Manuel utilisateur VPtimeClock 1.6 pour VISUAL-PLANNING TM Logiciel de pointage des temps de travail en réseau 05 Décembre 2010 99 avenue Albert 1 er 92500 Rueil-Malmaison France (33) (0)1 41 39 88 31 VPtimeClock est édité et distribué par CLIENT-VISION Sarl Visual-Planning est une marque déposée de Stilog IST VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 1
Table of contents Introduction Installation p3 p4 Installation VPtimeClock réseau LAN p4 p7 Installation des paramètres de base de données p8 Installation de la clé de licence p12 Installation de VPtimeClock réseau WEB p13 Les fichiers de paramétrage p13 Installation de la clé de licence p14 Paramètres de configuration du pointage p15 Paramètres d importation d événements dans Visual-Planning p16 p21 Paramètres globaux de la pointeuse logicielle p23 Utilisation quotidienne p27 Utilisation de la pointeuse p29 Identification par Login ou fichier d identification local p32 Réponses aux questions courantes p33 VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 2
INTRODUCTION VPtimeClock est un nouveau logiciel de gestion des temps de présence des employés, intégré avec Visual Planning. Visual-planning est le logiciel leader pour la gestion des ressources et des activités en milieu professionnel. Le logiciel de pointeuse informatique VPtimeClock, permet d enregistrer les temps de présence des employés utilisateur dans le planning de votre organisation, afin d en assurer la gestion complète en utilisant les fonctionnalités d affichage, filtrage et édition de rapports de Visual-planning. Le logiciel VPtimeClock est connecté via le réseau à la base de données du planning Visual-planning. Il enregistre des barres de temps de présence au travail dans la ligne du planning qui contient l identification de l utilisateur. Il permet aussi de visualiser le cumul des temps de présence du jour, de la semaine et du mois en cours. Un outil interactif de paramétrage permet de définir les critères de création des barres d événements dans le planning. Pré-requis: VPtimeClock 1.6 est compatible avec les plannings des versions 4.3 et 4.4 de Visual-Planning, gérés par un serveur MySQL (version 3.2 et ultérieures) ou SQL-Server (versions 7 et ultérieures). Access et Oracle ne sont actuellement pas supportés par VPtimeClock 1.6. VPtimeClock est compatible avec Windows 2000 et versions ultérieures de Windows, y compris System 7. Java Runtime Environment (JRE) v1.6 est nécessaire sur le poste utilisateur pour les utilisateurs de la version web, comme de la version monoposte collaboratif. VPtimeClock pour Visual-planning est un logiciel utilisable indépendamment de l interface utilisateur de Visual Planning. Il n est pas nécessaire d avoir installé Visual-planning sur les postes utilisés pour le pointage, afin d exécuter VPtimeClock. Seule la base de données de Visual-planning est accédée pour la lecture et l enregistrement des évènements de pointage. Cette base doit donc être accessible depuis le poste concerné, soit à travers le réseau local ou à travers une connexion Internet. Deux modes d installation Deux types d installation VPtimeClock sont disponibles. Les deux versions fonctionnent en réseau local (LAN) ou Internet. VPtimeClock peut être installé sur le PC de chaque utilisateur, ou bien téléchargé depuis un serveur d application Java, accessible via Internet. NB : dans la suite de ce manuel nous désignerons par : «version LAN»le premier type d installation, par «version Web» le second type par VP le logiciel de planification Visual-planning. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 3
