Centre régional Alsace du Sudoc-PS Rapport d'activité pour l'année 2015 La deuxième convention triennale sur projets relative aux centres régionaux du Sudoc-PS, co-signée par l'abes et le Centre régional Alsace (CR 01) a pris effet au 1 er janvier 2015. Le Centre régional Alsace, hébergé par la BNU, se compose de deux agents : - une bibliothécaire (30% d'etp), responsable du Centre, qui gère les activités sur projets, - une bibliothécaire assistante spécialisée de classe normale (30% d'etp), en charge des activités courantes. Le réseau alsacien compte 72 bibliothèques non déployées et 67 bibliothèques déployées. Au 31 décembre 2015, le Centre régional Alsace localise 9 483 notices du Sudoc (contre 8 871 en 2014) et comptabilise 12 938 localisations, chaque notice pouvant être localisée par plus d une bibliothèque. À la même date, le nombre des notices «unica», où un seul établissement du réseau national est localisé, est passé de 445 à 511. Outre les activités courantes, communes à tous les centres régionaux, le travail du Centre régional Alsace s'articule autour de cinq grands axes : - la communication, - la participation aux projets de plans de conservation partagée, - la formation, - la mise à jour des états de collection des périodiques CADIST de la BNU (sciences religieuses et aire culturelle germanique) et des bibliothèques non déployées, - le contrôle de la qualité des données bibliographiques. Les projets retenus devraient permettre d asseoir davantage la place du Centre régional dans le paysage documentaire local et assurer une meilleure couverture des bibliothèques (et donc des disciplines) sur le territoire alsacien. Par ailleurs, ils contribueront à améliorer la qualité des données saisies dans le Sudoc, notamment en prévision des évolutions à venir et de la préparation des catalogues de demain. Activités courantes Au quotidien, le Centre régional Alsace se consacre à l actualisation des données du Sudoc. Activité de catalogage (source : webstats) Sont concernées les données bibliographiques, d autorité et d exemplaires. CR 01 1 Rapport d'activité 2015
- Notices bibliographiques Créations 47 Modifications 1 367 Suppressions 9 Total 1 423 - Notices d autorité Créations 256 Modifications 119 Suppressions 4 Total 379 - Notices d exemplaires L activité de signalement des états de collection des périodiques est détaillée dans la partie Activités sur projets - Axe 4. Contrôle bibliographique et demandes ISSN Au cours de l'année, le Centre régional a traité 119 demandes ISSN. Il a effectué 48 demandes de numérotation et 3 demandes de correction ISSN pour le compte des bibliothèques non déployées. Il a validé 27 demandes émanant des bibliothèques déployées et en a rejeté 18. Par ailleurs, il a demandé l import dans le Sudoc de 23 notices ISSN. Mise à jour des notices de bibliothèques À la suite du courrier annuel adressé à toutes les bibliothèques participantes, 17 d entre elles ont demandé la mise à jour de leur notice descriptive dans le Répertoire des centres de ressources. Activités sur projets Axe 1 : Communication Objectif 1 : Améliorer la visibilité du Centre régional Mise à jour de la page dédiée sur le site web de la BNU - Mise à jour des données chiffrées, - Ajout et actualisation de liens. Une refonte de la page dédiée au Sudoc-PS devait être effectuée dans le nouveau site web de la BNU. Ce dernier n a pas vu le jour. Rédaction d une brochure de présentation du Centre régional La brochure est rédigée. Elle est actuellement en cours de validation avant impression. Liste de diffusion du Centre régional Utilisation de la liste de diffusion, notamment pour : CR 01 2 Rapport d'activité 2015
