MODALITES D EXPERIMENTATION DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Circulaire du 19 juillet 2010 Dernière mise à jour en mars 2013 MODALITES D EXPERIMENTATION DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Réf. : Loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, article 76-1, mis à jour par la loi 2010-751 du 5 juillet 2010, à son article 42 Décret 2010-716 du 29 juin 2010 portant application de l article 76-1 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale Décret 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux Circulaire relative à la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel au sein des collectivités territoriales du 6 août 2010. NOR : IOCB1021299C Circulaire relative à la poursuite de la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel dans la fonction publique territoriale du 4 mars 2013. NOR : RDFB1304895C Le Président du Centre de Gestion à Mesdames et Messieurs les Maires et Présidents des collectivités territoriales et établissements publics Madame, Monsieur le Maire, Madame, Monsieur le Président, Cher(e) Collègue, La présente circulaire vise à commenter le décret 2010-716 susvisé qui définit les modalités d application de l article 76-1 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la Fonction publique territoriale. Ce décret publié au JO du 30 juin 2010 prend effet le 1er juillet 2010. Il a été complété par deux circulaires datées respectivement du 6 août 2010 et du 4 mars 2013 qui fixent les modalités de mise en œuvre de ce dispositif et de sa prolongation. Vous trouverez également des modèles types de délibérations, de comptes rendus et d évaluation au lien suivant. Le texte définit les conditions d organisation d un entretien professionnel si la collectivité ou l établissement envisage d opter pour cette procédure à titre expérimental, en lieu et place du procédé habituel de la notation. La circulaire détaillera donc les points suivants : la durée d expérimentation de l entretien professionnel ; les catégories d agents visés, auxquels ce dispositif peut être appliqué ; le déroulement chronologique de la procédure (de la convocation au versement du compte-rendu de l entretien au dossier du fonctionnaire) ; le contenu du compte-rendu et les critères d évaluation de l agent à la suite de la procédure ; les dispositions applicables en cas de demande de révision du contenu du compte-rendu par l agent ; les enjeux de l exploitation des données du compte-rendu pour les avancements. Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 1

I - L ENTRETIEN PROFESSIONNEL, UNE PROCEDURE MENTIONNEE DANS L ARTICLE 76-1 DE LA LOI 84-53 MODIFIEE Il est à noter que cet article a été remis à jour par la loi 2010-751 du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la Fonction publique. En effet la loi 2009-972 du 3 août 2009 (voir circulaire du CDG 77 : Mobilité et parcours professionnels dans la fonction publique : la loi et ses décrets d application) prévoyait déjà la possibilité d organiser un entretien professionnel en lieu et place de la notation mais renvoyait à un décret d application pour les modalités de mise en œuvre de cette possibilité. Le texte rendait cette disposition peu opérante du fait qu il se référait aux années 2008, 2009 et 2010 pour une telle expérimentation. La loi indiquait que le Gouvernement devait présenter chaque année au Conseil Supérieur de la Fonction publique territoriale un bilan de cette expérimentation, ainsi qu au Parlement, avant le 31 juillet 2011. Or ces dates étaient trop prématurées, et la nouvelle rédaction corrige ce passage du texte. Désormais, le texte mentionne que c est au titre des années 2010, 2011 et 2012 que l autorité territoriale peut se fonder, à titre expérimental sur un entretien pour apprécier la valeur professionnelle des fonctionnaires. La nouvelle rédaction modifie également la date du bilan : le Gouvernement doit présenter au Parlement un bilan de cette expérimentation avant le 31 juillet 2013. En outre, la loi mobilité prévoyait un décret d application pour les dispositions de l article 76-1 sans lequel le dispositif ne pouvait être régulièrement applicable : il s agit du décret 2010-716 commenté dans cette circulaire. Entre temps, et compte tenu des impératifs de prolongation du dispositif, cette erreur de rédaction a aussi été prise en compte par une circulaire du 4 mars 2013. Cette circulaire a pour objet d informer les services des collectivités territoriales du processus en cours de prolongation de l expérimentation et, pour celles qui sont déjà engagées dans cette démarche, les modalités de traitement des dossiers en CAP durant la période transitoire précédant la modification de la loi statutaire. Le retour d expérience contenu dans le rapport présenté au CSFPT le 27 mars 2013 a fait apparaître la nécessité de procéder à un certain nombre d adaptations réglementaires dans le cadre