Les acteurs au CNRS dans le montage d un projet européen Joint Research Units - clause spéciale 14 (clause spéciale 10 pour FP7) Délégations pilote et de proximité Martine Richard-Viard - SPV DR Midi-Pyrénées Formation filière SPV Caen 14 octobre 2014
Définition d une unité de recherche ou de service au CNRS p. 2 Une unité de recherche ou de service créée par un acte contractuel entre une ou plusieurs entités légales : ses tutelles (établissement d'enseignement supérieur, organisme de recherche et/ou entreprise) Créée généralement pour une période de quatre ou cinq ans, son contrat étant renouvelable Pas de personnalité juridique n est ni signataire ni bénéficiaire de contrats est représentée par l une de ses tutelles le contrat de création, le contrat quadriennal ou quinquennal signé par les tutelles précise le personnel affecté, le budget dédié et les modalités de gestion pour la CE, les unités de recherche CNRS sont conformes à la définition de Joint Research Unit (JRU)
Définition Joint Research Unit (JRU) p. 3 Multi-beneficiary Annotated General Grant Agreement Version 16/04/2014 p.111 Joint Research Units (JRU) (i.e. research laboratories/infrastructures created and owned by two or more different legal entities in order to carry out research). They do not have a legal personality different from that of its members, but form a single research unit where staff and resources from the different members are put together to the benefit of all. Though lacking legal personality, they exist physically, with premises, equipment, and resources individual to them and distinct from owner entities. A member of the JRU is the beneficiary and any other member of the JRU contributing to the action and who is not a beneficiary of the GA has to be identified in Article 14. The JRU has to meet all the following conditions: - scientific and economic unity - last a certain length of time - recognised by a public authority
Typologie des unités reconnues comme JRU p. 4 UPR : Unité Propre de recherche (intégralement gérée par le CNRS) UMR : Unité Mixte de recherche (plusieurs tutelles) URA : Unité de Recherche Associée (gérée par une université) UPS : Unité Propre de service (intégralement gérée par le CNRS) UMS : Unité Mixte de Service (plusieurs tutelles) FRE : Formation de Recherche en Evolution (future unité, plusieurs tutelles) EA : Equipe Accueil (gérée par une université)
JRU et tutelles dans les contrats européens p. 5 Seules les tutelles ont une personnalité juridique identifier les unités impliquées et déterminer les organismes qui les représentent du point de vue légal Cas de plusieurs unités impliquées dans un projet avec une tutelle commune. Il est recommandé que cette tutelle commune représente toutes les Unités de Recherche implique d obtenir un mandat de gestion des autres tutelles si les contrats de création ou quadriennaux/quinquennaux ne donnent pas expressément à la tutelle commune la possibilité de gérer le contrat. Cas de plusieurs unités représentées par le CNRS dans le cadre d un contrat européen et relevant de différentes délégations régionales une délégation dite pilote est désignée (celle du main contact scientifique). Elle reçoit la subvention et en redistribue une partie aux autres délégations impliquées dites de proximité chacune des délégations gère son/ses unité/s impliquée/s
Gestion financière impliquant des JRU dans des contrats européens p. 6 3 scénarii possibles : Toute ressource (intellectuelle, matérielle) d une unité peut devenir un coût éligible. 1. Toutes les tutelles sont signataires de la convention de subvention alourdit le consortium, le montage et la gestion du projet 2. Une seule tutelle représente l ensemble des autres tutelles (grâce à une disposition expresse des contrats quadriennaux/quinquennaux ou grâce à un mandat de gestion) et demande l insertion de la clause spéciale 14 permet de couvrir l ensemble des dépenses de l unité sans agrandir le consortium solution recommandée par la CE 3. Les autres tutelles ne sont ni signataires de la convention ni mentionnées en clause 14 seuls les coûts de la tutelle signataire sont éligibles Il faut identifier quelles sont les personnes impliquées dans le projet (et/ou les infrastructures et équipement utilisés) pour vérifier si du personnel ou d autres ressources relevant des tutelles ont été affectés sur le projet. Risques à couvrir : les coûts déclarés par les tutelles inéligibles sans clause spéciale 14 voire même considérés comme des recettes au projet si déclarés.