- l envoi de l édition en ligne de la revue Arabesques, - la diffusion de comptes rendus : journée des responsables de centres régionaux, journée d étude à l occasion des 40 ans de l ISSN, - la transmission d informations : ouverture des journées ABES aux bibliothèques du réseau Sudoc-PS, cours en ligne sur l interrogation du catalogue Sudoc, pages consacrées à la presse régionale dans Gallica, mise en place de CIDEMIS, etc. Objectif 2 : Promouvoir le Sudoc-PS Collaboration avec les associations professionnelles locales Tout au long de l année, le Centre régional a travaillé en collaboration avec le chargé de mission Coopération de l Association de coopération régionale pour la documentation et l'information en Alsace (CORDIAL), notamment sur la question du plan de conservation partagée des périodiques porté par des bibliothèques de lecture publique. Salon du livre de Colmar Présence sur le stand de la BNU au Salon du livre de Colmar, le dimanche 22 novembre 2015, pour visiter les stands de bibliothèques participantes présentes et prospecter de nouveaux établissements. Enquête sur les transferts de notices dans les systèmes locaux Cette enquête a été réalisée par le biais de la liste de diffusion afin de relayer le questionnaire envoyé par l ABES aux centres régionaux. Sur les 11 établissements ayant répondu à l enquête, deux se sont déclarés intéressés par les transferts réguliers. Les résultats ont ensuite été transmis à l ABES. Objectif 3 : Prospecter de nouvelles bibliothèques Repérage de bibliothèques Cette opération, commencée en 2012, s est faite principalement à partir du web : Guide des fonds patrimoniaux des bibliothèques d Alsace (www.asso-cordial.fr), portail Alsatica (www.alsatica.eu), Sitothèque Alsace (http://bibliotheque.colmar.fr) et Répertoire des centres de documentation en Alsace (www.adbs.fr). Depuis 2015, l accent est mis sur la prospection de bibliothèques haut-rhinoises, actuellement sous-représentées. Prises de contacts, déplacements, informations, envois de conventions Adhésions : bilan Aucune nouvelle bibliothèque n a intégré le réseau en 2015. Sur les 11 établissements prospectés (dont 4 localisés dans le Haut-Rhin), deux devraient finaliser leur adhésion début 2016. Il s agit de la Haute école des arts du Rhin (sur deux sites : Strasbourg et Mulhouse) et de l Institut Confucius de Strasbourg. Dans le même temps, une bibliothèque d institut a quitté le réseau pour rejoindre le Service commun de la documentation de l Université de Strasbourg. Objectif 4 : Animer et dynamiser le réseau Visite de bibliothèques non déployées En 2015, huit visites ont été organisées, dont quatre dans le Bas-Rhin : - Centre de documentation de la Direction régionale des affaires culturelles, - Bibliothèque des Archives départementales du Bas-Rhin, - Centre de documentation de l École nationale d administration, CR 01 3 Rapport d'activité 2015
et quatre dans le Haut-Rhin : - Médiathèque Olympe de Gouges, - Bibliothèque des Archives départementales du Haut-Rhin, - Bibliothèque du Centre départemental d histoire des familles, - Bibliothèque municipale de Colmar, - Bibliothèque de la Société d'histoire naturelle et d'ethnographie de Colmar. Réunion sur les ressources continues Participation à la réunion sur les ressources continues organisée par la correspondante pour les publications en série du Service commun de la documentation de l'université de Strasbourg. Cette réunion a permis de rappeler les bonnes pratiques pour les demandes ISSN, mettre l accent sur les erreurs de catalogage rencontrées et effectuer un compte rendu de la Journée des responsables de centres régionaux. CIDEMIS En collaboration avec les coordinatrices Sudoc des établissements déployés, le Centre régional a mis en place une procédure et des consignes. Axe 2 : Participation aux projets de plans de conservation partagée des périodiques (PCPP) En 2015, deux projets distincts coexistent : - le projet de plan de conservation partagée des périodiques porté par l Association de Coopération régionale pour la documentation et l information en Alsace (CORDIAL), relancé en 2013, grâce à la nomination d un Chargé de mission Coopération documentaire, - le projet lié à la construction ou à l aménagement d une infrastructure de conservation partagée, dans le cadre du Schéma directeur de la documentation universitaire en Alsace (SDD). Objectif 1 : Participer au projet de CORDIAL Le Centre régional, associé au projet, a échangé régulièrement avec le chargé de mission et servi d intermédiaire entre CORDIAL et d autres centres régionaux du Sudoc-PS, pour la collecte d informations et le recueil de retours d expériences. La synthèse du