Bienvenue à l OTECI. Chère adhérente, cher adhérent,

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1 l Office Technique d Études et de Coopération Internationale

2 Bienvenue à l Chère adhérente, cher adhérent, Nous vous souhaitons la bienvenue à l, l Office Technique d Études et de Coopération Internationale, dont vous êtes devenu(e) Membre Actif. Depuis 1979, l est une association de seniors bénévoles, experts dans leur domaine, qui partagent des valeurs communes et veulent rester actifs. L a pour priorité la satisfaction de ses adhérents, à travers la qualité et l efficacité de ses missions auprès de donneurs d ordres et la convivialité de son fonctionnement. Nos donneurs d ordres ou partenaires sont très divers: PME, PMI, grands groupes, start up, institutions internationales, Universités, Grandes Ecoles, agences de développement, CCI, Fédérations Professionnelles (UIC, ) que nous accompagnons dans leurs activités. Vous faites maintenant partie d un réseau fort de plusieurs centaines de membres, issus de tous secteurs d activité. Le bénévolat à l, structure à forte implantation régionale, vous permettra d intégrer une organisation à taille humaine, de rencontrer des conseillers dynamiques et motivés : autant de professionnels avec lesquels vous pouvez mener des actions communes, dialoguer ou bien échanger vos expériences. Vous trouverez dans ce livret d accueil des informations pratiques pour accéder au mieux de toutes les possibilités offertes par l, que ce soit en matière de fonctionnement, d outils, de services et de contacts nationaux et régionaux et contribuer ainsi au succès de votre association. Nous vous invitons par ailleurs à consulter le site Internet de l (), vous y trouverez de nombreuses informations sur nos activités. Tous les membres de l se joignent à nous pour vous souhaiter la bienvenue. Bien cordialement. Le Comité Opérationnel

3 Sommaire 1 GÉNÉRALITÉS / VIE PRATIQUE - page 1 2 L ADHÉSION À - page 3 3 LES MISSIONS - pages LES FRAIS DES ACTIVITÉS - page 4 5 LES ASSURANCES - page 4 6 LES OUTILS - page Les réseaux Sociaux Professionnels 6.2 Modèle de documents électroniques 7 COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE - page 7 8 LISTE DES PROCÉDURES EN VIGUEUR - page 8

4 1 GÉNÉRALITÉS & VIE PRATIQUE - Siège PARIS Tél. : Bureau Président : Jacques CHEYLAN Vice président : Jacky Redon Secrétaire général : Jean-Pierre Beaufils Trésorier : Bernard Pierrelle - Secteurs / marchés Santé : Gérard FLORENTIN - sante@oteci.asso.fr Formation : Jean-Pierre BEAUFILS - formation@oteci.asso.fr Annette NEUBURGER International : Alain FRETÉ - international@oteci.asso.fr - Support Communication : Jacqueline MATTEI - communication. Syst. d information : Gérard Visse - Gestion : Martine Pégorier - gestion@oteci.asso.fr Bernard Tronc - gestion2@oteci.asso.fr (Santé) 1

5 - Délégations Coordination des Délégations : Jacky Redon Délégations Délégué régional Adresse Mail & Téléphone Centre Jean-Claude LABROT CCI Formation 17 boulevard de Châteaudun ORLEANS Est Huguette TAILLARD s/c C. C.I.T. 1 square Camoufle METZ Île de France Françoise LÉANDRE PARIS Languedoc-Rousillon Paul LAPORTE CCI Entreprises Zone aéroportuaire- Montpellier Méditerranée MAUGUIO Ouest Alain MATHURIN CCI de Caen 1 rue René Cassin CAEN Paca Armand ANCEL Maison de l entrepreneur 275 chemin de le Cristolle AVIGNON Rhône-Alpes Guy CLUZEL 69C, rue Gorge de Loup LYON region.centre@oteci.asso.fr Bureau : Hutail@aol.com idf@oteci.asso.fr Bureau : languedocroussillon@oteci.asso.fr languedocroussillon@oteci.asso.fr region.sud@oteci.asso.fr rhonealpes@oteci.asso.fr Bureau : Sud-Ouest Yannick BOMPARD 222 avenue Muret Toulouse ybompard@orange.fr Localisation des délégations - Fonctionnement Opérationnel : AG : Assemblée Générale annuelle de l association, alternativement à Paris ou dans une Délégation. Conseil d Administration : 14 membres, réunion 3 fois par an. Comité de Direction : COMOP (ou Comité Opérationnel) réunion bimestrielle des différents délégués régionaux et des membres du Bureau. Secteurs / marchés : réunion des acteurs à l initiative des responsables de secteur. Délégation: Réunions Régionales organisées par chaque Délégation à leurs initiatives. - Fonctionnement des délégations : Chaque Délégation Régionale organise sa vie pratique, ses réunions et ses permanences. Ce fonctionnement fait l objet d un document spécifique. 2

