ORGANISATION DU 7 ème CONGRES MAI 2018 APPEL A CANDIDATURE A RETOURNER AVANT LE 28 FEVRIER 2017
Les régions ou départements, ci-dessous dénommés «organisateur local», qui souhaitent postuler pour l organisation du 7 ème congrès de Service de Remplacement France qui se déroulera en mai 2018, doivent envoyer leur dossier de candidature à SR France : 14 rue la Boétie 75008 PARIS Avant le 28 février 2017 Passé ce délai, aucun dossier de candidature ne pourra être accepté. Le dossier pourra être déposé par une région (sous réserve de l existence d une Fédération Régionale). Dans ce cas, vous préciserez les représentants (professionnel et administratif) interlocuteurs de Service de Remplacement France. Le dossier de candidature est un document FONDAMENTAL qui doit nous permettre de mesurer rapidement : La faisabilité technique du congrès dans la ville que vous avez sélectionnée, Les motivations du département ou de la région. En tant que de besoin, une délégation de Service de Remplacement France pourra venir expertiser le dossier sur site. Service de Remplacement France confie l organisation matérielle de son congrès à l organisateur local mais en conserve la maîtrise d œuvre, à savoir : le respect du cahier des charges qui fera l objet d une convention entre Service de Remplacement France et l organisateur local, l ordre du jour, le thème et le contenu du congrès, l ensemble des invitations adressées aux différentes catégories de congressistes. La mise en place d un comité d organisation, auquel assistent un ou plusieurs représentants de Service de Remplacement France, permet de coordonner les travaux de l organisateur local et les travaux nationaux. Le dossier de candidature doit être clair et précis. Le document de base ne doit pas dépasser 10 pages. Vous pouvez cependant y joindre des plaquettes ou autres documents venant étayer votre présentation : descriptif de la ville et du centre de congrès, capacités hôtelières (office de tourisme) Le dossier doit être OBLIGATOIREMENT composé des cinq chapitres suivants : 1. Présentation rapide des motivations : nombre d agriculteurs, principales productions, orientation du département/région, type d actions conduites par le(s) Service(s) de Remplacement, objectif(s) recherché(s) à travers l organisation du congrès national. 2
2. Présentation de la ville du congrès : plan de ville, situation du centre de congrès, possibilités d accès (train, avion, voiture, possibilités de navettes), capacités hôtelières. 3. Conditions matérielles du congrès : voir cahier des charges ci-après 4. Budget prévisionnel (recettes/dépenses) auquel il est nécessaire de joindre les lettres de soutiens de vos principaux partenaires financiers : (région, département, municipalité, organisation professionnelles ou économiques.) : voir dernière partie de ce dossier. 5. Les moyens humains : en amont et pendant le Congrès. CAHIER DES CHARGES 1. LES DATES DU CONGRES Le congrès de Service de Remplacement France a obligatoirement lieu entre le 15 et le 31 mai 2018. Il commence le premier jour à 13h et se termine le lendemain après la soirée de gala (soit un congrès d une durée de 1,5 jours répartis sur deux jours). Toutefois, pour des questions d organisation, le Centre de congrès devra être accessible à partir de la veille du premier jour jusqu au soir du deuxième jour. Le dossier de candidature doit précisément faire apparaître les options que vous avez déposées dans le centre de congrès susceptible de nous recevoir. Il vous est demandé de prévoir deux hypothèses. Service de Remplacement France est seule habilitée à fixer les dates définitives. 2. LE CENTRE DE CONGRES Le centre de congrès doit au MINIMUM comporter les espaces suivants que vous ferez figurer sur un plan joint au dossier, accompagné de photos. 2.1. UNE SALLE DE SEANCE PLENIERE Cette salle doit pouvoir accueillir jusqu à 400 personnes sous forme d un amphithéâtre. Si le choix de l organisateur local devait s orienter vers une salle polyvalente à plat, elle devra obligatoirement être équipée de chaises tablettes confortables. Nous attirons l attention sur le fait que l aménagement d une salle à plat entraîne des coûts importants. La décoration de la salle sera également prévue par l organisateur local. La disposition en amphithéâtre, plus favorable au bon déroulement de nos travaux, sera privilégiée. 3
