Utiliser le logiciel de traitement de texte Microsoft Word

Utiliser le logiciel de traitement de texte Microsoft Word OBJECTIFS DE LA SEANCE Initiation à Word Ce document est une aide pour comprendre les fonctions basiques du logiciel Word. Référez vous à ce document pour réaliser les premiers exercices du module WORD. Il s'agit ici de vous fournir quelques pistes pour réaliser vos documents. Bien souvent, il vous faudra explorer les différents menus et outils pour parvenir au résultat voulu. ASTUCE : Une aide très complète est disponible dans Word. Elle s'affiche en appuyant sur F1 ou en cliquant sur le menu '?' >>> Aide sur Microsoft Word Le bouton vous sera très utile. Il a pour action d'annuler les dernières actions de l'utilisateur. Saisir du texte : La première étape pour réaliser une lettre ou un document est d en taper le texte au clavier. Le texte tapé apparaît dans le document à l endroit du curseur clignotant. Appuyer sur la touche <Entrée> du clavier pour créer un nouveau paragraphe. En utilisant cette touche à plusieurs reprises, vous espacez les paragraphes en créant des lignes vides. Enregistrer un document : Vous devez enregistrer un document pour pouvoir le retrouver et le modifier ultérieurement. Dans le menu Fichier, choisir la commande Enregistrer sous ; Lorsqu on clique, la zone de dialogue suivante apparaît : Dans la zone Nom, taper un nom de fichier ; Dans la zone Lecteurs, sélectionner C : (disque dur) ou A : (disquette) ; Dans la zone Répertoires, choisir le répertoire voulu par un double-clic ; Valider avec le bouton Enregistrer Le nom du fichier apparaît dans la barre des titres : «Initiation à Word - Microsoft Word». 1/13

Au nom que vous avez choisi se sont ajoutés un point suivi de 3 lettres DOC (extension correspondant aux fichiers document Word). Une fois le fichier enregistré par la commande Enregistrer sous, il suffit de choisir la commande Enregistrer du menu Fichier ou de cliquer sur l icône figurant une disquette si une modification a été apportée au document. Se déplacer dans un document : Pour effectuer une modification dans un document, il faut d abord placer le curseur clignotant à l endroit de ce changement. Positionner le pointeur de la souris à l endroit précis où l on désire faire apparaître le curseur clignotant puis cliquer. On peut aussi utiliser les flèches de déplacement du clavier. Le fait d appuyer simultanément sur la touche contrôle <Ctrl> du clavier et les flèches de déplacement gauche et droite déplace le curseur d un mot complet. Modifier du texte : Vous pouvez corriger, modifier, compléter le texte dans un document. La touche Suppr efface la lettre à droite du curseur et décale le reste du texte vers la gauche. La touche BkSp (pour Back space, retour en arrière) efface la lettre à gauche du curseur et décale le reste du texte vers la gauche. Modifier la mise en page : Vous pouvez modifier les marges, c est à dire la distance du texte par rapport au bord du papier, ainsi que le format de votre feuille et sa disposition. Lors de l installation, Word définit des valeurs par défaut : - format de papier : A4 - disposition de la page : mode portrait (hauteur > largeur) marges (souvent 2 cm autour du texte) Pour modifier ces valeurs par défaut, il faut choisir la commande Mise en page dans le menu Fichier. On peut alors modifier les valeurs des différentes marges. Pour modifier la disposition de la feuille, choisir l onglet Format du papier de la boîte de dialogue puis choisir l orientation Portrait ou Paysage. 2/13

Mettre en forme du texte : Pour appliquer à un texte ou à une partie de texte une caractéristique de mise en forme, il faut d abord le sélectionner. Pour sélectionner un texte à la souris, cliquer au début, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé, glisser jusqu à la fin puis relâcher (le texte sélectionné apparaît en surbrillance). Remarques : - un double-clic sur un mot sélectionne le mot - un triple-clic sur un mot sélectionne la phrase complète. Modifier les caractères : Vous pouvez maintenant modifier la police de caractère. Ces modifications sont possibles en choisissant la commande Police du menu Format. Des boutons de raccourci permettent d accéder rapidement à la plupart de ces commandes. Les flèches permettent de dérouler des menus. Cette barre d'outils regroupe les options principales de mise en forme du texte Aligner les paragraphes : Vous pouvez aussi modifier un paragraphe. Les paragraphes d un document peuvent être alignés à gauche (ils le sont par défaut), alignés à droite, centrés ou justifiés (= alignés à la fois à droite et à gauche). Il existe plusieurs méthodes pour changer les alignements : 1. Choisir la commande Paragraphe dans le menu Format, dérouler le menu Alignement puis choisir l option d alignement ; 2. Les boutons de raccourcis suivant permettent de faire ces modifications plus rapidement. Le premier justifie le paragraphe à gauche, le deuxième le centre horizontalement sur la page, le troisième le justifie à droite et le quatrième à gauche et à droite. Si ces boutons n apparaissent pas en dessous des menus déroulant, c est que la barre d outils n est pas affichée. Pour cela, aller dans le menu Affichage, choisir la commande Barres d outils et sélectionner Mise en forme. 3/13

