RAPPORT RBM/WG/2012/REP5 Avril 2013 Document final Diffusion générale Version anglaise, française

RAPPORT RBM/WG/2012/REP5 Avril 2013 Document final Diffusion générale Version anglaise, française Troisième atelier conjoint RBM Fonds Mondial sur la gestion des achats et des stocks (GAS) «Résoudre les goulots d étranglement liés au GAS» Tunis (Tunisie) 18 au 20 septembre 2012 0

Sommaire Sommaire... 1 1. ACRONYMES... 2 2. CONTEXTE... 3 3. OBJECTIFS et RÉSULTATS ATTENDUS... 3 a. Objectifs... 3 b. Résultats attendus... 3 4. PARTICIPANTS... 4 5. MÉTHODOLOGIE DE TRAVAIL... 4 a. Avant l atelier... 4 b. Durant l atelier... 4 6. RÉSUMÉ DES PRÉSENTATIONS ET DES DISCUSSIONS... 5 a. MILDA... 5 b. CTA et TDR... 6 c. Insecticide pour Pulvérisation Intra-Domiciliaire... 6 d. Défis du système GAS... 6 e. Solutions générales proposées... 7 7. LES RESULTATS DE L ATELIER... 8 8. ÉTAPES SUIVANTES... 8 a. Pour les pays... 8 b. Pour le groupe de travail RBM sur la gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement (PSMWG)... 8 c. Pour le PSMWG, le secrétariat du Fonds mondial, l AMDS et les autres parties prenantes... 8 d. Pour le Fonds mondial... 9 9. ANNEXE I Programme... 10 10. ANNEXE II Liste des participants et des facilitateurs... 14 11. ANNEXE III Groupes de pays et facilitateurs... 19 12. ANNEXE IV Consolidation des plans d action GAS finalisés de 27 pays participants... 20 13. ANNEXE V Assistance technique requise... 42 1

1. ACRONYMES AEDES AQ BP CCC CHAI CMM CP CQ CTA FM FPM GAS GMP GTT IEC IST JSI MILDA MSH OMS PID PNLP POS PSI PSMGW Agence Européenne pour le Développement et la Santé Assurance qualité Bénéficiaire principal Communication et Changement de Comportement Initiative Clinton pour l accès à la santé (Clinton Health Acces Initiative) Consommation Moyenne Mensuelle Condition suspensive Contrôle qualité Combinaison thérapeutique à base d artémisinine Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme Gestionnaire de portefeuille du Fonds (Fund Portfolio Manager) Gestion des achats et des stocks Programme mondial pour la lutte contre le paludisme Groupe de Travail Technique Information, Education et Communication Équipe d appui interpays (OMS) John Snow, Inc. Moustiquaire imprégnée d insecticide à longue durée d action Management Sciences for Health Organisation mondiale de la Santé Pulvérisation intradomiciliaire d insecticides à effet rémanent Programme national de lutte contre le paludisme Procédure opérationnelle standard Population Services International Groupe de travail RBM sur la gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement RBM Partenariat Roll Back Malaria («Faire reculer le paludisme») RDC République démocratique du Congo S&E Suivi et évaluation SB Sous-bénéficiaire SIGL Système d information pour la gestion logistique SRN Réseau RBM sous-régional SSF Flux unique de financement, FM TDR Test de diagnostic rapide TF Équipe spéciale inter-agences autour des CTA/TDR TRP Comité technique d examen des propositions du Fonds mondial UNICEF Fonds des Nations Unies pour l Enfance VPP WHOPES Mécanisme volontaire d approvisionnement groupé (Voluntary Pooled Procurement) Système OMS d évaluation des pesticides 2

