Alcatel OmniPCX Enterprise
Guide utilisateur Advanced REFLEXES Alcatel OmniPCX Enterprise Le poste Advanced REFLEXES dont vous disposez aujourd hui vous donne accès, d une manière simple et ergonomique, à tous les services et fonctionnalités offerts par votre système Alcatel OmniPCX Enterprise. Ce guide utilisateur vous fera découvrir successivement : une description de votre poste, un index alphabétique des services et fonctionnalités à votre disposition, un apprentissage progressif de ces services et fonctionnalités classés selon trois thèmes : Vos APPELS Votre CONFORT En votre ABSENCE Exprimez vos envies, votre poste REFLEXES et votre système Alcatel OmniPCX Enterprise sauront les satisfaire. Nom :... N poste :... N fax :... N Mobile :... Adresse e-mail :... N PWT :... 1
Symboles utilisés dans la documentation L action appuyez sur est symbolisée par Les touches afficheur sont symbolisées par Affich Les touches programmées par l usager ou pré-programmées sont symbolisées par L utilisation du navigateur est symbolisée par, etc. Tous les codes de fonction implicites ou personnalisés sont présentés dans le Tableau des codes, qui doit être consulté chaque fois que...voir le tableau des codes apparaît dans le texte. FONCTION Code Standard Rappel du dernier appelant *69 Code Client La programmation des touches permettant de personnaliser votre poste, est décrite au chapitre Personnaliser votre poste. Vous y trouverez également la liste des fonctions permettant cette programmation. 2
Informations système La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide peut dépendre de la version ou de la configuration de votre système. Pour plus de détails sur la configuration de votre système, consultez le responsable de votre installation. Informations sur le poste (1) Votre terminal vous permet de composer un numéro sans décrocher le combiné. (2) Suivant la configuration de votre système, votre poste peut être monoligne, (vous ne disposez d aucune touche de ligne) ou multiligne (vous disposez d au moins deux touches de ligne). Ce guide est destiné aux utilisateurs de postes multilignes. Pour plus d'informations sur les configurations monolignes, adressez-vous au fournisseur de votre système. 3
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Description de votre poste Advanced REFLEXES TM i 5
Afficheur, touches afficheur et navigateur Afficheur : comporte 2 lignes de textes et plusieurs pages. Poste au repos : 1ère ligne : information sur l état de votre poste ; date et heure. 2ème ligne (+ 1ère ligne pour les 4 pages suivantes) : correspondants ou fonctions programmables par vous-même. - En cours de communication : 1ère ligne : informations sur votre correspondant et sur la conversation en cours. 2ème ligne : fonctions accessibles à un moment donné. Led verte indiquant la présence de messages. Navigateur : pour passer d une page de l afficheur à l autre ou d une ligne à l autre. Touches afficheur : 5 touches dynamiques pour accéder aux fonctions proposées par l afficheur. 6
Principe de navigation Le navigateur vous permet de faire défiler les différentes pages du répertoire ou des fonctions disponibles et de sélectionner la ligne de l afficheur qui va définir la fonction de la touche afficheur associée. Si vous sélectionnez la ligne du haut, deux indicateurs clignoteront pour indiquer que la ligne est temporairement active. Après appui sur une touche afficheur ou après une temporisation la ligne du bas redevient automatiquement active. Page précedente Ligne du haut Indicateurs de ligne active David Paul Francois Guy Jacques Julien Marie Paul Luc Fred Touche afficheur associée Ligne du bas Page suivante 7
Touches programmables et icones associées Votre poste, dispose de 8 touches pré-programmées et de 16 touches programmables par vous-même ou par votre installateur. Ces 24 touches sont utilisées pour : superviser l état d un poste, appeler directement un numéro interne ou externe, accéder à une fonction. Les postes multilignes disposent d au moins 2 touches de lignes parmi ces touches. Ces touches sont associées à des icones de communication ou de fonction. touches de ligne LIGNE 1 LIGNE 2 touches programmables APPELS NON REP. GARDE RENVOI BIS MEMOIRE # icones de communication icones de fonction touches pré-programmées 8
Les icones associées aux touches sont les suivantes : Icones de communication Icones de fonction Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d une ligne (supervision). Communication en garde commune. Les touches pré-programmées sont utilisées pour : LIGNE GARDE RENVOI APPELS NON REP. BIS MEMOIRE # : prendre une ligne ou entrer un code de fonction en cours de communication : mettre un correspondant en attente : renvoyer les appels vers un autre poste : accéder aux services de messagerie : consulter la liste des appels externes (ISDN) restés sans réponse : réémettre automatiquement le dernier numéro composé : mémoriser temporairement un numéro 9
Mettre l étiquette sur le poste Vous disposez d une étiquette imprimée livrée avec le poste, à placer sous les touches programmables.! Insérez un objet à bout plat dans l encoche imprimée. (1 encoche par bloc de touches). " Soulevez le cache du bloc de touches. # Glissez votre étiquette. $ Remettez le cache en place. Touches fixes Les touches fixes correspondent aux fonctions les plus souvent utilisées. Information : pour utiliser simplement les fonctions de votre poste, pour entrer en programmation, pour afficher des informations sur votre poste 10 i
Touches audio Secret : pour vous isoler de votre correspondant ou pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous n ayez à décrocher (Interphonie) Haut-parleur pour partager une conversation Fin : pour terminer un appel ou une programmation augmenter le volume du haut-parleur ou du combiné diminuer le volume du haut-parleur ou du combiné Mains-libres : pour vous libérer du combiné Clavier alphabétique Ce clavier est utilisé pour les fonctions de messagerie, d appel par nom et de programmation. 11