de la pérennisation du dispositif. Les points problématiques étaient les suivants : la difficulté de respecter les délais pour la tenue des entretiens, l établissement des fiches de synthèse et leur signature. Or, l article 5 du décret 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires indique que les CAP «sont réunies au cours du 1er trimestre de l année» ; la critique du rythme annuel de l entretien professionnel notamment dans les services comprenant beaucoup d agents ; l impossibilité de maintenir à la fois la notation et l entretien. La circulaire précise que comme pour la FPE, ce bilan qui a été examiné par le CSFPT le 27 mars 2013 conclut à : la prolongation de l expérimentation de l entretien professionnel au titre des années 2013 et 2014 ; la substitution définitive de l entretien professionnel à la notation à compter de 2015. Ces mesures donneront lieu à une modification législative des articles 76 et 76-1 de la loi de 1984 qui sera insérée dans un prochain projet de loi. C est dans ce contexte que la circulaire attire l attention des employeurs territoriaux sur les modalités de traitement des dossiers en CAP par les collectivités ayant expérimenté l entretien professionnel : pour les CAP de 2013, les employeurs peuvent valablement s appuyer sur l entretien professionnel réalisé au titre de 2012 ; pour les CAP de 2014, la disposition législative annoncée permettra de valider les entretiens professionnels réalisés au titre de 2013. Il s agit de ne pas imposer aux collectivités un retour à la notation en 2013 avant la pérennisation de l entretien professionnel. Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 2

La poursuite de l expérimentation avant la généralisation de l entretien professionnel à partir de 2015 a quant à elle, pour objectif de permettre : l entrée dans le dispositif des employeurs locaux n ayant pas encore expérimenté cette procédure nouvelle avant qu elle ne devienne obligatoire à partir de 2015 ; l adaptation de la réglementation en vigueur (décret 2010-716 du 29 juin 2010) aux spécificités des collectivités locales, après concertation au sein du CSFPT avec les partenaires sociaux. II - LES CATEGORIES D AGENTS VISES PAR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Le décret 2010-716 vise les fonctionnaires mentionnés par le décret 86-473 susmentionné pour définir son champ d application. La procédure d entretien professionnel s applique à tous les fonctionnaires des corps, cadres d emplois ou emplois de la Fonction publique territoriale dotés d un statut particulier, sauf dispositions spéciales de ce statut. Certains statuts particuliers sortent du champ d application, car il existe des cadres d emplois qui ne peuvent faire l objet d une notation : par voie de conséquence, on ne peut pas non plus leur appliquer l entretien professionnel. A titre d exemple, les statuts particuliers des médecins ou des psychologues territoriaux ne contiennent aucune disposition relative à la notation : ces deux cadres d emplois ne peuvent donc être visés par l entretien professionnel pour les mêmes raisons. Il faut en revanche qu une délibération de la collectivité ou de l établissement public dont les fonctionnaires relèvent fixe quels sont les cadres d emplois qui seront concernés. La collectivité ou l établissement a en effet 2 choix : la délibération peut établir que tous les fonctionnaires de la collectivité ou de l établissement mentionnés à l article 1er du décret 86-473 (relatif à la notation) sont concernés par l entretien professionnel ou ; la délibération choisit de ne retenir que des catégories d agents, par cadre d emplois ou emplois. Cette rédaction signifie qu il n y a pas de possibilité d individualiser totalement l entretien professionnel, mais uniquement de déterminer son application par cadres d emplois ou emplois. A noter : si la collectivité opte pour l entretien professionnel, alors cette procédure se substitue à la notation : les dispositions du décret 2010-716 ici commenté deviennent applicables aux agents désignés par la délibération comme étant sujets à l entretien professionnel. En l absence de délibération, il faut continuer à appliquer la notation. Si la délibération ne vise que certains cadres d emplois ou emplois, alors les deux systèmes coexistent (notation et entretien professionnel) au sein de la même collectivité, puisque les agents non visés par la délibération continuent d être notés. Les agents non titulaires ne peuvent être sujets à un entretien professionnel mais peuvent continuer à être notés. III - DEROULEMENT DE LA PROCEDURE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL L entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct et donne lieu à l établissement d un compte-rendu. La commission administrative paritaire peut, à la demande de l intéressé, en proposer la révision tout comme pour la procédure de notation. Le fonctionnaire bénéficiera chaque année de l expérimentation de cet entretien. 