INSTALLATION Version LAN Le fichier contenant tous les fichiers d installation (dit installeur ) de la version de VPtimeClock «LAN» pour réseau local est téléchargeable sur notre site web à l adresse suivante : http://www.clientvision.fr/downloads/vptimeclocksetup.exe. Cette méthode d installation concerne principalement les utilisateurs des licences «monopostes» de Visual-planning. Version WEB La version web de VPtimeClock s installe sur un serveur d application Tomcat opérationnel et accessible via le web par les machines des utilisateurs. Le serveur IPserver 4.3 ou 4.4, installé par les versions IPlanning de Visual-planning est utilisable pour l installation de VPtimeClock sur réseau Web. Cette méthode d installation est à privilégier pour les utilisateurs des licences IPlanning de Visualplanning. Installation sur réseau LAN Le produit est livré sous forme d un installeur Windows nommé VPtimeClockSetup.exe, que l on peut enregistrer sur le disque dur de l utilisateur, ou mieux, dans le répertoire partagé d installation de Visual- Planning, sur le serveur Visual-Planning. Ceci permet de ne pas avoir à le copier sur chaque poste à installer. 1/ Copier le fichier d installation : copier l installeur VPtimeClockSetup.exe à la racine du répertoire d installation de Visual-planning qui est partagé de façon classique sous le nom //monserveur/vpshare. 2/ Installer un premier poste : Loguez vous avec les droits d administrateur sur un poste à installer. 3/ Trouver l installeur : Dans la barre d adresse de l explorateur Windows, tapez //monserveur/vpshare pour accéder au répertoire partagé de l installation Visual-Planning et à l installeur VPtimeClock. 4/ Exécuter ou enregistrer : Faites un double clic sur VPtimeClockSetup.exe. Choisissez «Enregistrer» si vous installez plusieurs postes. L assistant d installation apparait : choisissez la langue de l assistant VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 4
5/ Dossier d installation : Après avoir accepté les conditions de licence, le panneau permettant de choisir le dossier d installation apparait. ATTENTION : Pour une installation sur Windows Vista ou Windows 7, il est préférable de ne pas créer le répertoire d installation dans «Programmes», mais plutôt à la racine du disque, dans un répertoire «Clientvision». VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 5
Après avoir spécifié le nom du raccourci, cliquez sur suivant pour démarrer l extraction des fichiers : VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 6
6/ Options d installation : A la fin de la copie des fichiers, l assistant propose d exécuter deux assistants : 1. Pour enregistrer la clé de licence du produit VPtimeClock sur le poste installé 2. Pour établir les paramètres de la connexion à la base de données du planning. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 7
NB : il est nécessaire de disposer des droits administrateur sur Vista et Windows 7 pour pouvoir exécuter les installations des paramètres de connexion à la base de données et de la clé de licence VPtimeClock. En cas d échec, il est possible d exécuter ses programmes d installation ultérieurement. Installation de la clé de licence L installation de la clé est décrite après le chapitre Identification du serveur. INSTALLATION DES PARAMETRES DE CONNEXION A LA BASE DE DONNEES Par défaut, si la case à cocher est restée sélectionnée, l installeur exécute un outil nommé «VPtimeClock - Check VP server» qui permet d établir et tester la connexion de VPtimeClock avec la base de données Visual-planning, puis de sauvegarder ces paramètres. VPtimeClock doit pouvoir se connecter à la base de données qui contient le planning Visual-Planning avec lequel sont gérées les données concernant les pointages. Avant d installer le fichier des paramètres de connexion à la base, vérifiez que celle ci est accessible en réseau. Si l accès à la base de données doit se faire à travers le réseau Internet, il est nécessaire de donner l accès au serveur de base de données à travers le routeur internet. Exemple : si vous utilisez MySql, une route devra être créée pour le port par défaut 3306 vers la machine serveur. De la même façon, si l application VPtimeClock doit être accédée en mode web, son téléchargement automatique nécessite de créer une route dans le routeur vers le serveur Tomcat (ou IPserver), dont le port par défaut est 80. NB : Pour exécuter le programme de mise en place des paramètres de connexion à la base de données VP, ultérieurement à l installation de VPtimeClock, sélectionnez dans le menu démarrer, «tous les programmes», puis «VPtimeClock 1.6», puis «VPtimeClock - Check VP server». L application «VPtimeClock - Check VP server» se lance, et un panneau de configuration s affiche. Ce panneau permet de spécifier les paramètres de la connexion au serveur de bases de données. Ceux ci sont également utilisés par votre installation de Visual-Planning. Pour faciliter l identification du serveur, et éviter des erreurs sur les paramètres de connexion, ce panneau permet d extraire les paramètres mis en place par Visual-planning dans son fichier de configuration install.ini. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 8