S O M M A I R E VOS APPELS Appeler à l extérieur de l entreprise... 17 Appeler à l intérieur de l entreprise... 17 Appeler les opératrices... 18 Appeler un second correspondant en cours de communication... 18 Appeler votre numéro associé (secrétaire, collègue...)... 19 Recevoir un appel... 19 Recevoir des appels en cours de communication... 19 Transférer un appel... 20 Mettre votre correspondant en attente (garde)... 21 Reprendre un appel oublié... 21 Intercepter un appel sur un autre poste... 22 Passer d un correspondant à l autre (va et vient)... 22 Appeler par votre répertoire personnel Advanced... 23 Appeler par une touche programmée... 23 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence)... 23 Conférence au fil de l eau (jusqu à six participants)... 24 Mettre un correspondant externe en attente (parcage)... 25 Faire une demande de rappel... 26 Se mettre en attente sur un poste interne occupé... 27 Répondre à la sonnerie générale... 27 Entrer dans une conférence programmée... 28 Etablir une conférence dirigée... 29 12
Entrer en tiers dans une communication interne... 30 Appeler un numéro du répertoire collectif... 30 Contacter un correspondant interne déjà renvoyé sur un autre poste ou en position Ne pas déranger... 31 Appeler un correspondant sur son haut parleur... 31 Recevoir un appel interne en interphonie... 32 Groupement de postes... 33 Mise en attente commune d un correspondant... 34 Envoyer un message écrit à un correspondant interne... 34 Envoyer un message écrit à un correspondant externe (ISDN)... 36 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)... 36 Appeler un correspondant interne par son nom... 37 Déposer directement un message vocal... 37 Configuration Alcatel Multi-Line Appearance (MLA)... 38 VOTRE CONFORT Personnaliser votre poste Advanced... 43 Programmer une fonction (ou un numéro) sur les touches programmables libres de votre poste... 44 Définition des groupes de fonctions... 44 Programmer votre code personnel... 48 Choisir la langue... 48 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains-libres)... 49 Programmer votre répertoire personnel... 49 Mettre le haut-parleur en cours de communication... 50 Régler le volume du haut-parleur en cours de communication... 51 13
Régler le volume du combiné en cours de communication... 51 Vous isoler de votre correspondant... 51 Rappeler le dernier numéro composé (bis)... 51 Régler votre sonnerie - mélodie et volume... 52 Régler le contraste des afficheurs... 53 Modifier le numéro associé... 53 Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez... 54 Programmer un rappel de rendez-vous... 54 Ne pas être dérangé... 56 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation)... 57 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel ultérieurement... 57 Garder secrète votre identité... 58 Masquer l identité de votre correspondant... 59 Imputer directement vos appels sur des comptes clients... 59 Connaître le coût de votre dernière communication externe... 59 Appeler un numéro externe privé... 60 La configuration tandem (Twin sets)... 60 EN VOTRE ABSENCE Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)... 63 Renvoyer les appels vers son numéro associé (débordement)... 63 Renvoyer les appels vers un autre numéro lorsque vous êtes absent (renvoi temporisé sur non-réponse)... 64 14
Renvoyer les appels vers un autre numéro lorsque vous êtes déjà en communication ou absent (renvoi sur occupation et non-réponse)... 65 Renvoyer vos appels à distance... 66 Renvoyer les appels vers une messagerie vocale... 67 Annuler les renvois... 68 Effectuer un renvoi sélectif... 69 Consulter vos messages... 69 Consulter les demandes de rappel... 70 Consulter les messages vocaux... 70 Laisser un message d absence à vos appelants internes... 71 Lire les messages laissés en votre absence... 72 Consulter la liste des appels internes... 73 Verrouiller votre poste... 73 Renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne... 74 Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif... 75 Rappeler le dernier appelant interne (dont l appel est resté sans réponse)... 75 Consulter la liste des appels externes (ISDN)... 75 GLOSSAIRE... 77 INDEX... 81 PRÉCAUTIONS D EMPLOI... 84 15
V O S A P P E L S 16
Appeler à l extérieur de l entreprise Pour appeler à l extérieur de l entreprise : Composez le 9 (ou décrochez votre combiné et composez le 9) suivi du numéro de votre correspondant ; l écran-afficheur indique le numéro composé. L icone associée à la touche de ligne vous informe sur l état de votre communication : Nota : 9 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Vous pouvez consulter les codes à composer pour accéder à la fonction choisie ou vous pouvez Conslt Ope/FT utiliser le Mode guide : i puis puis ; l écranafficheur indique les codes recherchés. Pour plus d information, voir le chapitre Groupes de fonction. A P P E L S Appeler à l intérieur de l entreprise Pour appeler à l intérieur de l entreprise : Décrochez votre combiné ou composez directement le numéro de votre correspondant ou appuyez sur une touche programmée ; l écran-afficheur indique le nom et le numéro de la personne appelée ainsi que l état de son poste. S il ne répond pas, vous pouvez choisir une des options indiquées sur l écran-afficheur : AppHP pour passer un message sur le haut-parleur du poste de votre correspondant Rappel pour demander un rappel Texte pour transmettre un message écrit 17
Vocal pour transmettre un message vocal PWT pour appeler un poste mobile PWT Appeler les opératrices Décrochez votre combiné. Composez le 0. Nota : 0 est le code par défaut de la fonction appel des opératrices. Appeler un second correspondant en cours de communication (double appel) Vous êtes en communication avec un correspondant interne ou externe. Vous pouvez appeler un second correspondant (double appel). Pour faire un double appel : 2 App (1) ou sur une touche de ligne libre. Le premier est automatiquement mis en attente (icone ). (2) Composez le numéro de votre second correspondant. Pour annuler votre second appel et retrouver le premier, Fin2 A ou Nota : En cas de fausse manœuvre, raccrochez. Votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 18
