E-SUBVENTION QUELQUES POINTS A RESPECTER POUR LA SAISIE D UNE DEMANDE DE SUBVENTION VIA «VOTRE COMPTE ASSOCIATION» (VCA) DU DISPOSITIF DE DEMANDE EN LIGNE «E-SUBVENTION». Avant de commencer Pour réaliser votre démarche, nous vous conseillons de vous munir dès à présent des informations et des documents suivants (de préférence sous format électronique, dans votre porte-documents par exemple), afin de pouvoir les joindre facilement en ligne à votre demande: Pour toutes les demandes : numéro SIREN numéro RNA Si votre association n est pas enregistrée dans le RNA un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association, s ils ont été modifiés depuis le dépôt d une demande initiale la liste des personnes chargées de l administration de l association régulièrement déclarée si elle a été modifiée Un relevé d identité bancaire de l association s il a changé, portant une adresse correspondant à celle du n SIRET Si la démarche n est pas réalisée par le représentant légal de l association, le pouvoir donné par ce dernier Le rapport du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de 153 000 euros de dons ou de subventions Les comptes approuvés du dernier exercice clos RNA Lors de la déclaration de l association, la préfecture procède à son inscription dans le répertoire national des associations (RNA), anciennement répertoire WALDEC. Cette inscription donne lieu à une première immatriculation sous la forme d'un numéro RNA (appelé parfois par l'administration "numéro de dossier"), composé d'un W suivi de 9 chiffre Il est mentionné sur le récépissé et signifie l'inscription dans le répertoire national des associations. L'association est alors reconnue comme personne morale. SIREN Utilité Les numéros SIREN et SIRET identifient l'association auprès de l'insee, afin que son activité puisse être comptabilisée dans les diverses productions statistiques nationales, notamment dans celles relatives à l'activité économique. Le SIREN, composé de 9 chiffres, identifie l'association elle-même, tandis que le SIRET, composé de 14 chiffres, sert à identifier chacun de ses établissements. Chaque SIRET est une extension du numéro SIREN par l'ajout de 5 chiffres. Lorsque l'association n'a qu'un seul établissement, elle possède un seul SIRET : celui de son siège social. Attribution L'attribution de numéros SIREN et SIRET n'est pas systématique : elle est facultative et doit être demandée par l'association. L'association peut présenter une demande d'attribution :
soit comme association subventionnée (ou susceptible de l'être), auprès de la direction régionale de l'insee compétente par rapport à son siège social, soit comme association employeur (ou envisageant de le devenir), auprès de l'urssaf, soit comme association assujettie à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés, auprès du centre des finances publiques compétent. L'association reçoit ensuite un certificat d'inscription. C est sur ce certificat que vous trouverez votre numéro SIREN ou SIRET. Pour accéder à votre démarche en ligne Vous pouvez accéder à Votre Compte Association (VCA) via le lien suivant : https://connexion.mon.service-public.fr/auth/2?spid=http://portail.asso.msp.gouv.fr&minlvl=1&mode=0&failure_id=0 IMPORTANT : conserver précieusement votre «Identifiant» et votre «Mot de passe» qui vous sera demandé à chaque connexion à VCA. Ces données sont la propriété de l association. Lors de la recherche de la fiche intervention CNDS que votre DRJSCS ou votre DDCS/PP a mis en ligne pour la campagne CNDS en cours, il faut respecter les points suivants : o Couverture nationale : «Non» o Code : utiliser le code fourni par votre DRJSCS ou votre DDCS/PP o Si nécessaire, le territoire «Région ou département» o Nom de la subvention - toutes les fiches interventions commencent par «CNDS.»
Pour démarrer la saisie de votre demande de subvention, cliquer sur «Détails» TIME OUT Il faut savoir que VCA envoie un pop-in d avertissement d expiration de session au bout de 12 mn d inactivité sur la page en cours ou si vous n avez pas changé pendant tout ce temps. Vous avez 2mn pour cliquer sur «Continuer ma démarche», sinon déconnexion. A noter, aucune indication de l heure de l alerte
ENREGISTRER ET QUITTER VOTRE DOSSIER Si vous quittez l application plus de 12 mn, il faut «Enregistrer et quitter». Un lien de reprise sera envoyé à l adresse électronique que vous indiquerez. Vous pouvez depuis cette année retrouver le lien de reprise dans «Votre suivi» de VCA. Ce lien est actif pendant 15 jours. Au-delà les données sont perdues. Si vous enregistrez plusieurs fois, seul le dernier lien restera actif.
SUPPRESSION DU DOSSIER A noter : Message de confirmation avant la suppression du dossier Malgré tout, il faut qu au préalable le dossier ait été enregistré une fois pour retrouver une partie du contenu des saisies (celui qui avait été sauvegardé lors du dernier enregistrement). CHAMPS OBLIGATOIRES Pour que la DRJSCS ou la DDCS/PP puisse instruire efficacement votre dossier de demande de subvention, il faut que l ensemble des champs de saisie soit renseigné. Certains champs obligatoires sont précédés du symbole (*) par exemple :
CHAMPS COMPLEMENTAIRES Le CNDS a rajouté quelques «Champs complémentaires» que vous devrez renseigner avec précision : Fédérations Types de structure (Ligues, Comités ou Clubs) Pour les Comités régionaux ou départementaux, indiquez le nombre de clubs fédérés sur le territoire Indiquez le nombre total de licenciés de votre structure Indiquez le nombre de licenciées féminines Indiquez le nombre de licenciés masculins
BUDGET EQUILIBRE Vous ne pouvez pas laisser un budget déséquilibré, que ce soit celui de l association ou celui de l action. Il vous sera impossible de poursuivre tant que cela ne sera pas corrigé. COMBIEN D ACTION PEUT-ON FAIRE? Sur le principe, autant que vous le souhaitez en restant raisonnable.
Par contre si une action n est pas renseignée, il faudra la supprimer car sinon vous ne pourrez pas poursuivre plus avant dans la saisie. DECLARATION SUR L HONNEUR ET ATTESTATION - RELEVE D IDENTITE BANCAIRE Vous devez respecter la casse lors de la saisie des numéros du RIB dans les champs prévus, sinon l application vous le signalera et vous ne pourrez pas poursuivre. De plus il faudra joindre un exemplaire du RIB dans les pièces jointes prévues à cet effet plus loin dans l application. Enfin le calcul de l IBAN est automatique.
PIÈCES À JOINDRE À VOTRE DOSSIER La taille des pièces à joindre à votre dossier est limitée à 2 MO par pièce ou par champ. Les types de fichier qu il est possible de mettre en pièce jointe sont ceux dont l extension est :.png.jpeg.pdf.zip.xls.xslx.docx
RÉCAPITULATIF DE VOTRE DEMANDE Vérifiez le contenu des saisies, modifiez si nécessaire avant de passer à la phase d envoi.
ENVOI DE LA DEMANDE Avant d envoyer votre demande de subvention au service instructeur, il faut absolument visualiser votre dossier en cliquant sur «Visualiser ma demande en ligne» et l enregistrer sur votre ordinateur, car VCA ne stocke pas pour l instant votre dossier (en projet pour l avenir). Ensuite, vous pourrez faire l envoi en cliquant sur «Transmettre ma demande en ligne». A noter : Absence de message de confirmation avant l envoi. Cette action est irrémédiable.