Etape 1 : Entrez le nom de la machine serveur des bases de données des plannings. Vous pouvez entrer selon votre configuration réseau : - le nom réseau de la machine (exemple : bora ) - l adresse IP de la machine (exemple : 80.14.124.226 ) - une adresse DNS pointant sur cette machine (exemple clientvision.no-ip.biz ). NB : Ne choisissez localhost.que si la machine de l utilisateur est aussi le serveur ( Localhost ne doit être utilisé que si le poste installé est le serveur de base de données lui-même).vérifiez que les droits d accès à la base de données pour le nom de serveur choisi ont été créés. Tapez Entrée au clavier à la suite du nom du serveur, ou cliquez le bouton Validez dans le cartouche Etape 1. Le cartouche Etape 2 est maintenant visible. Etape 2 : Le cartouche qui apparait permet de trouver le fichier install.ini de Visual-planning. Si l on connait les paramètres d accès au SGBDR, un bouton permet de passer directement à l étape 3. Si l on a entré le nom réseau Windows de la machine à l étape 1, le répertoire d installation de Visual-planning est accessible via le nom de partage VPSHARE. Le panneau de sélection du fichier install.ini sera positionné sur le répertoire qui contient ce fichier. Sinon, naviguez dans les répertoires d installation de Visual-planning pour le trouver, ou bien créez le partage réseau VPSHARE sur le répertoire d installation de Visual-planning. Sélectionnez le fichier install.ini. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 9
Etape 3 : Le contenu du fichier install.ini est affiché dans les champs SGBD, port, login et mot de passe. Le mot de passe de l administrateur du SGBD (MySQL ou SQL Server) est alors le seul champ à modifier : il est affiché sous une forme cryptée, et il doit être retapé en clair. NB : VPtimeClock 2.6 supporte les SGBDR MySQL et SQL-Server, et ne supporte pas actuellement Access et Oracle. Remarque : Il est possible d entrer directement les paramètres de connexion au SGBD à l étape 3, si on les connait, sans passer par la seconde étape. Voir le panneau ci-dessous : VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 10
Etape 4 : Si les paramètres validés à l étape 3 sont corrects, la liste des plannings gérés par Visualplanning apparait dans le champ déroulant. Choisissez celui que vous allez utiliser pour enregistrer les temps de présence dans Visual-Planning. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 11
Installation de la Clé de licence Il est recommandé d installer la clé de licence maintenant. Si un fichier license.properties de clé de licence VPtimeClock existe déjà dans le dossier prop de la home directory de l utilisateur ( Utilisateurs/monNom/prop ou Documents and settings/monnom/prop, pour les versions de Windows antérieures à Vista), il est recommandé de la supprimer. Le lancement du programme d installation de la clé de licence est différent pour les deux versions de VPtimeClock : Version LAN (installation sur chaque poste) : exécutez avec les droits d administrateur VPinstallKey.exe, qui est situé dans le répertoire d installation de VPtimeClock 1.6. Version WEB : loguez vous comme administrateur sur le serveur exécutant Tomcat, lancez un navigateur web et tapez l URL suivante : http://monserveur/iptimeclock/admin.jsp et cliquez sur le bouton Install Key. En l absence d une clé permanente fournie par le support technique de Client-vision, il vous est possible d évaluer VPtimeClock pendant 30 jours à dater de l installation, et ce sur autant de postes que souhaité. Dans le panneau ci contre, choisissez «Evaluation 30 jours», ou «Licence commerciale» (si vous avez acheté le produit). Evaluation : en cliquant évaluation 30 jours, un message indiquera la bonne installation de la clé temporaire, ou, si elle est déjà installée, avertira du nombre de jours d évaluation restant. Licence commerciale : Si vous avez choisi «Licence commerciale», le panneau ci-contre apparaitra : Etape 1 : Entrez votre numéro de série, normalement reçu par email après commande. Etape 2 : Vous devrez communiquer au support Client-vision le code d identification (en rouge), afin d obtenir la clé de licence Etape 3 : Entrer la clé obtenue dans le champ de texte clé permanente. Après validation, un message indique si la clé est bien installée ou non. Etape 4 : pour Version web seule : cliquez le bouton Share config de la page admin.jsp pour copier la clé sur le serveur. Si la clé est bien installée, vous pouvez passer à l étape suivante, le paramétrage de VPtimeClock en fonction du paramétrage de votre planning Visual-Planning. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 12
Installation de la version WEB de VPtimeClock Avec la version Web, aucune installation de VPtimeClock n est requise sur le poste des utilisateurs, hormis la clé de licence, puisque l application est téléchargée depuis le serveur WEB Tomcat. Les fichiers de paramétrage de la connexion base de données, et de paramétrage des synchronisations sont par défaut résidant sur le serveur WEB. Les serveurs IPlanning 4.3 ou IPserver en version 4.4, sont des serveurs Tomcat et peuvent héberger également VPtimeClock, en mode web. La technologie utilisée pour le téléchargement est jnlp. Celle-ci permet de ne télécharger l application que lorsqu une nouvelle version est disponible sur le serveur WEB Tomcat. Le fichier d installation de VPtimeClock, est une archive java au format war, qui est contenu dans un fichier zip, téléchargeable sur le site web de Client-vision, à l adresse suivante : http://www.clientvision.fr/downloads/vptimeclocksetup.zip Les fichiers de paramétrage Les fichiers de paramétrage sont soit : Résidants sur le serveur Tomcat, partagés par l ensemble des utilisateurs (sauf clé logiciel) Locaux à une session d un PC, à l usage des seuls utilisateurs de cette session sur ce PC. Les fichiers de paramétrage partagés par l ensemble des utilisateurs sont accédés par l application sur le serveur, ce qui permet de ne pas avoir à faire un paramétrage sur chaque poste «client». Ces paramètres partagés ne peuvent pas être modifiés par l utilisateur. Si l utilisateur veut personnaliser VPtimeClock pour son usage particulier, il peut le faire en créant sa version personnelle des paramètres sur son PC. Ceci est possible grâce à l outil de paramétrage décrit au chapitre suivant. Celui-ci créera un fichier de paramétrage dans le répertoire utilisateur de la machine ( User/monNom ou Documents and settings/monnom, pour les versions de Windows antérieures à Vista). VPtimeClock recherche prioritairement les fichiers de paramétrage dans cet ordre : 1. Fichiers créés sur le poste utilisateur, dans le «home directory» 2. Fichiers installés sur le serveur Tomcat, 3. Fichiers par défaut, inclus dans l archive jar de l application VPtimeClock Les paramètres de connexion à la base de données Le paramétrage d une installation web, comme de la version LAN, doit être réalisé après avoir correctement identifié la base de données de planning et donné un nom et mot de passe de connexion autorisé. NB : Le paramétrage de la pointeuse logicielle implique obligatoirement que le paramétrage de VP soit finalisé. Une modification du paramétrage VP après paramétrage de VPtimeClock peut conduire à des erreurs d enregistrement des temps de travail ou à un arrêt de VPtimeClock, par exemple si la base de données n a pas pu être connectée. L outil de spécification des paramètres de base de données est le même en version Web et en version LAN, mais son lancement est différent. Avec la version WEB, il est téléchargé par la page checkserver.jsp qui est disponible sur le serveur Tomcat (IPserver) ou bien par une page d outils d administration nommée admin.jsp. Cette page d administration de VPtimeClock rassemble les boutons de téléchargement des outils suivants : - Installation de clé de licence - Identification du serveur de base de données - Paramétrage de la pointeuse - Chargement des paramétrages sur le serveur NB : Ces paramétrages doivent être effectués et chargés sur le serveur Tomcat pour que VPtimeClock WEB puisse fonctionner correctement. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 13
