Qualité et accréditation en biologie médicale Ann Biol Clin 2010 ; 68 (Hors série n o 1) : 187-192 SG2-01 La procédure analytique RÉSUMÉ A. Vassault, J. Arnaud, A. Szymanovicz et les membres du sous-groupe 2 analytique* Groupe de travail SFBC «Accréditation des laboratoires de biologie médicale» (coordonnateur M. Vaubourdolle) L'une des exigences de la norme se rapporte aux procédures analytiques dont le laboratoire doit disposer pour tous les examens pratiques. Le contenu de ces procédures n'est décrit qu'à titre d'indication. Lorsque les dispositifs utilisés font l'objet d'un marquage CE, les fiches techniques produites par les différents fournisseurs peuvent répondre à cette exigence. Leur manque d'homogénéité d'un fournisseur à un autre peut leur faire préférer une rédaction du type de celle proposée dans cet article. Des versions simplifiées peuvent être également rédigées pour faciliter le travail sur le terrain. L'ensemble de cette documentation peut être présenté sous forme électronique, ce qui en facilite la consultation au laboratoire. Un modèle de procédure analytique applicable aux différents examens est présenté en annexe de cet article. MOTS CLÉS : accréditation ISO 15189 procédure analytique valeur d'alerte intervalle de référence interférences ABSTRACT Examination procedures Examination procedures have to be written for each examination according to the standard requirements. Using CE marked devices, technical inserts can be used, but because of their lack of homogeneity, it could be easier to document their use as a standard procedure. Document control policy applies for those procedures, the content of which could be as provided in this document. Electronic manuals can be used as well. KEY WORDS: accreditation ISO 15189 examination procedure alert/critical values biological reference intervals interferences * Liste des membres du SG2 : Anne Vassault (coordonnateur), Valérie Adjidé, Josiane Arnaud, Pascal Bailly, Frédéric Barbier, Bruno Baudin, Catherine Bourcier, Éric Chapuzet, Patrice Combe, Jacques de Graeve, Jean-Louis Dhondt, Laurence Drouard, Patrice Fournier, Claude Giroud, Line Guezenec, Joseph Henny, Anne Hulin, Guy Lalau, Christian Nourrin, Jean-Marc Pavard, Agnès Perrin, Henri Portugal, Olivier Reuilly, Jean Pascal Siest, Anton Szymanowicz 187
SG2 PHASE ANALYTIQUE SG2-01 SG2-01 La procédure analytique Objet et domaine d'application Cet article présente les recommandations permettant de répondre, d'une part aux exigences de la norme NF EN ISO 15189 [1], et d'autre part à celles de la réglementation [2, 3] concernant la rédaction des procédures analytiques. Leur contenu ne constitue pas une exigence, mais leur existence et leur disponibilité sont requises. Par ailleurs, la mise à disposition, dans un document de synthèse, de tous les éléments de la mise en oeuvre d'un système analytique constitue pour le biologiste un outil de choix dans la gestion de la qualité. Lorsque les dispositifs utilisés font l'objet d'un marquage CE, les notices d'utilisation produites par les différents fournisseurs [4] peuvent répondre à cette exigence. Leur manque d'homogénéité d'un fournisseur à un autre peut leur faire préférer une rédaction du type de celle proposée en annexe. Des versions simplifiées peuvent être également rédigées pour faciliter le travail sur le terrain. L'ensemble de cette documentation peut être présenté sous forme électronique, ce qui en facilite la consultation au laboratoire. 