce document porte le logo «ERASMUS» mais est néanmoins nécessaire pour attester auprès de la région Rhône-Alpes que les cours suivis par l étudiant sont sanctionnés par des crédits et approuvés par l IEP (directeur de Master). Attention, les étudiants en DD Kent doivent demander un formulaire de Learning Agreement particulier au bureau des RI. Pour les étudiants réalisant une mobilité hors Europe, une copie du Contrat d études signé et tamponné par les responsables de l université d accueil pourra être envoyée par mail afin d accélérer le versement de la première partie de la bourse Explo RA Sup. Ce document devra avoir été signé par le directeur de master de l étudiant et le coordinateur pédagogique pour la mobilité sortante avant le début du séjour à l étranger. Pour toute modification du contrat d études initial ou de l annexe modificative, une copie du mail du directeur de master donnant autorisation au changement/modification des cours sera exigée par le bureau des Relations internationales pour premier versement de la bourse Explo RA Sup. L original pourra être ensuite envoyé par voie postale si le pays d accueil dispose d un service postal fiable et peu couteux. Dans le cas contraire, l original pourra être remis en main propre au Référent bourse de l IEP au retour de l étudiant. La présentation et remise de la version originale de ce document seront exigées pour procéder au versement du solde de la bourse. Convention de stage : La Convention devra être signée par toutes les parties : - L étudiant - Le directeur de master 11

- Le directeur de l IEP - Le représentant de la structure d accueil L élaboration de la convention de stage est une démarche à effectuer auprès du Bureau des stages de l IEP. La convention doit comporter les dates du stage et, le cas échéant, le montant de la rémunération mensuelle accordée au stagiaire. Original de la convention de stage obligatoire (prévoir un exemplaire pour les RI). Si les dates du stage sont modifiées, l étudiant devra demander la rédaction d un Avenant à la convention et en envoyer une copie originale au Référent bourse Explo RA Sup de l IEP. Si pendant son stage, l étudiant perçoit une rémunération mensuelle supérieure à 12,5% du plafond horaire de la Sécurité Sociale, soit actuellement 436,05 euros (546,05 euros pour les étudiants boursiers), il perdra le bénéfice de sa bourse Explo RA Sup et devra rembourser le montant perçu. Si l étudiant effectue son stage dans un pays autre que celui renseigné au moment de son inscription sur Explo RA net, il devra en justifier auprès du Référent bourse Explo RA le plus tôt par un mail de son directeur de master justifiant du changement de destination du stage. La modification n est pas garantit par la région Rhône-Alpes. APRES L ENVOI DE CES DOCUMENTS, L ETUDIANT OBTIENDRA LE PREMIER VERSEMENT DE SA BOURSE (75% du montant total)!!!!!! En cas de modification/changement de son programme d études ou de problèmes de toute autre nature survenant lors de son séjour à l étranger, l étudiant devra en informer son directeur de master et le bureau des RI. Il est lui recommandé de conserver précieusement tous les messages échangés par mail avec ces personnes, ceux-ci pourront s avérer utiles si son dossier de bourse doit être modifié ou si une réclamation doit être portée auprès de la Région. 3/A la fin du séjour : Deux documents (tous séjours) devront être envoyés au Référent bourse Explo RA : o Certificat final Explo RA Sup+Rapport de fin de séjour Explo RA Sup Certificat final Explo RA Sup : Il doit être rempli SANS AUCUNE RATURE NI TRACE DE CORRECTEUR! Il doit être aussi SIGNE ET TAMPONNE par l université d accueil/structure de stage (entreprises, ONG, organismes, etc.). En l absence de 12

