CONCILIATEURS DE FRANCE Fédération des Associations de Conciliateurs de Justice (Associations de Cour d Appel) Diffusion : Membres du CN Compte Rendu du Conseil National du 15 mars 2012 Présents : 27 Cours d Appel représentées par leurs Présidents (Représentant légal), ou par un délégué, ou ayant donné un pouvoir sur les 28 Cours d Appel membres (après acceptation des 3 candidatures en séance). La liste des Associations de Cour d Appel présentes, représentées, ou excusées figure en annexe La réunion est présidée par Alain AURIC, et se déroule suivant l ordre du jour : 1- Examen des candidatures à l adhésion: (hors présence de leurs représentants, avec un vote de 25 membres) Pour chacune de ces Associations, l examen des documents statutaires demandés par le règlement Intérieur de Conciliateurs de France a été fait par le Bureau, qui recommande l adhésion de ces Associations. a. Cour d Appel de METZ Association de CA créée le 18/12/2009 Président: Robert KAISER AG le 24/01/2012 qui demande adhésion à CdF (16 oui, 1 abstention) 25 Conciliateurs dans la CA, dont 19 adhérents Vote : adopté à l unanimité b. Cour d Appel de BOURGES Association de CA ancienne Présidente: Michèle CHAMOREAU-PROST AG le 9 mars avec demande d adhésion à CdF 48 Conciliateurs dans la CA, dont 41 adhérents Vote : contre : 0, 3 abstentions, (A. RODET, G. NEYROUD et R. PIERRESTIGER), pour 22 c. Cour d Appel de REIMS Situation préexistante: 4 Associations «départementales» Accord entre les 4 Présidents le 10/01/2012 sur l adhésion des Conciliateurs à l Association de CA créée en juin 2011 le maintien des Associations départementales AG le 13/02/2012, avec les Conciliateurs de l ensemble de la Cour d Appel Modifications des statuts de l Association de Cour d Appel Élection du Bureau, avec Président Armand LESNE Décision prise d adhérer à CdF 65 Conciliateurs dans la CA, dont 49 adhérents, Vote : 2 abstentions, (A. RODET et G. NEYROUD), pour : 23 d. Cas de l Outremer: Contacts avec l Association de CA de Fort de France (Martinique) Souhait adhésion Fort intérêt pour formations et site Internet Problématique transport (1 AR = 600 à 700 ) Autre potentiel connu d adhésion: Basse Terre (Guadeloupe) Les Conciliateurs ne semblent pas encore organisés Possibilité envisagée: Participer à hauteur de 1500 /an par Association de CA Budget 2012: 4 000 prévu à cet effet. Ce montant sera revu en 2013, suivant le contexte à ce moment là. Vote : pour à l unanimité Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 1/8
2- Accueil des Nouveaux adhérents: Présidents ou Représentants des trois associations. Pour la suite des débats, les 28 Associations présentes prendront part au vote. 3- Débat sur les statuts : a. Rappel des décisions prises en CN du 13 septembre. GT à nommer en CN du 15 mars Objectif: Proposer une rédaction claire des statuts sur ce point Délai cible: AGE le 23 mai 2012 b. Application de ces décisions: Nommer le GT Fixer l objectif Fixer le délai c. Nomination du Groupe de travail : 6 membres du Conseil National, plus 2 juristes, avec 2 membres de l ex Union : Bernard MECUCCI-MICUCCI et Michel FALLOURD 2 membres de l ex fédération : Jean Marie DESANOIS et Pierre JULIEN 2 membres «nouveaux»: Jean RAULINE Monique WUNENBURGER 2 juristes : A désigner par le Groupe de travail d. Objectif du Groupe de travail Proposer une rédaction claire des statuts sur le point controversé Privilégier une modification du Règlement Intérieur Voir si d autres points des statuts doivent être revus (hors grands équilibres) e. Délai : D un commun accord, le délai de remises des propositions est fixé à septembre. Vote : Les trois points