REGLEMENT INTERIEUR DE LA COMMISSION D ATTRIBUTION DES LOGEMENTS
Préambule : L organisation et la création d une Commission d attribution est inscrite dans le code de la construction et de l Habitation (CCH) aux articles L 441-1-1 et suivant et R 411-1 et suivant. En 1997 le Conseil d administration avait validé le règlement intérieur de la Commission d attribution des logements de l OPD HLM. Aujourd hui compte tenu de la nouvelle organisation territoriale de l établissement et des évolutions législatives et règlementaires, il est nécessaire d élaborer un nouveau règlement intérieur de la Commission d attribution des logements de Dordogne Habitat fixant les règles d organisation et de fonctionnement de cette commission. Article I : OBJET La Commission d attribution a pour but l attribution de tous les logements conventionnés à usage d habitation gérés par Dordogne habitat. Article II : COMPETENCE GEOGRAPHIQUE L activité de la Commission d attribution s exerce sur tout le territoire de compétence de Dordogne Habitat et dans toutes les communes dans lesquelles Dordogne Habitat gère des logements locatifs. Elle se réunit au siège mais peut être délocalisée. Article III : COMPOSITION La commission d attribution est composée de 6 membres désignés par délibération parmi les membres du Conseil d administration (Article R 441-9 du CCH) 2 membres représentant le conseil général 2 membres représentant le Préfet 1 membre représentant les locataires 1 membre désigné par le Conseil d administration de la CAF Le Maire de la Commune (ou son représentant), où sont situés les logements propriété de Dordogne Habitat, participe avec voix délibérative à la Commission d attribution. Il dispose d une voix prépondérante en cas d égalité des voix (Article L 441-2 alinéa 5 du CCH). Le Maire désignera nominativement par écrit son représentant à Dordogne Habitat. Un représentant des associations d insertion pourra également être représenté au sein de la Commission d Attribution avec voix consultative (Article L 441-2 alinéa 5 du CCH) et également les associations œuvrant dans le domaine du logement et du handicap (MDPH, APF ). Le Directeur ou son représentant, assiste aux séances avec voix consultative et devoir de conseil aux administrateurs.
Article IV : PRESIDENCE Les 6 membres de la Commission d attribution élisent en leur sein, à la majorité absolue, le Président de la Commission d attribution. En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé est élu. En cas d absence ou d empêchement du Président, la Commission d attribution peut désigner en séance un membre pour présider la dite commission. Article V : PERIODICITE La Commission d attribution se réunie une fois tous les 15 jours. Des commissions d attribution complémentaires pourront être également organisées dans le cadre de la livraison de programme neuf ou d acquisition de patrimoine. Article VI : CONVOCATION Un planning semestriel des dates de Commissions d attribution est adressé par écrit à chaque membre de la Commission d attribution en début de semestre. Une convocation individuelle est adressée par courrier à chaque membre de la Commission d attribution au moins 5 jours avant la commission. Une convocation individuelle est également adressée au Maire de la commune concernée par les attributions. Cette convocation fait état de l examen des logements disponibles sur sa commune. Le Maire peut proposer des candidats par retour du courrier et au plus tard pour le jeudi précédant la date de la commission indiquée sur la convocation. Article VII : REGLES DU QUORUM La Commission d attribution ne peut valablement délibérer que si au moins 3 des 6 membres issus du conseil sont présents. La représentation d un membre peut être effectuée par la délivrance d un pouvoir à un autre membre. Chaque membre ne peut recevoir qu un seul pouvoir. Ce pouvoir ne peut pas être pris en compte dans la détermination du quorum. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. La voix du Maire pour les logements situés sur sa commune est prépondérante en cas de partage égal des voix. Article VIII : INSTRUCTION ET PRESENTATION DES DOSSIERS La Commission d attribution examine pour l ensemble des logements les candidatures instruites conformément aux orientations et aux critères fixés par les règles d attribution annexées au règlement intérieur de la commission. Les demandes de logements sont instruites et présentées à la commission d attribution par les chargés de clientèle. Ils peuvent être assisté lors de cette présentation par : Le Directeur Général ou son représentant le Directeur de la clientèle le responsable d agence le conseiller social
La commission d attribution peut entendre à titre consultatif les représentants des collecteurs «1% logement» pour les logements relevant de réservation. Les chargés de clientèle peuvent valablement présenter par vidéoconférence les candidatures instruites par l agence territoriale. Article IX : PROCES VERBAUX Chaque séance de la commission d attribution donne lieu à la rédaction d un procès verbal regroupant les décisions prises pour chaque demande présentée. Le procès verbal est signé par le Président de la commission d attribution. Il est ensuite adressé par courrier à chaque membre de la commission et au Maire de la commune d implantation des logements attribués. Article X : CONFIDENTIALITE Toutes les personnes assistant à la Commission d attribution sont tenues à la confidentialité des informations sur les demandeurs et les débats qui sont portées à leur connaissance. Article XI : PROCEDURE D URGENCE Dans le cadre d un relogement en urgence, la Commission d Attribution sera réunie dès connaissance de la nécessité de reloger une famille. A ce stade, les services instructeurs vérifieront si le logement du demandeur est inhabitable, afin de vérifier si la situation d urgence n a pas été volontairement provoquée pour accéder à un autre logement (avis du Maire de la commune et des services sociaux). Compte tenu de la situation, les membres de la Commission seront informés par tous les moyens à disposition (tél, fax, mail,..) de la nécessité d effectuer un relogement dans le cadre de la procédure d urgence. Chaque administrateur se prononcera sur l attribution, au regard des éléments fournis et vérifiés par le service instructeur, soit au minimum : Numéro Unique enregistré Conditions de séjour sur le territoire Français Conditions de Nationalité Française Avis d imposition N-2 au regard des plafonds de ressources La décision des membres de la Commission d Attribution fera l objet d un Procès-Verbal signé par le Président de la Commission d Attribution. Les conditions liées au Quorum seront également vérifiées. Article XII : COMMISSION D ATTRIBUTION COMMERCIALE : Dans le cadre de la difficulté à relouer certains logements, la commission d attribution pourra être sollicitée afin d attribuer ce logement sans attendre la prochaine commission d attribution programmée.
