Comment Elaborer un Plan d Action Tenant compte du temps et des ressources limités des responsables de mise en œuvre de programmes, les outils de la série Straight to the Point (Droit au But) de Pathfinder International offre des instructions claires et concises sur une variété de préoccupations relatives à la conception, la mise en œuvre et l évaluation de programmes. Qu est-ce qu un Plan d Action? Un plan d action, c est la carte visuelle de la méthode de mise en œuvre de ton projet. Il inclut toutes les activités, le temps et la durée de chaque activité, ainsi que les personnes responsables de chacune d elles. Un plan d action implique l identification des activités et des ressources nécessaires à l accomplissement du projet. Il divise un large projet en sous-projets plus faciles à gérer, et assigne un responsable à chacun de ces sous-projets. Un plan d action inclut un calendrier et un ordre d exécution des différentes sous-activités. Il prévoit un espacement réaliste des activités afin d éviter les problèmes de calendrier. Développer un plan d action semble difficile, mais c est nécessaire au succès d un projet et en fait, c est très facile! Pourquoi un Plan d Action est-il Important? Pour la réussite de ton projet, tu as besoin de réfléchir à comment le mettre en œuvre et à quoi ton projet veut aboutir. Tu dois comprendre ton environnement, les ressources disponibles, les partenaires et supporteurs potentiels, le calendrier d exécution et les défis éventuels. Apres l identification concrète des buts et objectifs, tu choisiras les activités qui te permettront de les matérialiser. Choisir les buts, objectifs et activités n est pas suffisant. Tu dois réfléchir à pourquoi chaque activité est importante et comment et quand réaliser chacune d elle. En plus de t aider à en définir les buts, objectifs et activités, un plan d action t offre les moyens de suivi du projet. Lors de la mise en œuvre de ton projet, tu devrais souvent te référer au plan initial et le discuter avec tes collègues. Lors de ces discussions régulières, vous mesurerez les progrès accomplis, identifierez les problèmes, rechercherez les solutions, opérerez des changements, et identifierez les secteurs qui nécessitent innovation. Ici, innovation signifie trouver des voies nouvelles et plus efficaces pour la mise en œuvre du projet, en tirant des leçons de ce qui a été déjà fait. Comment Utiliser cet Outil? Cet outil te guide à travers le processus de développement d un plan d action. Il t aidera à réfléchir de façon concrète aux moyens nécessaires à la réalisation des objectifs du projet. Il devrait être développé lors d un atelier organisé par les membres de ton organisation impliqués dans la mise en œuvre du projet. Des feuilles de papier additionnelles, un tableau-papier, ou un ordinateur pourrait aider à prendre note et enregistrer tes réponses. Les six étapes ci-dessous divisent ton projet en sous-projets plus faciles à gérer, ce qui t aidera à choisir avec précision quoi faire, quand le faire, et qui en serait responsable. L étape 5 réunit toutes les étapes précédentes et t aide à créer un plan d action. L étape 6 fournit des instructions pour le suivi de ton plan d action. Pathfinder International www.pathfinder.org 1
ETAPE 1 : Définit ton But Déterminer le but général du projet constitue la première étape. Un but est le résultat final que tu veux atteindre. Assure-toi que ce but est raisonnable et réalisable, en tenant compte de tes contraintes (temps, argent, ressources humaines, etc.) Ne choisis pas un but trop général et trop vague sois réaliste et spécifique. Ton but devrait être suffisamment précis pour être réalisée, mais aussi assez large pour mieux comprendre l objet de ton programme. Tu peux commencer par penser au problème plus vaste qui englobe celui que tu veux régler. Par exemple, le but initial pourrait être : réduire la transmission mère-enfant du VIH. Cependant, ceci étant très général, tu as besoin d être plus spécifique. Un moyen de réduire la transmission mère-enfant est d accroitre l utilisation des services de Prévention de la Transmission Mère-Enfant (PTME) du VIH. Exemple de but : Accroitre l utilisation des services PTME par les femmes enceintes du district porteuses du VIH. but Quel est ton but? ETAPE : Définit tes Objectifs Ton but devrait être divisé en différents objectifs qui contribueront directement à sa réalisation. Les objectifs sont des étapes plus petites à franchir pour atteindre ton but. Ils doivent être clairs et spécifiques. Leur nombre doit être limité (pas plus de trois). Note : Si ton objectif est plus long à atteindre que ton but, alors ce n est pas un bon objectif. Si ton but est d accroitre l utilisation des services PTME par les femmes enceintes porteuses du VIH, un objectif pourrait être de rendre ces services facilement accessibles (par exemple, offrir des services au moment où ces femmes sont disponibles, offrir les services dans plus de cliniques, assurer un environnement sans stigmatisation dans ces cliniques.) Exemple d objectif : Rendre les services PTME facilement accessibles aux jeunes femmes. objectifs Quels sont tes objectifs? Objectif 1 Objectif Objectif Pathfinder International www.pathfinder.org
