Vous Notes pouvez de bas recourir de page à et des notes notes de de fin bas de page pour des commentaires détaillés et à des notes de fin pour citer vos sources, par exemple. Notes de bas de page ou e fin Une note de bas de page (3) ou une note de fin (4) est constituée de deux parties liées, à savoir la marque d'appel de note (1 : nombre, caractère ou combinaison de caractères qui indique que des informations complémentaires sont contenues dans une note de bas de page ou une note de fin.) et le texte de la note correspondante. Word se charge de la numérotation automatique des notes de bas de page et des notes de fin. Après avoir inséré la première note de bas de page ou note de fin dans un document ou une section, le format de numérotation adéquat est automatiquement appliqué aux notes suivantes. Si vous insérez, déplacez, ou supprimez une note, Word réajuste les n d appel des notes. En cas de modification du texte ou de la pagination, Word place toujours les notes de bas de page sur la page même de l appel de la note. Le texte de la note apparaît en info-bulle lorsque la souris passe au-dessus de l appel de la note Un double-clic permet de passer instantanément de l appel à la note et réciproquement. Réal. Joël Leporcq CDDP des Zardennes
Signets Un signet représente un emplacement ou une sélection Signets de texte que vous nommez et identifiez pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Vous pouvez faire appel à un signet pour identifier un texte que vous comptez réviser à une date ultérieure, par exemple. Au lieu de faire défiler le document pour retrouver le texte, vous pouvez l'atteindre directement à l'aide de la boîte de dialogue Signet. Ajout : dans le menu Insertion, cliquez sur Signet. Sous Nom du signet, tapez ou sélectionnez un nom. Cliquez sur Ajouter Remarque : les noms de signet doivent commencer par une lettre et peuvent contenir des chiffres. Un nom de signet ne peut pas comprendre d'espaces. Cependant, vous pouvez utiliser le trait cadratin pour séparer les mots par exemple, «Chapitre_4». Normalement, les signets ne sont pas visibles dans votre document. Toutefois, vous pouvez les afficher (Outils Options Affichage) Atteindre : le plus simple est le raccourci Ctrl+B, qui enclenche la fonction Atteindre.
Le mode Plan Cette fonction de Word est sans doute Le la plus mode précieuse, s agissant Plan de mise au point de documents longs. Elle permet d isoler et de gérer la structure du texte indépendamment de son contenu. Word affiche les titres d un document en retrait pour représenter leur niveau dans la structure du document. Intérêts : Bâtir le plan avant d écrire Rendre simple toute modification ultérieure du plan (le texte suit le plan) Surplomber le texte et s y déplacer rapidement par son plan Permettre la création automatique de la table des matières Assurer la mise en forme de l Explorateur de document Créer un document maître et ses sous-documents Organisation d un nouveau document dans le mode Plan Taper les titres de premier niveau : Word applique le style de titre prédéfini «Titre 1». Word propose neuf styles prédéfinis différents : Titre 1 à Titre 9. Titre 1 Titre 2Titre 3 etc.
Modifier le Plan Modifier le niveau d un titre Modifier le Plan Saisir le symbole de Plan ou et le faire glisser jusqu au niveau désiré : Ceci peut également se faire par la barre d outils du mode Plan : Attribuer un niveau donné Niveau le plus haut/leplus bas Rehausser/Abaisser d un niveau Monter ou descendre (dans le cours du document) Réduire/Développer un titre ou double-clic sur les symboles de Plan : Outils gérant les documents maîtres et les sous-documents Afficher jusqu au niveau n 1 3
Passer du mode Plan au mode Page Du Plan à la Page Lorsque vous passez du Plan au Document, le déplacement dans le Plan est suivi dans le Document. Et réciproquement Pour commuter Plan/Document : Le mode Plan est donc un moyen de se déplacer rapidement et facilement dans un long document. L Explorateur de document est toutefois préférable pour cette seule utilisation Le menu Affichage Les raccourcis-clavier (personnalisables) Ctrl+Alt+O et Ctrl+Alt+P La barre des modes d affichage, en bas de l écran
Réorganiser le Document par le Plan Réorganiser un document par le Plan Supposons que vous souhaitiez commencer cet exposé par le chapitre sur la Terre Il suffit de faire remonter le symbole de Plan, avec la souris ou la barre d outils Plan, jusqu à l endroit désiré Et le document a été mis à jour, le chapitre entier étant passé au début, incluant images, notes de bas de pages, etc.