ci-dessus (composition du GT, Objectif et Délai) sont mis au vote Résultat du vote : contre : 1, pour : 27 4- Problèmes administratifs : 4-1- Modification du siège social La Chancellerie a fait des «remarques» sur notre siège social situé : 9, Avenue Georges V, 75008 Paris Le changement pour un lieu plus neutre est souhaitable LSN, le courtier de notre assurance propose d utiliser ses locaux du 19 Rue de Calais, 75009 Paris comme siège social (sans domiciliation du courrier), Une convention précise les conditions de cette domiciliation. Proposition soumise au vote Vote : contre : 6, Abstentions : 2, Pour : 20 4-2- Vérificateur aux comptes pour 2011 : Les statuts (article 15) indiquent: «L assemblée Générale désigne deux vérificateurs aux comptes, non membres du Conseil National» Il faut donc désigner deux vérificateurs aux comptes pour approuver les comptes 2011, avant l AG de 2012 Nominations faites en séance, à l unanimité : Mr Christian LANDY, de la CA de Douai Mr Bernard DUBAND, de la CA de Besançon. 4-3- Versement Cotisation 2012 par les Associations membres : Les statuts (article 7) indiquent: «Le montant de la contribution de chaque Association sera égal au produit de montant de base par le nombre d adhérents au 31 décembre de l année N-1» Les conséquences: Le nombre d adhérents et le montant de base sont connus au 31 décembre de l année N-1. Ce chiffre doit être communiqué dès début janvier à Conciliateurs de France, pour une déclaration annuelle du nombre d adhérents en début d année. Le règlement (unique) de l adhésion peut être fait dès début janvier (hors problèmes de trésorerie Les nouveaux adhérents sont toutefois couverts par l assurance quelle que soit leur date d adhésion (tout au long de l année). 4-4- Siège administratif : Démission de Geneviève FRANCHET o Rappel des principales missions du «siège administratif» Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 2/8
Contact téléphone et mail via le site Internet Secrétariat, et mises à jour du site Internet Gestion et conservation des archives o Le coût en 2011 de ce siège: 12 500 environ, dont: Salaires et charges sociales: 10 600 Location Bureau: 1 400 Téléphone Internet: 500 o Un constat: Forte évolution des missions assurées par ATTIGNAT Beaucoup d activité papier jusqu en 2009 (association de personnes, 800 adhérents) Forte activité avec l Union en 2010 et début 2011. Activité encore soutenue jusqu à fin 2011 (intégration ex Fédération, et mises à jour du site Internet). L activité est maintenant en forte chute: Mise à jour du site presque terminée La communication téléphonique est peu utilisée, et la ligne pourra être supprimée. o Organisation envisagée: Fermeture du Bureau d Attignat. vote : Pour à l unanimité Répartir les missions sur les membres du Bureau vote : Pour à l unanimité Partie contact: mail du site vers Vice Président. Gestion des documents statutaires: Secrétaire et Adjoint Organisation des AG et CN: Secrétaire et Adjoint Partie comptable: Délégué financier et Trésorier (inchangé) Répartir les archivages comme ci-dessus: vote : Pas de décision prise sur le lieu de stockage des archives. Tenir compte de la durée des mandats Transférer ces archives à chaque changement de mandat Une question non résolue: Les archives jusqu à 2011 o Volume important: 2 armoires (largeur 1m, hauteur 2m) o Ou les positionner en France??? 