Afin de pouvoir solliciter la commission d attribution, vérifier et s assurer : le responsable d agence devra des difficultés de relocation du logement proposé (PLS, sites éloignés ) que ce logement est vacant aucun preneur depuis + ou 3 mois que plusieurs refus ont été enregistrés suite aux précédentes commissions qu il y a absence de candidats après recherches dans le fichier Dordogne Habitat et dans le Dispatching que la commune n a aucun candidat à proposer sur le logement en question. Le service instructeur doit bien évidement vérifier que : Le numéro unique est bien enregistré Que les conditions de séjour sur le territoire sont valides ainsi que les conditions de nationalité Française Que les documents obligatoires sont bien fournis ( avis d imposition n-2 au regard des plafonds de ressources) Toutes ces informations devront être présentées sous forme d une question diverse aux membres de la commission, document détaillé ou doivent apparaitre tous les critères énoncés ci-dessus (modèle joint). Une fois toutes ces conditions vérifiées et validées par le Responsable d agence, les membres de la commission d attribution sont informés par tous les moyens mis à disposition (mails, téléphone, fax ) de la nécessité de se réunir pour une attribution. La décision des membres de la Commission d Attribution fera l objet d un Procès-Verbal signé par le Président de la Commission d Attribution. Les conditions liées au Quorum seront également vérifiées. Article XIII : BILAN D ACTIVITE DE LA CAL La commission d attribution rend compte de son activité au Conseil d Administration une fois par an comme le prévoit l article R 441-9 du CCH.
LE PROCESSUS D ATTRIBUTION I LE TRAITEMENT DE LA DEMANDE : 1- L ACCUEIL ET L INFORMATION DU DEMANDEUR : L accueil du demandeur est effectué en agence par les chargés de clientèle qui doivent apporter une aide à la constitution de la demande de logement et informer le demandeur : a) de l existence du numéro unique de demande b) de la présentation de sa demande devant la commission d attribution c) de l intérêt d une inscription auprès de la commune souhaitée d) de l intérêt d une inscription auprès des réservataires 1% e) de l intérêt des aides liées au logement : APL FSL Locapass Caution Le chargé de clientèle remet une demande de logement au demandeur en lui rappelant les pièces à fournir. 2- LA CONSTITUTION DE LA DEMANDE DE LOGEMENT : 2-1 : le dépôt et l enregistrement de la demande : En agence à réception de la demande de logement, chaque chargé de clientèle enregistre la demande de logement et adresse par courrier au demandeur : Le récépissé du numéro unique d enregistrement L accusé réception de l enregistrement de la demande La demande de pièces complémentaires si nécessaire La demande n est valide qu après réception des documents obligatoires sollicités. 2-2 : le renouvellement et l actualisation de la demande : La demande de logement est renouvelée chaque année. Pour les demandeurs n ayant pas fait l objet d une attribution, une relance du demandeur est réalisée au 1 er mois après sa 1 ère demande ou son dernier renouvellement. Cette relance est réalisée tous les 2 mois au siège de Dordogne Habitat mais ce sont les chargés de clientèle dans les agences qui actualisent les demandes de logements. En cas de non réponse, la demande de logement est radiée.
