Centre de Radiothérapie et de Cancérologie (Blois) Réflexion sur les exigences spécifiées

Centre de Radiothérapie et de Cancérologie (Blois) Réflexion sur les exigences spécifiées

Centre de Radiothérapie et de Cancérologie (Blois) De la première version de notre procédure de «mise en sécurité du patient» à l intégration des exigences

Introduction 2008 : 1ère procédure de mise en sécurité du patient avec les minimas requis par le Centre pour établir le dossier, effectuer la préparation du traitement et prendre en charge le patient au traitement. 2009 : ajout du chapitre «reprise des traitements» dans la procédure. Fin 2009 : mise en forme des documents qualité et de la gestion documentaire (mise en place des n de version).

Fin 2010 : prise en compte dans la procédure du logigramme de prise en charge du patient : Prise en compte des obligations selon les critères de l INCa (12 / 18 sont spécifiés dans ce document). Recommandations du Plan Cancer (mesure 40 sur l entretien soignant-soigné). Cellule de Retour d Expérience. Questionnaire de satisfaction.

Fin 2011 : suite à une demande de l ASN (lettre du 27/10/2011), formalisation des exigences à satisfaire pour les traitements. Révision annuelle et vérification des conformités des pratiques au regard du document.

Extrait de la lettre du 27/10/2011

Extrait de la décision n 2008-DC- 0103 de l ASN

Classeur de notre système documentaire

Procédure de mise en sécurité du patient Cliquez pour éditer le format du plan de texte Second niveau de plan Troisième niveau de plan Quatrième niveau de plan Cinquième niveau de plan Sixième niveau de plan Septième niveau de plan

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Présentation de nos exigences

Exigence 1 : RCP - Anatomopathologie Avant la 1ère consultation du patient, le dossier doit au moins contenir le compte-rendu de RCP et le compte-rendu d histologie. En cas de non-conformité, le rendez-vous du patient est reporté jusqu à ce que l exigence soit respectée. Référence au critère 3 de l INCa.

Exigence 2 : scanner de dosimétrie et dosimétrie Chaque patient doit bénéficier d un scanner de dosimétrie en position de traitement et d une dosimétrie effectuée sur ces images. En cas de non-conformité, la mise en place du patient est annulée. Référence au critère 10 de l INCa.

Exigence 3 : Modélisation du TPS Le TPS (Pinnacle) prend en compte les mesures de dosimétrie validées suite à la recette des appareils de traitement. En cas de non-conformité, le traitement est interdit Référence au critère 11 de l INCa.

Exigence 4 : validation des dosimétries par le RT et le RP Les dosimétries doivent être validées par le radiothérapeute et le physicien avant la mise en traitement. En cas de non-conformité, la mise en place du traitement est reportée. Aucun traitement ne doit débuter sans validation de la dosimétrie par le radiothérapeute et le radio-physicien.

Validation des dosimétries

Exigence 5 : double calcul d UM pour un faisceau photon Les UM calculées par le système de planification sont contrôlées par une deuxième méthode. L écart entre les deux calculs doit être inférieur à 3%, sauf pour les seins où il doit être inférieur à 5%. Aucun traitement n est mis en place si le double calcul d UM, n a pas été fait.

Double calcul d UM UM Pinnacle UM double calcul

Exigence 6 : UM en rouge Les UM doivent être notées en rouge sur la fiche de traitement En cas de non-conformité, le dossier est transmis au physicien pour le contrôle et l inscription des UM en rouge.

Exigence 7 : Transfert des données traitement par export informatique du plan de traitement du TPS Tous les faisceaux de traitement doivent avoir été calculés sur le TPS puis exportés sur le R&V. Aucun faisceau n est créé manuellement sur le R&V. Interdiction absolue de créer un faisceau manuellement sur le R&V. Référence au critère 13 de l INCa.

Exigence 8 : Contrôle de qualité quotidien Le contrôle qualité quotidien doit avoir été réalisé le matin avant le premier traitement. En cas de non-conformité, les traitements sont suspendus jusqu à la réalisation de ce contrôle.

Exigence 9a et 9b : présence du radiothérapeute et du radiophysicien Présence requise durant la délivrance de dose. S ils ne sont pas joignables, et ne sont pas en mesure de se rendre au poste de traitement en moins de 15minutes, les traitements doivent être suspendus. Référence au critère 4 de l INCa.

Exigence 9c : binôme de manipulatrices Deux manipulatrices en permanence au poste de traitement pour la réalisation des traitements. En cas de non-conformité, les traitements doivent être suspendus. Référence au critère 5 de l INCa.

Exigence 10 :Identification du patient Concordance entre le dossier sélectionné sur le R&V et le patient à traiter. En cas de non-conformité constatée avant l irradiation, modifier la sélection du patient sur le R&V. Si la non-conformité est constatée après le début de l irradiation, informer immédiatement le radiothérapeute et le physicien.

Exigence 11a et 11b : Images de contrôle de positionnement et de géométrie de faisceau Lors de la mise en place, chaque champ de positionnement ainsi que la géométrie de chaque faisceau d irradiation sont contrôlés. Aucun traitement ne peut être réalisé sans contrôle de positionnement. Un décalage supérieur aux limites fixées nécessite un repositionnement et l acquisition d une nouvelle image.

Exigence 11a et 11b : Images de contrôle de positionnement et de géométrie de faisceau En cas de non-conformité sur la géométrie des faisceaux, le dossier est remis au radiophysicien. Le traitement ne pourra débuter que si la conformité est obtenue. Chaque image conforme doit être validée par un radiothérapeute avant la première séance. Référence au critère 14 de l INCa (concernant la géométrie).

Validation des repères et de la géométrie des faisceau

Exigence 11c : images de contrôle périodique Périodiquement (3 fois/semaine), et au moins une fois par semaine, le positionnement du patient est contrôlé. En cas de non-conformité sur le positionnement (décalage 5mm), les manipulatrices repositionnent le patient, et notent le décalage effectué. Chaque décalage sera suivi d un contrôle le lendemain, et le surlendemain. En cas de doute, les manipulatrices font appel au radiothérapeute. Référence au critère 17 de l INCa.

Exigence 12 : Contrôle des DSP des champs de traitement Les DSP contrôlées lors de la mise en place ne doivent pas s écarter de plus de 5mm de la DSP relevée sur l étude de préparation En cas de non-conformité, le dossier est remis en physique, et les UM sont recalculées pour la nouvelle DSP.

Exigence 13 : Contrôle de la dose délivrée Chaque traitement fait l objet d un contrôle de la dose délivrée. Le contrôle est conforme lorsque la différence, entre la valeur mesurée et la valeur calculée, est inférieure ou égale à 5% de la dose calculée. Contrôle à faire avant la 2ème séance de traitement au plus tard. En cas de non-conformité, le traitement ne sera autorisé qu après accord du radiophysicien après justification de l écart. Référence au critère 15 de l INCa (sur la dosi in vivo).

Exigence 14 : consultation de surveillance Le patient est vu en consultation, par un radiothérapeute, une fois par semaine. En cas de non-conformité, les manipulatrices veilleront à ce que le patient soit vu lors de la consultation de surveillance ou plus tôt si son état le justifie.

Planning des consultations en cours de traitement

Critère 6 de l INCa Ce critère décrit le contenu de la lettre de fin de traitement. Il est décrit dans notre procédure au paragraphe 5.1.3.

Conclusion La définition des exigences nous a permis: De préciser le cadre des limites de l «acceptable»; D homogénéiser les conduites à tenir en cas de non-respect;