2. CONTEXTE Après le succès des trois ateliers organisés par le groupe de travail RBM sur la gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement (PSMWG), à savoir : - un premier atelier organisé en 2008 à Kampala sur le thème des plans GAS du Fonds mondial ( selon le modèle d analyse du Comité technique d examen des propositions du Fonds mondial, TRP ) à l initiative du PSMWG seul, - puis deux ateliers organisés conjointement par RBM-PSMWG et le Fonds mondial : o o en 2009 à Genève sur le thème des défis pour les MILDA (présentations et sessions de questionsréponses), et en 2010 à Accra sur le thème des défis GAS (selon le modèle d analyse du TRP) pour 21 pays, le Fonds mondial et le PSMWG ont organisé un troisième atelier conjoint sur le thème de la résolution des goulots d étranglement liés au GAS du 18 au 20 septembre 2012 à Tunis (Tunisie). Au terme de plusieurs années d intensification des interventions de lutte contre le paludisme, les pays ont acquis des connaissances considérables sur les goulots d étranglement liés au GAS et sur leur résolution. Ils ont donc de nombreuses expériences à partager et disposent des moyens de s entraider. 3. OBJECTIFS et RÉSULTATS ATTENDUS a. Objectifs Cet atelier avait pour objectif premier de permettre aux pays de s entraider entre pairs au sujet de leurs goulots d étranglement liés au GAS. À cet effet, les délégations des pays composées de trois gestionnaires GAS expérimentés travaillant au niveau i) du programme national de lutte contre le paludisme, ii) de l unité d approvisionnement du ministère de la Santé/de la centrale d achat des médicaments, et du iii) bénéficiaire principal du Fonds Mondial, ont eu l occasion de : 1. Présenter de quelle façon ils ont résolu récemment leurs goulots d étranglement liés à la quantification et au GAS, puis de préciser pour quels goulots d étranglement, le cas échéant, ils souhaitent des conseils. 2. Participer à des séances de travail avec les délégations des autres pays, deux par deux, de manière à partager des orientations concrètes avec les pays ayant résolu leur(s) goulot(s) d étranglement et avec ceux qui sont confrontés au(x) même(s) goulot(s) d étranglement. 3. Fournir un retour d information au Fonds Mondial, aux partenaires de RBM et à l OMS au sujet de leurs processus et exigences respectives. 4. Recevoir des conseils additionnels de la part du Fonds Mondial, de l OMS et des partenaires de RBM sur les nouveaux processus et exigences concernant le contrôle qualité, la sélection des produits et les systèmes d information. 5. Établir un plan d action GAS pour résoudre les goulots d étranglement et définir l assistance technique requise, le cas échéant, de la part des autres pays ou des partenaires. b. Résultats attendus 1. Les directives récentes de l OMS, du Fonds mondial et de RBM ont été partagés avec les pays. 2. Un plan d action pour résoudre les goulots d étranglement liés au GAS est disponible pour chaque pays. 3

4. PARTICIPANTS - 82 participants venant de 31 pays : Bénin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Côte d Ivoire, Érythrée, Éthiopie, Gabon, Gambie, Ghana, Guinée équatoriale, Kenya, Madagascar, Malawi, Mali, Niger, Ouganda, RDC, République centrafricaine, Sao Tomé-et-Principe, Sénégal, Sierra Leone, Somalie, Soudan, Sud- Soudan, Swaziland, Togo, Zambie, Zanzibar et Zimbabwe. Les délégations des pays étaient constituées de gestionnaires GAS : Un gestionnaire GAS du programme national de lutte contre le paludisme, Un gestionnaire GAS (pour les intrants du paludisme) de l «unité GAS» du Ministère de la Santé (Direction, centrale d achat des médicaments, etc ), Un gestionnaire GAS du bénéficiaire principal. - 24 facilitateurs membres des organisations suivantes : IST/AFRO, OMS, UNICEF, AEDES, i+solutions, Fondation IDA, secrétariat du Fonds mondial, Secrétariat RBM Un certain nombre de facilitateurs d organisations basées aux États-Unis, CHAI, JSI, MSH et PSI, n ont pas pu faire le voyage pour des raisons de sécurité, ainsi qu un facilitateur d une Académie indienne : Empower School of Health (Paul Lalvani, co-président). La liste définitive des participants figure en annexe II. 5. MÉTHODOLOGIE DE TRAVAIL a. Avant l atelier Avant l atelier, les pays ont reçu un formulaire leur permettant de consigner les éléments suivants : 1. Progrès réalisés par rapport aux plans d action établis lors de l atelier GAS de 2010 à Accra (Ghana) pour résoudre leurs goulots d étranglement, 2. Goulots d étranglement identifiés et résolus depuis, 3. Actions entreprises ou prévues pour résoudre les goulots d étranglement actuels, c est-à-dire leur plan d action en cours pour résoudre leurs goulots d étranglement. En se basant sur les 28 plans d action GAS reçus avant la réunion, le programme de l atelier a été revu afin de mieux répondre aux besoins exprimés par les pays (cf. Annexe I). b. Durant l atelier Les facilitateurs se sont retrouvés avant la réunion pour discuter et finaliser les méthodologies et les processus à utiliser lors de l atelier. Il a été convenu de donner plus de temps aux délégations des pays durant les sessions plénières et en petits groupes, afin de leur offrir l opportunité de partager leurs expériences et de discuter de leur plan d action GAS provisoire, ainsi que de leur contexte national, des défis à relever et des solutions trouvées. Les séances en groupes ont été organisées en combinant les pays deux par deux, plus rarement par trois, en tenant compte de leur similitudes opérationnelles, géographiques et linguistiques, puis en leur affectant un ou deux facilitateurs. 4