3.1 Étapes à suivre pas à pas pour la procédure d entretien professionnel L article 6 du décret 2010-716 détaille les modalités à suivre depuis la convocation jusqu au versement du compte-rendu au dossier du fonctionnaire par l autorité territoriale. Le contenu du compte-rendu est détaillé au 3.2. La chronologie est la suivante : le fonctionnaire est convoqué huit jours au moins avant la date de l entretien par le supérieur hiérarchique direct. La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l intéressé et d un exemplaire de la fiche d entretien professionnel servant de base au compte rendu (voir le document modèle produit par le service CAP du CDG77) ; le compte-rendu porte sur les thèmes détaillés au 3.2 ci-dessous, ainsi que sur l ensemble des autres thèmes qui, le cas échéant, ont pu être abordés au cours de l entretien. Le compte-rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct ; le compte rendu est visé par l autorité territoriale qui le complète, le cas échéant, de ses observations ; dans un délai maximum de dix jours suivant l entretien, le compte-rendu est notifié au fonctionnaire qui, le cas échéant, le complète par ses observations sur la conduite de l entretien ou les différents sujets sur lesquels il a porté, le signe pour attester qu il en a pris connaissance ; puis, le fonctionnaire renvoie à son supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de dix jours le compte rendu qui lui a été notifié. Enfin, le compte rendu est versé au dossier du fonctionnaire par l autorité territoriale. Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 3

Lorsque la collectivité territoriale ou l établissement public local est affilié à un Centre de gestion, une copie en est communiquée à celui-ci, dans des délais compatibles avec l organisation des commissions administratives paritaires. Il ne s agit pas d un examen du compte-rendu par la CAP mais d une communication. La lettre du texte ne le dit pas, mais il semble que le délai de 10 jours* (voir ci-dessous) entre la rédaction du compte-rendu et la notification de celui-ci au fonctionnaire inclut la signature de l autorité territoriale : c est en tout cas l interprétation d une circulaire de la DGCL relative à la mise en œuvre de l entretien professionnel du 6 août 2010 (référence NOR : IOCB 1021299C) qui semble correspondre à l esprit du texte. 3.2 Le contenu du compte-rendu L article 3 du décret 2010-716 précise le contenu du compte-rendu de l entretien professionnel. Le compte-rendu doit contenir une appréciation littérale de la valeur professionnelle de l agent. Le bilan écrit porte en outre sur 7 critères mais doit faire mention d autres thèmes abordés le cas échéant le jour de l entretien : 1. les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d organisation et de fonctionnement du service dont il relève ; 2. la détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l année à venir et les perspectives d amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d organisation et de fonctionnement du service ; 3. la manière de servir du fonctionnaire ; 4. les acquis de son expérience professionnelle ; 5. le cas échéant, ses capacités d encadrement ; 6. les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié ; 7. les perspectives d évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité. Un aspect management est introduit par le texte : il s agit en fait de contractualiser les objectifs entre le supérieur hiérarchique et l agent. 3.3 Les critères sur lesquels est évalué le fonctionnaire Les critères sur lesquels un fonctionnaire est évalué lors d un entretien professionnel sont abordés à l article 4 du décret 2010-716. Il est à noter qu ils diffèrent peu de ceux utilisés lors de la procédure de notation, le principal changement semble donc porter sur le fait que l évaluation se fait à travers une appréciation littérale plus détaillée, en lieu et place de critères aboutissant sur une note chiffrée. La valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée, au terme de l entretien, en fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées, et du niveau de responsabilité assumé. Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 4