La clause spéciale 14 dans les contrats H2020 (clause spéciale 10 dans les contrats du 7ème PCRD) p. 7 Clause permettant à la tutelle signataire d identifier les autres tutelles et de rendre éligible leurs coûts sur le projet les coûts des autres tutelles sont alors éligibles et ne sont pas considérés comme des recettes. Les autres tutelles doivent fournir des Form C, et, le cas échéant, fournir un Certificate on Financial Statement et/ou se soumettre à un audit de la CE. La clause spéciale 14 est détaillée dans le Multi-beneficiary Annotated General Grant Agreement téléchargeable sur le portail ECAS de la CE La clause spéciale 10 est détaillée dans le document FP7 intitulé LIST OF ALL SPECIAL CLAUSES APPLICABLE TO THE FP7 MODEL GRANT AGREEMENT FOR THE IMPLEMENTATION OF THE SEVENTH FRAMEWORK PROGRAMMES OF THE EUROPEAN UNION AND EURATOM
Trouver un document sur le portail de la CE p. 8
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Les prélèvements sur les contrats p. 10 Un prélèvement est effectué par la tutelle qui gère le contrat ou par l hébergeur de l unité (généralement entre 8 et 15% du montant ) Ce montant prélevé est réparti entre les tutelles selon les termes du contrat qui les lie - une partie sert à couvrir le surcoût des dépenses liés à l exécution du projet (affectée en général à la tutelle qui héberge l unité) - une autre peut servir au soutien à la recherche ou à la gestion (ex: recrutement de CDD dans les délégations régionales) Le pourcentage et l utilisation varie d un type de contrat à un autre Important de bien prendre en compte ce prélèvement lors du montage du budget de l unité Attention de ne pas dépasser le pourcentage alloué aux coûts indirects!
Un projet sur plusieurs unités dans des régions différentes Délégations pilote et de proximité
1. Formation d un réseau CNRS p. 12 Dans un projet européen, le CNRS ne peut apparaître que comme un seul bénéficiaire. Si des scientifiques (chercheurs et/ou enseignants chercheurs) de plusieurs unités CNRS relevant d'une ou de plusieurs délégations régionales répondent à un appel à propositions au sein d un même projet, l ensemble des unités concernées forme au sein du consortium européen un réseau CNRS (le bénéficiaire CNRS). Dans ce cas, il appartient aux scientifiques impliqués dans le projet de désigner parmi eux celui ou celle qui représentera le CNRS. C est le main contact point au stade soumission dans H2020, c était la Person in charge of scientific and technological aspects in the project dans les GPF du 7 ème PCRD. Ce contact scientifique et la délégation régionale de laquelle il relève auront la charge de transmettre au coordinateur l ensemble des documents requis tout au long des phases de montage du projet, de préparation du GA et de réalisation du contrat.
2. Délégations pilote et de proximité p. 13 C est le Délégué régional de la délégation du contact scientifique qui sera signataire du contrat. Elle est désignée comme la délégation pilote. Elle coordonne l ensemble du réseau CNRS au cours des phases de montage du projet, de la préparation du GA et de la gestion du contrat. Le SPV de la délégation pilote est désigné comme le SPV pilote. Les autres délégations du réseau CNRS sont désignées comme «délégation de proximité» et leurs SPV comme «SPV de proximité»
p. 14 3. Rôle du SPV pilote Identifier avec le contact scientifique les unités concernées et les employeurs des personnels impliqués dans le projet vérifier que pas d interférence avec d autres bénéficiaires du projet (universités, EPST ) Informer les SPV des délégations de proximité sur les unités et les chercheurs concernés demande de mandat si dérogation au quinquennal Etablir le tableau des budgets des unités CNRS: envoyer un tableau de budget à compléter ou réceptionner un tableau budget établir le tableau consolidé des budgets des unités CNRS (TaDU) envoyer le TaDU au responsable scientifique et aux SPV de proximité Identifier dans la description du CNRS, en liaison avec les SPV de proximité, chaque unité CNRS de manière individualisée en précisant bien si apport des autres établissements partenaires en personnel ou équipement (préparation de demande de clause 14) Créer un projet dans LS et demander aux autres DR de lier leur projet à celui-ci Lors de la période de préparation et de signature du GA et du CA prendre avis des DR de proximité lors de la négociation du CA envoyer copies des documents signés et demander de faire valider leur Fiche T0 basculer le projet en contrat renseigner TEMPO désigner les gestionnaires des DR de proximité
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