Le programme définitif de l atelier est le reflet de cet esprit - réduire le temps consacré aux présentations et encourager le partage d expériences entre les pays. La liste des groupes de pays et des facilitateurs alloués à chaque groupe figure en annexe III. 6. RÉSUMÉ DES PRÉSENTATIONS ET DES DISCUSSIONS Les présentations et discussions en plénières ont mis en évidence des défis spécifiques aux intrants du paludisme, mais aussi des défis relatifs au système GAS, à la gestion des cas de paludisme, ainsi qu aux politiques et systèmes de lutte anti-vectorielle. a. MILDA 1. Le Fonds mondial explore actuellement les moyens pour une sélection plus rationnelle des MILDA et évalue l impact de certaines spécifications des MILDA pour l optimisation des ressources. Ceci pourrait se traduire par de futures recommandations pour la sélection des MILDA. Dans certains cas, l impact des spécifications des MILDA est très clair : o Couleur : l impact sur les coûts est négligeable. Le choix entre les couleurs - blanc, bleu et vert - peut donc être conservé. o Hauteur : une MILDA de 180 cm de haut coûte US $0,79 de plus qu une moustiquaire de 170 cm et exige un délai de fabrication plus long. Seules les MILDA d une hauteur inférieure ou égale à 170 cm de haut pourraient être recommandées à l avenir. o Largeur : les MILDA d une largeur inférieure ou égale à 130 cm favorisent une occupation individuelle. Pour encourager l occupation double, seules les MILDA d une largeur supérieure ou égale à 130 cm pourraient être recommandées à l avenir. o Motifs graphiques : la présence de motifs graphiques non standard sur les étiquettes et les emballages augmente le coût de US $0,11 par moustiquaire et rallonge le délai de fabrication de 4 à 6 semaines. La recommandation pourrait alors être de ne pas autoriser de différence par rapport aux motifs graphiques standards. Dans d autres cas, il est nécessaire de disposer de plus de données et d analyses : o Emballage en vrac : pour les distributions de masse, des économies très nettes existent pour les coûts de production de l emballage en vrac par rapport à un emballage unitaire des moustiquaires, mais d autres facteurs sont à prendre en compte : coûts de transport, manipulation des moustiquaires non protégées, etc. o Crochets/chaînes : leur présence entraîne un surcoût de US $0,08 à US $0,11 par moustiquaire, mais l impact de l interdiction d acheter des MILDA avec crochets/chaînes n est pas connu. Le Fonds mondial consulte actuellement ses partenaires au sujet des spécifications et de leurs modifications éventuelles. Cependant, il est nécessaire de s assurer que les limitations à certaines spécifications sont rationnelles et justifiées, et permettent la concurrence. 2. L insuffisance des capacités de stockage et la faiblesse des plans de distribution de masse et continue des MILDA entravent le déblocage des fonds du FM. 3. Les pays sollicitent des conseils et du soutien pour réaliser un suivi comparatif de la durée de vie des différentes marques de MILDA dans des conditions réelles d utilisation, afin de pouvoir choisir les MILDA offrant le meilleur rapport qualité-prix. 4. Une plus grande clarté est nécessaire en ce qui concerne les dates d expiration des MILDA lorsqu elles sont stockées pendant deux à trois ans dans leur emballage non ouvert et, notamment, si ces emballages sont biodégradables. 5. Des directives pour l élimination des déchets doivent être établies pour les MILDA usagées et leurs emballages. 5