6 2 L ADHÉSION À En adhérant : - Vous acceptez formellement nos valeurs telles que décrites dans la charte d éthique, en particulier : Bénévolat, Confidentialité, Respect de l emploi... - Vous renseignez les documents suivants : Bulletin d adhésion Curriculum Vitae Questionnaire pédagogique Compétences / souhaits de mission Trombinoscope - Vous réglez par chèque la cotisation (montant décidé par l Assemblée Générale). Elle est en partie déductible, un reçu fiscal vous sera adressé à cet effet. - Vous recevez le Livret d Accueil et la charte d éthique de l suite à votre adhésion. 3 LES MISSIONS - Les missions sont le résultat d une prospection active menée par chaque Délégation. - Chaque Délégation a mis en place des structures de prospection adaptée à ses spécificités. - Chacun des Conseillers d (Otéciens) peut être impliqué dans la recherche des missions directement par son réseau personnel ou en participant aux actions de la Délégation. Dans ce cadre chaque Otécien peut prendre contact avec un donneur d ordre en relation avec le Délégué Régional afin d élaborer le contenu et la durée de la mission. - L propose ses services à de multiples donneurs d ordres, en France ou à l étranger : par exemple : PME, PMI, Start up Grands groupes Universités / Grandes écoles Agences de développement, CCI, Chambre de métiers et de l artisanat, Fédérations Professionnelles Administrations, institutions internationale ONG et autres associations - La convention donneur d ordres / : La convention est le document contractuel entre le donneur d ordre et l. Le libellé, la durée, le planning, les conditions financières sont précisées par le Délégué Régional. Déroulement des opérations : Une fiche de demande de mission est établie par celui (Otéciens ou structure de prospection) qui a généré le projet de mission et adressée à la Délégation. Une proposition de convention est alors élaborée et envoyée au Donneur d ordre pour validation et signature (elle porte un premier numéro d ordre). Au retour, cette proposition est alors transformée en convention, et le feu vert de démarrage est alors donné à l Otécien choisit par le donneur d ordre comme Conseiller intervenant dans cette mission. Un coordinateur est désigné pour les missions assurées par plusieurs Otéciens. Un deuxième numéro d ordre est attribué à la convention, communiqué aux intervenants, et mentionné sur tous les documents concernant la mission. Les propositions de conventions et les conventions sont signées par le Délégué Régional. 3

7 - Facturation de la Mission : La facturation partielle ou totale est déclenchée à la demande du Conseiller Otécien intervenant ou du coordinateur de la mission. - Compte rendu de Mission : En plus des comptes rendus remis aux donneurs d ordres, il est demandé à chaque Conseiller de faire un résumé des points clés de sa Mission. Ce résumé sera utilisé par la Communication pour diffusion interne ou externe. Ce résumé servira aussi au suivi de la mission et du donneur d ordre. Pour vous aider un modèle est à votre disposition à votre Délégation Régionale. - Confidentialité : Les Otéciens s engagent à respecter la confidentialité de l ensemble des informations non publiques auxquelles ils ont accès au cours de leur mission (Pour plus d information, voir la charte d éthique de l ). Cette clause de confidentialité vaut aussi de façon raisonnable pour les informations internes à l. 4 LES FRAIS DES ACTIVITÉS À l occasion de vos activités, en particulier en prospection ou en mission, vous serez amenés à engager des frais. Ces frais seront pris en charge selon les modalités de la procédure n 8 de l qui définit des limitations comme par exemple seconde classe, forfait repas, type d hôtel, kilométrage maximum avec un véhicule personnel. L adhérent doit prendre connaissance de la procédure n 8 avant d engager des frais. Si besoin n hésitez pas à consulter le bureau de votre Délégation Régionale. Les notes de frais sont approuvées par la Délégation Régionale avant d être transmises à Paris pour paiement à l adhérent. Notez que vous devrez joindre un Relevé d Identité Bancaire (R.I.B.) avec votre première note de frais. Deux formulaires sont disponibles, le premier pour les frais non attachés à une convention (Note de frais : Permanent/ Prospection) et le second pour les frais liés à une convention (Note de frais Mission). - Note de frais : «Permanents/Prospection» Ce formulaire est principalement utilisé pour les frais des permanents, des adhérents en formation et en prospection, c està-dire les frais non directement liés à une mission et donc non refacturés. En particulier, les frais de repas sont remboursés sur la base d un forfait qui vous sera communiqué par la Délégation Régionale. - Note de frais : «Mission» Tous les frais liés à une mission effectuée dans le cadre d une convention sont refacturés aux donneurs d ordres sur la base des frais réels. L adhérent doit renseigner le formulaire de note de frais avec le numéro de la convention concernée et fournir les justificatifs. 5 LES ASSURANCES Assurance individuelle accident : un contrat souscrit auprès d AXA sous le n couvre les adhérents en mission pour les accidents corporels dès le départ de leur domicile jusqu à leur retour. Assurance responsabilité civile : un contrat souscrit auprès d ALLIANZ sous le n couvre les adhérents en mission et l Oteci pour ce qui concerne la responsabilité civile. Cette assurance couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile en raison de dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs causés à autrui. Assurance rapatriement : un contrat souscrit auprès d AXA sous le n GA couvre la rapatriement ou le transport sanitaire d un adhérent malade ou blessé en cours de mission à l étranger. Avant une mission à l étranger, prendre contact avec votre Délégation Régionale pour savoir quel numéro appeler en cas de besoin. Assurance automobile : exerçant votre activité en tant que bénévole et de façon occasionnelle votre assurance automobile personnelle couvre en principe vos déplacements dans le cadre de votre activité à l Oteci. Il vous appartient de vérifier ce point auprès de votre compagnie d assurance. Un modèle de lettre à votre assureur vous est proposé en annexe. 4

