Prélèvements S.E.P.A. Quels changements pour votre collectivité?
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Qu est-ce que le projet SEPA? Le projet SEPA (Single Euro Payments Area - Espace unique de paiement en euros) vise à harmoniser les moyens de paiement en euro entre les 33 pays membres (Pays de l Union Européenne ainsi que l Islande, la Norvège, le Lichtenstein, la Suisse, Monaco et San Marin ). À l'intérieur de cette zone, un paiement en euro devra être traité: Avec La même rapidité. Avec La même sécurité. Dans les mêmes conditions qu un paiement national. La mise en place des moyens de paiements SEPA est dictée par la Directive sur les services de paiement publiée au JO de l UE le 5 décembre 2007, fournissant la base juridique nécessaire. Le prélèvement SEPA est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles libellées en euros. 3
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Qu est-ce que le projet SEPA? La mise en oeuvre du projet SEPA se traduit par: La disparition des coordonnées bancaires nationales remplacées par une codification internationale: Des numéros de comptes (IBAN : International Bank Account Number) Des établissements bancaires (BIC: Bank Identifier Code) En France, l IBAN compte 27 caractères Exemples BANQUE AGENCE PAYS CODE PAYS CODE BIC DEXIA BANK SA Bruxelles Belgique BE GKCCBEBB Fortis Banque S.A. Bruxelles Belgique BE GEBABEBB La Banque postale Centre financier de Nantes France FR PSSTFRPPNTE La Banque postale Centre financier de Montpellier France FR PSSTFRPPMON De nouveaux moyens de paiement: Le virement SCT (SEPA Credit Transfert utilisé notamment par le protocole RMH SEPA) Le prélèvement SDD (SEPA Direct Debit utilisé par les protocoles ORMC et TP GROUPE SEPA) 5
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SEPA, quelle échéance pour sa mise en œuvre? La date butoir pour remplacer le prélèvement national par le prélèvement SEPA était initialement fixée au 1 er février 2014. En janvier, la Commission européenne a proposé l'adoption d'une période de transition supplémentaire notamment pour les petites et moyennes entreprises, artisans et associations. Les prestataires de service de paiement pourront donc continuer d accepter des ordres de virement et de prélèvement aux formats nationaux jusqu au 1er août 2014. Cependant, les protocoles actuels à destination des Centres de Finances Publiques devront se conformer à la norme SEPA avant le... 30 avril 2014 Si les protocoles RMH (virement des salaires dans le cadre d un mandatement collectif) ou TP GROUPE (prélèvements) ont été adaptés à la norme SEPA, le protocole ROLMRE qui permet aux Centres des Finances Publiques d assurer le recouvrement des rôles de facturation mais également de transmettre les ordres de prélèvement ne sera jamais conforme à la norme SEPA. Ce protocole devra impérativement être remplacé par un nouveau protocole: ORMC (Ordre de Recette Multi-Créancier) IMPORTANT! L emploi du protocole ORMC nécessite le passage préalable en production P.E.S. 7
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Qu est-ce qui change? L actuel Numéro National Emetteur (NNE) de votre collectivité est remplacé par un Identifiant Créancier SEPA appelée ICS qui doit vous être fourni par votre Centre des Finances Publiques. C est le préalable indispensable à toute migration de vos prélèvements en mode SEPA. La Banque de France ne délivre qu un seul ICS par N de SIREN: la collectivité (créancier) qui détiendrait plusieurs NNE devra par contre utiliser un ICS unique. Elle pourra alors utiliser le code activité libre (ZZZ) à sa convenance pour différencier ses différences activités. Ce code n est pas vérifié dans les protocoles. 9 La demande et l autorisation de prélèvement sont remplacées par un mandat de prélèvement SEPA plus détaillé: Chaque mandat de prélèvement doit être identifié par une Référence Unique de Mandat, appelée RUM. La banque du débiteur n a plus la charge de la conservation et du contrôle de l autorisation de prélèvement: la collectivité devient l unique responsable de la gestion et de la conservation du mandat au moins 14 mois en cas de contestation (5 ans requis par le droit commercial). La collectivité (créancier) a l obligation de notifier à ses débiteurs l arrivée d un prélèvement SEPA par tout moyen utile au moins 14 jours calendaires avant son échéance (sauf accord spécifique). Les remises de Prélèvements SEPA doivent indiquer pour chaque prélèvement les informations du mandat (ICS, RUM, type de paiement, date de signature, ). Ce prélèvement SEPA peut être soit ponctuel soit récurrent (cyclique). L émission de prélèvements récurrents doit respecter un ordre de présentation (séquence) distinguant, pour un mandat donné, le premier prélèvement émis appelé FIRST des suivants appelés RECURRENTS.
