FORUM CXP GROUP JEUDI 11 JUIN 2015, PARIS LE NUMÉRIQUE AU SERVICE DES MÉTIERS

FORUM CXP GROUP JEUDI 11 JUIN 2015, PARIS LE NUMÉRIQUE AU SERVICE DES MÉTIERS

FORUM CXP GROUP JEUDI 11 JUIN 2015, PARIS 14 POINTS CLÉS POUR RÉUSSIR VOTRE PROJET COLLABORATIF Nicolas Bürki Analyst Senior, le CXP

CXP GROUP EN QUELQUES CHIFFRES (1) (2) (1) BI survey, PAC & le CXP surveys - (2) utilisateurs PAC SITSI et le CXP Offre Globale CORPORATE PRESENTATION @ CXP GROUP 2015 I 3

AGENDA 9:00 9:30: Les 14 étapes clés pour réussir votre projet collaboratif par Nicolas Bürki, le CXP 9:30-9:55: Présentation: Cas client par Vincent BOUTHORS, PDG, Jalios 10:00-10:25: Témoignage client par Thomas PRUDHOMME, Responsable Collaboratif & Documentaire chez RFF et Sébastien LAHEUX, Directeur des offres, TRSb @ CXP GROUP 2015 4

PROJET DE COLLABORATION ERREURS (IDÉES REÇUES) SOUVENT CONSTATÉES La collaboration se fait «simplement» en mettant un outil à disposition des utilisateurs Non, il y a 13 autres étapes à réaliser Un seul outil de type «collaboration» est suffisant pour devenir «2.0» Oui, mais uniquement pour la phase de beta/pilote Non, les vrais bénéfices de la collaboration se réalisent en interconnectant l outil de collaboration avec les applications existantes tel les que ECM, CRM, les applications métier, etc. et ceci se planifie bien en avance (vision, stratégie, analyse d impact sur les processus ) Nous (DSI) travaillons bien avec les métiers pour mettre en place la collaboration Très bien, mais n oubliez pas d inclure les RH, le service de communication et mettez en place des équipes de projet /comité de pilotage dont les membres associés peuvent / doivent changer selon la phase du projet @ CXP GROUP 2015 5

PÉRIMÈTRE DECOLLABORATION Collaboration Cloud s/ SaaS Multi-Devices Entreprise 2.0 Auto-Classification Input Mgmt. ECM GED DAM Collab 2.0 BPM/ Wrkflw WCM E-mail Mgmt. Output Mgmt. Archive Progiciels Tierces ERP, CRM, RH, Applications Métiers BI, BigData Case Mgmt. Multi-Canaux Recherche Transverse @ CXP GROUP 2015 6

LES 14 POINTS CLÉS (1-4) 1. Analyse de l existant 1. Maturité 2.0, 2. Environnement technique (doublons?) et son usage 3. Processus / contenu (ruptures?) 2. Stratégie et vision 1. Les enjeux, la cible à 3-5 ans,.. 2. Alignement avec la stratégie d entreprise 3. Business case 1. «Key drivers», challenges à résoudre 2. Objectifs, métriques 3. Livrable clé pour assurer le support du management 4. Planning / Feuille de route 1. 1 ère version pour la visibilité, à détailler au fur et à mesure @ CXP GROUP 2015 7

LES 14 POINTS CLÉS (5-8) 5. Equipes projets / pilotage Composition d équipes dont les membres varient selon la phase Equipe transverse incluant RH, Communication, Formation, Définition des objectifs, responsabilités, avec un focus sur la communication 6. Expression des besoins (fonctionnels et techniques, priorisation ) Mapper les besoins fonctionnels avec les bénéfices / objectifs Mapper les besoins technologiques avec les besoins fonctionnels Priorisation des besoins 7. Choix de l intégrateur et de la solution Faire un choix pour le long terme, choisir une solution qui se laisse intégrer 8. Plan de déploiement / Adhésion des utilisateurs Stratégie d adoption, Cas d usage d adoption Lancement de la gouvernance (définition des procédures et règles) @ CXP GROUP 2015 8

