Bureau de représentation 1 Vous souhaitez créer une structure juridique en Chine sans apport de capital? Vous recherchez à coordonner en Chine les activités de votre société mère? Vous voulez faire la promotion de vos activités commerciales sur le marché chinois? 2 Le Bureau de Représentation est souvent utilisé par les entreprises comme porte d'entrée en Chine. Les procédures de création sont simples et il n'y a pas de capital minimum requis. Il ne constitue pas une entité juridique et est essentiellement une structure de liaison avec son siège dans le pays d'origine. Ses fonctions sont limitées à des activités de liaison, d'études de marchés, d'échange de technologie et à des activités préparatoires à l'installation d'implantations en Chine par la société étrangère. Requis basic: 3 4 5 La société mère doit avoir été créée au moins 1 an auparavant Doit faire l'objet de $ 10'000 de fonds propres enregistrés La dernière déclaration annuelle doit avoir été déposée auprès des autorités de son pays d'origine Doit avoir un sponsor chinois (afin de mettre en place un bureau de représentation, une société étrangère doit d'abord trouver un parrain chinois pour l'aider à obtenir l'approbation requise et l'enregistrement, cf. les étapes ci-après) 6 Avantages: Il n'y a pas de seuil minimal d'entrée au niveau du capital pour la création Ce bureau effectue des études de marché, des échanges de technologie, des activités de liaison avec la maison mère, etc. Ce bureau peut engager du personnel local Cette méthode d'établissement d'une présence en Chine est rapide et facile Pas de restriction sur le type de business Permet à la société mère d'exercer un certain niveau de contrôle Bien que le représentant en chef d'un bureau de représentation soit légalement responsable de tous les aspects du bureau de représentation, cette personne n'est pas tenue de résider en Chine. Inconvénients: Tous les contrats doivent être signés "offshore" ou par d'autres entités (par la maisonmère) Ne peut recevoir aucune rémunération pour ses services, ou se livrer à un but lucratif (c'est-à-dire la vente directe, la production et/ou des activités de fabrication. C'est la maison-mère qui s'en chargera) Ne possède pas de droits commerciaux: ne peut pas directement importer ou exporter de la marchandise Le bureau de représentation n'est pas considéré comme une entité distincte, et ne fonctionne donc que comme objet de liaison. Son activité est limitée: aucun commerce, aucune facturation directe (tout doit passer par la maison-mère) Le personnel local devra être engagé à travers des agents gouvernementaux (Foreign Enterprise Service Corporation, FESCO, ou un organisme similaire) 1 http://www.gklaw.com/publication.cfm?publication_id=449. 28/12/2005 2 http://fce.ccifc.org/2006-09/doc/burrep_ernstyoung.pdf 3 http://www.investing-china.net/show.aspx?articleid=266&classid=6 4 http://www.uschina.org/public/documents/2007/01/representative-office-fact-sheet.html 5 http://www.gklaw.com/publication.cfm?publication_id=449. 28/12/2005 6 http://www.gklaw.com/publication.cfm?publication_id=449. 28/12/2005
Les gros frais sont liés à la location dans les centres villes. Taxation: Les activités du bureau sont généralement soumises à deux types d'impôts: l'impôt sur le revenu des entreprises étrangères (FEIT, foreign enterprise income tax) et la taxe professionnelle. Habituellement, la responsabilité de ces taxes se produit lorsque le bureau de représentation agit comme un agent pour un tiers. En outre, la plupart des activités que le bureau de représentation est autorisé à engager sont admissibles à l'exonération fiscale. Actuellement, les bureaux de différentes industries reçoivent des allégements fiscaux (mais les dépenses doivent être pris en charge par le bureau directement et non par la maison-mère). Il existe différentes façons de taxer un bureau de représentation mais le plus commun est le "cost-plus-basis". En avril 2005, la charge fiscale totale en vertu de cette méthode d'évaluation était d'environ 5-10% des dépenses de fonctionnement engagés par le bureau. Les deux types d'impôts doivent être déposés sur une base trimestrielle dans les 15 jours après la fin de chaque trimestre. Les bureaux sont tenus de payer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), l'impôt sur la consommation et des droits de douane sur les achats domestiques et/ou le matériel importé. En outre, les bureaux de représentation sont tenus de payer le droit de timbre. Il faut également payer un impôt sur les salaires des employés locaux et du représentant, impôt sur le revenu individuel (de 5% à 45%). Cet impôt dépend du montant du salaire. Actuellement le point de départ est de RMB 1500. 7 La procédure générale d'ouverture d'un Bureau de Représentation et les documents nécessaires peuvent varier légèrement suivant la localisation choisie. Certaines industries sont par ailleurs soumises à des formalités spécifiques ne rentrant pas dans le cadre général décrit ci-dessous. A titre d'exemple, les sociétés de transport aérien et maritime, les institutions financière et les compagnies d'assurance ont besoin d'un certificat d'approbation préliminaire à toute autre démarche. Tous les documents à fournir doivent être présentés en Chinois. Si certains documents originaux sont en Français, ils devront être traduits en Chinois par une agence officielle. Les étapes 1. 8 pré-procédure d'approbation. Afin de mettre en place un bureau de représentation, une société étrangère doit d'abord trouver un parrain chinois pour l'aider à obtenir l'approbation requise et l'enregistrement. Ceci peut être réalisé à travers le bureau du Ministère du commerce (MOFCOM), qui va mettre en liaison l'entreprise étrangère avec une entreprise chinoise du même secteur. L'entreprise étrangère doit payer une taxe au sponsor de $ 800 - $ 1'000 pour les services qu'il fournit, comme par exemple alerter la compagnie des différents délais et s'il y a des problèmes avec les documents demandés. En outre, la société étrangère devra conclure un bail pour "Grade A" pour un espace de bureau avant d'obtenir l'approbation (il n'y a pas à payer les impôts locaux pour la location des bureaux). 2. Procédure d'approbation durant laquelle la demande de la société est soumise à l'approbation et à l'enregistrement du bureau. Le sponsor indiquera l'autorité compétente qui pourra fournir cette approbation. A ce stade, un certificat 7 http://fce.ccifc.org/2006-09/doc/burrep_ernstyoung.pdf 8 http://www.gklaw.com/publication.cfm?publication_id=449. 28/12/2005
