DESCRIPTIF DE VISION SAM/TES Samenwerken voor een meer rechtvaardige maatschappij Travailler ensemble pour une société plus juste Un centre d expertise en tant que balise pour le huissier de justice soucieux du bien-être social actuel et futur 1) MOTIF? Le 27 mars 2014, Marc Brackeva a été nommé Président de la Chambre nationale sur la base d un programme dans lequel la constitution d un centre d expertise juridique social était l un des fers de lance. Le présent descriptif de vision a pour but d informer tous les huissiers de justice, clairement et sans délai, au sujet de l établissement et de l objectif de ce centre d expertise. 2) OBJET? La Chambre nationale doit devenir une organisation professionnelle proactive, une source d inspiration, non seulement pour ses membres, mais également pour l ensemble des acteurs de notre société. Dans ce cadre, elle aura pour mission de fournir une assistance à ses membres, d améliorer l image de la société et de promouvoir positivement la «marque» de l huissier de justice. Le nouveau statut attribue des compétences étendues à la Chambre nationale qui est ainsi en mesure de déterminer son propre avenir en fonction des besoins de notre profession. Le défi consiste à mettre en œuvre de manière concrète les ambitions envisagées dans une structure réaliste et opérationnelle dans le cadre de laquelle l' image joue un rôle secondaire. Le centre d étude et de coordination «SAM/TES» est constitué en vue : - de garantir la continuité de la politique ; - de prévoir le meilleur appui possible de l huissier de justice (d un point de vue opérationnel, formation et expertise, TI et financier) - de développer une stratégie de communication proactive et positive de la «marque» de l huissier de justice à l égard de la société. Le nom «SAM/TES» a été choisi sans lien direct vers les huissiers de justice. En effet, l intention était de renvoyer à un contexte social plus étendu. - on entend par «SAM» : «Samenwerken voor een meer rechtvaardige maatschappij ; - et par «TES» : «Travailler ensemble pour une société plus juste». Le choix de noms de personnes (du moins en langue néerlandaise) trouve son origine dans la volonté de donner une image à la Chambre nationale et à la «marque» de l huissier de justice et de les rendre ainsi plus accessibles au grand public. «SAM/TES» aura la qualité d une ASBL avec une portée sociale. Le choix d opter pour une ASBL repose sur le fait que, au sein de telle forme juridique, les objectifs poursuivis par TES peuvent correspondre au plus haut degré à ceux de la Chambre nationale, tout en permettant d accomplir
des activités lucratives complémentaires afin de réaliser ces objectifs. L ASBL garantit également une responsabilité limitée à ses membres et permet d assurer la représentation des chambres d arrondissement et de la Chambre nationale dans les organes de TES (tant au niveau de l assemblée générale, qu au niveau du conseil d administration). Enfin, une ASBL peut être constituée de manière simple et rapide et le choix pour une ASBL n implique qu une charge administrative limitée dans son fonctionnement journalier. TES est fondé par 3 catégories de membres effectifs, tous membres de l assemblée générale : Toutes les 26 chambres d arrondissement des huissiers de justice actuelles (membres A); La Chambre nationale (membre B); Des personnes physiques pouvant démontrer un lien avec la CNHB par le passé et ayant joué un rôle durable au sein de la CNHB (membres C). Un directeur qui sera chargé de la gestion quotidienne sera recruté. La «SAM/TES» réalise ses activités dans le cadre de son objet social. Ce dernier sera stipulé dans les futurs statuts. Le Comité de direction de la Chambre nationale peut charger la «SAM/TES» d une mission si celle-ci est conforme au but social. Toutes les décisions politiques sont prises par le Comité de direction de la Chambre nationale. La «SAM/TES» a donc plutôt un rôle de soutien et d approfondissement dans le cadre de la gestion qui est mise en œuvre. Elle se chargera ainsi du soutien administratif et de la définition du contenu lors de l établissement des commissions de désignation et lors du développement d un centre d expertise dans le cadre de sa fonction d approfondissement. Cela n empêche toutefois pas que, pour certains projets, la «SAM/TES» doive dans la pratique pouvoir jouer un rôle de pionnier lié à son but social. La «SAM/TES» pourra ainsi être mandatée par la Chambre nationale en vue de la mise en œuvre urgente de travaux juridiques préparatoires (tels que l établissement d un règlement d ordre intérieur) qui sont nécessaires pour concrétiser la gestion, conformément au nouveau statut. Par ailleurs, le centre offrira un forum de discussion aux parties intéressées, à savoir les groupes d intérêt de la «CVG» (Conferentie van Vlaamse Gerechtsdeurwaarders Conférence des Huissiers de justice flamands), de l «UFHJ» (Union francophone des Huissiers de justice), de la «CEHJ» (Chambre européenne des Huissiers de justice), de l «UIHJ» (Union internationale des Huissiers de justice) et de la «ANCHJ» (Association nationale des Candidats-Huissiers de