LES 14 POINTS CLÉS (9) 9. Plan de communication, de gestion du changement, de formation Définir clairement le plan de communication / marketing, de «change management», et de formation c est primordial pour la réussite du projet Plan de marketing: Déterminer les bons formats/canaux: newsletter, management meetings, mode ludique Récompenser les «top contributor» pour motiver les autres utilisateurs Plan de gestion du changement - le plan le plus critique! Identifier et définir avec précision en quoi le nouveau mode de travail / nouvelle plateforme va impacter les processus et activités existants Communiquer ces changements au plus tôt (management et utilisateurs). Ceci va énormément faciliter l adoption de la nouvelle plateforme. Plan de formation Déterminer les formats de formations: démonstrations (live, enregistré, à distance), séances de formation («classroom», «hands-on» Webinaires, vidéos, ) @ CXP GROUP 2015 9

LES 14 POINTS CLÉS (10-14) 10. Implémentation Lancement itératif - Privilégier un mode beta/pilote 11.Communiquez, communiquez, communiquez Tout au long du projet, et aussi une fois celui-ci déployé 12.Formation «Roadshow», démos, «open-bar», «hands-on», Webinaires 13.Etre à l écoute, piloter, analyser l utilisation Support/helpdesk, input pour la feuille de route Améliorations en continu (nouvelles fonctionnalités planifiées ou suggérées, communiquer ) 14.Collaboration avec les prestataires /éditeurs Identifier les compétences manquantes. Ne pas hésiter à faire appel aux spécialistes selon la phase. @ CXP GROUP 2015 10

ANALYSE DE CES 14 POINTS CLÉS Points clés - Analyse de l existant - Stratégie et vision - Business case - Planning / Feuille de route - Equipes projets / pilotage - Expression des besoins - Choix de l intégrateur et de la solution - «Classique DSI» - Plan de déploiement / Adhésion des utilisateurs - Plan de communication, de «change management», de formation -Bonnes connaissances de l entreprise (processus / employés) pour démontrer la valeur - «Business-language» pour communiquer et assurer l adhésion du senior management. - Vision large sur l ECM / collaboration - Marketing / Communication - RH (impact sur les contrats) - Formation - «Business Process Analysis» - Implémentation - «Classique DSI» - Communiquez, communiquez, - Formation - Etre à l écoute, piloter, analyser l utilisation Gouvernance / Communication Top compétences requises - Communication - Formation - Support - Collaboration avec les prestataires /éditeurs - «Classique DSI» @ CXP GROUP 2015 11

BILAN DE L ANALYSE La partie «DSI classique» est assez marginale comparé aux autres compétences requises En plus de la collaboration DSI & métiers, il faut inclure le service communication, les ressources humaines, la formation, le support, et tout cela bien coordonné et planifié en avance Un projet de collaboration est un projet complexe mais qui peut offrir des bénéfices inouïs pour les employés, les clients, l entreprise.ne tardez pas à vous y mettre! @ CXP GROUP 2015 12

ANNONCES & DOCUMENTS DE RECHERCHE Annonces Dossier de recherche: «14 étapes clés pour réussir son projet collaboratif» (Juin) ECM Market Overview Gouvernance Les meilleures pratiques Intranet Les meilleurs pratiques. Evénement 6 Octobre: ECM-Event du CXP (Tendances ECM, EIM, ) Document de recherche liés: Dossier de recherche - COLLABORATION - Clés pour aborder un projet collaboratif 2.0 Dossier de recherche - ECM - GED - Construire une stratégie ECM efficace Dossier de recherche - GESTION DE CONTENUS - Rendre la collaboration plus efficace ANALYSE DE PRATIQUES - Construction des plates-formes ECM - Les témoignages utilisateurs @ CXP GROUP 2015 13

Merci pour votre attention NICOLAS BÜRKI VP & MARKET LEADER ECM NBUERKI@LECXP.COM TEL 09 81 05 79 78 le CXP 13 rue Le Sueur 75116 Paris www.cxp.fr LE CXP 2012 14