Ces critères sont fixés après avis du comité technique paritaire et portent notamment sur : 1. l efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs ; 2. les compétences professionnelles et techniques ; 3. les qualités relationnelles ; 4. la capacité d encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur. A noter : ces critères doivent être interprétés comme des critères formant un «socle commun», à minima, applicable aux collectivités et aux établissements participant à l expérimentation. Le texte incite précisément à développer leur sens en fonction de la nature des tâches, des responsabilités assumées, des métiers et des cadres d emplois Aussi ces critères pourront être précisés, après avis du CTP, puisque cette liste n est pas limitative mais indique de grands axes à suivre pour l évaluation. Les fiches construites par le CDG77 vous aideront à concrétiser ces notions à travers quelques exemples. IV - EXPLOITATION DU COMPTE-RENDU ET SUITE DONNEE A LA PROCEDURE D ENTRETIEN PROFESSIONNEL Tout comme la notation, le compte rendu d un entretien professionnel peut faire l objet d une demande de révision de son contenu, par le fonctionnaire, auprès de la commission administrative paritaire. D autre part, le décret indique les conséquences de cet entretien sur l établissement du tableau d avancement et les suites que les collectivités doivent donner à cette expérimentation auprès du CTP et du CSFPT. 4.1 La demande de révision du compte-rendu L autorité territoriale peut être saisie par le fonctionnaire d une demande de révision du compte rendu de l entretien professionnel. L esprit du texte semble être d apporter les garanties d une procédure contradictoire à l agent. La demande de révision par l agent doit être exercée dans un délai de quinze jours francs à la suite de la notification au fonctionnaire du compte rendu de l entretien. L autorité territoriale notifie sa réponse dans un délai de quinze jours après la demande de révision de l entretien professionnel par l intéressé. En cas d insatisfaction de l agent, les commissions administratives paritaires peuvent, à la demande de l intéressé, et sous réserve qu il ait au préalable exercé la demande de révision décrite ci-dessus, proposer elles-mêmes à l autorité territoriale la modification du compte rendu de l entretien professionnel. Dans ce cas, tous les éléments utiles d information doivent leur être communiqués. Les commissions administratives paritaires doivent être saisies dans un délai de quinze jours francs suivant la notification de la réponse formulée par l autorité territoriale dans le cadre de la demande de révision. L autorité territoriale examine la nouvelle demande puis communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l entretien professionnel. Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 5

4.2 Les conséquences du compte-rendu sur l établissement du tableau d avancement L article 8 du décret 2010-716 traite des conséquences du compte rendu de l entretien professionnel sur l établissement des tableaux d avancement, d échelon et de grade. L autorité territoriale procède à un examen de la valeur professionnelle du fonctionnaire, compte tenu notamment : 1. des comptes rendus d entretiens professionnels (voir 3.2 et 3.3) ; 2. des propositions motivées formulées par le chef de service ; 3. et, pour la période antérieure à la mise en place de l entretien professionnel, des notations : cette rédaction signifie que les notations préalables à la mise en place de ce nouveau mode d évaluation ne sauraient être ignorées lors des procédures d avancement. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l ancienneté dans le grade. En revanche, la lettre du décret n apporte pas plus de précision sur l exploitation du compte rendu et le départage des agents pour l avancement en fonction des résultats de l entretien. L autorité territoriale départage les fonctionnaires. 4.3 L obligation de transmission d un bilan de l expérimentation au niveau local et national Le bilan annuel de l expérimentation des entretiens professionnels est communiqué chaque année, par chaque collectivité concernée, au comité technique paritaire concerné d une part, et au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale d autre part. Cette transmission doit permettre l élaboration des bilans annuels nationaux. Le Gouvernement doit en effet présenter au Parlement un bilan de cette expérimentation avant le 31 juillet 2013, afin de tirer des conclusions de cette pratique. 4.4 Les conséquences du compte-rendu sur l établissement du tableau d avancement En plus de la procédure particulière de révision, le fonctionnaire qui a fait l objet d un entretien professionnel peut, au vu du compte-rendu de cet entretien : adresser un recours gracieux à l autorité territoriale ; exercer un recours contentieux devant le juge administratif. Les conditions d exercice de ces recours sont détaillées dans la circulaire du 6 août 2010. Il convient de signaler que le fonctionnaire peut introduire un recours auprès du juge administratif sans avoir au préalable fait de demande de révision ou de recours gracieux. Tout comme le recours gracieux, la procédure de demande de révision interrompt le délai de recours contentieux (circulaire ministérielle du 6 août 2010). Veuillez agréer, Madame, Monsieur le Maire, Madame, Monsieur le Président et Cher(e) Collègue, l assurance de mes sentiments les meilleurs. Le Président du Centre de Gestion Daniel LEROY Circulaire «Modalités d expérimentation de l entretien professionnel» / CDG 77 6