recensement des titres de périodiques d information générale présents dans les grandes bibliothèques de lecture publique et deux centres d archives de la région s est achevée fin 2014. Le document, listant 104 titres, a été mis à la disposition des établissements participants, qui transmettront à CORDIAL tous changements (désabonnement, désherbage, transfert). L idée d un plan de conservation partagé informel a été retenue, s appuyant sur un guide de bonnes pratiques : - pour ce qui concerne la conservation proprement dite : tenir la liste des titre à jour, indiquer les nouveaux titres, s engager à conserver les titres, limiter si besoin le nombre de lieux de conservation, - pour ce qui concerne le signalement dans le Sudoc : participer au réseau Sudoc-PS, mettre à jour régulièrement les états de collection de périodiques, chercher à compléter les collections et signaler précisément d éventuelles lacunes au Centre régional. Le Centre régional, destinataire de cette liste, a localisé dans le Sudoc 39 nouveaux titres. Début 2016, la formation à l utilisation de Colodus des quatre bibliothèques de lecture publique participantes sera achevée. Elles seront alors en mesure de saisir et de mettre à jour elles-mêmes leurs états de collection dans le Sudoc. Le contrat du chargé de mission CORDIAL s est achevé le 31 décembre 2015. CR 01 4 Rapport d'activité 2015
Objectif 2 : Participer au projet du SDD Infrastructure de conservation partagée Le projet présenté dans le cadre du Contrat de plan État-Région 2014-2020 n ayant pas été retenu, il n y aura pas de financement pour une infrastructure de conservation partagée à l échelle de l'alsace. Il a été décidé de revoir cette question dans une configuration interrégionale et en lien avec CollEx. Journée d'étude «Bilan à mi-parcours SDD» Membre du groupe de travail sur la conservation partagée au sein du SDD, la responsable du Centre régional a participé à cette journée et proposé de continuer la réflexion autour de la conservation partagée et notamment d un signalement plus exhaustif des périodiques des bibliothèques universitaires alsaciennes. Elle a insisté sur le volet du rapport 2014 de l'inspection générale des bibliothèques consacré au stockage des collections imprimées à l heure du numérique. Le rapport évoque la création de quatre grandes réserves, éventuellement interrégionales. L Alsace accueillerait l une d elles. Par ailleurs, le texte insiste sur le fait que, «au-delà du stockage des collections, ces réserves devront offrir des services en termes de plans de conservation partagée, de fourniture à distance, de partenariats documentaires (CTLes, COLLEx, BDLI et grandes BMC et BU)». D autres priorités s étant dégagées, la proposition du Centre régional n a pas été retenue. Objectif 3 : Assurer le rôle de passerelle entre les deux projets Les deux structures travaillant séparément, la collaboration entre enseignement supérieur et lecture publique se limite à des échanges d informations. Axe 3 : Formation Objectif 1 : Former les bibliothèques déployées Formation au catalogage des périodiques imprimés dans le Sudoc Cette formation de deux jours, élaborée par la responsable du Centre régional Alsace, s est déroulée à la BNU. Elle a été suivie par 10 collègues des établissements déployés de la région. Son organisation s est déroulée en plusieurs étapes : - préparation du contenu de la formation, création d un diaporama, - élaboration d un support de cours (partie théorique et exercices), - contacts avec les bibliothèques déployées, - mise en place pratique en collaboration avec la Cellule formation de la BNU. Informations, rappels, et veille par le biais de la liste de diffusion. Rédaction et diffusion de comptes rendus de journées professionnelles auxquelles la responsable du Centre régional a participé : Journée des responsables de centres régionaux, Journée d étude à l occasion des 40 ans d ISSN. Accompagnement des bibliothèques au moment du déploiement de CIDEMIS. Objectif 2 : Former les bibliothèques non déployées Formation à l application web Colodus CR 01 5 Rapport d'activité 2015