1 Les exigences de la norme NF EN ISO 15189 «5.5.1. Le laboratoire doit utiliser des procédures analytiques, incluant celles de sélection et d'aliquotage d'échantillons, qui correspondent aux besoins des utilisateurs des prestations de laboratoire et qui conviennent à chaque type d'analyse. Si des procédures internes sont utilisées, elles doivent être validées de manière appropriée pour l'utilisation prévue et parfaitement documentées. [1]» «5.5.3. Toutes les procédures doivent être documentées et être disponibles au poste de travail du personnel concerné. Les procédures documentées et les instructions nécessaires doivent être disponibles dans une langue couramment comprise par le personnel du laboratoire. L'utilisation de fiches ou de systèmes similaires qui résument les informations clés est acceptable comme référence rapide à la paillasse, à condition qu'un manuel complet soit disponible pour référence. La fiche ou le système similaire doit correspondre au manuel complet. Toute procédure abrégée de ce type doit faire partie intégrante du système de maîtrise des documents. Les procédures doivent être basées sur les instructions d'utilisation (par exemple les notices contenues dans les trousses) fournies par les fabricants, à condition qu'elles soient conformes à 5.5.1 et à 5.5.2, qu'elles décrivent les procédures mises en oeuvre dans le laboratoire et qu'elles soient rédigées dans la langue couramment comprise par le personnel du laboratoire. Tout écart doit être examiné et documenté. Toute information complémentaire susceptible d'être requise pour procéder à l'analyse doit également être documentée. Tout changement de la procédure doit être daté et faire l'objet d'une autorisation comme pour les autres procédures. Outre des identificateurs pour la maîtrise des documents, il convient que la documentation comprenne, s'il y a lieu, les éléments suivants : a) l'objet de l'analyse ; b) le principe de la méthode utilisée pour les analyses ; 188
Recommandations pour l'accréditation des laboratoires de biologie médicale 1 c) les spécifications des performances (par exemple la linéarité, la fidélité, l'exactitude exprimée en tant qu'incertitude de mesure, la limite de détection, l'étendue de mesure, la justesse de la mesure, la sensibilité analytique et la spécificité analytique) ; d) le type d'échantillon primaire (par exemple plasma, sérum, urine) ; e) le type de récipient et les additifs ; f) le matériel et les réactifs nécessaires ; g) les modes d'étalonnage (traçabilité métrologique) ; h) les étapes des procédures ; i) les procédures de contrôle qualité ; j) les interférences (par exemple hyperlipémie, hémolyse, bilirubine) et les réactions croisées ; k) le principe de la méthode de calcul des résultats, incluant l'incertitude de mesure ; l) les intervalles de référence biologiques ; m) l'étendue des valeurs susceptibles d'être observées pour les résultats des analyses ; n) les valeurs d'alerte ou critiques, si nécessaire ; o) l'interprétation du laboratoire ; p) les précautions de sécurité ; q) les sources potentielles de variation des résultats. Les manuels électroniques peuvent être utilisés à condition de comporter les informations spécifiées ci-dessus. Il est recommandé que les mêmes exigences concernant la maîtrise des documents s'appliquent également aux manuels électroniques. Il est de la responsabilité du directeur du laboratoire de s'assurer que le manuel des procédures analytiques est complet, à jour et a fait l'objet d'une revue rigoureuse. [1]» 2 Conduite à tenir Un modèle de procédure est donné en annexe. Il explique, pour chacun des chapitres, les données à rapporter pour la réalisation éclairée des examens de laboratoire. Les règles de rédaction, de diffusion et de mise à jour de ces procédures sont les mêmes que celles qui s'appliquent à l'ensemble de la gestion documentaire. Références 1. NF EN ISO 15189. Laboratoires d'analyses de biologie médicale Exigences particulières concernant la qualité et la compétence. Saint-Denis : AFNOR, 2007. 2. République Française. Projet d'arrêté, 2010. GBEA (Guide de bonne exécution des analyses de biologie médicale). 3. Ordonnance n o 2010-49 du 13 janvier 2010 relative à la biologie médicale. JO du 15 janvier 2010. 4. Directive 98/79/CE du Parlement européen et du Conseil du 27 octobre 1998 relative aux dispositifs médicaux de diagnostic in vitro. Journal officiel des communautés européennes du 7 décembre 1998 L 331/1. 189