ETAPE : Identifier les Activités et leur Synchronisation : Pour chaque objectif, pense à des activités concrètes capables de t aider à l atteindre. Tes activités devraient être conçues de sorte à atteindre tes objectifs individuels progresser vers ton but. Tu ne peux pas et ne devrait pas tout faire.* Pense à ton expertise, ta capacité, aux fonds disponibles, et à ce qui aura le meilleur impact sur tes objectifs. Ainsi, si ton objectif est de «rendre les services PTME facilement accessibles aux jeunes femmes», réfléchit aux activités spécifiques que tu pourrais mener pour le réaliser. Exemple d activités : Recherche quand les cliniques offrent ces services et le moment où les jeunes femmes veulent les utiliser. Tiens des réunions avec le personnel des cliniques pour discuter des possibilités d offrir des services PTME en dehors des heures régulières. Conduit un atelier de sensibilisation avec le personnel des cliniques sur la stigmatisation et les attitudes négatives à éviter. Il est important de concevoir des activités concrètes et très spécifiques. Les idées telles «aide les femmes à utiliser les services» ou «rend plus de cliniques disponibles» ou «améliore les services» ne fournissent aucune précision ou instruction sur quoi faire par la suite. Avec cela à l esprit, choisis une à cinq activités à mener pour atteindre chaque objectif. Note : Chacune de ces activités contient probablement plusieurs sous-activités. (Par exemple, conduire un atelier de sensibilisation avec le personnel de santé nécessite le développement d un curriculum, la préparation de documents pour les participants, la location d un lieu pour l événement, etc.) Il te serait utile d avoir un plan d action très détaillée qui inclut toutes les sous-activités contenues dans chaque activité. (Le modèle présenté en page 6 n inclut pas autant de détails.)does not include that level of detail.) objectif 1 1 5 * Ton plan d action et ton budget sont liés. N oublie pas de tenir compte de tes ressources financières lorsque tu planifies chaque activité. Pathfinder International www.pathfinder.org
ETAPE : Identifier les Activités et leur Synchronisation (suite) objectif 1 5 objectif 1 5 synchronisation : Tu peux utiliser ton plan d action pour ordonner tes activités, définir leur période de réalisation, et assigner des responsables à chacune d elles. Cela n aide pas qu à créer un plan réaliste, il aide aussi les personnes impliquées à remplir leur mission. Pour chaque activité, tu détermineras une synchronisation approximative. La synchronisation dépend de la priorité que revêt chaque activité. N essaie pas de tout faire en même temps. Pense d abord au coût de l activité et à la personne/organisation qui aura la responsabilité de la mener, ainsi qu aux activités qui dépendront de l achèvement des autres. Tu décideras d une synchronisation spécifique dans l étape 5 lors de l élaboration de ton plan d action. Pathfinder International www.pathfinder.org
ETAPE : Identifier les Partenaires Souvent, collaborer avec d autres groupes/organisations/établissements sanitaires/etc. t aideront à réussir la mise en œuvre ton projet. Tu as besoin d identifier les partenaires qui t apporteront des compétences et contributions utiles et spécifiques. Identifie plusieurs partenaires potentiels et ce qu ils peuvent apporter au projet. Inclus dans la liste ta propre organisation et ses ressources. partenaires potentiels contributions (ressources humaines, financement, domaine d expertise, champ d activité, etc.) De quelles ressources avons-nous encore besoin? ETAPE 5 : Elabore ton Plan d Action La page finale contient un modèle que tu peux utiliser pour développer ton plan d action. Copie les informations sur les buts, objectifs et activités des étapes 1 à. ((Inscris les activités dans les cases numérotées situées sous chaque objectif). Assigne alors des personnes ou groupes comme responsables de chaque activité. (Tu peux inclure les partenaires potentiels déjà identifiés à l Etape ). Utilise un «X» pour indiquer le(s) mois dans lequel chaque activité devra être réalisée. Si une activité se répète (par exemple, revues trimestrielles), inscris un «X» dans les mois où ces réunions se déroulent. Pour avoir plus de détails, tu peux utiliser les semaines au lieu des mois. ETAPE 6 : Contrôle ton Plan d Action Un plan d action peut être utilisé comme outil de suivi de l état d avancement des activités. Utilise la colonne «statut» à l extrême droite du modèle pour marquer les activités comme «achevées», «en cours» ou «en retard». Au moins une fois par mois, revoie le plan d action et le statut des activités avec ton équipe. Si une activité aurait du être achevée le mois précédent et ne l est toujours pas, discutez des raisons de ce retard. Si l activité demeure nécessaire pour l atteinte de votre (vos) objectif(s) et votre but, proposez un plan qui assurera l achèvement de cette activité au cours du mois suivant. (Tu pourrais avoir besoin d accroitre le temps, les membres de l équipe et les ressources financières dévolus à l activité). Tu pourrais également avoir besoin d ajuster le calendrier d exécution d autres activités si elles sont dépendantes de l achèvement de l activité en retard. Utiliser ton plan d action pour le suivi des progrès réalisés assure une plus grande responsabilisation des personnes impliquées dans le projet. La revue régulière des activités et du calendrier d exécution renforce l importance de chaque activité et du calendrier établi au commencement du projet. Ces revues permettent également d identifier les petites difficultés, donnant ainsi l occasion de les régler avant qu elles ne s aggravent. Cet outil a été créé par Pathfinder International avec le support partiel de Positive Action for Children Fund. Visite www.pathfinder.org pour trouver plus d outils Straight to the Point (Droit au But) qui t aideront à développer les capacités de ton organisation. Août 01
Modèle de Plan d Action But: personne(s) ou group responsable annee 1 Jan. Févr. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. statut (Achevé, En cours, En retard) Objectif 1: 1.... 5. Objectif : 1.... 5. Objectif : 1.... 5. Pathfinder International www.pathfinder.org 6