4-5- Remboursement des frais de déplacement : Recommandations Pour faciliter le travail du délégué Financier, bien vouloir envoyer les demandes de remboursement: En général: demandes dans les 3 semaines En fin d année demandes avant le 20 décembre de l année (pour éviter les reports sur une autre année comptable) 5- Pistes d actions suite à «l enquête Association» de septembre 2011. Une analyse plus fine de ces enquêtes faite en réunion de Bureau a permis d identifier plusieurs pistes de travail, et une proposition de 7 groupes de travail a été faite : GT-1 Promotion de la Conciliation et communication GT-2 Communication Interne GT-3 Site Internet GT-4 Soutien aux Associations en formation GT-5 Veille Juridique GT-6 Forum GT-7 Outil de gestion des dossiers GT-1 Promotion de la Conciliation et communication Deux aspects principaux à analyser, pour en extraire des méthodes transposables dans d autres Associations : 1. Moyens pour favoriser les candidatures : Partage d expérience entre Associations Création d Outils d aide à la communication vers les médias Autres pistes de recrutement 2. Image des Conciliateurs vers l extérieur: Présentation homogénéisée des courriers, cartes de visites, enveloppes. Adresse mail «homogène» du type : «prenom.nom@conciliateurdejustice.fr» Saisine par mail envisageable 3. Groupe de travail: (Pilote et membres) : Choix fait en séance Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 3/8
Pilote : Michel IMBAUD, CA de Lyon Membres : Bernard MECUCCI-MICUCCI (CA de Rennes), Patrick DECARNE (CA de Caen), Robert VILLEMIN (Besançon) GT-2 Communication Interne Il s agit essentiellement de définir les modalités de communication internes, entre Conciliateurs de France, les Associations membres, les Conciliateurs adhérents des associations, sans oublier les «non membres», sur les aspects suivants : 1. Communication statutaire ou ponctuelle: Conciliateurs de France Membres du CN Conciliateurs de France Conciliateurs adhérents Conciliateurs de France Conciliateurs non adhérents 2. Communication périodique : Information périodique Information au cas par cas Moyens de communication 3. Groupe de travail: (Pilote et membres) : Choix fait en séance Pilote : Claude DUDOIT, CA d Angers (Secrétaire) Membres : Le Bureau de Conciliateurs de France GT-3 Site Internet De nombreuses Associations disposent de sites Internet locaux. Ces sites disposent en général d une partie grand public donnant les permanences des Conciliateurs du Ressort, ainsi qu une partie «réservée» qui donne des informations dédiées aux Conciliateurs. Par ailleurs, le site National a une vocation similaire, mais au niveau National. Pour avoir en permanence une bonne gestion de ces sites, il semble utile d améliorer les synergies entre ces sites, et limiter autant que faire ce peu les doubles saisies. Le groupe de travail devrait donc logiquement être composé de tous les «webmasters» des différents sites existants. Objectifs de ce Groupe de travail : 1. Analyser la synergie entre sites régionaux et site National: Évaluer les meilleures pratiques Synergies possibles Simplifier et pérenniser l administration des sites 2. Adaptations à faire au site National : 3. Groupe de travail: Pilote : Henri GALASSO, CA de Montpellier Membres: les web masters des sites régionaux : Douai: Philippe LEBEAU Grenoble: Gérard LANGLOIS Nîmes: René VITTI Toulouse: Pierre JULIEN Bordeaux ; François PIPAUD Rennes : Théophile LEDIOURON administrateur du site National : Martial CRISON GT- 4 Soutien aux Associations en Formation Un certain nombre d Associations ont manifesté le souhait d une assistance en formation, en complément des formations qui peuvent être dispensées dans le cadre de l ENM. Par ailleurs, d autres Associations disposent de formations déjà bien rodées qui pourraient être exportées vers d autres Associations. Une analyse des meilleures pratiques et une mise à disposition des éléments transposables pourrait être l objet de ce groupe de travail, avec : 1. Évaluation des besoins (complément ENM) Approfondir l enquête sur ce thème 2. Catalogue des formations existantes en Région Organiser l ex portabilité des formations existantes 3. Groupe de travail: Pilote : Alain ATTEIA (CA d Aix en Provence) Membres : Michel DOMMANGET (CA de Riom), Gérard CUZIN (Chambéry), Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 4/8
