Détail de fonction FONCTION : TCH/FAC/003 - Manager Facilities FAMILLE DE FONCTION : Technology DÉPARTEMENT : Technology DATE DERNIÈRE MODIFICATION: sept 2012 TITRE DE FONCTION CHEF DIRECT: Facility & Security Domain Manager ANCIEN CODE: OP2-100-01 Job architecture RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DE LA SÉCURITÉ DE L INFORMATION ET DU JEU RESPONSABLE Qualité et sécurité: Responsable pour l implémentation Jeu Responsable: Responsable pour l implémentation Les objectifs sont décrits à la dernière page du document. RAISON D'ÊTRE DE LA FONCTION Assurer la gestion opérationnelle des bâtiments, des infrastructures, des installations et de la Sécurité Physique de toutes les entités de la Loterie Nationale quant aux travaux, modifications, renouvellements, aménagements conformément à la législation, aux besoins de l'entreprise et des engagements de celle-ci, notamment en matière d'utilisation rationnelle de l'énergie, dans le but d optimaliser le parc immobilier et les installations de la Loterie Nationale. POSITIONNEMENT ENCADREMENT HIÉRARCHIQUE ENCADREMENT FONCTIONNEL 1 à 10 Aucun DOMAINES DE RÉSULTATS DOMAINE DE RÉSULTAT : Strategy COR/HRM Intern 1/6
Donne un input à sa hiérarchie directe pour l'élaboration de stratégie en matière de gestion des bâtiments et des installations, ainsi qu'en matière de sécurité physique et environnementale, de manière à contribuer à la politique générale de la Loterie Nationale dans ces matières. DOMAINE DE RÉSULTAT : Peoplemanagement Dirige et encadre ses collaborateurs afin d utiliser et de développer au mieux leurs compétences, leurs aptitudes ainsi que leur savoir-faire et afin de travailler comme un département/une unité qui fonctionne bien Est responsable de la supervision et du contrôle des activités. Encadre et informe les collaborateurs et leur donne des directives/instructions. Planifie et répartit les activités, en assure le suivi et y apporte des corrections si nécessaire. Rédige des procédures, optimalise les méthodes de travail et veille à leur respect. Approuve les demandes de congé et parcourt les PEC et autres processus HR avec les collaborateurs. DOMAINE DE RÉSULTAT : Collaboration Dirige des équipes en dehors de la ligne hiérarchique (collaboration des intervenants sur les installations au sens large (personnel du prestataire de maintenance des installations, de la sécurité anti-intrusion, de la sécurité environnementale, du contrôle d accès, des ascenseurs, ), des intervenants sur les aménagements (travaux de construction, de réparation, de cloisons, ), et des équipes de nettoyage) Dirige de manière fonctionnelle le personnel dans les cas de figure de la sécurité environnementale (incendie) en tant que chef d équipe des EPI. Dirige et pilote les chantiers liés aux aménagements, aux installations et au nettoyage, pour toutes les entités et en rapporte l'évolution à sa hiérarchie directe. Prend les dispositions sur place avec les différents intervenants (y compris les coordinateurs de sécurité) afin de garantir un déroulement optimal des travaux dans le respect des cahiers des charges, de la législations et des règles de sécurité de la Loterie Nationale. DOMAINE DE RÉSULTAT : Investments En collaboration avec le Facility & Security Domain Manager, développe et contrôle les plans d'investissements pour les bâtiments, installations techniques, installations de sécurité, ainsi que les programmes de travaux y afférents. DOMAINE DE RÉSULTAT : RFP Elabore et rédige les spécifications techniques des cahiers des charges concernant les bâtiments et les installations en général, y compris les projets liés aux nouvelles technologies en matière d'économies d'énergie et concernant la sécurité physique et la sécurité environnementale COR/HRM Intern 2/6
Analyse les offres et en fait rapport à sa hiérarchie directe. Dispose d'une connaissance suffisante des fournisseurs potentiels, pour pouvoir gérer les interventions urgentes nécessaires à la continuité des activités de toutes les entités de la Loterie Nationale. Elabore les propositions d'aménagement des locaux en fonction des organigrammes et des demandes du Comité de Direction. Lorsque ces propositions sont acceptées, il prend en charge la gestion et la coordination des travaux et déménagements nécessaires. DOMAINE DE RÉSULTAT :... afin de garantir la continuité des activités vitales de l'entreprise, de la sécurité des biens et des personnes Développe la mise en place des moyens nécessaires à la continuité des activités vitales de l'entreprise, de la sécurité des biens et des personnes, et en assure le suivi (cadre légal, contrats). Propose et rédige les procédures liées à la sécurité physique et environnementale, conformément à la législation, aux normes ISO 27001 et aux normes WLA. Assure pour le compte du CPPT, l'organisation des équipes de première intervention pour les sites de Belliard et de Jette, veille à la formation continue de ces équipes, organise les exercices d'évacuation des immeubles en fait rapport à sa hiérarchie et au Conseiller en Prévention et prend ou propose les mesures préventives ou correctives nécessaires.. Gère les risques dont il est propriétaire et les présente à sa