tampon officiel, la personne responsable devra signer le document et y joindre sa carte de visite qu elle signera aussi ou bien elle pourra imprimer ce document sur papier en-tête et le signer. L étudiant inscrira sur le Certificat final les dates de sa formation académique et de son stage. Ces dates devront être les mêmes que sur le Certificat de présence Explo ra Sup. Toutefois, si l étudiant décide de prolonger son stage au sein de la même structure d accueil, un Avenant à la convention de stage devra être établi. Une copie de l Avenant devra être jointe au Certificat final qui portera alors la date finale du stage. Ce document ne pourra pas être signé 10 jours avant la fin de la formation académique/stage. Si la date de signature est antérieure de 10 jours ou plus à celle de la fin du séjour/stage, le Certificat sera REFUSE. Le Certificat original devra être envoyé par voie postale ou remis en main propre au Référent bourse Explo RA. Le Rapport de fin de séjour EXPLO RA Sup : Le Rapport de fin de séjour Explo RA Sup sera rédigé en suivant les instructions (longueur et contenu) données dans le Guide de rédaction joint aux documents envoyés par la Région à l étudiant. Le Rapport devra être déposé sur le site EXPLO RA Net en utilisant les identifiants fournis par la Région. L étudiant doit aussi envoyer par mail une copie de ce rapport au Référent bourse Explo RA de l IEP. L étudiant dispose de 3 mois à compter de sa date de retour pour le rédiger sous peine d annulation de la bourse. Tout rapport non conforme sera à refaire. Attention à la syntaxe et à l orthographe, ces rapports sont destinés à être consultés sur le blog de la Région consacré à la bourse Explo RA Sup. APRES L ENVOI DE CES DOCUMENTS ET DE TOUS LES DOCUMENTS ORIGNAUX SI LE PREMIER VERSEMENT A ETE EFFECTUE AU VU DE DOCUMENTS SCANNES, L ETUDIANT OBTIENDRA LE SOLDE DE SA BOURSE (les 25% restants du montant total)! ATTENTION : Les étudiants doivent impérativement obtenir un relevé officiel de leur université d accueil afin de valider le cursus d études. 13

BMI (Bourse de mobilité internationale) Complément à la bourse CROUS La bourse BMI (Bourse de mobilité internationale) est un complément à la bourse CROUS pour les étudiants boursiers sur critères sociaux partant en échange académique ou en stage à l étranger (400 /mois en 2012-2013). Elle se cumule avec la bourse CROUS classique, qui ne s interrompt pas lors d un départ à l étranger. L enveloppe de BMI allouée à l IEP est si faible qu une bourse ne peut pas être attribuée à tous les étudiants boursiers partants. A quelques exceptions près, seuls les échelons les plus élevés (5/6) sont concernés. De même, seul le minimum de 2 mois est proposé à ceux qui ont la chance d en bénéficier. TRUCS, ASTUCES et CONSEILS à l USAGE de l ETUDIANT Pensez qu un dossier de bourse est aussi un moyen de sélection et un excellent apprentissage des arcanes de l administration française. Vous percevez de l argent public et à ce titre, les organismes financeurs sont extrêmement exigeants sur la constitution des dossiers. Le service des Relations internationales de l IEP vous sert d interface pour «décoder» ces exigences. Il est à ce titre votre meilleur allié. Les règles tatillonnes ne sont pas de son fait et ont pour but de vous «protéger» d un remboursement. Néanmoins, pensez que le service RI gère un nombre très élevé de dossiers. Il vous faudra donc être particulièrement rigoureux dans leur constitution et suivre à la lettre les instructions si vous souhaitez être payé, voire être payé rapidement Dès que votre dossier n entre pas dans la norme exigée, il devient une exception. Or, le système administratif français ne sait pas gérer le marginal ou le traite avec retard. Ce conseil restera valable tout au long de votre vie de contribuable, de citoyen, d assuré, de mandataire, etc Dans les petites choses pour vous simplifiez la tâche : - Lorsque vous faites signer un document de présence en original par l établissement/organisme d accueil, vérifiez les dates AVANT signature et imprimez votre document en double exemplaire. En cas de rature ou erreur du signataire dans l établissement d accueil, vous disposerez d un exemplaire vierge (voire pré-rempli par vos soins pour éviter les erreurs) pour refaire le document sur l instant. - Conservez systématiquement une copie de tous les documents envoyés et notez sur la copie la date, le moyen et la personne à qui il a été envoyé. - Lisez, même s il est particulièrement rébarbatif de le faire, ce petit guide à l usage de l étudiant. Et prenez l habitude de vous informer du format et de la totalité des règles du jeu administratif avant même de constituer un dossier (quel qu il soit). - Pensez que la personne qui traite votre demande, quelque soit l administration ou l organisme, est en contact permanent avec l agressivité et les sollicitations individuelles d usagers mécontents. Bien souvent, elle n est pas responsable des règles édictées par le système mais éponge les récriminations. Préservez cette personne, c est elle qui débloquera votre dossier. L agression ou l injonction ne sont qu un frein au règlement de votre dossier. Il ne s agit pas d être obséquieux (ça se voit et c est tout aussi insupportable) mais simplement poli et conscient que votre dossier, tout urgent qu il soit, ne l est pas moins que la totalité des autres que traite l agent à longueur de journée Enfin, bon courage et bon séjour 14