Gérard GRELAT (Bourges) Jacques RUFFENACH (Colmar) GT- 5 Veille Juridique (ou veille «stratégique») Le besoin de disposer d une cellule de «veille juridique» a émergé dès la reprise des statuts début 2011. L objet de cette cellule est d essayer d être en avance sur les évolutions du statut des Conciliateurs de Justice, et de l évolution de leurs mandats. Cette cellule doit avoir comme objectif : De rechercher l information D analyser cette information, et d évaluer ses conséquences De faire des synthèses accessibles à tous les Conciliateurs de Justice Groupe de travail: Pilote : Pierre JULIEN (CA de Toulouse) Membres: Michel KRASSILCHIK (Paris) Renée DOLLA-VIAL (Paris) Jacques RICHEZ (Paris) Jean-Jacques BARTOLUCCI (Chambéry) François PIPAUD, (Bordeaux) GT- 6 Forum Après un débat sur la nécessité ou non d assurer un suivi et réponse éventuelle du forum, il a été décidé de créer une équipe composée de juristes (généralistes), et de spécialistes dans les domaines du droit notarial, banques, assurance. Objectifs : 1. Mise en place d une «équipe» dédiée (et non personne seule) 2. Composition possible de l équipe: 1. Juristes généralistes (avocats, juges) 2. Droit de propriété (notaires) 3. Assurances 4. Banques 3. Groupe de travail: Pilote : Jean-Marie DESANOIS (Amiens) Membres: Renée DOLLA VIAL (Paris) (Juriste) Gérard CUZIN (Chambéry) (Assurances) Jérôme MARCHAND (Chambéry) (notariat) François PIPAUD (Bordeaux) GT- 7 Outil de gestion des dossiers De très nombreux outils de gestion des dossiers existent et ont été mis en service à partir d initiatives individuelles, ou de certaines Associations. Aucun de ces outils ne semble généralisable en l état. L idée serait donc à partir de l existant, de créer un outil «gratuit» Les objectifs du Groupe de travail : 1. Objectif de l outil de gestion: Gestion courante des dossiers Réalisation des statistiques annuelles 2. Méthode : Analyse de l existant: Cahier des charges à proposer au CN: 3. Groupe de travail: Pilote : René JALIN (Versailles) qui devrait remplacer M.JACQUIOT à la présidence en octobre Membres: Les créateurs d outils existants : soit : François PIPAUD (Bordeaux) Anne Marie PESCAYRE) Robert VILLEMIN (Besançon) Jean-Michel JUNK (Nancy) Philippe LEBEAU (Douai) Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 5/8
Gérard LANGLOIS (Grenoble) Martial CRISON (administrateur du site National ) Guy CASSIN (Paris) 6- Préparation de l AG du 23 mai 2012 6-1 Le coût de l organisation de cette AG Participants Internes 1. Les Membres (statutaires) du CN: 1 par Association 2. Plus 1 à 3 représentants par Association 1 si moins de 30 adhérents 2 entre 30 et 60 adhérents 3 au dessus de 60 adhérents Problématique: la prise en charge des coûts Nombre total participants: 90 personnes avec une participation de 100% -> Retenu 80 ( 90% des invités) Salle et repas: 1 600 Transport: selon choix de prise en charge: Prise en charge 1 personne: 3 500 Prise en charge 2 personnes: 7 000 Total avec 1 personne prise en charge: 5 100 Total avec 2 personnes prises en charge: 8 600 : Ce choix est retenu. En conséquence, les membres supplémentaires (Associations ayant plus de 30 membres) seront pris en charge par leurs associations 6-2 Autres points sur cette organisation : Délai de désignation des membres par les Associations : Avant le 10 avril Vote des Associations Vote identique dans une Association Vote individuel Décision : Choix laissé aux Association sur ce point. 