Appeler votre poste associé (secrétaire, collègue...) A chaque numéro de poste peut être associé le numéro d un autre poste appelé numéro associé. Pour appeler rapidement le numéro associé : AppAss ou composez le code de la fonction Appel rapide de l associé. Nota : la validité de cette fonction dépend de la configuration de votre système. A P P E L S Recevoir un appel Votre poste sonne et l écran-afficheur indique le nom (appel interne) ou le numéro (appel externe) de l appelant. Pour répondre, décrochez le combiné ou appuyez sur la touche de ligne clignotante ou (mains - libres). Pour les appels internes, le numéro de l appelant s affiche quand vous répondez. Nota : vous pouvez répondre aux appels internes immédiatement et en mains libres si votre poste est en mode interphonie. Recevoir des appels en cours de communication Vous êtes en communication. Un bip sonore et une touche de ligne clignotante (mode multiligne) vous informent qu un correspondant interne ou externe cherche à vous joindre. Il est mis en attente : l écran-afficheur indique son identité. 19
Vous souhaitez lui répondre tout de suite, appuyez sur la touche de ligne correspondant à son appel. Votre premier correspondant est automatiquement mis en attente. Pour retrouver votre premier correspondant, appuyez sur la touche de ligne correspondante. Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera automatiquement rappelé. Dans le cas d arrivée simultanée de plusieurs appels (3 et plus), seul le dernier est affiché. Pour consulter l identité des autres appels en attente, i puis sur la touche de ligne clignotante de chaque appel. Pour annuler votre consultation, i Nota : vous pouvez interdire la mise en attente de vos correspondants lorsque vous êtes en DrAtt communication : Un appel externe sera renvoyé vers l opératrice. La fonction reste valide jusqu au prochain changement. DrAtt Pour annuler l interdiction, Transférer un appel Vous êtes en communication. Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste. 20
Pour transférer l appel : 2 App (1) pour effectuer un double appel. Quand le destinataire du transfert répond, prévenez-le que vous allez lui transférer un appel. Transf (2) pour effectuer le transfert. Nota : Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement sans attendre la réponse de votre correspondant, même si celui-ci est occupé. Le transfert entre deux correspondants externes n est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné). A P P E L S Mettre votre correspondant en attente (garde) Vous êtes en conversation avec un correspondant interne ou externe. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Pour le mettre en attente (garde) : GARDE ou appuyez sur la touche de ligne correspondant à la communication en cours. Pour retrouver votre correspondant, appuyez sur la touche de ligne du correspondant en attente. Reprendre un appel oublié Si vous raccrochez en laissant un correspondant en attente, l écran-afficheur et l icone associée à la touche de ligne vous l indique et votre poste sonne. Pour retrouver votre correspondant, décrochez votre combiné, ou appuyez sur la touche de ligne. 21
Passer d un correspondant à l autre (va et vient) Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente, vous pouvez passer de l un à l autre. Pour passer d un correspondant à l autre : Appuyez alternativement sur les touches de ligne correspondant à vos appels. Le numéro de chaque correspondant est affiché. Intercepter un appel arrivant sur un autre poste Pour intercepter un appel sur un poste de votre groupement d interception : Composez le code de la fonction Interception d appel de groupe, ou IntGrp ou Par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Interception d appel pour mettre en oeuvre la fonction IntGrp. Pour intercepter un appel (hors du groupement d interception) : (1) Composez le code de la fonction Interception d appel de poste, ou IntPs ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Interception d appel pour mettre en oeuvre la fonction IntPs. (2) Composez le numéro du poste que vous entendez sonner. 22
Appeler par votre répertoire personnel Advanced L écran-afficheur présente les mnémoniques correspondant aux premiers numéros du répertoire. Pour passer à la ligne suivante, utilisez le navigateur, Pour appeler : Affich Appuyez sur la touche afficheur que vous avez programmé pour le correspondant choisi. A P P E L S Nota : Pour programmer vos numéros, voir Programmer votre répertoire personnel. Appeler par touche programmée Certaines touches programmables de votre poste peuvent être affectées à des correspondants internes ou externes, ou à des fonctions. Pour appeler : Décrochez votre combiné et/ou appuyez sur la touche programmée de votre choix, l appel est automatique. L écran-afficheur indique le numéro appelé. Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour converser à trois : Conf 23
Pour annuler la conférence et retrouver votre premier correspondant, La seconde communication est terminée. Conf Nota : en cours de conférence, raccrochez pour que les 2 autres correspondants se retrouvent en liaison directe (s ils sont tous deux externes, cela dépend du pays concerné). Conférence au fil de l'eau (jusqu'à six participants) En cours de conférence à trois, le correspondant à l'initiative de la conférence peut faire participer jusqu'à trois nouveaux correspondants. Pour insérer de nouveaux correspondants dans une conférence à trois : Ajout (1) Appuyez sur : - les autres participants restent en ligne et peuvent continuer à parler pendant que vous insérez d'autres correspondants. (2) Composez le numéro du correspondant que vous souhaitez insérer dans la conférence. Insert (3) Quand votre correspondant répond, appuyez sur pour l'insérer Annule dans la conférence ou pour y renoncer et revenir en conférence. Chaque fois qu'un nouveau participant est inséré dans la conférence, un bip est émis. L'afficheur du poste de l'initiateur de la conférence présente le nombre de participants. 24