justice), qui toutes, avec leurs propres spécificités, sont disposées à participer à une réflexion proactive et constructive et à collaborer au développement de la profession. La «SAM/TES» demandera aux membres de l administration de ces organisations de s engager «à présenter un front uni» que ce soit dans le cadre d un mécanisme de projet ou de manière structurelle par le biais d un conseil consultatif n ayant pas droit de vote au sein du Conseil d Administration. Ce conseil consultatif renforcera le réseau grâce à la connexion entre ses membres, ce qui permettra de mieux soutenir des initiatives de formation ou de responsabilisation. En collaboration avec ces différents groupes d intérêt, la «SAM/TES» œuvrera en outre à la constitution d un service de médiation centralisé au service du citoyen. La «SAM/TES» a notamment pour but de mettre en œuvre une stratégie de communication proactive et positive dans le cadre de la promotion de la «marque» de l huissier de justice à l égard de la société, voire du monde politique. Dans ce contexte, la stratégie de «lobbying» dans sa conception traditionnelle ne sera pas suivie. La «SAM/TES» préconisera, en effet, une autre méthode de travail : après que le fond du dossier ait été préparé au mieux, le dossier sera transmis à la (aux) personne(s) appropriée(s) qui pourra (pourront) le promouvoir politiquement et socialement sur la base de ses (leurs) compétences ou de sa (leur) fonction sociale. 3) ORIGINE? Le cadre de la constitution du centre a été esquissé pour la première fois dans le rapport du Conseil permanent 2011-2012 et a été a approuvé par ce même Conseil le 27 septembre 2012 et par l Assemblée générale le 27 octobre 2012.
Le 23 mai 2013, une réunion portant sur l établissement du Centre a été organisée et le même sujet a été à nouveau abordé le 20 juin 2013 au sein du Conseil permanent qui a donné son approbation sans remarques complémentaires. 4) QUELS SERVICES RELÈVENT DE LA «SAM/TES»? Le service juridique, le service financier, le service des projets techniques et le service de communication. L intention n est pas de reprendre le fonctionnement quotidien actuel ni le personnel de la Chambre nationale. De ce fait, l administration dans son ensemble (sous les auspices de la directrice Murielle Geudin), y compris la préparation administrative des affaires disciplinaires, le soutien administratif du Comité de direction, les procèsverbaux des réunions ainsi que le service d assistance TI et le service d assistance juridique (avec les juristes actuels) est maintenue au sein de la Chambre nationale. «SAM/TES» se concentre sur ce qui n a pas encore été fait ou sur ce qui peut être optimisé. Il va de soi que les missions des services de la «SAM/TES» feront l objet d une analyse détaillée tenant compte du fonctionnement actuel de la Chambre nationale. En cas de chevauchement des missions, le modus operandi le plus rentable sera toujours privilégié ce qui pourra, par exemple, mener au transfert de l un des juristes de la Chambre nationale au service juridique de la «SAM/TES». Un collaboration étroite entre le(s) service(s) de la «SAM/TES» et la Chambre nationale est en tout état de cause une condition indispensable de réussite. Vous trouverez ci-dessous un aperçu clair de la composition et des missions des différents services du centre d étude et de coordination : 1. Service juridique 1.1. Composition Un juriste (à recruter). 1.2. Missions Au niveau fédéral et européen, nous sommes à la veille des procédures électroniques, avec notamment la signification par e-mail. Dans ce cadre, force est de développer une solide argumentation juridique pour le législateur en vue de maintenir la compétence territoriale et de permettre les économies nécessaires. Dans le cas contraire, ce processus pourrait en effet conduire à une détérioration des services due à la perte de l implication locale (cf. huissier de proximité). Pour la phase de démarrage : analyse juridique par un cabinet d avocats externe des possibilités pour la «SAM/TES» de reprendre les différents contrats de la Chambre nationale ainsi que des conséquences de cette reprise en termes de TVA. Centralisation de toutes les informations juridiques pertinentes pour la profession (jurisprudence, doctrine, informations pratiques). Examen sur le plan interne : profiler la profession à l égard de l ordre judiciaire, de la politique et de la société moyennant des analyses ponctuelles, des études juridiques, etc.. L ambition est de s améliorer sur le plan interne et non pas de se défendre contre la critique extérieure ; c est là la justification de cet auto-examen. Il est toutefois important d être conscient de la vision et de l agenda des différents acteurs concernés par le débat social, notamment les associations de consommateurs et de lutte contre la pauvreté, les bureaux de recouvrement, les médiateurs de dettes, etc.. Constitution d un service de médiation au service du citoyen en collaboration avec le service de communication. Contribution lors de la mise en œuvre des formations et de la rédaction du site Internet, du «e- zine» et d autres publications.