6-2 Organisation de l AG : Les invités extérieurs Chancellerie: Mme MALBEC Directrice des Services Judiciaires est d accord pour intervenir en début de séance. ENM: Mme ARBELLOT est invitée, mais n a pas encore donné sa réponse. 6-3 Ordre du jour prévisionnel (statutaire) Ratification des changements de composition du CN Présentation et approbation du rapport d activité (rapport moral) Présentation et approbation du rapport financier Rapport des vérificateurs aux comptes Approbation des comptes et quitus au trésorier Approbation du Budget prévisionnel Fixation de la cotisation 2013 Nomination des vérificateurs aux comptes 2012 Questions diverses 7- Informations et débat : Demande subvention (Convention 2012-2014) Présentation du projet d annexe 1 à joindre à la convention. Accord sur document présenté Budget qui intègre la disparition du siège administratif de Attignat Visite Chancellerie (Direction des Services Juridiques): Guide méthodologique : La maquette a été envoyée par la DSJ à Conciliateurs de France le13/3 pour remarques Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 6/8
Bien que la DSJ soit réticente à lancer une large impression de ce document pour des questions de coût, il est demandé d insister pour avoir un minimum d exemplaires. Visite Chancellerie (Mme DURANTON En charge du Civil au Secrétariat du Ministre) Visite faite le 20 janvier 2012. Le sujet principal : la revalorisation des menues dépenses Malgré une écoute attentive, Mme DURANTON a été mutée à Rome, et il n y aura personne à ce poste avant les élections, et la nomination du nouveau Garde des Sceaux. Le débat devra être repris avec le nouveau conseiller en Droit Civil au secrétariat du Ministre. L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 16h30 Le secrétaire Claude DUDOIT Le Président Alain AURIC Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 7/8
PJ : Liste des associations présentes ou représentées Liste des Associations présentes ou représentés lors du Conseil National du 15 mars 2012 Cours d'appel nom du Président Présent Représenté par AGEN Joël RAFFIN Absent AIX-EN- PROVENCE Alain ATTEIA Alain ATTEIA AMIENS Jean-Marie DESANOIS Jean-Marie DESANOIS Roger PIERRESTIGER ANGERS Claude DUDOIT Claude DUDOIT BESANCON Robert VILLEMIN Robert VILLEMIN BORDEAUX Georges CERAN Georges CERAN BOURGES Michèle CHAMOREAU- PROST Absente CAEN Patrick DECARNE Patrick DECARNE Gérard GRELAT CHAMBERY Gisèle NEYROUD Gisèle NEYROUD COLMAR Monique WUNENBURGER Monique WUNENBURGER DIJON Anne-Marie PESCAYRE Absente Pierre JULIEN DOUAI Roger PIERRESTIGER Roger PIERRESTIGER GRENOBLE Alain AURIC Alain AURIC LIMOGES Serge BEAUDENON Serge BEAUDENON LYON Michel IMBAUD Michel IMBAUD METZ Robert KAISER Robert KAISER MONTPELLIER Henri GALASSO Henri GALASSO NANCY Jean-Michel JUNK Jean-Michel JUNK NÎMES Michel FALLOURD Absent Alain AURIC ORLEANS PARIS Harry MARNE Harry MARNE PAU Gustav ALSTADT Absent POITIERS RAULINE Jean RAULINE Jean REIMS Armand LESNE Armand LESNE RENNES Bernard MECUCCI- MICUCCI Bernard MECUCCI- MICUCCI RIOM Elise DE ANGELIS Délégué ROUEN Alain RODET Alain RODET Michel DOMMANGET TOULOUSE Pierre JULIEN Pierre JULIEN VERSAILLES Christian JACQUIOT Absent René JALLIN Membres non statutaires du Bureau AMIENS Délégué financier Yves PRECLAIRE PARIS Responsable Site Internet Martial CRISON Email : contact@conciliateurs.fr Site : www.conciliateurs.fr Page : 8/8