d'approbation sera publié. Généralement, les bureaux de représentation ont une autorisation pour une durée initiale de trois ans, qui peut être prolongée. 3. Procédure d'enregistrement. Cette étape doit être achevée dans les 30 jours après l'obtention du certificat d'approbation par l'autorité d'homologation. Cette procédure consiste à soumettre une demande, ainsi qu'un ensemble de documents, à la section locale du Ministère de l'industrie et du Commerce (SAIC). Cette procédure d'enregistrement prend généralement 30-60 jours. A la fin, l'entreprise recevra un certificat d'enregistrement, une licence d'opération (Business Registration). 9 D'autres documents pourront être demandés par les autorités chinoises si elles le jugent nécessaire: Un formulaire de candidature (Application form for Establishment of Representative Offices of Foreign Enterprises) fourni par les autorités et rempli par l'entreprise; Une lettre de candidature, signée par le Président du Conseil d'administration ou Directeur Général indiquant le nom du Bureau de Représentation, les noms du représentant juridique et des autres représentants, l'activité du Bureau, sa durée d'exercice, ainsi que sa localisation; Le curriculum vitae, des photocopies du passeport et des photos d'identité du représentant juridique et des autres représentants (le nombre dépend de la localisation du Bureau de Représentation), ainsi qu'un formulaire sur les employés du Bureau de Représentation (leur nom, leur nationalité, leur numéro de téléphone, leur poste dans le Bureau de représentation, etc.; Une lettre de référence de la banque du pays d'origine signée par son directeur. Cette lettre devra comporter le numéro du compte, le type de transactions encours, et le mondant des crédits en cours (ainsi qu'un court résumé sur la solvabilité de l'entreprise); Une copie originale de l'immatriculation au Registre national du Commerce et des sociétés, qui devra être notariée et authentifiée par le Consulat Général de Chine en Suisse; Une copie du contrat de location, d'une durée minimum d'un an, accompagnée d'une photocopie du certificat de propriété du bailleur. 4. Etablissement de la post-procédure par laquelle le bureau de représentation s'enregistre auprès du Bureau de la sécurité publique, ouvre une opération de change de compte bancaire, s'enregistre auprès des autorités locales et fiscales, au bureau des douanes et à celui des statistiques. obtenir deux tampons officiels, un pour des usages administratifs et un autre pour des usages financiers. Cette démarche s'effectue auprès du Bureau de Police (Public Security Bureau). Un numéro d'immatriculation (Unified Organization Code Certificate and IC Card) doit être obtenu auprès du Bureau de Contrôle des Technologies et de la Qualité (Bureau of Quality and Technological Supervision). Il convient pour cela de présenter la licence d'opération, une copie du passeport du représentant juridique, le formulaire d'enregistrement, ainsi que le tampon officiel. Tout Bureau de Représentation doit avoir un compte bancaire en Renminbi ouvert à la Banque Populaire de Chine (People Bank's of China). Si les représentants souhaitent ouvrir un compte en devise étrangère, ils devront 9 http://fce.ccifc.org/2006-09/doc/burrep_ernstyoung.pdf
préalablement obtenir une autorisation auprès du Bureau du Commerce Extérieur (Bureau of Foreign Exchange). La société devra s'enregistrer auprès d'un certain nombre d'institutions avant que le Bureau de Représentation ne puisse être opérationnel: o Auprès des autorités fiscales locales et nationales afin de pouvoir remplir ses obligations fiscales (impôt sur les sociétés "Corporate Tax", impôt sur le revenu "Individual Income Taxe", taxe commerciale "Business Tax", et autres taxes locales). o Auprès du Bureau des Statistiques et du Bureau des Douanes. Il convient de conserver à l'esprit que, tout au long de la procédure, d'autres documents pourront être demandés par les autorités chinoises si elles le jugent nécessaire. En outre, certaines activités nécessitent des démarches et des informations spécifiques. Enfin les informations à fournir et les délais peuvent varier selon la localisation. Par Jean-Bernard Caumont, Benjamin Dupuy d Angeac, Ernst & Young Shanghai (http://fce.ccifc.org/2006-09/doc/burrep_ernstyoung.pdf pour obtenir d'autres informations dont un tableau qui résume la démarche à suivre et les documents nécessaires pour ouvrir un bureau de représentation, à Beijing, Shanghai, et Guangzhou.) Diverses informations: www.eastmids-china.co.uk/uploads/settinguoarepresentativeofficein.doc http://www.sinoptic.ch/economie/structures/ Cadre légal: Regulations on Representative Offices of Foreign Law Firms in China (Promulgated by the State Council of the People's Republic of China and put into force as of January 1, 2002) http://info.hktdc.com/report/reg/reg_020602.htm Le cadre légal dépend également de la région où vous voulez ouvrir un bureau de représentation.