2. Service financier 2.1. Composition Un business controller (à recruter). 2.2. Missions Étude sur la rentabilité d un achat groupé et d un partage de frais pour l achat de papier, le recrutement, les adaptations de logiciel par les fournisseurs, l énergie et les assurances. Définition d un cadre de manière à attribuer plus de compétences au collège des réviseurs d entreprises afin que celui-ci puisse mieux analyser et optimaliser l ensemble des transactions financières (passées, actuelles et à venir) de la Chambre nationale. Examen sur le plan interne : analyse et établissement d un rapport sur le rôle financier et économique de l huissier de justice en relation avec la société (qu est-ce que l huissier de justice rapporte à la société?). À titre complémentaire: formations financières,... 3. Services des projets techniques 3.1. Composition Le service des projets techniques sera coordonné par le gestionnaire de projets actuel de la CNHB. Un gestionnaire de projets supplémentaire sera recruté. 3.2. Missions Préparation technique de la mise en œuvre de la signature électronique et de la signification par e- mail. Après l entrée en vigueur de la législation correspondante, la Chambre nationale sera la seule autorité ayant la faculté de se charger de la valorisation et du contrôle de ces procédures de manière à ce que chaque huissier de justice puisse disposer de ces instruments. Mise en œuvre du bon de greffe électronique et communications avec les institutions publiques par le biais du bon authentique. Gestion, direction et développement technique de la plateforme «CIA» et mise en œuvre de l accès à des nouvelles bases de données. La plateforme logicielle actuelle fonctionne déjà intégralement de manière indépendante : couverture contractuelle moyennant un «Business Continuity Plan» et une convention «Escrow» et contrôle par un gestionnaire de projets externe. Le partage des codes sources et de l expertise entre les fournisseurs de logiciels de la Chambre nationale doit être davantage officialisée. Le service des projets techniques prévoit également un back-up interne du gestionnaire de projets externe. Par le biais du service de communication, tous les confrères seront informés du fonctionnement et de l indépendance de la plateforme. Gestion, direction et développement technique du FCA. 4. Service de communication 4.1. Composition Le service de communication sera piloté par le responsable de la communication / le porte parole (à recruter de préférence un juriste bilingue). Pour l exécution de certaines missions de communication, il sera fait appel à un bureau externe. 4.2. Missions Développement d un plan de communication stratégique à trois niveaux dans le cadre duquel aussi bien les confrères individuels que les différents groupes d intérêt et la «marque» de l huissier de justice bénéficient des instruments appropriés en vue de la mise en œuvre des objectifs stratégiques à chaque niveau. Développement d un centre de formation de manière à diffuser l expertise et l expérience de manière efficace au sein de la fonction. En concertation avec les acteurs du terrain, une offre de formation pertinente sera développée au niveau local et de manière centralisée aussi bien pour les
huissiers de justice stagiaires que pour les candidats huissiers de justice et les huissiers de justice titulaires. Le soutien à la gestion financière constitue un priorité. Pour chaque région, une série de soirées infos sera organisée au niveau local pour répondre aux questions spécifiques et aux problèmes des confrères : modalités d organisation de la comptabilité, traitement de la TVA, des comptes tiers et de la gestion financière en général. Développement d un forum de discussion en ligne (intranet) qui permet l échange d expertise sur différents sujets entre les confrères avec l intervention de la «SAM/TES» en tant que facilitateur. De la sorte, diverses informations synoptiques et pertinentes relatives à la fonction peuvent être consultées par les confrères individuels. L accent est mis sur les actions qui promeuvent la réputation et l efficacité de la «marque» de l huissier de justice : réseautage vers les organes traditionnels, communiqués de presse, anticipation des critiques des médias (sociaux) ou des associations professionnelles contre notre fonction, mise en œuvre d une campagne d information sur notre rôle social à l attention des citoyens et des entreprises. Conformément aux dispositions du nouveau statut, une communication vers l ensemble des confrères sera mise en œuvre à titre de responsabilisation dans le cadre de la collaboration avec des bureaux de recouvrement. La Chambre nationale incarne l huissier de justice qui s abstient de toute collaboration directe et indirecte avec des bureaux de recouvrement. Publication d un rapport annuel avec un aperçu des résultats de l examen sur le plan interne : chiffres, réalisations et thématiques de travail. Ce rapport n est pas uniquement destiné à l organisation en tant que telle, mais peut également servir de levier en vue de confronter les besoins de la politique avec ceux de la société. Une mise à jour du site Internet de la Chambre nationale est impérative afin de promouvoir une implication du citoyen et des entreprises. Le site actuel n est pas suffisamment centré sur l utilisateur. Lancement et diffusion de l «e-zine» en collaboration avec le service juridique. 5) SOUTIEN «SAM/TES» : La «SAM/TES» offrira un forum de discussion aux parties intéressées qui sont disposées à participer à «présenter un front uni» et a, de ce fait, également pour but de créer une assise sociale pour nos projets. En vue de soutenir la «SAM/TES», un conseil scientifique sera constitué ; des professeurs de différentes universités y siégeront. Ces professeurs se porteront garant du fondement scientifique et de la promotion de nos propositions et de nos points de vues. Ils appuieront également le service juridique dans la formation continue. Leur implication contribuera à l assise sociale des points de vues adoptés.