SG2 PHASE ANALYTIQUE SG2-01 Annexe I. Exemple de procédure analytique LOGO LABORATOIRE LABORATOIRE DE BIOLOGIE MÉDICALE Procédure analytique Examen biologique : (dénomination usuelle) Synonymes et abréviations RÉFÉRENCE DU DOCUMENT : Nombre de pages : Rédigée par : Vérifiée par : Approuvée par : Révisée par : Nature des modifications : Révisée par : Nature des modifications Date de rédaction : Date de vérification : Date d'approbation : Date d'application : Version 1 Date de révision 1 : Version 2 Date de révision 2 : Version 3 I. Intérêt physiopathologique Les indications de la prescription. Objet de l'examen. Référence aux recommandations de bonnes pratiques. SIGNATURES II. Étape pré-analytique (voir manuel de prélèvement) Renseignements cliniques pertinents (formulaire, consentement, etc.) : Milieu biologique : échantillon primaire et secondaire Récipients, additifs nécessaires Prélèvement : site, volume minimum Préparation du patient : Préparation de l'échantillon : Nécessité d'un prétraitement : délais Conditions de stabilité (transport et conservation) : température et délais Médicaments pouvant interférer : Conformité, critères de rejets et dérogations Délai pendant lequel un examen peut être ajouté à la prescription Délai de réponse : x jours, x heures en fonction de l'urgence signalée. Feuille de demande pré-analytique n o x III. Intervalles de référence et/ou limites de décision clinique En fonction de l'âge et du sexe En fonction du milieu biologique IV. Valeurs critiques/valeurs d'alerte Au-delà de ces valeurs, le résultat doit être communiqué au prescripteur en urgence. V. Principe de la méthode de dosage ou de recherche Mode d'étalonnage (traçabilité métrologique) VI. Matériels et réactifs Appareil : Liste matériels : Liste consommables : Liste réactifs (références) : Étalons 190
Recommandations pour l'accréditation des laboratoires de biologie médicale 1 VII. Préparation des réactifs VIII. Protocole opératoire Les étapes Les calculs IX. Contrôle de qualité Contrôle interne de qualité (se référer à la procédure générale CIQ, le cas échéant) Valeurs cibles (se référer aux documents associés d'enregistrement DAE x) Limites d'acceptabilité (se référer aux documents associés d'enregistrement DAE x) Évaluation externe de la qualité (se référer à la procédure générale EEQ, le cas échéant) X. Interprétation des résultats (variations pathologiques) Commentaires types XI. Cahier de bord : voir DAE x (documents associés d'enregistrement) Enregistrements des valeurs de CIQ, EEQ, non-conformités, actions correctives... XII. Performance de la méthode Répétabilité Fidélité intermédiaire (reproductibilité) Limite de détection, s'il y a lieu Limites de linéarité, s'il y a lieu Justesse, si possible Incertitude de mesure (se référer aux documents associés d'enregistrement DAE x) Comparaison de méthodes le cas échéant Interférences connues : endogènes (hémolyse, trouble, bilirubine...) xénobiotiques (aliments, médicaments, toxiques) XIII. Remarques, précautions, sources potentielles d'erreur XIV. Hygiène-sécurité-élimination des déchets Voir recommandations générales du laboratoire. Voir en annexe Fiches de données de sécurité pour les produits présentant un risque. XV. Archivage. Conservation des échantillons Enregistrements : durée, lieu de conservation et conditions d'accès Échantillons : Durée et conditions de conservation. Conditions de constitution d'une biothèque. XVI. Références bibliographiques (annexe III) Liste 191
SG2 PHASE ANALYTIQUE SG2-01 XVII. Logistique Heures de réception, téléphones, adresses, courriels... En cas de panne, méthodes alternatives. Nomenclature. Tarification XVIII. Annexes et documents associés Annexe I : Feuille de demande pré-analytique n o x et formulaire de non-conformité xxxxxx, formulaire de consentement, etc. Annexe II : manuel d'utilisation du(des) fournisseur(s) Annexe III : Articles (bibliographie) Annexe IV : Fiches de données de sécurité pour les produits présentant un risque Document associé d'enregistrement x (DAE x) : par ex., feuilles d'enregistrement des résultats des échantillons de contrôle (cahier de bord) Conflits d'intérêts : aucun 192