Construction automatisée d une table des matières Table des matières automatisée Le menu Insertion, Référence, Tables et Index permet d insérer, à l endroit de votre choix (prévoir une page au début ou en fin de document) la table des matières. Lorsque la table des matières sera créée, vous pourrez l utilisez aussi pour rejoindre un titre quelconque, car ses titres sont autant d hyperliens, d ailleurs actifs dans le mode Web, et utilisables dans le cadre d une publication en HTML Comme pour un index, la table des matières se remet à jour manuellement avec F9 : F9 mode Page Si le document est ensuite modifié dans sa structure, vous pouvez demander le recalcul de la table des matières par la barre d outils du Plan : mode Web
L Explorateur de document L'explorateur de document (1) est un volet séparé qui affiche une liste des titres contenus L Explorateur de dans le document (2). On peut l ouvrir par le menu Affichage, Explorateur de Document. Utilisez l'explorateur de document pour naviguer rapidement dans le document et savoir exactement où vous vous situez dans le document. Lorsque vous cliquez sur un titre dans l'explorateur de document (un clic suffit), Word se place sur le titre correspondant dans le document, l'affiche en haut de la fenêtre et met le titre en surbrillance dans l'explorateur de document. Clic droit sur une zone vide : vous pouvez choisir le niveau de détails à afficher dans l Explorateur de document. Si vos titres sont trop longs pour s'afficher dans l'explorateur de document, il n'est pas nécessaire de redimensionner le volet. Il vous suffit de laisser le pointeur sur un titre pour que ce dernier s'affiche en entier.
Construire un Index Un index répertorie les termes et thèmes abordés dans un document, ainsi que les pages sur lesquelles ils apparaissent. Construire un Index Si vous créez un grand nombre d'entrées d'index pour un sujet spécifique, vous pouvez créer des entrées d'index à plusieurs niveaux. (ou raccourci Alt + Maj + X) Sélectionner le terme que l'on souhaite indexer Menu Insertion, Tables et Index Onglet Index, bouton Marquer entrée Ouverture de la fenêtre "Marquer les entrées d'index" Définir l'entrée (et, éventuellement, la sous-entrée) Bouton Marquer (pour créer une entrée d'index seulement à cette occurrence) ou Marquer tout pour toutes les occurrences de la même sélection dans l'ensemble du document Recalculer l Index : F9 sur l Index F9 Pièges pouvant fausser la pagination : Si vous créez un index dans un document maître, développez les sous-documents avant l'insertion ou la mise à jour de l'index. Avant le recalcul, masquer les caractères non imprimables, ou cachés, comme les entrées d index.
Document maître Word Gestion des documents longs Document Maître et Sous- Vous avez un long document qui devient difficile à manier, qui est lent à l'affichage (et donc susceptible de s'endommager). Il vous faut alors utiliser le mode document maître. Vous subdivisez votre gros document en plusieurs sous-documents, que vous pourrez documents utiliser indépendamment les uns des autres et pourrez ensuite créer un document qui sera le maître des autres et vous permettra d'établir une table des matières, un index, une numérotation de pages qui prend en compte l'ensemble de vos sous-documents. Par exemple, utilisez un document maître pour organiser les chapitres d'un manuel. Stockez un document maître sur un réseau afin de partager la propriété d'un document en le divisant en sousdocuments individuels sur lesquels plusieurs utilisateurs peuvent travailler de façon simultanée. Création du document maître et des sous-documents à partir du Plan Passez en mode Plan, et dans la barre des outils du Plan, passez en mode Document Maître N affichez que les titres de niveau 1 Séléctionnez le ou les titres devant devenir un sous-document, puis cliquez sur «Créer un sous-document»
Gestion des sous-documents Word Gestion des documents longs Gestion Sous-documents des sous-documents créés dans le Plan du document maître Lors de son premier enregistrement, le document est éclaté sur le disque dans le même dossier que le document maître : Passer le document en mode Document Maître Développer les sous-documents (pour les visualiser tous). Le bouton permet alors de réduire les sousdocuments en lien. Créer un sousdocument Fractionner le sous-document en 2 sous-documents. Le document est scindé au niveau du point d'insertion. Supprimer le sous-document Insérer un nouveau sous-document Verrouiller un sous-document afin d'empêcher toute modification. Pour déverrouiller le document, cliquez à nouveau. Fusionner en un seul sous-document plusieurs sous-documents contigus sélectionnés. Lorsque vous enregistrez le document maître, les sous-documents fusionnés sont enregistrés dans le fichier qui renfermait le premier sousdocument.
Synthèse automatique Word Gestion des documents longs Synthèse automatique La synthèse automatique : menu Outils, Synthèse, identifie les points clés d'un document que vous souhaitez partager avec d'autres utilisateurs ou analyser rapidement (la synthèse automatique est plus performante sur des documents bien structurés tels que des rapports, des articles et des textes scientifiques). Dans la zone Pourcentage de l'original, tapez ou sélectionnez le niveau de détail à inclure dans la synthèse. Sélectionnez un pourcentage du document original plus élevé pour y inclure plus de détails. La synthèse automatique détermine les points clés en analysant le document et en attribuant un score à chaque phrase (les phrases qui contiennent des mots fréquemment utilisés dans le document se voient attribuer un score élevé). Vous pouvez ensuite sélectionner un pourcentage des phrases ayant le score le plus élevé afin de les afficher dans la synthèse. Il s agit donc d un procédé mécanique auquel on n accordera qu une confiance très limitée. Vous devez veiller à l exactitude de toute synthèse. Si vous avez choisi de surligner les points clés ou d'afficher uniquement la synthèse, vous pouvez basculer entre l'affichage unique des points clés d'un document (le reste du document est masqué) et leur surlignage dans le document. Au cours de votre lecture, vous pouvez également modifier à tout moment le niveau de détail à prendre en compte.