8 6 LES OUTILS 6.1 Réseaux sociaux professionnels : Viadéo, LinkedIn Depuis 2005, les réseaux sociaux professionnels comme Viadéo et LinkedIn se sont imposés comme des médias incontournables de l environnement de tous les secteurs d activité. Que ce soit pour rechercher un travail, pour rester en contact et échanger avec des professionnels, ils font partie des outils utilisés par les DRH, les PME, les Universités, les Grandes Écoles, les CCI, etc. L adhésion à un réseau social professionnel reste, pour un Otécien, de sa seule motivation et responsabilité. Quel intérêt, pour un Otécien, de faire partie d un réseau social professionnel? Adhérer à un réseau social est une des manières de rester connecté à la vie professionnelle, de maintenir le lien avec les anciens collègues ou les acteurs des différents secteurs d activité : C est le moyen de connaître ses collègues de l et d entrer en contact direct avec eux. C est le moyen de nouer de nouveaux contacts avec des professionnels. C est aussi le moyen d être visible auprès des acteurs économiques. C est enfin un outil de dialogue et d échange au travers de différents groupes de discussions auxquels vous pouvez participer. L actualisation de votre profil vous permettra d afficher votre appartenance à. Quel intérêt, pour un Otécien, de faire partie d un réseau social professionnel? Un Otécien présent sur les réseaux sociaux professionnels est un ambassadeur pour l qui démontre que le bénévolat des Seniors est utile à la Société et qu il en est un acteur. La présence des Otéciens sur les réseaux sociaux professionnels participe à l image de dynamisme et d actualité de l. C est aussi pour l l occasion de montrer que la «Transmission du Savoir» et la volonté «d Apprendre tout au long de la Vie» sont une réalité. C est enfin la possibilité d accroître l efficacité de l en permettant à ses membres de travailler en réseau de façon transversale au-delà des frontières géographiques, organisationnelles ou de compétences. Pour plus d information, adressez-vous à votre Délégation Régionale. 5

9 6.2 Modèles de documents électroniques Des éléments de communication sont mis à votre disposition : Modèle de présentation Powerpoint Le masque de présentation PowerPoint électronique est joint dans le lien ci-dessous : Modèle de logo Le modèle de logo électronique est joint dans le lien ci-dessous : Courrier et mémo : Pour les courriers et mémos utiliser le papier imprimé disponible au bureau des Délégations. Cartes de visite et cartes de correspondances : Des cartes de visite et des cartes de correspondance sont disponibles au bureau des Délégations. 6

10 7 COMMUNICATION INTERNE Les documents suivants sont publiés au niveau : Media Parution Fréquence Résumé Contenu Destinataires Cibles Forme Plaquette 3/4 ans Présentation Bulletin D.O. Annuel Exemples d actions Futurs prospects Adhérents Prospects Donneurs d ordres Papier Papier Compte-Rendu AG Annuel CR des présentations Assemblées Générales Adhérents Electronique Newsletter Trimestriel Flash sur actions et nouvelles de l association Adhérents Electronique Site Internet +/- Trimestriel MAJ sur les actions flash et d autres plus détaillées par région Prospects Donneurs d ordres Adhérents www Eléments de communication émis par les Délégations : MMedia Parution Fréquence Résumé Contenu Destinataires Cibles Forme Relations presse Selon opportunités Gérés/écrits par Délégué régional Grand public Papier Réseaux sociaux Voir paragraphe «Les outils» Adhérents Donneurs d ordres Prospects LinkedIn Viadeo Compte rendu de réunion régionale Selon opportunités Gérés/écrits par Délégué régional Adhérents Electronique 7

11 8 DES PROCÉDURES EN VIGUEUR N Libellé Diffusion Générale Diffusion restreinte 01 Organisation générale X 02 Adhésion X 03 Rapport de visite X 04 Convention type X 05 Administration et facturations des conventions 06 Tarifications des prestations X 07 Déroulement d une mission X 08 Notes de frais (Barème) X 09 Administration des notes de frais X 10 Assurances X 11 Base de données X 12 Pouvoirs X 13 Téléphone X 14 Bureautique Paris X 15 Affranchissement courrier machine SATAS 16 Ouverture / fermeture des bureaux X X X Note : Tous les documents internes de l qui sont cités dans le Livret d Accueil sont disponibles auprès de votre Délégation Régionale. 8

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