Au cours de l année, trois bibliothèques ont été formées en présentiel à l utilisation de Colodus. Le support de présentation a été mis à jour, notamment pour y intégrer les éléments concernant la nouvelle zone de description des lacunes. Le Centre régional effectue un suivi régulier du travail des sept bibliothèques travaillant actuellement dans l application : - notices d exemplaires : vérification des données saisies et cohérence entre les dates de publication et les états de collection, - notices bibliographiques : corrections conformes aux préconisations de l ABES en vue de la préparation du Sudoc aux FRBR (création de liens, ajout des codes de fonction, suppression de la zone 309, etc). Axe 4 : Mise à jour des états de collection des CADIST et des bibliothèques non déployées du Centre régional Alsace Objectif 1 : Mettre à jour les états de collection des périodiques CADIST de la BNU 82 titres CADIST ont été localisés dans le Sudoc et 240 états de collection ont été actualisés. CADIST Sciences religieuses États de collection créés 52 États de collection modifiés 186 CADIST Aire culturelle germanique États de collection créés 30 États de collection modifiés 54 Total général 322 Objectif 2 : Mettre à jour les états de collection des bibliothèques non déployées Réalisations 2015 (source : webstats) : L activité de signalement des états de collection dans le Sudoc est en augmentation de 38 % en 2015. Le Centre régional est intervenu sur 1799 états de collection, à partir du logiciel WinIBW. Sept bibliothèques non déployées ont saisi elles-mêmes leurs états de collection dans l application Colodus. Type d'activité WinIBW Colodus Total Centre régional Créations 339 929 1 268 Modifications 1 440 483 1 923 Suppressions 26 42 62 Total général 1 799 691 3 253 Via l'application Self Sudoc, édition de 24 catalogues de périodiques pour des bibliothèques non déployées souhaitant actualiser les états de collection de leurs périodiques signalés dans le Sudoc. CR 01 6 Rapport d'activité 2015
Axe 5 : Contrôle de la qualité des données bibliographiques Objectif 1 : Suivi des fichiers de retours ISSN Réalisations 2015 : Le Centre régional a vérifié les fichiers de retours ISSN reçus en 2015. Ce travail, fort utile, a donné lieu à des corrections dans le Sudoc (zones 008, 210 ), des demandes d imports de notices ISSN non versées dans le Sudoc, des suppressions de doublons, etc. Objectif 2 : Amélioration de la qualité des notices de périodiques Réalisations 2015 : Cette activité s inscrit dans le cadre de la préparation du Sudoc au nouveau code de catalogage RDA. En plus des corrections effectuées «au fil de l eau, le Centre régional mène une opération de traitement systématique des notices localisées signalées par l ABES comme devant être mises à jour. Le volume à traiter s élève à 1 466 notices. En 2015, le Centre régional a corrigé 892 notices. Les améliorations ont porté notamment sur : - la vérification des données codées, principalement les codes de langues et de pays, - l ajout des zones de type de contenu et de type de médiation, en l absence de la mention de type de document après le titre, - l ajout de liens titres et auteurs, qui s est accompagné de la création de 238 notices d autorité, - l ajout des codes de fonction manquants. Objectif 3 : Formation de la collaboratrice au catalogage des ressources continues En avril 2015, la bibliothécaire assistante spécialisée a suivi une formation de quatre jours au catalogage des ressources continues dans le Sudoc au Centre régional de formation aux carrières des bibliothèques Mediadix, à Saint-Cloud. Conclusion Le deuxième contrat triennal a été mis en place peu de temps après l ouverture de la BNU nouvelle. Cette ouverture s est accompagnée, pour les agents, de nombreuses formations et de l augmentation du temps passé en service public. L activité du Centre régional s en est ressentie. Le bilan reste positif, notamment pour ce qui concerne l activité bibliographique, la formation et l animation du réseau. Christine Hecht Responsable du Centre régional Alsace du Sudoc-PS BNU / Direction du système d'information 5 rue du Maréchal Joffre 67070 Strasbourg cedex 03 88 25 28 14 Christine.Hecht@bnu.fr CR 01 7 Rapport d'activité 2015