Gestion de vos adhésions en ligne

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1 Au service des associations et des clubs Gestion de vos adhésions en ligne Lancez votre campagne d adhésions et gérez le suivi sereinement

2 Au service des associations et des clubs Le site MyGaloo.fr est au service des associations et des clubs et nous vous proposons de nombreux outils complets, performants et gratuits avec notamment tout ce qu il vous faut pour communiquer, gérer et financer votre association. Pour en savoir plus et obtenir quelques astuces sur les bonnes pratiques en matière de formulaire d adhésions sur MyGaloo.fr, rendezvous dans la suite de ce guide! Un seul et unique objectif pour MyGaloo.fr : devenir le partenaire privilégié de votre engagement associatif. 1

3 Sommaire N hésitez pas à ajouter une description complète, des photos et mêmes différents documents sur votre formulaire d adhésions. Paramétrez votre Formulaire 03 Configurez les dates et les paliers de tarifs de votre formulaire d adhésions en ligne. Partagez le formulaire à tous vos contacts, invitez les internautes à participer ou intégrez-le directement sur votre propre site. 05 Communication MyGaloo.fr met à votre disposition un large panel d outils gratuits pour mobiliser les internautes autour de votre formulaire. Consultez en temps réel la liste de vos participants, gérez vos stocks et exporter des listes 06 Gestion de votre formulaire Qui a adhéré en ligne? Qui doit encore payer? Balayez ces questions en suivant de près vos adhésions 2

4 Paramétrez votre formulaire Présentation Les étapes à suivre Publier un formulaire d adhésions en ligne sur MyGaloo.fr est un jeu d enfant. En quelques clics, votre formulaire est prêt, voici les étapes principales à respecter : 1 Déterminez un titre et ajoutez une description Nommez explicitement votre formulaire d adhésions (ex : Adhésions 2015/2016) et n hésitez surtout pas à ajouter une description pour informer au maximum les internautes. 2 Paramètrez les dates Ajoutez une date de début pour votre campagne d adhésions (ex : 1er septembre 2015). Vous avez ensuite le choix de renseigner ou non une date de fin, ce qui peut s avérer pratique en cas d adhésions par année. 3 Définissez vos tarifs Le choix de vos tarifs est certainement l étape la plus importante. Dans l interface de gestion, choisissez l intitulé de votre tarif (ex : Licence juniors), déterminez si vous êtes limités en termes de places pour cette catégorie et enfin définissez le tarif afférent à l intitulé (ex : 100 ). Vous avez la possibilité d ajouter autant de tarifs que bon vous semble. 4 Ajoutez des images et/ou des fichiers Personnalisez votre formulaire en ajoutant des images. Joignez également des documents de tous types (texte, tableur, PDF etc.) pour apporter des informations en plus aux adhérents (ex : bulletin d adhésions, ou grille de tarifs). 5 Déterminez la confidentialité Enfin, lorsque vous êtes arrivé en fin de formulaire, nous vous proposons de limiter ou non sa diffusion. Vous avez le choix entre trois niveaux de confidentialité, allant d une diffusion grand public à un accès plus restreint aux seuls administrateurs de l association. 3

5 Comment faire pour... Supprimer facilement un Formulaire? Les + de MYGaloo La réservation en ligne Après avoir configuré les informations générales de votre formulaire d adhésions, vous pouvez paramétrer et proposer le paiement en ligne. Attention, notez bien que vous pouvez supprimer un formulaire uniquement si vous n avez aucun adhérent qui a payé en ligne. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur la liste de vos formulaires et de cliquer sur l icône représentant une poubelle et de confirmer votre suppression. Simple et rapide. Paramétrage du paiement en ligne Activer le paiement en ligne sur vos formulaires vous facilitera la vie! En effet, depuis vos écrans (ordinateur, tablette, téléphone), vous contrôlez les adhésions. Grâce aux options de paiement en ligne, vous gérez même des paramètres comme le nombre maximum d adhésions par internaute, la date limite d adhésion en ligne et surtout si les frais de service sont pris en charge par les acheteurs ou par votre association. En savoir plus sur les frais de service : Les informations demandées aux participants Une fois que vous avez configuré vos options générales de réservation, vous avez le choix d obtenir ou non des informations sur les adhérents. Ces dernières peuvent en effet s avérer très utiles dans le cas où vous proposez des tarifs aux conditions particulières (junior, senior par exemple) ou encore des licences nécessitant des informations comme la taille ou la pointure. Les informations que vous demandez à vos participants font partie d un éventail très large d une trentaine de choix qui vont de la civilité à l adresse en passant par le téléphone professionnel et l année de promotion. Vous avez également la possiblité de rendre le renseignement obligatoire ou facultatif. Vous avez tous les outils en main pour paramétrer votre réservation en ligne facilement et contrôler les informations demandées aux adhérents. Modifier un formulaire en ligne? Soyez prudents quand vous souhaitez modifier un formulaire surtout si vous touchez à des informations sensibles comme la date ou les tarifs des adhésions. Sur le même principe que pour la suppression, rendez-vous sur la liste de vos formulaires et cliquez sur l icône qui représente un crayon. Vous n avez plus qu à modifier! Que l image du slider soit adaptée? L image représentant votre campagne d adhésions peut être parfaitement adaptée au slider à la une si vous joignez un fichier mesurant 640 pixels de large pour 200 pixels de haut. Utilisez des logiciels comme Paint, Photofiltre ou encore Photoshop pour gérer la taille de vos photos. Pour en savoir plus : 4