PARAMETRAGE DE LA POINTEUSE Le paramétrage des règles de pointage peut être exécuté grâce à un assistant, une application nommée VPtimeClockParam, qui est accessible de deux manières : Pour la version LAN : dans le menu Démarrer, sous le nom VPtimeClock Paramétrage, dans le groupe VPtimeClock : Pour la version WEB, via la page web admin.jsp, en cliquant sur le bouton Parameters. L adresse de cette page, à entrer dans la fenêtre URL d un navigateur web est de la forme : http://monserver/iptimeclock/admin.jsp où monserveur est le nom du serveur TOMCAT, (déjà utilisé pour le paramétrage de la connexion base de données si le même serveur matériel exécute le SGBDR), ou bien une adresse IP ou DNS équivalente comme par exemple bora ou 80.14.124.226, ou clientvision.no-ip.biz. Par la suite, nous utiliserons le vocabulaire suivant : Evénements: Barres de pointage enregistrées dans Visual Planning. Pointage: Création ou mise à jour d événements dans Visual Planning à partir de VPtimeClock. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 14
NB : A ce stade de l installation de VPtimeClock, le paramétrage de votre planning Visual-planning doit avoir été effectué, et notamment, les données concernant l identification des utilisateurs de VPtimeClock dans le planning doivent être en place. Ce sont classiquement les noms ou prénom, ou email et un mot de passe, entrés comme rubriques de la ligne ou de l activité ( icône-modèle) représentant l utilisateur. L interface utilisateur de paramétrage de VPtimeClock comprend 2 onglets correspondant aux critères de création des événements et les paramètres généraux pour VPtimeClock, ainsi que l enregistrement des paramètres dans un fichier de configuration. Paramétrage du pointage Le panneau de paramétrage de la création d événements dans VP s affiche en cliquant sur l onglet Paramétrage_Import. Cet exemple correspond au paramétrage de la pointeuse en mode «Login» Ce panneau comporte deux cartouches qui permettent de choisir les critères de sélection : 1. De l utilisateur enregistré dans Visual-Planning c'est-à-dire de la ligne du planning utilisée pour l insertion des événements importés 2. De l icône modèle (ou activité) à utiliser pour la création des événements 3. De la catégorie (couleur) Visual-planning à associer à la couleur de l événement de pointage. Choix de la ligne (Dossier) d importation VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 15
Le premier cartouche permet d indiquer la façon dont un utilisateur va s identifier pour pointer. Dans le premier champ de saisie, choisissez la rubrique de dossier qui identifiera la ligne sur laquelle seront créés les événements importés. Puis dans le champ de saisie Valeur de rubrique choisissez parmi la liste des noms trouvés dans le planning, celui de l utilisateur de VPtimeClock. Si l on choisi de ne rien sélectionner (champs à blanc), le menu déroulant valeur de champ Outlook se dégrise, laissant apparaitre d autres possibilités d identification de la ligne de planning à associer à l utilisateur : par un login, ou en fonction de la catégorie portée par l événement Outlook. 1/ Identification du dossier par login L option Login est utilisée principalement lorsque les utilisateurs de la version web ne disposent pas de paramètre de synchronisation associés à leur session de travail sur leur PC. Le login se substitue à la valeur du champ de saisie Valeur de rubrique, non renseignée, pour identifier la ligne du planning sur laquelle se feront les imports d événements. Cette option implique l affichage d un panneau de saisie des identifiants de l utilisateur, lors du lancement de VPtimeClock. Ces identifiants sont constitués : d un nom (généralement celui de l utilisateur), d un mot de passe (celui de l utilisateur). Le mot de passe entré sera comparé, après décryptage, à celui stocké dans une rubrique du dossier de l utilisateur, appelée Rubrique mot de passe. Le champ Rubrique mot de passe se dégrise si l on a sélectionné Login comme valeur de champ Outlook. Il permet de choisir la rubrique de dossier qui contient le mot de passe destiné à identifier les utilisateurs avant synchronisation. 