En cours de conférence, vous pouvez également répondre à un appel entrant ou procéder à une reprise de parcage d'un correspondant. Pour ce faire, appuyez sur Ajout et, une fois le correspondant en ligne, appuyez sur Insert pour l'insérer dans la conférence ou Annule pour y renoncer et revenir en conférence. A P P E L S Lorsque l'initiateur de la conférence raccroche, tous les correspondants sont déconnectés et la conférence au fil de l'eau prend fin. Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente (parcage) afin de le reprendre à partir d un autre poste dans l entreprise. Pour parquer votre correspondant : Parc (1) Au cours de la communication, (2) Composez le numéro du poste destinataire du parcage. La mise en attente se fera automatiquement et votre correspond perçoit la tonalité d attente. Nota : si vous raccrochez sans avoir défini de poste destinataire, l'appel reste parqué sur le poste d'origine et peut être repris normalement à partir de ce poste ou de tout autre poste du système, à l'aide de la fonction "Parcage/Reprise de parcage". 25
Pour retrouver votre correspondant sur le poste destinataire du parcage : Composez le code de la fonction Parcage/Reprise de parcage. ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Interception d appel pour mettre en oeuvre la fonction RpParc. Pour retrouver votre correspondant sur un autre poste : (1) Composez le code de la fonction Parcage/Reprise de parcage. ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Interception d appel pour mettre en oeuvre la fonction RpParc. (2) Composez le numéro de poste destinataire du parcage. Nota : Si la communication mise en parcage n est pas reprise dans un temps donné, elle est aiguillée vers l opératrice. Faire une demande de rappel Vous appelez un poste interne. Votre correspondant ne répond pas ou est occupé. Vous pouvez enregistrer une demande de rappel sur son poste. Pour faire une demande de rappel : Rappel (1) ; l écran-afficheur indique l acceptation du rappel. (2) Raccrochez ; vous serez rappelé dès que votre correspondant répond à votre demande (ou automatiquement, dès que votre correspondant aura raccroché). 26
Pour annuler la demande de rappel automatique (poste occupé), composez le numéro du correspondant. Raccrochez. Se mettre en attente sur un poste interne occupé Vous appelez un correspondant interne ; l écran-afficheur et une tonalité vous indiquent que votre correspondant est occupé. Vous pouvez vous mettre en attente et votre appel sera automatiquement renouvelé dès que votre correspondant aura raccroché. Pour vous mettre en attente : Attent et ne raccrochez pas. Dès que votre correspondant a terminé sa communication, votre appel est automatiquement renouvelé. A P P E L S Répondre à la sonnerie générale En l absence de l opératrice, les appels internes ou externes qui lui sont destinés sont reliés à une sonnerie générale. Pour répondre : Composez le code de la fonction Réponse à un appel de nuit ou SonGén ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Interception d appel pour mettre en oeuvre la fonction SonGén. 27
Entrer dans une conférence programmée A une heure convenue, vous pouvez participer à une conférence téléphonique qui peut réunir jusqu à 29 participants internes et externes (selon la configuration). Préalablement, un code secret d accès a été défini par les participants. Le nombre de chiffres composant le code est déterminé par le gestionnaire de votre installation. Pour entrer en conférence programmée : (1) Composez le code de la fonction Conférence programmée (*) ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Serv. complémentaires pour mettre en oeuvre la fonction Conf. (2) Composez le code secret d accès. (3) Si vous êtes le premier au rendez-vous, vous percevez une tonalité d attente. Sinon, vous entrez dans la conférence et l écran-afficheur vous indique le nombre de participants présents. S il n y a plus de place libre dans la conférence, vous percevez une tonalité d occupation. Vous pouvez quitter la conférence à tout moment en raccrochant. Faire participer un correspondant à une conférence programmée Vous pouvez faire participer un correspondant interne ou externe en effectuant un transfert d appel. Vous êtes en ligne avec un correspondant. Pour transférer votre correspondant dans la conférence : 2 App (1) et composez le code de la fonction Conférence programmée (*). Votre correspondant est automatiquement mis en attente. (2) Composez le code secret d accès à la conférence. 28
Transf (3) puis appuyez sur la touche de ligne correspondant à votre premier correspondant. (*) dans le cas d'une conférence en réseau, composez le numéro du nœud sur lequel se déroule la conférence avant de composer le code secret d'accès. Etablir une conférence dirigée Cette fonctionnalité permet, selon la configuration de votre système, de mettre en relation jusqu'à 29 participants, soit : en réalisant une conférence à insertion manuelle, en réalisant une conférence à insertion automatique, en diffusant un message parlé ou préenregistré sur les haut-parleurs des correspondants (sonorisation). La conférence est établie par un usager, le maître de conférence, qui est le seul a pouvoir appeler les participants. Si la conférence est supervisée le maître de conférence peut sélectionner individuellement les participants. Si la conférence n'est pas supervisée le maître de conférence utilise des listes prédéfinies. La conférence à insertion manuelle est toujours supervisée et ne peut être mise en œuvre à partir de votre poste que si vous êtes équipé d'un (de) boîtier(s) d'extension. Les deux autres services peuvent être utilisés sans supervision. A P P E L S Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, contactez le responsable de votre installation. 29
Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes abrégés. Pour appeler un numéro du répertoire collectif : Composez directement le numéro abrégé. Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n est pas protégé contre les intrusions, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours. Pour entrer en tiers dans une conversation privée : Intrus (1) Composez le code de la fonction Entrée en tiers ou. (2) Votre entré en tiers dans la conversation est signalée à vos correspondant par un signal sonore (ou par leur afficheur). Se protéger contre l entrée en tiers Pour vous protéger contre l entrée en tiers : (1) Composez le code de la fonction Protection contre les bips ou PasBip ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Serv. complémentaires pour mettre en oeuvre la fonction PasBip. (2) Composez le numéro de votre correspondant. La protection disparaît, lorsque vous raccrochez. 30