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Le circuit du prélèvement SEPA Collectivité Créancier identifié par un I.C.S. 1 Envoi d un mandat de prélèvement à signer Retour du mandat complété et signé 2 4 3 Envoi d une notification préalable (facture...) Abonné/Payeur 1. La collectivité ( créancier) remet un mandat de prélèvement ponctuel ou récurrent au payeur. 2. Le payeur retourne à la collectivité ce mandat accompagné d un R.I.B. au format SEPA (IBAN/BIC) dûment renseigné et signé. Ce mandat doit être archivé, dématérialisé par la collectivité qui lui attribuera une R.U.M. (Référence Unique de Mandat, identifiant libre et souvent géré par logiciel). 3. La collectivité doit alors adresser une notification au payeur au moins 14 jours calendaires avant toute échéance de prélèvement et par tout moyen utile. La facture peut servir de moyen de notification. 4. La collectivité transmet les données du mandat (ICS, RUM, type et séquence de paiement) dans l ordre de prélèvement SDD (SEPA Direct Débit) adressé à la Banque de France via le Centre des Finances Publiques au moyen d un flux ORMC qui succède à ROLMRE ou d un flux TP GROUPE SEPA. 5. La Banque de France émet l ordre de prélèvement SDD dans le système interbancaire. 6. La banque du payeur lui restitue une information plus riche grâce aux informations présentes dans l ordre de prélèvement (RUM, Libellé de l information sur 140 caractères). 6 5 Emission interbancaire des ordres SDD
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Le mandat de prélèvement 13 Le mandat remplace les 2 documents actuels, la demande de prélèvement et l autorisation de prélèvement, par un document unique par lequel le débiteur autorise à la fois : le créancier (collectivité) à émettre des ordres de prélèvements SEPA. sa banque à débiter son compte du montant des ordres présentés. La forme du mandat de prélèvement est libre mais certaines mentions doivent obligatoirement y figurer: Le titre : «Mandat de prélèvement SEPA». La mention légale informant le client débiteur de ses droits : «En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez {nom Créancier} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {nom Créancier}. Vous bénéficiez du droit d être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé» La Référence Unique du Mandat (RUM) L Identifiant Créancier SEPA (ICS) de la collectivité. Le nom de la collectivité. L adresse complète de la collectivité. Les informations que le débiteur qu il devra compléter et/ou vérifier : Son Nom ou Raison Sociale Son adresse complète Son N de compte IBAN + BIC de la Banque Le type de paiement : Ponctuel (valable pour un seul prélèvement SEPA) ou Récurrent (suite de prélèvements) Le lieu et la date de signature. Les logiciels de facturation BERGER-LEVRAULT permettent l impression du mandat de prélèvement a l exception de DOMUS.
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R.U.M.: Référence Unique du Mandat Contrairement aux autorisations de prélèvements, le mandat de prélèvement SEPA fait l objet d une identification unique appelée R.U.M. (Référence Unique du Mandat). Cette référence est librement choisie par la collectivité et comporte 35 caractères au maximum. Cette référence doit rester immuable jusqu à la fin des créances qui lui sont liées. Dans vos logiciels BERGER-LEVRAULT, la R.U.M. est calculée automatiquement de la manière suivante: Une racine qui sera ++ pour un mandat migré ou 00 pour un nouveau mandat. Une lettre attribué e arbitrairement selon le logiciel utilisé Facturation standard, Facturation Eau... Par exemple M pour la Facturation standard e.magnus. Le N ICS: Par exemple FR88CGA599262 La date: Par exemple 25022014 (25 février 2014) L heure au millième de seconde près: Par exemple 102304869 (10:23:04 869/1000) Un N d ordre séquentiel: Par exemple 01 15
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La migration des autorisations existantes Il n est pas nécessaire de faire signer un nouveau mandat de prélèvement SEPA pour les prélèvements nationaux existants. Il est possible d utiliser le principe de continuité pour migrer les autorisations de prélèvement existantes en mandats SEPA. Cette opération consiste à : Convertir, collecter ou vérifier les coordonnées au format SEPA (IBAN/BIC). Créer un mandat de prélèvement et lui attribuer une R.U.M. qu il est recommandé de faire débuter par «++». Informer vos débiteurs prélevés existants que leurs créances seront dorénavant recouvrés au moyen du prélèvement SEPA et ce au plus tard 14 jours avant le premier prélèvement. Les logiciels BERGER-LEVRAULT (à l exception de DOMUS) disposent des fonctionnalités nécessaires pour réaliser ces tâches. 17
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La notification d un prélèvement SEPA. Concernant la migration SEPA des prélèvements existants, le courrier de notification doit parvenir au débiteur au moins 14 jours calendaires avant l échéance du prélèvement (sauf accord spécifique). Ce courrier doit contenir les informations suivantes: Les informations relatives au débiteur. L identifiant ICS de la collectivité. L objet du prélèvement. La Référence Unique du Mandat. Les contacts en cas : De modification ou révocation de mandat. De réclamation relative au prélèvement. L impression de cette notification est prévue dans tous les logiciels de facturation BERGER-LEVRAULT à l exception de DOMUS. Concernant une échéance réccurente, la facture peut faire office de notification à condition qu elle parviennent dans les délais 14 jours calendaires avant le prélèvement. 19
