FICHE PRATI QUE Elaborer un projet d action Un projet n est pas le fruit du hasard mais le résultat d une situation que l on juge insatisfaisante et que l on souhaite changer. On pourrait dans ce sens symboliser un projet par une flèche figurant l action qui sera entreprise pour répondre et créer une nouvelle situation jugée plus acceptable. Action Situation insatisfaisante Situation satisfaisante Le cycle de projet comprend deux phases : l élaboration et la réalisation. L élaboration est une phase à ne pas ignorer. C est une période de maturation. Elle permet d évaluer la pertinence du projet en le confrontant à la réalité de terrain, puis de le construire, de définir les ressources nécessaires à sa réalisation, puis sa planification, ainsi que la manière dont on va finalement évaluer le changement. - Étape 1 : JE PASSE DE L IDEE AU PROJET ÉLABORATION - Étape 2 : J ELABORE LES OBJECTIFS - Étape 3 : JE DEFINIS ET CHERCHE DES RESSOURCES - Étape 4 : JE PREVOIS LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE - Étape 5 : JE PRECISE LES D EVALUATION On se consacrera pendant la phase de réalisation sur l action et la gestion des ressources.
1- Je passe de l idée au projet Nul besoin de brûler les étapes mais au contraire de suffisamment les réfléchir pour que le projet prenne progressivement corps et fasse réellement sens pour l association. L Etat des lieux est dans cette perspective une étape importante. À l origine de tout projet, il y a une situation jugée insatisfaisante qu il convient dès lors de pouvoir définir le plus clairement possible en termes de besoin mais aussi de public. Cette identification précise permettra de poser des hypothèses de travail, d imaginer des solutions, qu il conviendra de confronter à l avis des acteurs de terrain ainsi qu aux attentes du public visé. Il y a nécessité dans ce sens de toujours confronter ses envies avec les attentes du terrain afin que le projet puisse à la fois rencontrer le désir de l association et celui du public visé. De la même manière, l association doit réfléchir aux finalités qu elle poursuit à travers le projet qu elle souhaite mettre en mouvement. Ce questionnement sur «le pourquoi» permet de construire l horizon dans lequel on s inscrit, de réellement s interroger sur ses motivations profondes, de poser le cadre idéal de l action. Cheminer avec une étoile, se construire un idéal permet de donner du sens, de mieux réfléchir à la société que l on souhaite construire et donnera aussi une certaine force pour surmonter les difficultés quotidiennes. 2- J élabore les objectifs La suite d une démarche cohérente consiste, à partir de la finalité poursuivie par l association, à cibler un objectif général. L objectif général permet de décrire, de symboliser le chemin qui nous fera passer de l état présent (la situation actuelle) à l état désiré (la situation voulue). Il vous aidera en vous obligeant à choisir une priorité à gagner du temps et à déterminer dès le départ quel chemin vous avez choisi d emprunter. Sur la base de cet objectif qui se veut général, l association doit ensuite déterminer des objectifs particuliers ou spécifiques qui permettront d avoir un impact sur l objectif général. - - - - Exemple EXEMPLE «CAFE RENCONTRE» Objectif général : Lutter contre l isolement des femmes Avec trois objectifs spécifiques : 1- Augmenter les opportunités de rencontre hors du cadre familial 2- Donner l opportunité à court et moyens termes de pratiquer l un des langues du pays d accueil 3- Informer sur le tissu associatif du pays d accueil clae services asbl
Les objectifs particuliers doivent précisément décrire des changements observables qui serviront sur une base à la fois quantitative et qualitative pour évaluer le réel impact de l action. 3- Je définis et je cherche des ressources Pas de projet sans moyen de le réaliser! Attention toutefois aux défaitistes. Si votre association ne réunit pas dès le départ tous les moyens nécessaires à la réalisation de son projet, elle ne doit pas pour autant baisser immédiatement les bras. Les moyens nécessaires à la réalisation d un projet sont en fait de trois ordres : on distingue les moyens humains, des moyens matériels, des moyens financiers. Le plus simple est dans cette optique et le plus rapidement possible d évaluer les moyens nécessaires à la réalisation de l action, de comptabiliser ce que l association possède déjà et ce qu elle doit trouver ailleurs. Plusieurs