Contacter un correspondant déjà renvoyé sur un autre poste ou en position Ne pas déranger Votre correspondant a renvoyé sa ligne. Malgré tout, pour faire aboutir votre propre appel, AppOrg Pour lui envoyer un message texte, Pour faire une demande de rappel, Texte Rappel ; votre demande sera enregistrée uniquement sur le poste destinataire et ne suivra pas le renvoi. A P P E L S Appeler un correspondant sur son haut parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez (si vous y êtes autorisé) décrocher son poste à distance. Pour appeler un correspondant sur son haut-parleur : AppHP (1) ou composez le code de la fanction Annonce sur HP. Vous êtes directement connecté sur le haut-parleur de votre correspondant. (2) Présentez vous à votre correspondant. (3) S il souhaite vous répondre, votre correspondant doit décrocher son combiné ou utiliser la fonction mains-libres. 31
Recevoir un appel interne en interphonie Vous pouvez répondre à un appel interne sans avoir à décrocher ni à appuyer sur la touche haut-parleur. Pour recevoir un appel en interphonie : L icone associée clignote (rouge). Lorsqu un correspondant interne, répertorié dans votre liste d interphonie, appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté sur le haut-parleur. L écran-afficheur indique l identité de l appelant. Lorsque votre correspondant raccroche, votre poste raccroche automatiquement et le mode interphonie est toujours activé. Nota : Si la liste d interphonie est vide, tous les appels internes pourront être reçus en interphonie. Sinon, seuls les appels de la liste pourront être reçus ainsi. Constituer, modifier ou consulter votre liste d interphonie (10 noms maximum) Prog IntCom i puis puis et Suivez les indications de l écran-afficheur. 32
Groupement de postes Certains postes peuvent faire partie d un groupement. En composant le numéro de groupement, vous êtes en communication avec l un des postes du groupement. Nota : Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement en composant son propre numéro d appel. A P P E L S Sortir temporairement de votre groupement de postes (1) Composez le code de la fonction Sortie de groupement de postes ou Group ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Serv. complémentaires pour mettre en oeuvre la fonction Groupe. Nota : Vous continuez à recevoir les appels qui vous sont destinés. Réintégrer votre groupement de postes composez le code de la fonction Entrée dans le groupement ou Group ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Serv. complémentaires pour mettre en oeuvre la fonction Group. 33
Mise en attente commune d un correspondant Vous faites partie d un groupement d interception. Vous êtes en conversation avec un correspondant interne ou externe, vous pouvez le mettre en attente commune. Vous devez disposez d une touche programmée avec la fonction Garde commune. Pour mettre votre correspondant en attente commune : (1) Appuyez sur la touche programmée correspondante (icone fixe). (2) Pour reprendre votre correspondant, appuyez à nouveau sur cette touche. L appel en attente est signalé à tous les membres du groupement d interception disposant d une touche de garde commune (icone clignotante). N importe quel membre du groupement d interception peut reprendre la communication à partir de sa touche de garde commune. Envoyer un message écrit à un correspondant interne Pour envoyer un message texte : Texte (1) puis Envoi (2) puis composez le numéro du destinataire. L écran-afficheur indique son identité. Valid (3). L écran-afficheur vous propose une liste de messages. 34
Vous pouvez choisir : Fixe : messages prédéfinis ACompl : messages prédéfinis à compléter (voir ci-après) ACréer : messages à composer vous-même (127 caractères maximum) Retour : retour au menu précédent (3) Pour choisir votre message, appuyez sur la touche afficheur correspondante. Valid (4) Pour transmettre votre message, L écran-afficheur confirme la transmission et vous propose d envoyer un second message. A P P E L S Exemple de messages prédéfinis ou à compléter : 1. URGENT Rappeler SVP 2. Rappeler demain SVP 3. Réunion le ** / ** à ** : ** (*) 4. Réunion salle N :... (*) 5. Rappeler à ce numéro :... (*) 6. Rappeler... (*) * Messages à compléter via le clavier numérique. Envoyer un message écrit (en début d appel) Vous pouvez envoyer un message écrit en attendant que votre correspondant décroche. Texte puis choisissez le type de message (prédéfini, à compléter,...). 35
Envoyer un message écrit à un correspondant extérieur (ISDN) En cours d appel, pour envoyer un message écrit à un correspondant externe (ISDN). Texte Pour ce faire, et opérez comme décrit pour un correspondant interne. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)* Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu il dispose d un récepteur portatif. Pour signaler votre appel : Composez le code de la fonction Demande de recherche de personne ou Bip ; l écran-afficheur indique que la recherche est en cours. Vous pouvez également signaler votre appel directement sur le récepteur portatif de votre correspondant en composant le code de la fonction Recherche de personne suivi du numéro de récepteur de votre correspondant. Votre correspondant peut répondre à partir de n importe quel poste de l entreprise. * Option : dépend de la configuration de votre système 36
Déposer directement un message vocal Pour déposer un message vocal (poste au repos) : Mévo (1) et pour accéder à la messagerie vocale. (2) Pour déposer votre message, suivez les instructions du guide vocal. Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l entreprise) Pour appeler un correspondant par son nom : (1) Recherche : Tapez les premières lettres du nom de votre correspondant ou ses initiales ou ses nom et prénom sur votre clavier alphabétique. Pour lancer la recherche : Nom si vous avez composé tout ou partie du nom, Initia si vous avez composé les initiales (prénom-nom), Nom-Pr si vous avez composé le nom suivi du prénom, Annule pour annuler l opération. A P P E L S (2) Résultats : Si la recherche n aboutit pas, votre écran-afficheur vous propose automatiquement de modifier votre demande : Modif Pour modifier la demande, 37