6 Communiquez Un clic pour diffuser Rayonnez dans votre ville Grâce aux Portails des Collectivités, vos formulaires d adhésions sont visibles immédiatement par les citoyens de votre ville. Vos adhésions dans le portail de votre ville Une fois que vous aurez créé votre formulaire d adhésions sur MyGaloo, il sera automatiquement il sera automatiquement présent sur votre mini-site dédié mais ce n est pas tout. En effet, MyGaloo a développé un portail pour les collectivités de France, qui vous offre donc également un rayonnement local. C est donc une visibilité énorme et gratuite que vous pourrez avoir, en plus de celle déjà proposé par votre page MyGaloo. Faites un succès Les invitations sont incontournables Votre formulaire est en ligne et il ne demande qu à se remplir, mais ça ne se fera pas tout seul! Heureusement sur MyGaloo nous sommes là pour vous aider avec des outils gratuits mais surtout efficaces comme le module d invitation. Invitez vos contacts et plus encore Depuis le module d invitation qui vous est proposé par MyGaloo, vous avez la possibilité d envoyer votre formulaire aux membres de votre association, à vos contacts plus lointains et même d importer manuellement une base d adresses mail. Votre choix de filtrage est important et l envoi d invitations est sans limite. Gérez vos groupes de contacts, votre planning d envoi et vos relances. Personnalisez votre message MyGaloo vous propose un modèle de mail d invitation que vous pouvez modifier et personnaliser. Changez l objet du message ou encore le contenu et vous n avez plus qu a faire un clic pour envoyer vos invitations. Tutoriel : Comment inviter mes contacts? Les données intégrées dans le module d invitation (et dans le reste du site) restent la propriété de l association et Galoo n en fera aucune utilisation commerciale, conformément à la CNIL. 5

7 Communiquez Collectez Efficacement Intégrer l encaissement sur votre propre site Vous avez votre propre site Internet? Pas de problème, MyGaloo a pensé à vous! L adhésion en ligne directement sur votre site Pour vous faciliter la tâche, vous avez la possibilité d intégrer directement un formulaire d adhésions en ligne sécurisé (sous forme d iframe) sur votre propre site web. Nul besoin d être un génie en informatique, nous vous préparons un morceau de code à intégrer en quelques clics dans votre site Internet. Le formulaire est neutre, les internautes ne voient aucune trace de MyGaloo.fr et c est entièrement gratuit! Et si vous ne souhaitez pas mettre en avant tout le module d encaissement, nous vous offrons plusieurs options d intégration allant du formulaire au simple bouton d action en passant par un petit lien discret. C est vous qui gérez! Tutoriel : Comment intégrer l encaissement sur mon site? Utilisez la puissance des réseaux sociaux Depuis la page de communication et de partage de votre formulaire d adhésions, nous vous proposons également de l intégrer sur les différents réseaux sociaux comme les inévitables Facebook et Twitter. Si vous organisez une adhésion à visée plus professionnelle, nous vous offrons la possibilité de le partager sur Viadeo ou LinkedIn. Vous restez maître de vos partages! Ils ont osé! Ils utilisent les adhésions sur MyGaloo Plus de 7500 associations utilisent déjà l adhésion en ligne et les outils gratuits fournis par MyGaloo, vous aussi, sautez le pas! 6

8 Gérez Vous avez le contrôle Suivez vos statistiques Grâce aux outils gratuits que vous propose MyGaloo, vous suivez vos adhésions en temps réel! Gérez vos quantités, vos tarifs, vos adhérents sur une seule interface. Le partenaire de vos encaissements En choisissant de publier vos formulaires d adhésions sur MyGaloo, vous optez pour une solution qui vous simplifiera la vie. Depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone, vous gérez en temps réel la participation de vos adhérents, les réservations, vos adhésions restantes et vos recettes. Grâce à la collaboration efficace de MyGaloo,.fr nous intégrons autant de modules que nécessaire sur nos pages Internet, ce qui nous permet de gérer nos adhésions, nos dons et les participations aux événements à distance. Nous n avons plus de traitement de chèques fastidieux, tout est informatisé, nous optimisons nos contacts et requalifions nos fichiers. Le système est très efficace et nous facilite grandement la tâche, nous ne pouvons plus nous en passer! Association Maryse Pour La Vie(13) 7

9 Contacts Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur ce guide, sur les outils que nous vous proposons ou si vous avez d éventuelles questions n hésitez pas à nous contacter : Le site : Adresse mail : Téléphone : contact@galoo.fr ou Facebook : Twitter : MyGaloo lauréat du Prix de l Innovation 2014 du Salon des Maires et des Collectivités Nos partenaires 8