2/ Identification du dossier par valeur de rubrique dossier Si l on a pas choisi la valeur de champ Login, il est impératif de renseigner le champ Valeur de rubrique Dossier. C est le choix à privilégier lorsqu on fait un paramétrage de VPtimeClock pour un utilisateur en particulier, donc sur un poste client, que ce soit en mode LAN ou en mode WEB. Choix de l icône modèle pour la création des événements Le cartouche suivant concerne le choix de l activité à affecter aux événements à créer dans VP. On choisi obligatoirement un nom de rubrique d activité, dans notre exemple de planning: Temps de présence. La valeur de rubrique choisie dans le champ déroulant suivant permet d imposer l Activité à associer aux événements à créer, dans notre exemple pour planning inverse : Présence effective. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 16
NB : Activité et valeur de rubrique doivent obligatoirement être renseignées. ENREGISTREMENT DES PARAMETRES DE POINTAGE Ce panneau permet d enregistrer les paramètres de création des événements et de sortir de l application. Enregistrer/Sortir. Enregistrer : Il est nécessaire d enregistrer l ensemble des paramètres en cliquant sur le bouton Enregistrer les paramètres à chaque fois qu on a modifié un réglage sur la 1ère page de l outil de paramétrage. Cette action se traduit par la création d un fichier de paramètres dans l environnement de l utilisateur, donc associé à la session utilisateur ouverte. NB : Exécuter VPtimeClock dans une session utilisateur autre que celle dans laquelle on a enregistré les paramètres de pointage se traduit par une erreur avec la version LAN (pas de fichier de paramétrage trouvé) ou un résultat inattendu (barre de pointage créée pour une utilisateur différent). Sortir Le bouton sortir permet de sortir de l application de paramétrage, qu on ait sauvegardé ou non les paramètres modifiés. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 17
Utilisation au quotidien de la pointeuse VPtimeClock pour Visual-planning dispose d une interface utilisateurs pour l enregistrement des temps d arrivée et de départ dans le planning Visual-Planning. La façon d invoquer cet exécutable VPtimeClock dépend de l installation de VPtimeClock : Version LAN: Le logiciel VPtimeClock, en version réseau local, doit être installé sur chaque poste et session qui est utilisable pour le pointage des temps de présence. Le poste doit accéder en réseau local à la base de données Visual-Planning de planification globale de l entreprise. Version WEB : le module VPtimeClock est téléchargé dans sa dernière version sur le poste de l utilisateur, depuis un serveur web installé sur un serveur d application accessible via réseau IP (internet Protocole). Lancement de VPtimeClock VPtimeClock, après installation locale, peut être lancé : 1. à la demande du bureau ou du menu Démarrer 2. à la demande du menu Outil de Visual-Planning 3. ou automatiquement par le déclenchement d une alarme d événement dans le planning. 4. Automatiquement via le planificateur de tâches de Windows.(recommandé) VPtimeClock WEB peut être lancé : en tapant l URL du serveur d application dans la barre d adresse d un navigateur web (exemple : http://clientvision.no-ip.biz/iptimeclock/) puis en cliquant sur le bouton VPtimeClock, ce qui déclenche le lancement : en tapant l URL du serveur d application suivi du nom de la page qui lance la synchronisation directe dans la barre d adresse (exemple : http://clientvision.no-ip.biz/iptimeclock/vptimeclock.jsp). Si vous avez les droits d administration Windows, une icône VPtimeClock sera créée sur le Bureau pour utilisation ultérieure. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 18