Pour l annuler, Annule Si la recherche aboutit, l écran-afficheur propose un nom suivi de son numéro, et, si il y a plusieurs réponses le nombre de solutions possibles. Exemple 02/04 indique que le nom proposé correspond à la deuxième proposition parmi les 4 trouvées. Les différentes propositions sont affichées en boucle. Si le nom affiché n est pas celui de votre correspondant, vous pouvez affiner votre recherche : Suivt Pour afficher le nom suivant, Préced Pour afficher le nom précédent, (3) Appel : Pour envoyer votre appel, Appel Configuration Alcatel Multi-Line Appearance (MLA) Alcatel MLA est une configuration qui permet d'attribuer à plusieurs postes, des lignes MLA. Cette configuration permet à tous les postes membres d'un groupe MLA, d'effectuer les fonctions suivantes : signaler simultanément l'arrivée d'un appel sur une ligne MLA, répondre à cet appel, mettre l'appel en garde supervisée, reprendre un appel en garde supervisée, connaître en permanence l'état de chaque ligne MLA (supervision) grâce aux icones des touches de ligne. 38
Arrivée d'un appel Un appel destiné au groupe est dirigé vers une ligne MLA libre et l'état de cet appel est immédiatement visible sur tous les postes du groupe (icone ). Le poste est sonné (immédiatement ou après une temporisation définie) et les informations concernant l'appel (nom, numéro de l'appelant ou réseau interurbain) s'affichent sur chaque poste du groupe. Pour répondre à l'appel, appuyez sur la touche correspondante ou décrocher le combiné (icone ). Sur les autres postes du groupe, l'icone % signale que la ligne correspondante est occupée et donc indisponible pour les autres membres du groupe. A P P E L S Appel à partir d'une ligne MLA Pour effectuer un appel à partir d'une ligne MLA, appuyez sur la touche correspondant à une ligne libre et composez le numéro en utilisant l'une des fonctions de numérotation disponibles (clavier, numérotation abrégée, etc.). Les appels passés à partir d'une touche MLA sont identifiés sous le numéro d'annuaire de votre propre poste. Mise en garde supervisée - par touche MLA Pour placer un appel en garde supervisée, appuyez sur la touche MLA correspondant à l'appel (icone ). L'appel peut être repris par un des postes du groupe par appui sur la touche de la ligne MLA correspondante (icone ). 39
Mise en Garde privée Vous pouvez mettre une ligne MLA en garde sans qu'aucun poste du groupe ne puisse reprendre l'appel. On parle alors de garde privée (icone ). Pour ce faire, GARDE depuis votre poste pendant l'appel. Votre correspondant est mis en garde sur la touche MLA correspondante et sur les autres postes du groupe l'icone % signale que la ligne est occupée. Pour reprendre le correspondant, appuyez sur la touche de la ligne MLA correspondante de votre poste. Transfert d'un appel Entre membres du groupe En cours de communication, pour transférer votre correspondant à un autre membre du groupe, faites une garde supervisée puis signalez l'appel au membre du groupe par tout moyen approprié (transfert à la voix ou appel du poste). Vers un usager n'appartenant pas au groupe Appelez le poste concerné puis utilisez la touche de votre poste ou la touche préprogrammée réservée au transfert. Après le transfert, la ligne MLA sur laquelle est arrivé l'appel est à nouveau libre (icone &). Double appel Vous pouvez effectuer un double appel en cours de communication sur une ligne MLA. Pour ce faire, appuyez sur une touche de ligne disponible et opérer comme en configuration non MLA. 40
Le premier correspondant est mis automatiquement en garde privée (icone ). Sur les postes du groupe, l'icone % signale que la ligne correspondant à cette touche MLA est occupée et que le premier correspondant ne peut pas être repris par les autres postes du groupe. Arrivée d'appels non MLA Si votre numéro de poste individuel est appelé, l'appel n'apparaîtra que sur votre poste. Les informations concernant l'appel (nom ou numéro de l'appelant) s'affichent sur votre poste. A P P E L S 41
V O T R E C O N F O R T 42
Personnaliser votre poste Advanced Pour mieux vous seconder dans vos appels quotidiens, votre poste vous permet de sélectionner certaines fonctions, de constituer votre répertoire personnel, de programmer ses touches libres. Pour personnaliser votre poste, i ; l écran-afficheur indique les 5 fonctions principales auxquelles vous pouvez accéder. Conslt : pour connaître les informations sur le contenu des touches déjà programmées ou restant à programmer et pour activer des fonctions Prog : pour programmer et personnaliser votre poste (sonnerie, touches de fonctions, écran, numéro associé, code d accès personnel, répertoire) Poste? : pour connaître l identité (nom et numéro) d un poste Langue : pour modifier la langue d affichage Test : pour essayer afficheurs et sonneries C O N F O R T Appuyez sur la touche afficheur sous l une de ces fonctions ; l écran-afficheur vous indique les fonctions accessibles (voir liste détaillée). D une façon générale : Retour pour revenir au niveau précédent dans le menu, Menu pour revenir au menu principal, pour sortir du mode de personnalisation, 43
Programmer une fonction (ou un numéro) sur les touches programmables libres de votre poste Après avoir consulté la liste des groupes de fonctions programmables ci-après, vous pourrez programmer une fonction ou un numéro (ou une fonction et un numéro) sur une touche libre. Pour programmer une touche : Touch (1) i Prog puis et (2) Appuyez sur une touche non programmée (ou à reprogrammer). Vous pouvez soit choisir une touche libre sur une rangée de touches, soit vous servir du navigateur pour faire défiler les pages de l'afficheur et sélectionner une position programmable. (3) Composez directement le code (voir le Tableau des codes) ou le numéro à enregistrer, ou Serv Suivt puis pour accéder au groupe de fonctions voulu. Valid puis appuyez sur la touche afficheur sous la fonction que vous voulez programmer ou composez le numéro souhaité. Valid Définition des groupes de fonctions Lorsque vous sélectionnez une fonction, son intitulé apparaît sur l afficheur suivi d un nombre qui représente le code affecté à cette fonction. Ce code peut être composé directement au clavier pour activer la fonction. Si la fonction n est pas disponible, son intitulé et son code n apparaissent pas sur l afficheur. 44