Comment appliquer les retraits à la souris... Les retraits correspondent aux marges situées à droite et à gauche d'un bloc de texte. La méthode la plus simple pour appliquer les retraits consiste à utiliser la règle graduée au dessus du texte. Pour ce faire : Sélectionnez la zone de texte concernée. Demi-cliquez sur l un des 3 triangles figurant sur la règle graduée, en haut de l écran. Déplacez le triangle sur la règle. Une ligne verticale vous guide dans le placement du retrait. Relâchez. Note Sur la règle, chaque triangle correspond à un retrait. Le petit pavé situé sous le retrait à gauche permet de déplacer simultanément le retrait à gauche et le retrait de 1ère ligne. Dans le cas d un bloc adresse, il est donc préférable de déplacer le pavé plutôt que les triangles. Imprimer : Vous pouvez à tout moment imprimer votre document. Dans le menu Fichier, choisir la commande Imprimer, ou cliquer tout simplement sur l icône figurant une imprimante. (Le document s imprime directement sans boîte de dialogue) 4/13

Les caractères spéciaux : - pour insérer un caractère spécial (ex. : oe,, &, *, (, $ ) dans le menu Insertion choisir la commande Caractères spéciaux, dans la zone police, choisir par exemple Texte normal pour les caractères comme le "oe", Wingdings pour les symboles téléphone, lettre, paire de ciseaux,... Chercher ou remplacer un ou plusieurs caractères : - pour rechercher toutes les occurrences d'un texte particulier, choisir la commande Rechercher dans le menu Edition. - pour rechercher toutes les occurrences d'un texte et les remplacer par un autre texte, choisir la commande Remplacer dans le menu Edition. Couper, copier, coller : Sélectionner une partie de texte : - pour un mot : double-cliquer sur ce mot. - pour une phrase : triple-cliquer sur un mot de la phrase. - pour une partie de texte : positionner le curseur au début du texte à sélectionner puis tout en maintenant enfoncée la touche Maj, cliquer à la fin du texte. - pour couper, copier ou coller, le texte transite par le presse-papiers (c'est une zone de stockage temporaire) - pour le texte et les graphismes copiés ou déplacés d'un emplacement à un autre ; cette zone est commune aux applications Macintosh et Windows. - utiliser les commandes rapides suivantes pour couper, copier ou coller :, ou utiliser les raccourcis clavier : Ctrl + X, Ctrl + C et Ctrl + V. Les tableaux : - Insérer un tableau : Placer le curseur à l'endroit souhaité du document pour l'insertion d'un tableau puis : 1ère méthode : - dans le menu Tableau, choisir la commande Insérer tableau. - choisir le nombre de colonnes et le nombre de lignes puis valider à l'aide du bouton OK Word crée automatiquement un tableau avec des colonnes de même largeur. 2e méthode : - dans la barre d'outil standard, cliquer sur le bouton Insérer un tableau tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, choisir dans le quadrillage le nombre de lignes et de colonnes souhaitées (2 lignes et 3 colonnes dans l'exemple ci -dessous) Word crée le tableau au moment où le bouton est relâché. 5/13

Puces et Numéros : Définition Dans de nombreux documents figurent des énumérations, par exemple : Dans le 1 er cas, chaque ligne est précédée d un symbole. On parle de " liste à puces ". Dans le 2 ème cas, chaque ligne est précédée d un numéro. On parle de " liste à numéros ". Créer une liste à numéros ou une liste à puces Pour créer une liste : Tapez la liste, en terminant chaque élément par [ENTREE] (ou par 2 fois [ENTREE] si vous souhaitez espacer la liste). Sélectionnez la liste. Cliquez sur l une des icônes, selon que vous souhaitez obtenir une liste numérotée ou une liste à puces. Pour annuler la numérotation ou ôter les symboles : Sélectionnez toute la liste (ou seulement la ligne concernée). Recliquez sur l une des icônes ci-dessus. Pour décaler la liste vers l intérieur de la page : Sélectionnez la liste (ou la portion de liste concernée). Cliquez sur une des icônes, selon que vous souhaitez décaler la liste vers la gauche, ou vers la droite. Word applique en fait des retraits prédéfinis de 1,25 cm à cette liste. Personnaliser une liste à numéros Pour personnaliser une liste à numéros : Sélectionnez la liste complète. Cliquez sur le menu Format, puis sur l option Puces et numéros. La boîte de dialogue suivante s affiche, placée automatiquement sur l onglet Numéros. Cliquez sur l une des numérotations proposées. Pour plus d options, cliquez sur le bouton Modifier... 6/13

