PLUS DE 120 000 ACTES PAPIERS TRANSMIS PAR AN Collectivités Préfecture et sous préfectures LA SOLUTION : LA DÉMATÉRIALISATION DES ACTES Préfecture Collectivités LA PHASE EXPÉRIMENTALE DU PROJET EN ISÈRE : UN COMITÉ DE PILOTAGE ÉLARGI UN ACCOMPAGNEMENT DE LA PRÉFECTURE UN SUCCÈS DEPUIS SA MISE EN ROUTE LES PRÉ-REQUIS : UN INVESTISSEMENT PRÉALABLE UNE ORGANISATION À PRÉVOIR DÈS LA PHASE TEST LES OBJECTIFS DE CE MODE DE FONCTIONNEMENT : UNE SIMPLIFICATION DES ÉCHANGES UNE PLUS GRANDE SÉCURITÉ JURIDIQUE UN GAIN DE TEMPS ET DES ÉCONOMIES D ÉCHELLES UNE MODERNISATION ADMINISTRATIVE VALORISANTE LA SIGNATURE ÉLÉCTRONIQUE Contact en préfecture : secrétariat de la Direction des Relations avec les Collectivités Locales Madame PONCET Magalie. 04 76 60 33 01 magalie.poncet@isere.pref.gouv.fr
LE CONTROLE DE LA LEGALITE LA TRANSMISSION DES ACTES PAPIERS Les collectivités envoient en moyenne 120 000 actes papier par an à la Préfecture de l Isère et aux sous-préfectures. Cette importante manipulation papier nécessite des coûts d affranchissement conséquents. D autre part, cela peut être source d erreurs (égarement de dossiers, retard du courrier ). LA SOLUTION : LA DEMATERIALISATION DES ACTES, GRACE A : - Une méthode Il s agit d un outil de modernisation qui permet aux collectivités de transmettre par voie électronique, via un site internet, tous les actes soumis au contrôle de légalité, en commençant par les plus simples, en direction des préfectures ou des sous préfectures. Les collectivités utilisent un dispositif de télétransmission : tiers de confiance agréé par le Ministère de l Intérieur et de l Aménagement du Territoire. - Un cadre juridique L article 139 de la loi n 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités prévoit que les actes des autorités décentralisées soumis au contrôle de légalité peuvent être transmis par voie électronique au représentant de l Etat. Le décret n 2005-324 du 7 avril 2005 définit les m odalités de la télétransmission, un cahier des charges et une procédure d homologation des dispositifs de télétransmission. Des conventions locales et modulables décrivent les modalités pratiques de la télétransmission (périmètre, nomenclature, calendrier de mise en œuvre ) - Un dispositif technique A rc h i t e c t u re g é n é ra le Le projet ACTES Deux sphères de responsabilité, une norm e d échange Collectivités locales confiance certifié Préfectures et sous -préfectures confiance certifié Dépôt normalisé Des actes confiance Serveurs certifié du ministère Grosse collectivité Service informatique de la collectivité AR puis échange de courriers Sphère Collectivités Sphère Sphère MIAT MISILL La télétransmission des actes ne nécessite pas l installation de logiciels sur les postes informatiques, mais seulement l utilisation d un navigateur.
Les pré-requis sont les suivants : - Windows NT pack 6, 98 2 nde édition, 2000 pack 2, XP - Internet Explorer version 5.5 - Acrobat reader - Connexion Internet + adresse mail Collectivités : trois tiers agréés : la solution FAST (Fournisseur d Accès Sécurisé Transactionnel) testée en Isère, la solution ixbus, et la solution OK-ACTE, qui permettent aux collectivités la transmission des actes selon une norme sécurisée. Préfectures : l application ACTES (Aide au ConTrôle de la legalité des actes) permet aux préfectures de recevoir les actes transmis par les collectivités en toute sécurité. LE COMITE DE PILOTAGE En 2005, la préfecture s est lancée dans le projet de dématérialisation proposé par le ministère de l intérieur, dans le but de moderniser ses méthodes de travail. La phase d expérimentation s achèvera le 31 décembre 2006. Un comité de pilotage composé de collectivités volontaires s est constitué pour suivre la mise en place du projet. Plusieurs réunions ont lieu pour définir les modalités de mise en oeuvre. Après la phase technique et la formation des agents, la procédure électronique a débuté le 15 mars 2006.
