Page 1/5 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique de la culture et du sport Direction des ressources humaines MODE OPERATOIRE SUIVI ET DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL DES COLLABORATEURS PAT MOP.RH.00.09 Processus : Absences Entrée en vigueur : 1 er février 2016 Version 1, du 1 er février 2016 Date d'approbation du SG ou DG ou Directeur : 26 janvier 2016 Responsable du MOP : Direction des ressources humaines I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Préciser les modalités de suivi et de décompte du temps de travail des collaborateurs eu égard à l'organisation du service. 2. Préciser les modalités de compensation des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées en dehors de l'horaire planifié. 2. Champ d application Ce mode opératoire s'applique au personnel administratif et technique (PAT) de toutes les entités du DIP, cadres supérieurs exceptés. 2. Rôles Personne de référence : responsable de secteur RH de la direction des ressources humaines du département. La responsabilité de l application de cette procédure incombe aux supérieurs hiérarchiques en collaboration avec les responsables RH des directions générales (DGs), offices et services. 4. Références légales - réglementaires B 5 05 B 5 05.01 B 5 05.12 B 4 05.20 Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (LPAC) Règlement d application de la loi générale relative au personnel de l administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC), article 7 (durée du travail et horaire réglementaire) Règlement d application concernant l horaire variable avec enregistrement mécanique des temps de travail (RHV), article 8 (solde mensuel) Règlement sur l ouverture des bureaux de l administration cantonale (ROBAC) Fiche n 03.01.01 : Horaire règlementaire Fiche n 03.01.02 : Gestion du temps et enregistrement électronique des horaires de travail (GTA) Fiche n 03.01.03 : Heures supplémentaires Fiche n 03.01.06 : Heures supplémentaires effectuées par des cadres supérieurs (classe 23 et plus) Fiche n 03.01.08 : Annualisation du temps de travail DRH Rue de l'hôtel-de-ville 6 1204 Genève Tél. +41 (22) 546 86 50 Fax +41 (22) 546 86 69 www.ge.ch
Page : 2/5 5. Formulaires, outils de mise en œuvre Annexe 1 Annexe 2 Formule de déclaration d'absence Déclaration des heures complémentaires Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette procédure, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s'appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes. II. Mode opératoire Dans le cadre du suivi du temps de travail, cette procédure définit la notion d'heures complémentaires et supplémentaires, et en précise les modalités d'application. DEFINITIONS 03.01.01 / 03.01.02 / 03.01.08 03.01.03 03.01.06 L'horaire hebdomadaire moyen de travail est de 40 heures pour un taux d'activité de 100%. Les différents types d'organisation du temps de travail tels que l'annualisation du temps de travail ou l'horaire variable offrent cependant une flexibilité des horaires dans un cadre défini. Les heures complémentaires sont les heures effectuées par le collaborateur, en dehors de l'horaire hebdomadaire planifié, pour répondre aux besoins du service et en accord avec la hiérarchie. Ces heures sont effectuées de manière exceptionnelle. Le collaborateur a la possibilité de récupérer ces heures sous forme de congés de compensation, en accord avec sa hiérarchie selon les modalités en vigueur. En aucun cas, ces heures peuvent donner lieu à une majoration. Les heures supplémentaires, quant à elles, doivent préalablement et expressément être demandées par la hiérarchie pour répondre aux besoins du service, ceci en dépit d une organisation rationnelle du travail. En aucun cas elles ne peuvent être décidées spontanément par les membres du personnel eux-mêmes, c est en ce sens qu elles diffèrent des heures complémentaires. Ces heures doivent également demeurer exceptionnelles et ne peuvent en principe pas excéder de 2 heures l'horaire journalier règlementaire, ni de 220 heures l'horaire annuel (à 100%). Dans certains cas, ces heures peuvent donner lieu à une majoration. Pour les cadres supérieurs, les éventuelles heures supplémentaires sont gérées conformément aux dispositions réglementaires de l'article 7 du Règlement sur les cadres supérieurs de l administration cantonale (RCSAC - B 5 05.03). PRINCIPES Le responsable hiérarchique établit le calendrier d'ouverture du service dans le respect du règlement sur l ouverture des bureaux de l administration cantonale (ROBAC). Le Conseil d'etat établit en outre la liste des services ouverts et des prestations qui doivent être assurées pendant la fermeture de l'administration cantonale (service minimum). Les responsables hiérarchiques déterminent avec leurs collaborateurs l horaire de travail, c està-dire les temps de présence et d'absence, étant entendu que les besoins du service ont la priorité sur les souhaits individuels des collaborateurs. Ce planning est établi avant toute nouvelle entrée en fonction de collaborateurs. Le planning prévisionnel des vacances, congés et compensations est établi au minimum chaque trimestre, sur la base des demandes des collaborateurs.