Ces fonctions peuvent aussi être consultées et mises en œuvre, poste au repos, en mode MENU par les groupes de fonction. Groupe 1 : Liste des renvois Renvoi : renvoi de tous vos appels Occup : renvoi de vos appels quand vous êtes déjà en communication (renvoi sur occupation) Abst : renvoi de vos appels après un nombre prédéfini de sonneries sans réponse (renvoi sur non réponse) Oc/Ab : renvoi combiné sur occupation et sur non réponse Renv : annulation du renvoi programmé RvDOf : annulation du renvoi par le poste destinataire Télé : programmation du renvoi à partir d un poste quelconque (renvoi télécommandé) TéléOf : annulation du renvoi à partir d un poste quelconque Groupe 2 : Verrou/NPD Verrou : verrouillage/déverrouillage du poste NPD : ne pas déranger Sec Id : secret d identité Aff Id : affichage de l identité DrAtt : contrôle de la mise en attente sur occupation C O N F O R T Groupe 3 : Interception d appels IntGrp : interception d appel de groupe IntPs : interception d appel de poste 45
SonGén RpParc Garde : interception : réponse à la sonnerie générale : parcage d appel/reprise : garde commune Groupe 4 : Autour de l associé AppAss : appel rapide du poste associé NoRep : débordement temporisé sur non réponse Occup : débordement immédiat sur occupation Oc/Ab : débordement temporisé sur non réponse et immédiat sur occupation DébAs : annulation du débordement sur le numéro associé Groupe 5 : Consultations/rappels/taxes DerApp : rappel du dernier appelant local Taxe : lecture du compteur de taxes Alarme : consultation des alarmes Groupe 6 : Programmation de rendez-vous Rdv : rappel de rendez-vous Rdv : annulation du rappel de rendez-vous Groupe 7 : Messageries vocales Mévo : accès à la messagerie vocale Consul : consultation de la messagerie vocale Notifi : notification de l arrivée d un message vocal Dépôt : dépôt d un message vocal 46
Enreg. : enregistrement de la conversation Groupe 8 : Services complémentaires PasBip : protection temporaire contre l entrée en tiers NumAff : imputation par numéro (code) d affaire Substi : portabilité de services Group : sortie du groupement Group : retour dans le groupement HS : mise hors service du poste Conf : rendez-vous conférence Z UA : poste analogique derrière poste Reflexes LigPal : choix ligne principale sur poste multiligne multinuméro LigSec : choix lignes secondaires sur poste multiligne multinuméro Groupe 9 : Service de recherche de personne RépBip : réponse à la recherche de personne Rdp : appel direct de la recherche de personne C O N F O R T Groupe 10 : Transparence Q23 Impuls : transparence à la numérotation décimale FV : transparence à la numérotation multifréquence Alpha : connexion Alphapage 47
Programmer votre code personnel Pour choisir ou modifier votre code personnel : (1) Composez le code de la fonction Modification du code personnel, ou Prog Code i puis et (2) L écran-afficheur vous invite à composer le code par défaut ou votre ancien code. (3) Composez 2 fois le nouveau code en suivant les indications données. Chaque chiffre du code est symbolisé par un astérisque. Nota : Le code par défaut de votre poste est 0000. Suivant les configurations, la mise en oeuvre de certaines fonctions décrites ci-après nécessite votre code personnel. Choisir la langue Pour choisir la langue des affichages : Langue (1) i et L écran-afficheur vous indique plusieurs possibilités. Par exemple : F : français - GB : anglais - D : allemand - SP : espagnol - P : portugais - NL : néerlandais - DK : danois - I : italien - A : autrichien. (2) Appuyez sur la touche afficheur correspondant à votre choix. Valid (3) Pour confirmer votre choix, 48
Pour revenir au menu de choix des langues, Pour revenir au menu principal, Menu Annule Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) Vous pouvez composer le numéro de votre correspondant sans décrocher. Vous êtes alors automatiquement en position mains libres ; l afficheur présente l icone de signalisation des niveaux sonores du haut-parleur pendant un cours instant. Parlez bien en face de l appareil. En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l appel. Pour reprendre la position mains libres, et raccrochez votre combiné. Pour répondre à un appel en mains libres, C O N F O R T Programmer votre répertoire personnel Pour programmer votre répertoire personnel : (1) i puis Prog puis Touch (2) Appuyez sur la touche afficheur à programmer. (3) Composez le numéro à programmer (numéro externe, faites le précéder du 9). (4) Valid ; l écran-afficheur vous invite à entrer le nom associé au numéro. 49
(5) Tapez le nom de votre correspondant sur le clavier alphabétique (6 caractères maximum). Valid (6) puis i Nota : Si la touche sélectionnée est dejà programmée, la programmation peut être effacée ou modifiée. Les touches pré-programmées par l installateur ne peuvent pas être reprogrammées par l utilisateur. Touches de corrections : Gomme pour effacer le dernier caractère tapé. Serv pour programmer une fonction, Numéro pour modifier un numéro, Nom pour modifier le nom associé au numéro, Efface pour effacer le numéro et le nom, Retour pour retourner au menu choix de la touche. Mettre le haut-parleur en cours de communication Vous êtes en communication. Pour activer le haut-parleur, Pour désactiver le haut-parleur, à nouveau. 50
Régler le volume du haut-parleur en cours de communication pour activer le haut-parleur puis ou pour régler le volume (7 niveaux possibles). L écran-afficheur indique pendant quelques secondes le niveau de réglage du hautparleur. Régler le volume du combiné en cours de communication ou pour régler le volume (7 niveaux possibles). L afficheur indique pendant quelques secondes le niveau de réglage du combiné. Vous isoler de votre correspondant (secret) En cours de communication, à partir de votre combiné ou en mains libres, pour neutraliser le micro, Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entend plus, et la led ou l icone associée clignote. Pour reprendre votre conversation normalement, à nouveau. C O N F O R T Rappeler le dernier numéro composé (bis) BIS ; l appel est automatiquement effectué et l écran-afficheur indique le numéro appelé. 51