hiérarchie pour acceptation :. analyse des risques. assure la protection des assets de la Loterie Nationale,. garantit la continuité opérationnelle (notamment l'alimentation électrique des systèmes de jeux),. gère et assure le suivi des accès physiques (contrôle d'accès et CCTV). est membre effectif (ambassadeur) du QA & SEC Steering Committee. DOMAINE DE RÉSULTAT : Knowledgemanagement Se tient constamment informé des évolutions dans le domaine large du Facility Management, de la Sécurité et de la technique des installations, maintient à jour ses connaissances en fonction des nouveaux développements afin de renforcer sa crédibilité par le biais d'un service qui repose en permanence sur des connaissances actualisées. DOMAINE DE RÉSULTAT : Teamflexibility Adopte une attitude flexible en vue de soutenir ses collègues (lorsqu ils sont absents, malades, en cas e de hausse soudaine du volume du travail, ) afin d assurer la continuité et le bon fonctionnement du service / département. COR/HRM Intern 3/6
Prend en charge partie des tâches du Facility & Security Domain Manager en temps que backup. EXPERTISE TECHNIQUE DIPLÔME : Master en Facility Management ou ingénieur Industriel (avec Post Graduate en Facility Management) ou expérience équivalente EXPÉRIENCE REQUISE : 3 années d'expérience CONNAISSANCE REMARQUES NIVEAU Langues Connaissance de la 2ième langue nationale (parlée et écrite) Anglais (parlé) Contacts internes et externes définis Contacts externes (auditeurs, séminaires) Autres Connaissance en électricité. Connaissance technique des équipements. Connaissance des normes de la législation du RGPT et des standards de Sécurité WLA. Connaissance de l organisation de la LN. Connaissance en l utilisation des logiciels de bureautique et spécifiques à la LN. Très bonnes connaissances de base de gestions de projets. Très bonnes connaissances en techniques générales. RELATIONS INTERPERSONNELLES CONTACTS SUJET INTERNES - EXTERNES - LES DEUX Service ICT Alimentation des systèmes, sécurité et aménagements Internes COR/HRM Intern 4/6
Tous les services Conseiller en prévention TCH/FAC/003 - MANAGER FACILITIES Sécurité physique, sécurité environnementale, aménagements Travaux, dispositions en matière du RGPT, décisions du CPPT Internes Internes Fournisseurs Achats et travaux Externes Prestataires de la maintenance des installations / Prestataires de la maintenance de la sécurité physique et environnementale Organismes de contrôles Pilotage et Suivi des prestations Contrôles des installations et des bâtiments Externes Externes Autorités (pompiers) Contrôles des bâtiments Externes AUTONOMIE - Est soumis aux directives, instructions et consignes du Facility & Security Domain Manager, aux normes ISO 27001, aux normes WLA, au RGPT, aux lois et décrets environnementaux. - Doit pouvoir réagir dans l'urgence afin de régler les problèmes liés à la Sécurité Physique et environnementale ainsi qu'aux bâtiments et installations. Ceci implique néanmoins une communication obligatoire, et selon la gravité une demande de décision au Facility & Security Domain manager. RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DE LA SÉCURITÉ DE L INFORMATION - Respecte la Politique Corporate pour la Qualité, la Sécurité et le Jeu responsable, le code de conduite et les procédures spécifiques en relation avec la sécurité de l information dans le cadre de ses activités. - Est un maillon de la chaîne d un service de qualité comme un élément de la culture d entreprise globale. - Est conscient des actions qu il/elle effectue et du rôle qu il/elle joue au jour le jour pour garantir la sécurité des assets et des activités commerciales de l entreprise. - Fournit le soutien et les ressources nécessaires pour permettre le travail selon le système de gestion de la sécurité de l'information dans le cadre de ses activités. - Est responsable pour l implémentation, le maintien et l amélioration continue du système de gestion de la sécurité de l information (ISMS). - Informe les collaborateurs des mesures de sécurité prises et de l importance des certifications WLA et ISO. - En contrôle la mise en œuvre dans toutes les activités de ses services pour assurer la sécurité de l'information dans la prestation des services et rapporte au responsable final. RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DU JEU RESPONSABLE - Connaît la mission de la Loterie Nationale et son axe principal : la canalisation du jeu. COR/HRM Intern 5/6
- Se sent impliqué dans la lutte contre la dépendance au jeu. - Respecte et joue son rôle d ambassadeur au niveau du jeu responsable. - Est responsable pour l implémentation, le maintien et l amélioration continue du système de gestion en matière de jeu responsable. - En Informe les collaborateurs et est responsable du respect du code d éthique pour le jeu responsable et souligne l importance de la certification European Lotteries. REMARQUES Doit intervenir sur les sites de la Loterie Nationale, tant pour la sécurité physique que pour le bon fonctionnement des installations et des infrastructures 24h/24h, 7j/7j, et prendre sur place les décisions afin d'apporter une solution adéquate au problème détecté. COR/HRM Intern 6/6