Personnaliser une liste à puces Pour changer par exemple le symbole de la liste : Sélectionnez la liste complète. Cliquez sur le menu Format, puis sur l option Puces et numéros. Cliquez sur l une des 6 puces proposées. Pour plus d options, cliquez sur le bouton Modifier. Pour accéder à la liste des symboles disponibles, cliquez sur le bouton Symbole. Choisissez un symbole puis cliquez sur le bouton OK. 7/13

EXERCICE 1 : Texte simple Pour réaliser l'exercice vous devez vous munir de la feuille "Exercice 1" que vous a fourni le formateur. Ouvrez un nouveau document dans Word (menu fichier-nouveau) ou vous cliquez sur le bouton document. nouveau Ensuite faite fichier mise en page puis choisissez 2,5 cm de marge à gauche, à droite, en haut et en bas comme dans notre texte. Pour saisir le titre choisissez sur la barre de mise en forme police Arial black, taille 14 et alignement centré comme ci dessous et saisissez " La tapisserie du Saint Georges". Appuyez trois fois sur la touche Entrée de votre clavier pour laisser un peu d'espace et modifiez la mise en forme police Arial black, taille 12 et alignement gauche et saisissez "Chapitre Premier". Appuyez deux fois sur Entrée puis police Time New Roman, taille 12 et sur la règle, positionnez le retrait de première ligne à 1cm comme ci-dessous : Le point d'insertion va se décaler d'un cm vers la droite et vous pourrez commencer la saisie du texte. Pour la séparation de chaque paragraphe appuyez deux fois sur Entrée et votre point d'insertion sera toujours à 1 cm de la marge. Si vous voulez revenir contre la marge il vous suffit le moment venu de repositionner le retrait de première ligne à 0 cm. A vous de jouer... 8/13

EXERCICE 2 : Faire un courrier (lettre de motivation) Pour réaliser l'exercice vous devez vous munir de la feuille "Exercice 2" que vous a fourni le formateur. Lancez Microsoft Word, dans votre nouveau document laissez les marges par défaut (2,5 cm à gauche, à droite, en haut et en bas). Saisissez les 4 lignes (police Times New Roman taille 12) suivante et faite Entrée à la fin de chaque lignes: Jean Latour 2, rue du Sentier 59000 ROUBAIX Tél. 03 12 34 56 77 Sélectionnez ensuite la 1ère ligne et mettez la en gras Laissez une ligne de séparation après le n de téléphone en faisant 2 fois Entrée puis saisissez : V/réf : Le Figaro, 15/09/02 Passons maintenant à l'adresse du destinataire qui va être décalée à droite. Pour nous faciliter la tâche nous allons utiliser une zone de texte (cliquez sur le menu Insertion puis Zone de texte) le pointeur de votre souris va se transformer en croix qui va vous permettre de dessiner un rectangle à l'endroit où vous désirez écrire l'adresse du destinataire. Dessinez la zone de texte et inscrivez le texte suivant à l'intérieur : MEDIA COM Service du recrutement 15 rue du peuple 75000 paris Roubaix, le samedi 21 septembre 2002 Si maintenant vous cliquez en dehors de la zone de texte elle va se désélectionner mais une bordure noire va rester visible, pour l'enlever faite un clic droit sur cette bordure puis dans le menu contextuel qui apparaît choisissez Format de la zone de texte 9/13

et dans la partie Couleur et traits cliquez sur la petite flèche à coté du rectangle noir et choisissez Aucun trait Validez les modifications par OK, la bordure a disparue. Cliquez ensuite à la fin de la ligne "V/réf : Le Figaro, 15/09/02" et faites plusieurs fois Entrée de façon à être suffisamment bas pour pouvoir saisir le reste du courrier et saisissez le texte suivant : "Monsieur, Je m'adresse à votre société car j'ai appris que vous aviez un service maintenance important. Je suis diplômé de l'iut d'orsay en génie des télécommunications et réseaux. La maintenance est mon domaine de prédilection que j'ai découvert lors de mes stages en IUT. Mon sens de la communication, allié à mes compétences techniques, me porte davantage vers un poste en contact avec la clientèle qu'en site de production. J'ai également obtenu un excellent rapport de stage comme assistant du technicien de maintenance dans la société Générale de Télécommunications. J'aimerais vous en parler davantage à l'occasion d'un entretien. Dans cette attente, veuillez agréer, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée." Sélectionnez maintenant tout le texte (de Monsieur à distinguée) et sur la règle déplacer le retrait de première ligne à 0,5 cm comme ci-dessous : Pour la signature utiliser la touche tabulation l'endroit où vous voulez l'écrire. plusieurs fois jusqu'à ce que le pointeur se trouve à 10/13