Régler votre sonnerie - mélodie et volume Vous pouvez choisir la mélodie de votre poste (16 possibilités) et son niveau sonore. Pour régler votre sonnerie : (1) i puis Prog et Mélod (2) Pour écouter les différentes mélodies proposées, Préced ou Suivt (3) Pour régler le niveau sonore, + _ ou ou ou ; l afficheur présente l icone de signalisation des niveaux sonores du haut-parleur pendant un cours instant. (4) Pour valider votre choix, ou bien Menu (retour au menu Programmation). Le réglage de la sonnerie peut être également programmé poste au repos. pour le choix de la mélodie. + _ et ou ou pour le niveau sonore. 52
Régler le contraste des afficheurs Pour régler le contraste des afficheurs : Vous pouvez régler le contraste des afficheurs en utilisant les touches verticales du navigateur lorsque celles-ci ne sont pas utilisées pour sélectionner la ligne active de l afficheur (pas d indicateur de ligne active sur l afficheur). ou (1) i puis Prog et Affich + _ (2) ou jusqu à obtention du contraste voulu. Le contraste choisi est immédiatement visible. (3) Pour valider votre choix, ou Retour (retour au menu Programmation). C O N F O R T Modifier le numéro associé Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Pour le modifier : Prog Assoc. (1) i puis et ; l écran afficheur présente le numéro associé si ce dernier a été préalablement programmé. 53
(2) Modif puis composez votre code personnel suivi du nouveau numéro associé. (3) Pour valider, Pour supprimer ce numéro, procédez de la même manière en composant le numéro de votre propre poste à la place du numéro associé. Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez Poste? i puis L écran-afficheur indique le nom, le prénom et le numéro du poste. Programmer un rappel de rendez-vous 1. Rappel de rendez-vous Pour programmer un réveil par téléphone ou un rappel de rendez-vous : (1) Composez le code de la fonction Rappel de rendez-vous ou RdV ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Prog. de rendez-vous pour mettre en oeuvre la fonction RdV. (2) Composez l heure du rendez-vous : 2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes (ex : 1330 pour 1:30 PM). Gomme permet de corriger les données 54
(3) Composez le numéro du poste sur lequel sera fait le rappel. Si c est le vôtre, ne composez rien. (4) pour confirmer. A l heure programmée, votre poste sonne et l écran-afficheur vous rappelle qu il s agit d un rendez-vous. Décrochez puis raccrochez pour valider la réponse. Nota : pour annuler votre demande de rappel suivez la même procédure que pour sa mise en fonction, en utilisant RdV ou RdV ou le code de la fonction Annulation rappel de rendez-vous. 2. Rappel de rendez-vous multiple (de 2 à 4) Pour programmer plusieurs demandes de rappel (jusqu'à quatre) : (1) Appuyez sur la touche programmable correspondante ou composez le code de la fonction "Rappel de rendez-vous". (2) Si demandé, composez le numéro du poste destinataire du rappel.../.. (3) sur laquelle vous souhaitez programmer le premier rappel. (4) Composez l'heure du rendez-vous : 2 chiffres pour les heures, 2 pour les minutes (ex : 1330 pour 1:30 PM). (5) ou recommencez les opérations (3) et (4) pour chaque autre rendez-vous. A l'heure programmée, votre poste sonne et l'écran-afficheur vous rappelle qu'il s'agit d'un rendez-vous. Décrochez puis raccrochez pour valider la réponse. C O N F O R T 55
Pour modifier ou annuler un ou plusieurs rappels de rendez-vous, utiliser la même procédure. Sélectionnez la touche afficheur correspondante, composez la nouvelle heure Efface pour modifier le rendez-vous, ou pour l'annuler. Nota : si vous ne répondez pas au premier rappel, un second est effectué. Après ce second appel la demande est annulée. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste le rappel ne suit pas le renvoi. Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre momentanément votre poste inaccessible à tout appel (excepté celui des opératrices). Pour ne pas être dérangé : (1) Composez le code de la fonction Ne pas déranger ou NPD ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Verrou/NPD pour mettre en oeuvre la fonction NPD. (2) Puis suivant les indications, composez votre code personnel. (3) ; votre poste indique Ne pas déranger. Pour annuler, suivez la même procédure que pour sa mise en oeuvre. 56
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) (1) Composez le code de la fonction Renvoi immédiat sur occupation ou Occup ou par le mode MENU, accédez au groupe de fonctions Liste des renvois pour mettre en oeuvre la fonction Occup. (2) Puis, suivant les indications données, composez le numéro destinataire du renvoi ; l écran-afficheur indique l acceptation du renvoi (associé, boîte vocale ou autre numéro). (3) ; l écran-afficheur indique que le renvoi est activé. Nota : Pour annuler le renvoi, voir le chapitre Annuler les renvois dans En votre abscence. Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel ultérieurement C O N F O R T Le poste de votre correspondant (interne ou externe) ne répond pas, vous pouvez mémoriser son numéro. Pour ce faire : (1) Avant de raccrocher, MEMOIRE #. Le numéro composé est enregistré. (2) Pour le rappeler ultérieurement, MEMOIRE # 57
Ce numéro reste mémorisé jusqu à l enregistrement d un autre numéro ou s efface après utilisation. Garder secrète votre identité* Votre poste peut accéder aux services Numéris. Lorsque vous appelez un correspondant interne ou un correspondant externe également abonné Numéris, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d envoyer votre appel. Pour masquer votre identité : APPELS Secrt (1) puis and NON REP. (2) Composez le numéro de votre correspondant (sans composer le code d accès au réseau téléphonique public). Pour annuler le secret d identité, APPELS NON REP. * Dépend de la configuration de votre système puis Secrt 58