SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Règlements, directives, politiques et procédures Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO Adoption Instance/Autorité Date Résolution(s) Conseil d administration 26 janvier 1993 134-CA-2096 Modification(s) Comité exécutif Révision Unité Catégorie Code 26 juin 2006 285-C-1258 Vice-rectorat à l administration et aux ressources Politique et règlements
1. OBJECTIF Cette politique concourt à assurer le contrôle et la disponibilité des installations de l'université du Québec en Outaouais (UQO) aux membres de la collectivité et plus particulièrement à la communauté universitaire. 2. POLITIQUE - L'UQO n'entend pas entrer en concurrence avec le secteur privé en ce qui a trait à la location de salles. - L'Université se réserve le droit de refuser toute location aux groupements ou personnes dont les activités iraient à l'encontre des droits fondamentaux ou de l'ordre public et des bonnes moeurs. 3. RESPONSABILITÉ Le Service des terrains et bâtiments, par l'entremise de son secteur de gestion des locaux, est responsable de l'application de cette politique. Le Service des terrains et bâtiments pourra faire appel à la Direction des communications et du recrutement pour l'analyse de l'impact de l'image de l'université lors d'une location de salle à un organisme externe. 4. DÉFINITIONS 4.1 CATÉGORIES D'UTILISATEURS L'Université du Québec en Outaouais entend donner priorité aux différents organismes ou secteurs dans l'ordre suivant: 4.1.1 Les secteurs de l'université L'enseignement et les activités courantes de l'université (les départements, les services, les modules, les associations étudiantes, etc.). 4.1.2 Les maisons d'enseignement public Les commissions scolaires, les collèges d'enseignement général et professionnel, etc. 4.1.3 Les organismes publics Les ministères, CUO, MRC, etc. 4.1.4 Les organismes sans but lucratif Les organismes dont la mission est de rendre des services à la collectivité et non pas de faire des profits. Pour en vérifier l'exactitude, l'université exige que le requérant lui transmette les lettres patentes (charte) de l'organisme. 4.1.5 Les organismes à but lucratif Les organismes dont la mission est de faire des bénéfices pour le profit de ses actionnaires. Ces utilisateurs seront acceptés si leurs activités sont en rapport étroit ou un complément de l'enseignement qui se dispense à l'université et qu'ils n'entrent pas en concurrence avec les services de l'uqo (i.e. Service aux étudiants, Service des technologies de l information, etc.). 4.1.6 Employés de l'uqo Cette politique s'applique également aux employés de l'uqo faisant partie ou non d'un organisme externe à l'université et qui veulent exercer une activité dans les locaux de l'uqo Ceux-ci assument les frais prévus pour la catégorie d'activités externes. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 2
4.2 CATÉGORIES D'ACTIVITÉS 5. RÈGLEMENTS Le Service des terrains et bâtiments n'est pas responsable de l'organisation des événements. Sa responsabilité se limite à la location des salles. 4.2.1 Les activités institutionnelles Activités organisées par les secteurs de l'université (soit les départements, les modules, les services, les associations étudiantes) pour lesquelles cette dernière convient, par l'entremise du recteur, d'assumer tous les frais de production qui en découleront ou du moins ceux qu'elle jugera opportun dans le cadre de son implication. 4.2.2 Les activités parrainées par l'université Activités organisées conjointement par les secteurs de l'université et des organismes extérieurs. L'initiative provient de l'externe, mais les secteurs de l'université endossent l'activité en y apportant leur collaboration. Pour ces activités, l'université convient que seuls les frais de location de salle ne s'appliquent pas. Une décision du recteur confirme le parrainage. 4.2.3 Les activités externes Activités organisées par des organismes extérieurs et pour lesquelles l'université convient que tous les frais de production qui en découlent sont aux frais des requérants. 5.1 PROCESSUS D'ÉVALUATION DES DEMANDES 5.1.1 Directives a) Les événements suivants concernés par la présente politique respectent deux conditions : La durée totale de l utilisation des locaux n excède pas une semaine La logistique de ces événements n implique que le local et peu de mobilier. b) Toutes les demandes concernant des événements définis à la section A doivent être adressées à la gestion des locaux du Service des terrains et bâtiments. c) La demande doit être transmise au Service des terrains et bâtiments dix jours avant le début de l'activité. Si le délai n'est pas respecté, le Service des terrains et bâtiments se réserve le droit de refuser la location des locaux. d) Le directeur du Service des terrains et bâtiments est autorisé à approuver la demande au nom de l Université. 5.1.2 Cheminement des activités Responsables: Activités: Organisateur 1. Contacte la gestion des locaux. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 3