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La gestion des mandats au quotidien Le débiteur peut être amené à amender le mandat de prélèvement qu il a initialement signé, par exemple, en changeant ses coordonnées bancaires. Cela ne nécessite pas pour autant la signature d un nouveau mandat mais les éléments associés devront être archivés avec le mandat original. Les changements seront d ailleurs véhiculés dans les protocoles informatiques. Le premier prélèvement SEPA d une série est dit «FRST» pour FIRST (premier), les suivants RCUR pour récurrents. Un prélèvement récurrent sera rejeté si un prélèvement first n a pas été émis au préalable. Un prélèvement first doit obligatoirement être émis suite: À la migration de vos autorisations de prélèvement national. Au changement de banque du débiteur. A un prélèvement first rejeté. Un mandat de prélèvement SEPA reste valide jusqu à 36 mois après l émission du dernier prélèvement ou jusqu à sa révocation par le débiteur. Une option existe dans vos logiciels BERGER-LEVRAULT pour révoquer un mandat. 21
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La contestation d un prélèvement SEPA Comme pour les prélèvements nationaux, un débiteur peut contester ou demander le remboursement d un prélèvement: Avant le débit de son compte, un client peut faire opposition au paiement du prélèvement auprès de sa banque. Après règlement, jusqu à 8 semaines suivant le débit, un payeur prélevé peut obtenir le remboursement d un prélèvement sans avoir à justifier sa demande. Ce remboursement est en principe immédiat. Après 8 semaines et jusqu à 13 mois après le débit, un payeur prélevé peut contester un prélèvement pour mandat inexistant, révoqué ou invalide et en demander le remboursement. C est sa banque qui effectue la démarche de recherche de preuve auprès de votre trésorier qui vous la fera suivre. Il reviendra à la collectivité de produire sous 7 jours ouvrés tous les éléments de preuve d existence de mandat valide. Le refus, le remboursement ou la contestation d un prélèvement n en éteint pas pour autant l existence de la dette de votre débiteur qui continue à courir jusqu au règlement du contentieux. 23
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En synthèse, ce qui change: Elément Prélèvement National Jusqu au 30/04/2014 Prélèvement SEPA Zone France 33 pays membres. Identifiant Compte bancaire R.I.B. National composé de: Code banque / Code guichet N de Compte Clé RIB BIC (Bank Identifier Code) IBAN (International Bank Account Number) Identifiant du créancier NNE (Numéro National Emetteur) ICS (Identifiant Créancier SEPA) Référence Mandat Aucune Référence Unique du Mandat (R.U.M.) Archivage Par la banque du débiteur (Autorisation de Prélèvement) Par le Créancier (Demande de Prélèvement) Par le Créancier (collectivité) uniquement. Validité Permanente 36 mois après le dernier prélèvement. Délai de notification préalable Non défini 14 jours avant l échéance (sauf accord particulier) Délai max de rejet (par la banque du débiteur) Délai max de rejet (par le débiteur sans motif) Délai max de rejet (par le débiteur mandat invalide, contesté ou inexistant) 7 jours ouvrés après le prélèvement 5 jours ouvrés après le prélèvement 8 semaines 8 semaines 13 mois 13 mois Protocole d échange comptable INDIGO ou PES Passage en production PES préalable si le protocole d échange facturation est ORMC 25
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La mise en œuvre de vos logiciels de facturation Après la lecture attentive de ce diaporama, nous vous recommandons de procéder au plus vite à la migration SEPA dans vos logiciels de facturation et notamment à la notification de vos abonnés prélevés qui, rappelons-le encore une fois doit respecter un délai de 14 jours minimum avant le premier prélèvement. Nous vous adressons pour ce faire la documentation correspondant aux logiciels que vous utilisez (WMAGNUS ou e.magnus) à l exception de DOMUS dont la version à pris du retard et des logiciels e.enfance ou BL résidents que nous ne maintenons pas. Nous vous ferons bientôt suivre une autre documentation concernant la génération des flux ORMC ou TP GROUP SEPA selon le protocole que vous utilisez. Vous pourrez retrouver bientôt tous ces documents sur notre site: www.cdg22.fr. 27
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Une équipe de 6 personnes à votre service Contacter le support au Centre de Gestion: Téléphone: 02.96.58.64.17. Mél: magnus@cdg22.fr. Fax: 02.96.58.63.66. Site: www.cdg22.fr (retrouvez nos supports ici: http://www.cdg22.fr/cdg22.asp?idpage=8200) N oubliez pas d indiquer : La nature de votre problème, le message d erreur, éventuellement joignez une copie d écran. Nom de la personne à recontacter, horaires. N de téléphone (direct) ou mail (Pensez à l associer à votre signature mél) 29
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