Cette salle doit être (ou pouvoir être) équipée : d une scène sur laquelle seront disposés une tribune pouvant accueillir jusqu à 12 personnes et deux pupitres ; de systèmes d éclairage, de sonorisation et de vidéo performants ; d un espace presse en salle (tables éclairées). Aménagement / Mobilier de la salle plénière 2 pupitres ; 1 tribune pour 12 personnes ; du mobilier pour table ronde : 8 fauteuils, 2 tables basses. Sonorisation de la salle plénière Sources son : Entrées micro : Tribune : 12 micros fils ; Pupitre : 2 micros fils ; Table ronde : 8 micros fils ou HF selon aménagement scène ; Salle : environs 8 micros HF sur pied répartis dans la salle ; Lecteur CD : pour diffuser la musique d ambiance. La sonorisation doit être installée en coordination avec les équipements vidéo afin de pouvoir retransmettre depuis les équipements vidéo. Diffusion son : Salle : elle doit couvrir au moins un public de 300 personnes ; Scène : prévoir des retours de scène pour les intervenants ; Prévoir un enregistrement son des interventions. Eclairage de la salle plénière Eclairage d ambiance de la salle ; Eclairage de scène, face et contre : tribune, pupitres et table ronde. Diffusion vidéo en salle plénière Les installations doivent permettre la diffusion de films et de diaporamas depuis la régie. 1 écran central, 2 écrans latéraux, à adapter toutefois à l architecture de la salle (uniquement 2 écrans latéraux si la hauteur du fond de scène n autorise pas un écran central). 4
Les vidéos projecteurs (2 au minimum) doivent être équipés d optiques permettant la projection depuis le fond de la salle. Ils doivent être placés de façon à ce que le public n occulte pas la projection. Leur puissance doit être adaptée à la taille de la salle. Prévoir un retour vidéo sur la scène. Les frais de personnel pour la gestion de la régie son, lumière et vidéo sont pris en charge par l organisateur local. 2.2. HUIT SALLES DE TRAVAIL Ces salles doivent permettre l organisation des ateliers et carrefours de travail. Il faut prévoir 4 salles d une capacité chacune de 60 à 80 personnes et 4 salles d une capacité chacune de 40 à 50 personnes. Equipements : 40 à 80 chaises selon la capacité de la salle ; 1 tribune de 8 places ; 2 micros en tribune ; 4 micros en salle ; 1 écran ; 1 vidéo-projecteur ; 1 ordinateur portable ; 1 tableau «papier». 2.3. UN HALL D ACCUEIL Il doit être suffisamment spacieux pour permettre l accueil des congressistes et des invités. De plus, c est un lieu de passage important pendant toute la durée du congrès. Son aménagement doit permettre l installation : de 3 banques d accueil différenciées : invités, votants, accompagnateurs ; de panneaux de communication ; d un espace «VIP» indépendant pour l accueil des invités nationaux. C est également dans cet espace que peuvent être organisés, à l initiative de l organisateur local, un espace «détente», une présentation du département et/ou de la région, et un bar. Prévoir micro et sonorisation pour passer des annonces depuis le hall d accueil. 2.4. UNE SALLE DE SECRETARIAT Cette salle de 15 m2 minimum doit bénéficier d un accès facile et privilégié à la tribune. Le nombre et la puissance de ses installations électriques doivent être vérifiés afin de permettre le branchement de deux micro-ordinateurs avec accès Internet permanent et d une imprimante. 5
Elle devra en outre être équipée de : tables permettant la dépose des ordinateurs et de l imprimante ; tables de travail et chaises pour les personnes de Service de Remplacement France chargées du congrès ; un tableau «papier» ; un photocopieur (à défaut, un photocopieur sera accessible dans le centre de congrès) ; un accès Internet ; une imprimante. 3. LA RESTAURATION Deux dîners (soirs des premier et deuxième jours) et un déjeuner (midi du deuxième jour) sont à organiser par l organisateur local. Il est IMPERATIF que la restauration : ait lieu sur place ou, à défaut, à proximité immédiate de la salle de séance (5 mn à pied maximum). La salle de restauration doit pouvoir accueillir 300 congressistes plus les invités nationaux et locaux (1m²/personne) et l espace traiteur (environ 100 m²). soit assurée par un traiteur spécialiste des grandes manifestations : le service doit être OBLIGATOIREMENT réalisé à l assiette. 