2. Complète et signe le formulaire de demande de réservation de local. La gestion des locaux 3. Analyse la demande. Toute demande incomplète ne sera pas évaluée, mais plutôt retournée au demandeur. 4. Consulte les responsables d'édifices impliqués et fait l'évaluation du projet. 5. Présente le dossier au recteur s'il s'agit d'une activité institutionnelle ou parrainée par l'université. Le recteur 6. Prend connaissance du dossier, s'il y a lieu, et décide de l'accepter ou non. Ensuite, le recteur accepte ou refuse l'exonération des frais à l'utilisateur et autorise le transfert de budget des services impliqués au Service des terrains et bâtiments, pour assumer les frais encourus. La gestion des locaux 7. Sur acceptation de la demande, l'université envoie une confirmation de laissez-passer accompagnée des Conditions de location aux requérants. (voir annexe 1) L'organisme 8. Effectue les paiements requis, s'il y a lieu. 5.2 TYPES DE SERVICES 5.2.1 Les locaux L'Université dispose de plusieurs salles polyvalentes, telles des salles de cours, des salles de réunion, des amphithéâtres, deux auditoriums et deux agoras. Restriction: Activités ayant lieu dans les gymnases Pour les activités qui se déroulent dans le gymnase, les usagers doivent s'adresser au responsable de la gestion des locaux du Service des terrains et bâtiments qui vérifie la disponibilité de la salle avec le Service aux étudiants. Si disponible, le Service des terrains et bâtiments s'occupe de la location. 5.2.2 Les aménagements L'Université offre ses services de montage et de démontage pour les aménagements spécifiques de chaque événement. Le tout est effectué par une équipe spéciale moyennant des frais. 5.2.3 Les équipements L'Université possède certains équipements tels: tables, chaises, projecteurs, lutrins, etc. Le requérant s'adresse directement au responsable de l'édifice où se tient l'activité. 5.2.4 Clés L'Université contrôle la distribution des clés auprès des membres de la communauté universitaire. 5.2.5 Services alimentaires Le requérant traite directement avec le concessionnaire des Services alimentaires. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 4
5.2.6 Services audiovisuels Le requérant traite directement avec le technicien responsable du secteur de l'audiovisuel. 5.2.7 Entretien ménager Les travaux supplémentaires d'entretien ménager, lors de la réalisation d'un événement quelconque sont effectués par une équipe spéciale et les frais qui en découlent sont à la charge du requérant. 5.2.8 Stationnement Conformément à la Politique et règlements concernant la gestion des parcs de stationnement de l'université du Québec en Outaouais, l'achat en bloc de permis de stationnement est possible. Le requérant traite avec le préposé au stationnement. 5.3 TARIFICATION DES SERVICES Les tarifs sont présentés à la section 5.4. Ces tarifs peuvent être révisés par le comité exécutif de temps à autre. 5.3.1 Les locaux Les tarifs d'utilisation des locaux comprennent l'éclairage, le chauffage, la ventilation et la climatisation. Le tarif 1/2 journée s'applique pour une période de quatre heures et moins. Le tarif d'une journée s'applique pour une période de plus de quatre heures le même jour. Les organismes sans but lucratif bénéficient d'un escompte de 10% sur la location de locaux. 5.3.2 Services alimentaires Les frais qui découlent de ces services sont déterminés, facturés et payables au concessionnaire des Services alimentaires. 5.3.3 Gardiennage Lorsque dispensé pendant les heures régulières: aucuns frais. Lorsque du personnel supplémentaire est requis: taux horaire fixé par le Service des terrains et bâtiments. 5.3.4 Entretien ménager L'entretien ménager pour les événements spéciaux et les locations d'espaces nécessitant des travaux d'entretien ménager supplémentaires seront facturés. L'entretien ménager doit être demandé par les requérants avant les activités. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 5
5.4 GRILLES DE TARIFS Grille tarifaire des services à l UQO avant taxes applicables * Amphithéâtre Taché (D-443) et D-445) 245 places 300$/jour (D-0443) (multi) 131 places 150$/jour (D-0445 (multi) 114 places 150$/jour (E-0218) 32 places 100$/jour Amphithéâtre Brault (B-1015) (multi) 101 places 150$/jour Auditorium Brault 338 places 370$/jour Salle multimédia 34 à 131 places, MAC et IBM 150$/jour Brault et Taché Salle de classe 20 à 60 places 70$/jour Salle de réunion 6 à 25 places 70$/jour Kiosque permis d exploitation 1 à 8 places 100$/jour exigé Laboratoire avec ordinateurs A-1011, A-1005 (Brault) A-1102, B-1214 (Taché) 300$/jour 300$/jour Salle vidéoconférence E-0225 voir tableau en annexe Agora Taché Agora Brault Agora CRTL Capacité : 770 Capacité : 625 Capacité : 250 Prix fixé selon le montage, le démontage et le nettoyage Montage dans l Agora 25$/heure x 2 hommes plus les taxes Démontage Organismes à but non lucratif Réservation de moins de 4 heures Entretien ménager Surveillance 1 h 00 pour 50 personnes 1 h 15 pour 75 personnes 1 h 30 pour 100 personnes 1 h 45 pour 125 personnes 2 h 00 pour 150 personnes 2 h 15 pour 175 personnes 2 h 30 pour 200 personnes ½ prix du montage 10 % de réduction sur la location de locaux seulement. Pour les autres services, le tarif régulier s applique ½ prix du montant pour 1 journée 25$/heure par concierge 25$/heure par surveillant 50$ 62,50 $ 75,00 $ 87,50 $ 100,00 $ 112,50 $ 125,00 $ Cette grille ne couvre pas les activités qui se déroulent dans le cadre normal de la mission de l Université, soit les activités créditées, les réunions administratives, etc. P.S. La grille de tarification de la salle de conférence est sur le site. