Par Éric Savard, Directeur du Transfert de connaissances - CSTA
-2- Organisports Consultants Plus de 25 ans d expérience dans l événementiel ponctuel A produit 17 études préliminaires / plans d affaires Participé à 13 candidatures internationales Spécialisé dans les domaines suivants : La production de plans d affaires et de budgets détaillés La production de plans de marketing Tous les livrables reliés à une candidature L identification des besoins en immobilisation Les relations avec les diffuseurs (TV et Internet) La rédaction ou l évaluation du processus de candidature L analyse post candidature du milieu candidat La coordination du comité de transition La fonction conseil lors de la planification de l événement
Introduction Le rapport du comité fédéral sur l accueil de manifestations sportives internationales au Canada recommande que: des ressources, des documents de référence, é des modèles et des meilleures pratiques soient élaborés afin d aider à préparer des demandes de candidature Considérer les organismes à l extérieur du gouvernement et ayant l expérience sur le terrain qui sont les mieux placés pour remplir cette fonction; l ACTS est mentionnée comme telle. L ACTS, la référence pour développer les outils appropriés
Avez-vous des problèmes? Les risques associés à des ressources erronées lors de la phase de candidature ou tôt dans la phase de réalisation de l événement peuvent avoir un profond impact négatif pour la communauté hôtesse. Ceci peut causer non seulement des problèmes financiers mais peut aussi affecter la vie sociale, commerciale et politique de la communauté. Pourquoi? Le manque d une bonne planification.
Gérer votre risque Vous analyserez chaque élément dès le départ pour ne pas avoir de mauvaises surprises à la fin -5-
Données de base Basé sur de précédents plans de marketing produits à l occasion des: Championnats du monde jeunesse de l IAAF Sherbrooke 2003* Coupe du monde FIFA U-20-2007 Championnats du monde juniors de l IAAF Moncton 2010* Jeux du Canada Sherbrooke 2013 Jeux mondiaux d hiver des maîtres Universiades d été *audité par Sport Canada
Pourquoi développer un plan marketing? Identifier les revenus non-gouvernementaux; Fournir de l information valable aux partenaires publics; Comprendre la promotion engendrée par l événement; Fournir un 1er document de planification marketing ; Connaître les ressources nécessaires afin que le plan marketing soit une réussite; Identifier en détail des biens & services (VIK) des partenaires publics / institutions / organisations; Compléter le plan d affaires. Vous connaitrez le potentiel tilcommercial ilde votre éé événement
Pour quels événement? Document produit dans le cadre d événement international Mais il peut aussi être utilisé pour: pour un éé événement national ou provincial avec ou sans détenteur de droits processus de candidature un événement régional ou local* Note*: il est recommandé de supprimer les sections inutiles en premier lieu Un outil adaptable pour un événement de toute taille
Quand produire le document? En même temps que le plan d affaires; Idéalement, la première version avant la décision i d être candidat ou pas; Le document doit être mis à jour par le président / directeur de marketing après obtention de l événement. é Le Gabarit de Marketing complète le plan d affaires de l ACTS.
Comment le mettre à jour? Le Gabarit de marketing d événement sportif est un document de travail simple et efficace Il vous propose une structure avec des textes suggérés: 1 er : Vous supprimez ce dont vous n avez pas besoin dans le cadre de votre événement; 2 ème : Vous conservez le texte sous l intitulé [SPÉCIMEN] et vous l adaptez pour votre événement; 3 ème : Vous produisez le texte en fonction des suggestions données sous l intitulé [CONTENU]. Il vous évite de «réinventer la roue»!
Que contient ce plan de marketing? Communications Télédiffusion Commandite Programmes des «Amis» et des autres programmes de billetterie Vente de billets Produits dérivés Activités de financement Le marketing événementiel: plus que du marketing
Communications Identifier votre marché cible; Produire vos messages clé; Lister vos activités de relations avec les médias; Concevoir votre programme publicitaire; Esquisser votre plan de promotion y compris les différentes activités, la mascotte et le bureau des conférenciers; Établir la liste de vos publications; Déterminer les principaux éléments de votre site Internet. Un bon plan de communication vous aide avec vos commandites / billets
Télédiffusion Expliquer les droits de télévision; Esquisser la couverture télévisuelle; Établir les demandes du diffuseur hôte; Réfléchir quant au web streaming en tant qu alternative à la télévision; Décider de votre approche pour la radio: Commandites Diffusion de l événement Avec ou sans droits de télévision Assurez-vous de détenir les droits nationaux de TV
Commandite Expliquer les droits des commanditaires; Lister les catégories de commandite disponibles; Déterminer les commandites aux médias; Identifier votre (vos) partenaire(s) public(s); Produire la grille des avantages offerts; Établir la projection des revenus; Évaluer les forfaits aux commanditaires; Gérer les commanditaires au plus tôt; Se prémunir contre la guérilla marketing. Un forfait clair vous aide à vendre aux commanditaires
Le programme des «Amis» Les programmes de commandite sont souvent limités à un petit groupe. Le programme des «Amis»: s adresse aux associations, institutions et entreprises locales; stimule la communauté locale; offre uniquement de la reconnaissance, aucune visibilité. Impliquez toute votre communauté à votre événement
Programmes de billetterie Programme de vente de billets préférentiels: destiné à de petites entreprises qui ne peuvent offrir des biens et services (VIK), ou bien d individus aisés; comprend les meilleurs sièges pour tout l événement avec accès à une zone d hospitalité exclusive Programme de billetterie d entreprise: destiné aux corporations ou organisations ayant un grand nombre d employés, de membres ou de consommateurs; propose de très importantes réductions sur la billetterie «admission générale» et les produits dérivés. Maximisez la participation à votre événement
Vente de billets Expliquer l approche de la vente de billets; Produire la projection de la vente de billets; Identifier le réseau de distribution pour la vente de billets; Suggérer des incitations à la vente. Soyez conservateur dans la projection de vente de billets
Produits dérivés Expliquer pq l approche de vente des produits dérivés; Produire la projection de vente des produits dérivés; Identifier e le réseau de distribution des produits dérivés; Suggérer des incitations de vente. Ne sous-estimez pas les invendus.
Activités de financement Expliquer l approche pour les activités de financement; Produire la projection pour les activités de financement; Identifier les activités de financement et les revenus espérés. Ces activités demandent beaucoup d énergie pour parfois peu de $
Gestion de votre «clientèle-cible» Démarchage = ne demander leur contribution qu une seule fois. Les ventes des programmes suivants doivent impérativement être coordonnés: Programme de commandite; Programme des «Amis»; Programme de vente des billets préférentiels; Programme des billets d entreprise; Programme des activités de financement. Une stratégie est suggérée dans le Gabarit de marketing
En conclusion du plan de marketing Il faut: Réitérer les objectifs du plan de marketing; Souligner les avantages marketing; Montrer le financement de l événement; Définir les «inconnues» liées au marketing; Lister les éléments contractuels de marketing qui ne pourront pas être entièrement respectés; Évaluer les risques. Vous connaîtrez le potentiel commercial de votre événement.
Comment avoir accès? Gratuit pour les membres de l ACTS; Disponible sur le site de l ACTS, rubrique «Section des membres»; Télécharger le dossier dans votre ordinateur; Service d aide daide via: courriel: info@organisports.com téléphone: (647) 932-6781
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Visitez-nous à www.canadiansporttourism.com ERIC SAVARD Director of Transfers of Knowledge CSTA (647) 932-6781