Page : 3/5 Le collaborateur informe son supérieur hiérarchique, au plus tard 24 heures à l'avance, de tout changement impactant l'horaire établi. Les collaborateurs tiennent un décompte simplifié des heures complémentaires réalisées en dehors de l'horaire fixé (solde mensuel). Ce décompte doit être mis à la disposition de la hiérarchie, à sa demande, et est validé une fois par mois. En cas d'horaire variable, la récupération d'heures doit se faire en priorité dans le cadre de l'horaire hebdomadaire. Les heures à récupérer sont à épuiser avant de consommer le droit aux vacances. En cas de fin des rapports de service (démission, rente-pont AVS, etc.), le solde éventuel doit être compensé avant le jour de départ du membre du personnel. Tableaux synoptiques Les tableaux suivants offrent un aperçu du traitement des heures supplémentaires et complémentaires conformément au type d'organisation du temps de travail. Ils précisent également si ces heures donnent lieu ou non à une majoration. HORAIRE FIXE (EXCEPTIONNEL) max. 40 heures complémentaires reportées à l'année suivante pour un plein temps (proportionnellement au taux d'activité). HORAIRE VARIABLE si en dépassement de la durée règl. max. 40 heures complémentaires reportées à l'année suivante pour un plein temps (proportionnellement au taux d'activité).
Page : 4/5 HORAIRE ANNUALISE si en dépassement de la durée règl. - planification max. 50 heures hebdomadaires pour un plein temps - planification max. 40 heures hebdomadaires pour un temps partiel - max. 80 heures complémentaires reportées à l'année suivante pour un plein temps (proportionnellement au taux d'activité) = heures non majorées = heures majorées = heures majorées si en dépassement de la durée règlementaire DESCRIPTION / OPERATIONS 1. DECOMPTE DES HEURES COMPLEMENTAIRES (HORS ANNUALISATION DU TEMPS DE TRAVAIL) Le collaborateur tient l'inventaire des heures complémentaires effectuées et récupérées à l'aide du fichier *.xls joint à la présente procédure. Les heures complémentaires sont comptées par ½ heure. Il est à noter que la calculette doit être remplie sur la base des principes décrits sur la fiche 03.01.02 "Gestion du temps et enregistrement électronique des horaires de travail GTA". Lors d'absences de courte durée pendant les heures de travail (consultation médicale, démarches officielles, etc.) aucune heure ne peut être comptée au-delà de l'horaire journalier fixé. Les jours et ½ journées de récupération d'heures, accordés par la hiérarchie, sont également déclarés dans ce fichier. Les congés de compensation sont comptés uniquement par ½ journée. Le solde mensuel est validé, chaque mois, par la hiérarchie. 2. DEMANDE DE CONGE (COMPENSATION) Lorsque le collaborateur compte s'absenter complètement pour une ou plusieurs journées ou une ½ journée pour motif de récupération d'heures, le collaborateur adresse une demande de congé à son supérieur hiérarchique, avec son décompte d'heures complémentaires réalisées. Dans la mesure du possible, la hiérarchie s'assure que le collaborateur ait récupéré ses heures complémentaires avant d'accorder des jours de vacances.
Page : 5/5 3. INFORMATION AU SERVICE RH DE LA DG Dans les cas suivants, le service RH de la direction générale en collaboration avec la hiérarchie, examine l'opportunité de mise en place d'une démarche de régulation de l'organisation du temps de travail (ex: annualisation du temps de travail, revue des horaires du service, etc.) : dès que le seuil mensuel de 40 heures (au prorata du taux d'activité) est atteint ; dès que le nombre de jours de congé (compensation) sur un même mois est supérieur à 2 jours consécutifs (4 x ½ journées) ; dès que le nombre de jours de congé accordés (compensation) est supérieur à 6 jours sur l'année civile. (12 x ½ journées). 4. CONSOLIDATION ANNUELLE AU SERVICE RH DE LA DG Dans le cadre de la clôture annuelle des comptes en fin d'année, le cas échéant lors de la clôture intermédiaire, un décompte récapitulatif des soldes horaires est transmis au service RH de la direction générale. Annexe 1 Annexe 2 III. Annexes Formule de déclaration d'absence Déclaration des heures complémentaires