3.1. PRISE EN CHARGE DES DINERS ET DES DEJEUNERS Deux formules sont à envisager : Soit le coût des repas est pris en charge intégralement par l organisateur local ; Soit les repas sont laissés à la charge pour partie du congressiste, auquel cas le prix laissé à la charge de chaque congressiste ne peut pas dépasser 125. 3.2. DINER DE GALA Le dîner de gala a lieu le deuxième soir. Il est organisé par l organisateur local pour 300 couverts (plus les invités nationaux et locaux). La formule proposée par l organisateur local devra recevoir l aval de Service de Remplacement France. Si le dîner est organisé dans un lieu éloigné du centre de congrès et des hôtels, l organisateur local doit prévoir une rotation de navettes. 6
4. L HEBERGEMENT Deux systèmes sont à envisager : soit les réservations sont assurées par un organisme spécialisé (office de tourisme, bureau des congrès de la municipalité, Loisirs-Accueil, centrale de réservation ) ; soit les réservations sont laissées à la charge des congressistes. Les besoins sont les suivants : 300 lits en chambres individuelles ou Twin (à 2 lits) prioritairement réservés dans des hôtels 2*. 5. LES MOYENS HUMAINS Il est rappelé que l organisation d un congrès national demande temps et investissement. A ce titre l organisateur local s engage à dédier à ce projet au minimum : 1 ETP administratif durant les 6 mois précédant le congrès ; une personne administrative référent en relation directe avec Service de Remplacement France et respectant prioritairement le calendrier mis en place par Service de Remplacement France. Cette personne devra être affectée exclusivement à l organisation du Congrès au minimum les deux mois précédent celui-ci. Par ailleurs, l organisateur local devra être en mesure de s appuyer sur des bénévoles en amont, pendant et en aval du Congrès. Vous vous attacherez à faire apparaître dans votre candidature les moyens humains (comité d organisation, administratifs, bénévoles) mis à disposition pour la préparation du congrès et lors du congrès et notamment le professionnel référent à l organisation. 7
FINANCEMENT DU CONGRES NATIONAL Le financement du congrès doit être un élément important de votre réflexion avant le dépôt de votre candidature. Compte tenu des sommes qui doivent être engagées, la présentation d un budget prévisionnel est EXIGEE dans le cadre de votre dossier de candidature en y joignant les devis. Afin de vous permettre de le réaliser le plus précisément possible, voici la liste des dépenses à la charge de l organisateur local dont les estimations et devis devront figurer dans le budget prévisionnel joint à votre dossier. Les frais de location et d aménagement des salles du centre de congrès (matériel et personnel) conformément au cahier des charges technique de SR France ; Les frais de la régie du centre de congrès : sonorisation, éclairage et vidéo (matériel et personnel) conformément au cahier des charges technique de SR France ; Les consommations téléphoniques (y compris Internet) ; La location, l installation, la maintenance sur site du photocopieur ; L annonce du congrès et la signalétique externe à l enceinte du congrès ; Les transferts par car des congressistes (A/R entre gare et/ou aéroport hôtels centre de congrès soirée de Gala) ; Les polices d assurances ; Les frais du personnel de l organisateur local et des prestataires de services ; La restauration de l ensemble des congressistes ; Le versement de 6000 euros à SR France au titre des frais d organisation du congrès ; L ensemble des prestations annexes au congrès à l initiative de l organisateur local (promotion de son département et/ou de sa région, cartable, objets promotionnels, ). SR France, prend en charge les dépenses suivantes : Les frais de conception, de photocopies et d envoi des documents statutaires ; Les frais de conception, de photocopies et d envoi des rapports ; Les frais de conception, de photocopies et d envoi des invitations officielles ; Les frais de conception et de tirage des mandats des congressistes et l ensemble des badges ; La fabrication de la signalétique interne (relative à l organisation statutaire) ; Les frais de repas et d hébergement des membres du Bureau de SR France, du personnel de SR France ; Les repas consommés par les journalistes et les invités nationaux de SR France. A vous de jouer et bonne chance! SR France reste à votre disposition pour toute information complémentaire. 8