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 6
5.5 APPLICATION DES TARIFS D'UTILISATION DES SERVICES Le tableau suivant établit l'application courante des tarifs d'utilisation des services en fonction du type d'activité. TYPES DE SERVICES Locaux APPLICATION DES FRAIS EN FONCTION DU TYPE D'ACTIVITÉ Activités institutionnelles Parrainés par l'uqo Externes Aménagements * Équipements loués à l'externe * Aliments Entretien ménager * Gardiennage * : Indique que les frais s'appliquent. * Les frais peuvent s'appliquer ou non selon les recommandations du recteur. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 7
ANNEE 1 CONDITIONS DE LOCATION Les personnes et les organismes qui louent les équipements de l'université du Québec en Outaouais doivent obligatoirement prendre connaissance des conditions de location décrites ci-après. Le locataire se présente dès son arrivée, au bureau de l'agent de sécurité, aux endroits prévus de chaque pavillon, pour avoir accès au matériel et aux équipements réservés en présentant le laissez-passer. Utilisation du nom UQO Il est interdit d'utiliser ou d'associer le nom Université du Québec en Outaouais, l'abréviation UQO de même que le sigle à toute publicité pour les activités se tenant dans les locaux de l'université, sauf sur autorisation écrite de la Direction des communications et du recrutement. Ameublement: Il est interdit de déplacer tout ameublement (table, chaise, etc.) d'un local à l'autre à moins que le laissez-passer ne l'autorise. Le locataire sera responsable des frais encourus le cas échéant, pour replacer l'ameublement. Aménagements: L'Université offre ses services de montage et de démontage pour les aménagements spécifiques de chaque événement. Le tout est effectué par une équipe spéciale moyennant des frais. Annulation: La direction de l'université se réserve le droit d'annuler toute réservation. Cependant, le locataire se verra rapidement informé de cette situation et l'université s'efforcera de donner satisfaction au client, notamment en proposant des solutions de rechange valables. Assurance: L'Université se dégage de toute responsabilité liée à la tenue d'une activité par un locataire. Audiovisuel: Le locataire qui en manifeste le besoin, doit s'adresser directement au secteur de l'audiovisuel de l'université (595-2234) pour avoir accès au matériel disponible. Boisson: La consommation de boissons alcoolisées, sous réserve du respect de la réglementation gouvernementale en vigueur, doit être autorisée par le Service des terrains et bâtiments. Comportement: Le comportement attendu des usagers doit être celui d'une personne qui fréquente un lieu public: le respect, l'ordre et la propreté sont de rigueur. La direction de l'université se réserve le droit d'expulser de l'édifice toute personne aux agissements condamnables. Dommages: Le locataire est responsable des dommages occasionnés au matériel et aux équipements qu'il utilise. Il sera responsable des frais encourus, le cas échéant, pour le remplacement du matériel et des équipements. Interdiction de fumer: Il est interdit de fumer à l'intérieur des locaux de l'université. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 8
Nourriture: Il est interdit de manger et de boire dans les endroits non prévus à ces fins. Plan d'évacuation: Le locataire doit prendre connaissance du plan d'évacuation et lorsqu'il y a lieu, nommer un responsable de son application. Sécurité et premiers soins: Le locataire avise le plus rapidement possible le gardien de sécurité de toute situation d'urgence qui peut survenir dans les locaux de l'université. Une trousse de premiers soins est disponible au bureau de l'agent de sécurité de chaque pavillon. Stationnement: Le règlement en vigueur s'applique intégralement aux locataires ainsi qu'à leurs participants. Surveillance - adulte: Lorsqu'une activité organisée par un locataire regroupe des participants dont l'âge est inférieur à dix-huit (18) ans, celui-ci doit s'assurer en tout temps, sans exception, d'une surveillance adulte adéquate. Surveillance - Soirée avec boissons alcoolisées: Le locataire doit s'assurer que seules les personnes de dix-huit (18) ans et plus ont accès à l'activité. Politique et règlements concernant l utilisation d espaces et de locaux à l UQO 9