pistes peuvent dans ce sens être envisagées: HUMAINS MATERIELS FINANCIERS Partager le projet au sein de l association pour que les membres puissent s impliquer Communiquer à l extérieur pour éventuellement recruter des bénévoles Recruter des salariés ou recourir à des contrats free- lance Contacter des structures ou des personnes pour des dons, prêts, mise à disposition ou location à moindre coût Rechercher des sponsors Imaginer des solutions d autofinancement (garantie d indépendance et de pérennisation du projet) Répondre à un appel à projet Cibler des financeurs en fonction des objectifs du projet et du territoire Une possibilité pour que le projet réussisse est de recourir au partenariat. Il est cependant important dans ce cas de bien analyser quels sont les positions et enjeux réciproques qui peuvent déterminer un mode collaboration. Il est également nécessaire de bien discuter les termes de l engagement de chacun - au niveau financier, de la prise de décision, mais aussi de la répartition du travail. Un partenariat trop rapidement conclu ou pas assez discuté est généralement voué à l échec. L accord conclu peut être formalisé par une convention de partenariat. CONCLURE UN PARTENARIAT? Présenter les objectifs, s assurer qu ils sont partagés et que l intérêt pour le projet est commun Définir ce sur quoi chacun s engage sur le plan humain, matériel, financier Formaliser ce partenariat Par un compte- rendu, un courrier, une convention
4- Je prévois les modalités de mise en oeuvre La réalisation d un projet s inscrit dans un laps de temps déterminé. Il s agit d échéances qui, selon les cas, sont librement définies, négociées ou imposées. L enjeu est de savoir comment vous allez vous organiser dans le temps pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Il est pour cela conseillé de réaliser un plan d action qui de manière détaillée va préciser les différentes phases du projet, organiser le déroulement et le planifier dans le temps. Il est conseillé dans cet optique de d abord identifier les tâches incontournables et celles qui sont plus accessoires puis de définir pour chaque tâche ou ensemble de tâches, en fonction des compétences et intérêts de chacun, la personne responsable de sa réalisation, à quel moment et pendant combien de temps elle devra être effectuée, avec quels moyens. Un journal de bord ou tableau rétroactif aidera le porteur du projet à avoir une vision globale de l ensemble du travail. Il pourra en tenant compte de l échéancier repérer les éventuels difficultés ou retards. - - - - Exemple de tableau de bord Tâche n 1 Tâche n 2 Tâche n 3 Tâche n 4 Tâche n 5 Qui? Quand? Comment? Où? Il est aussi intéressant de prévoir le déroulement financier de l action au même titre que le déroulement de l action : Quand vais- je engager des coûts? Quand vais- je recevoir des subventions? Ma trésorerie me permet- elle de réaliser le projet? 5- Je précise les moyens d évaluation L évaluation d un projet consiste à analyser à la fois à l aide d éléments quantitatifs et qualitatifs l écart entre les objectifs de départ et ceux qui ont été au final atteints. Il ne faut pas perdre de vue dans cette optique que les indicateurs ne doivent pas être posés au hasard mais doivent au contraire permettre de déterminer comment les objectifs spécifiques du projet ont été remplis. Nous gardons toujours l idée de mesurer le chemin qui a été parcouru. L association devra ainsi mettre en place des outils de recueil qui peuvent se concrétiser par des fiches de suivi, des questionnaires d évaluation finale mais aussi de manière plus informelle par des discussions qui peuvent prendre la forme de réunion de bilan. Une évaluation réalisée de manière collective est toujours plus pertinente clae services asbl
- - - - Exemple d évaluation Café rencontre INDICATEURS CRITERES DE REUSSITE OUTIL DE RECUEIL Implication des femmes dans les réunions de préparation Nombre total de participantes aux café- rencontres 15 Fiche de suivi 40 Fiche de suivi Taux de participation au café rencontre 60% Fiche de suivi Maintien de la participation Noyau de 15 pers. Fiche de suivi Satisfaction des participantes Progrès dans l apprentissage du français Bonne information et échanges sur le tissu associatif L évaluation de manière générale est utile à l association. Elle permet de porter un regard sur le résultat du projet mais aussi de justifier un éventuel financement de la part des autorités publiques.