Automatiquement via le planificateur de tâches de Windows. Pour cela, placer l icône créée sur le bureau (ci-dessus) dans les tâches à exécuter par le planificateur, en précisant les règles des déclenchements (exemple : ouverture ou fermeture de la session). NB : Quelque soit le type d installation, le module VPtimeClock peut être exécuté sans lancer Visual- Planning, donc sans nécessité de disposer de Visual-planning sur le poste. L interface utilisateur pour le pointage En mode LAN, exécutez VPtimeClock à partir du menu Démarrer (groupe VPtimeClock 2.6 Outlook VPtimeClock) En mode WEB, cliquez le bouton VPtimeClock de la page index.jsp. Si l option Login a été choisie, un panneau de login apparaitra, afin de permettre la saisie du nom de l utilisateur et son mot de passe. L interface graphique de la console de pointage permet d enregistrer les événements de pointage dans Visual-planning. Au lancement de l application, VPtimeClock recherche immédiatement les événements de pointage existants sur la ligne de l employé identifié comme utilisateur, en fonction des critères définis dans le paramétrage de l application. Dans cet exemple, l utilisateur Janine vient d ouvrir une vacation à 18 h 46. Les compteurs de temps sont mis à jour à chaque ouverture ou fermeture de vacation. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 19
Dates de début et fin de la vacation Lorsque l utilisateur se logue en arrivant au travail, un cadre rouge entourant la date et l heure d arrivée indique qu une nouvelle vacation est ouverte. Lorsque l utilisateur quitte son travail, il doit pointer à nouveau pour clôturer la vacation. Un cadre vert entourant la date et l heure de sortie, indique que les temps de présence ont bien été enregistrés dans le planning. Il est possible d ouvrir et fermer plusieurs vacations dans la même journée. Si une vacation est à cheval sur deux jours, elle sera enregistrée sous forme de deux barres dans le planning, l une se terminant à 23h59, l autre commençant à 0h00. Les vacations restées ouvertes et démarrées il y a 24 heures ou plus sont ignorées, car considérées comme des erreurs de pointage. Ces erreurs doivent être corrigées éventuellement par le responsable des ressources humaines, qui intervient directement dans le planning. Grâce à Visual-planning, le responsable RH peut : modifier les heures de départ et d arrivée, créer une barre de présence pour rectifier un oubli de pointage, supprimer une barre. Il peut également éditer des rapports d activité avec Visual-planning, afin d établir des feuilles de paie ou comparer les plages de travail planifiées et les plages de présence enregistrées par la pointeuse logicielle VPtimeClock. Totalisateurs Trois compteurs de temps sont affichés en bas du panneau : 1. Le cumul des temps journaliers 2. Le cumul hebdomadaire 3. Le cumul du mois en cours VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 20
Lancement automatique En mode LAN, comme en mode WEB, il est possible de lancer une exécution automatique, c'est-à-dire sans intervention de l utilisateur. Ce mode automatique est possible via un planificateur de tâche, qui le lance à l occasion de certains événements Windows (shutup, shutdown par exemple). Voir l utilisation du planificateur de tâche de Windows. Réponses aux questions fréquentes Quelles versions de gestionnaires de bases de données sont supportées? VPtimeClock pour Outlook est livré avec les drivers de base de données MySQL 3.2 et version ultérieures, ainsi que MS SQL-Server 7 et versions ultérieures. Comme Visual-Planning, ce module nécessite la présence sur le poste de l utilisateur de la machine virtuelle Java. Access et Oracle ne sont pas supportés par la version 1.6. Aucun événement de pointage n apparaît dans VP. Pourquoi? 1. Pour des raisons de performance en réseau, Visual-Planning n affiche pas immédiatement les modifications effectuées par des utilisateurs tiers, dont VPtimeClock. Il faut cliquer le bouton de mise à jour (écran bleu) dans le menu VP, ou déclencher un filtre sur les événements. 2. Vérifier que les événements n ont pas été créés sur une autre ligne du planning, suite à une erreur de login ou de paramétrage de VPtimeClock. 3. Si le paramétrage est correct et l écran VP à jour, vérifier que l application se connecte bien à la base de données. Pour cela, voir les messages dans le log VPtimeClock_log.txt, situé dans le User s home de Windows. 4. Vérifier que le fichier de paramétrage de la pointeuse a bien été trouvé et contient les paramètres adhoc pour le planning enregistrant les temps. Pour cela, voir les messages dans le log VPtimeClock_log.txt, situé dans le répertoire User s home de Windows. VPtimeClock pour Visual-planning v1.6. Page 21