EXERCICE 3 : composer un CV Pour réaliser l'exercice vous devez vous munir de la feuille "Exercice 3" que vous a fourni le formateur. La première chose à faire avant la composition est d'imaginer le document tel qu'on le désire et pourquoi pas le dessiner sur une feuille de façon à en connaître les différents alignements. Dans Word ouvrez un nouveau document (menu fichier-nouveau) ou vous cliquez sur le bouton document. nouveau La mise en page Cliquez sur le menu fichier puis mise en page, rentrez les données comme ci-dessous Notre document est prêt pour la saisie. 11/13

La mise en forme Nous utiliserons une police Times New Roman 12 pts L'alignement de nos six premières lignes de texte est centré dans la page, nous allons donc choisir l'alignement centré. Saisissez "Claude Dupont - Rue de Say - 75009 PARIS" appuyez sur la touche Entrez pour passer à la ligne. Reproduisez cette étape pour les deux lignes suivantes et n'oubliez pas d'appuyer sur la touche Entrez après "célibataire" avant de faire le cadre. L'encadrement Sélectionnez les trois lignes de texte ; positionnez le pointeur de votre souris un peu en retrait à gauche du texte de la première ligne de façon à ce que la flèche soit dirigé vers le texte, cliquez alors avec le bouton gauche et en maintenant le bouton enfoncer, déplacez-le jusqu'à la troisième ligne. Une fois le texte sélectionné cliquez sur l'outil cadre de la barre d'outil mise en forme si c'est bordure extérieure qui est affiché par défaut sinon cliquez sur la petite flèche juste à droite et choisissez dans la mini fenêtre qui apparaît le type de bordure qui convient. Notre texte est encadré, sans désélectionner nous allons remplir le cadre d'une couleur avec l'outil pot de peinture. Pour cela nous allons utiliser la barre d'outils tableaux et bordures, si elle n'est pas affichée cliquez sur le bouton de la barre d'outils standard, la nouvelle barre d'outils s'affiche sous forme de palette flottante si cela vous gène faites un double click sur la barre bleue au dessus de la palette flottante pour la rendre statique et la placer avec les autres barres d'outils. Sur cette barre allez sur l'outil pot de peinture (entouré de noir sur l'image ci -dessous) puis cliquez sur la petite flèche juste à droite (entouré de rouge) et choisissez dans la mini fenêtre qui apparaît la couleur de remplissage que vous désirez. Il ne nous reste plus qu'à cliquer en dessous du cadre pour continuer la saisie. 12/13

Si le pointeur reste dans le cadre c'est que vous n'avez pas appuyé sur Entrer après "célibataire" et de ce fait aucun paragraphe n'est disponible après le cadre, il vous faut donc annuler le cadre et la couleur de remplissage, créer un paragraphe après célibataire et refaire les deux précédentes étapes. Renouvelez cette opération pour tous les autres cadres de notre document. Les alignements : Pour saisir 1992-1995 nous allons revenir en alignement à gauche. Saisissez les deux dates et ensuite nous allons choisir nos deux alignements, le premier à 2.5 cm correspondant à chaque type de poste occupé et le deuxième à 3.5 cm correspondant à la mission de chaque poste. Sur la règle, placez deux tabulations gauche comme ceci : Appuyez une fois sur la touche tab pour vous positionner en face du premier alignement, saisissez "Assistanat de direction" puis appuyez deux fois sur Entrer pour laisser une ligne d'espacement et appuyez deux fois sur la touche tab pour atteindre le deuxième alignement et saisissez ABCD Siège de bureau -Paris puis Entrer puis appuyez deux fois sur la touche tab et nous allons insérer notre liste à puces(les points en début de ligne). Pour cela sur la barre d'outils de mise en forme cliquer sur le bouton (liste à puces), un point noir apparaît en face de votre deuxième alignement vous pouvez saisir "Gestion du temps du service commerciale" puis Entrer, un second point apparaît en dessous du précédent. Saisissez les différents éléments de votre liste puis après "cocktails" faites Entrer un nouveau point apparaît en dessous refaites Entrer, la dernière ligne de la liste étant vide il comprend que la liste est terminée et de ce fait votre curseur reprend sa place contre la marge. Vous disposez maintenant de tous les éléments pour terminer le CV. 13/13