UN ACCOMPAGNEMENT DE LA PREFECTURE Un accompagnement de la préfecture en phase test est prévu. En effet, la préfecture reste à la disposition des collectivités pour les informer du cadre juridique et du rôle de chacun des acteurs. La préfecture est également en mesure de renseigner les collectivités sur l aspect technique, au niveau des modes de raccordement possible, des infrastructures de confiance, de la norme d échange et du périmètre des actes télétransmis. LE SUCCES DU PROCESSUS Le dispositif, en phase expérimentale, semble être un succès. Pour les collectivités, la dématérialisation des actes représente un coût financier au démarrage. Malgré cette difficulté, elles sont séduites par cet élan de modernisation. Aujourd hui, neuf collectivités représentatives ont signé la convention locale de raccordement avec la Préfecture et une autre est en cours. LES PRÉ-REQUIS - UN INVESTISSEMENT PRÉALABLE La mise en place du dispositif de dématérialisation est une opération qui nécessite un investissement préalable pour les collectivités. Les tarifs des trois tiers homologués sont accessibles. Pour cela, les collectivités peuvent prendre contact auprès des trois sociétés : Solution FAST Monsieur Jérôme BORDIER Caisse des Dépôts et Consignation 56 r Lille 75007 PARIS Tél. : 01-58-50-14-06 Email : jerome.bordier@caissedesdepots.fr Solution ixbus Monsieur Charly AUBIJOUX SRCI ZA de la Croix St Mathieu 28320 GALLARDON Tél. : 02.37.91.30.87 Fax : 02.37.91.30.89 Email : charly.aubijoux@srci.fr Solution OK-ACTE Monsieur Frédéric OLIVIER OMNIKLES 56 rue de Londres 75008 PARIS Tél. : 01.44.88.95.46 Fax : 01.42.36.03.96 - UNE ORGANISATION DÈS LA PHASE TEST L installation du dispositif demande une organisation des services et une formation sur l application.
LES AVANTAGES - UNE SIMPLIFICATION DES ECHANGES Dans cette simplification des échanges, le transfert des actes est instantané et le serveur est disponible 24h sur 24h. La délivrance des accusés de réception est donc directement établie via le tiers homologué et la gestion des délais contentieux est plus organisée. A moyen terme, il tend à supprimer les manipulations papier, éviter les erreurs de saisie et les égarements de dossiers, facilitant ainsi l archivage. - UN CONTROLE JURIDIQUE PLUS EFFICACE La dématérialisation véhicule une meilleure qualité de l expertise des actes en permettant de concentrer le contrôle sur les actes qui présentent un enjeu majeur et une détection plus efficace des illégalités. De plus, le tiers de confiance contient des mesures de sécurité en matière de signature et d échange électroniques. La sécurité des informations est donc assurée grâce au cadre juridique et aux procédures proposées. - UN GAIN DE TEMPS A moyen terme, les collectivités bénéficieront d un réel gain de temps grâce à la rapidité et à la facilité de la télétransmission des actes et des procédures l accompagnant. Elles pourront mieux s organiser, témoigneront d importantes économies de papier et réduiront leur coût d affranchissement. - UNE MODERNISATION ADMINISTRATIVE VALORISANTE Réel levier de l administration électronique et de la modernisation du contrôle de légalité, le processus de dématérialisation s adapte aux collectivités. Moderniser l administration, c est la rendre plus efficace et mieux adaptée aux attentes des citoyens. - LA SIGNATURE ELECTRONIQUE Le signataire signe électroniquement les actes soumis au contrôle de légalité préparés par les agents de télétransmission avant que ces derniers les télétransmettent. Il s'agit en général d'un élu ou de son représentant, habilité à signer en son nom. Il y a un processus de vérification des signatures et des qualités du ou des certificats utilisés ainsi que des habilitations associées au certificat, et ce, conformément aux règles définies dans la politique de signature.