II L INSTRUCTION DE LA DEMANDE : La demande de logement est instruite en agence par les chargés de clientèle. L instruction consiste à : faire compléter le dossier par le demandeur rassembler les pièces justificatives rencontrer le demandeur pour affiner sa demande L instruction du dossier vise à limiter les 2 risques d attribution : l impayé la perturbation du fonctionnement social de l immeuble ou de l ensemble immobilier 1- L analyse de la demande : L analyse de la demande par le chargé de clientèle consiste à : Vérifier sa recevabilité respect des plafonds de ressources régularité du séjour Cette vérification va permettre de déterminer la meilleure adéquation entre le logement disponible et la demande de logement. Cette vérification sur pièces peut être complétée par des vérifications téléphoniques auprès de l employeur, de l ancien bailleur, des services sociaux, pour éviter les fausses déclarations. Le chargé de clientèle peut également lors de l instruction du dossier prendre directement contact par téléphone avec le demandeur pour demander des pièces manquantes mais aussi pour mieux comprendre la situation du demandeur et affiner l adéquation entre ressources et loyers / charges qui est estimée au travers de différents outils : notion de taux d effort qui ne doit pas dépasser 30% notion de reste à vivre qui doit être positif notion d estimation de l APL. 2- L entretien individualisé : Le chargé de clientèle peut également au cours d un entretien individualisé avec le demandeur vérifier et approfondir la connaissance de la situation du demandeur : sur d éventuelles difficultés économiques et sociales sur la capacité à gérer ses difficultés et l accès aux droits sociaux sur son parcours résidentiel et ses souhaits particuliers quant au logement demandé sur les points d appui dont il disposera sur la commune, le quartier où se situe le logement proposé. Le chargé de clientèle, dans le cadre de dossier complexe (CORA, accord collectif, ) se fait assister par le conseiller social de l agence. Cet entretien est réalisé en agence et éventuellement au domicile afin de s assurer que le futur locataire usera paisiblement de son logement (notion de «bon père de famille») Dans le cadre d une demande de mutation cet entretien s accompagnera d une visite technique du logement pour évaluer la bonne tenue du logement et les frais de remise en état à charge du locataire, ce qui conditionne l obtention d un nouveau logement.
3- La visite du logement : Afin de réduire les délais de relocation et pour ne pas recommencer tout le processus de sélection en cas de refus après la commission d attribution des logements, le chargé de clientèle peut faire visiter le logement pressenti au préalable du passage du dossier en Commission d attribution. III LES CRITERES D ATTRIBUTIONS : Plafond de ressources : Pour se voir attribuer un logement, l'ensemble des ressources des personnes vivant au foyer, compte tenu des personnes à charge, ne doit pas excéder les plafonds de ressources définis chaque année. Critères d urgence : Personnes sinistrées suite à des évènements catastrophiques Personnes privées de logement suite à des évènements familiaux graves Violences, dangers pour les adultes et les enfants Précarité, insalubrité du logement occupé Des personnes en situation de handicap ou des familles ayant à leur charge une personne en situation de handicap. Antériorité de la demande : Mutations internes : Prise en compte de la date d enregistrement de la demande Dans le cadre de la politique générale orientée vers la satisfaction des locataires, sont prises en compte, sans priorités particulières les demandes de mutation : des personnes âgées ou handicapées, pour des motifs de santé ne pouvant être maintenus à leur domicile des évolutions familiales conduisant au sur peuplement ou sous peuplement liées à l endettement des familles liées au regroupement ou rapprochement familial liées au rapprochement du lieu de travail démolition parcours résidentiel opérations de renouvellement urbain
Demandes externes pour : Réservations : motifs de santé motifs liés au logement (insalubrité, vétusté, habitat précaire, hébergement provisoire, loyer trop cher, inadapté ) motifs liés à la famille (rapprochement professionnel, mariage, divorce, séparation ) motifs liés à la recherche d un 1 er logement (sortie d hébergement, de foyers ) mutations professionnelles décohabitation certains emplois à domicile spécifiques comme :assistantes maternelles et familiales agréés collecteurs 1% (CCI, CILG) IV LE DEROULEMENT DE LA COMMISSION D ATTRIBUTION : Chaque chargé de clientèle présente le ou les dossiers proposés sur chaque logement libéré sur la base d une présentation : du logement de la situation du ou des demandeurs d après les éléments recueillis lors de l instruction de la demande. Lorsqu il n est présenté qu un candidat pour un logement la commission d attribution se prononce sur : l acceptation du dossier le refus du dossier Lorsqu il y a plusieurs candidats pour un logement : la commission se prononce sur un ordre de priorité en désignant un attributaire et en indiquant le(s) demandeur(s) qui seront attributaires si le 1 er refuse le logement. la commission retient un candidat. Les autres candidats ne sont pas retenus sur le logement pressenti mais ils pourront être présentés sur un autre logement. son ajournement (notamment pour complément d information) et sera présenté lors d une prochaine Commission) A l issu de la commission la proposition d attribution du logement est adressé par courrier au demandeur. Durant cette période les chargés de clientèle doivent procéder à une relance téléphonique incitant l attributaire à répondre rapidement. Tout défaut de réponse dans les 10 jours à compter de la proposition d attribution, vaut refus et le chargé de clientèle propose le logement à l attributaire suivant, s il y en a un ou dans le cas contraire recherche un nouveau candidat pour la prochaine commission.