b. CTA et TDR 1. Le Non-respect des directives de traitement du paludisme par les prescripteurs, ainsi que des directives d utilisation des TDR par les agents de santé, entraînent des ruptures de stock imprévisibles ou des surstocks. 2. La faiblesse des prévisions/quantifications et des plans de distribution ainsi que des conditions de stockage non conformes entravent le déblocage des fonds du FM. 3. Le manque de financement ne permet pas de mettre en place un système d assurance qualité des CTA et TDR, de réaliser le contrôle de la qualité des produits avant expédition et tout au long de la chaîne d approvisionnement. 4. Le manque d harmonisation entre les TDR (interchangeabilité) empêchent le processus d approvisionnement concurrentiel, et impose de former/recycler les utilisateurs finaux sur l utilisation des TDR et de superviser les performances à chaque changement de TDR. c. Insecticide pour Pulvérisation Intra-Domiciliaire 1. Lacunes dans le suivi de la résistance aux insecticides, ainsi que pour la sélection et la quantification des insecticides. 2. Le contrôle de la qualité des produits insecticides avant expédition n est pas fait systématiquement. 3. Des directives pour l élimination des déchets sont nécessaires pour les conteneurs et les emballages des insecticides. d. Défis du système GAS 1. Pour tous les intrants du paludisme, les principaux goulots d étranglement GAS identifiés par les pays concernent les processus suivants : quantification (25 pays/27), système d information, gestion des stocks ou stockage (24/27), assurance qualité (23/27), achats (22/27), distribution (20/27), sélection (14/27) et réception (11/27). 2. Les performances des pays sont limités par des systèmes d information pour la gestion logistique (SIGL) qui sont faibles, des prévisions et des quantifications inadéquates, un manque de coordination entre les partenaires et avec le ministère de la Santé, et des retards de livraison des fabricants. 3. Le manque d harmonisation et d alignement des stratégies/outils GAS entre les partenaires constitue un lourd fardeau pour le personnel et augmente les risques d erreurs. 4. Le manque de fonds, l allocation inappropriée des fonds ou les décaissements retardés entravent les achats, la logistique, l assurance qualité et le S&E. 5. La sous-utilisation des systèmes nationaux existants pour les achats et la distribution, qui est parfois due à une méconnaissance de ces système 6. Le manque de formation (au niveau périphérique) ou une mauvaise allocation des compétences disponibles. 7. Les systèmes GAS internationaux ne sont pas conformes aux bonnes/meilleures pratiques en matière de GAS, ni aux politiques pharmaceutiques nationales, ce qui génère des risques importants d inefficacité (indisponibilité de produits de qualité garantie pour la population), une mauvaise optimisation des ressources et des systèmes GAS nationaux non viables. 8. Les conditions suspensives (CP) imposées par le FM sont régies selon le principe de précaution et de limitation des risques plutôt que de gestion des risques. Ces CP sont devenues écrasantes et paralysantes. 9. Les BP et SB ont une mauvaise compréhension des conventions et des procédures opérationnelles du FM entraînant des erreurs et des retards de décaissement. 10. Les BP ne sont pas impliqués dans l élaboration de la proposition ce qui aboutit à des incompréhensions et à des erreurs lors de la mise en œuvre de la proposition. 6

11. L utilisation de plusieurs BP et SB complique la mise en oeuvre de la proposition, car les retards d un BP compromettent les performances des autres BP et la planification coordonnée. 12. Le renouvellement fréquent des FPM, chacun avec sa propre méthode de travail, et l impact de la restructuration du FM suscitent des appels à plus de stabilité et à un taux de renouvellement du personnel moins élevé. 13. La pérennité des projets une fois que les bailleurs de fonds ont mené leur projet à terme constitue un problème. 14. De nombreux partenaires/acteurs sont impliqués, il est difficile de trouver des solutions cohérentes. Diverses méthodologies et approches sont donc utilisées et les pays sont confrontés à des difficultés de coordination. 15. Le manque de transparence et de communication du mécanisme VPP concernant les commandes placées/les délais de livraison constituent un véritable problème. Les délais de préavis pour les livraisons sont insuffisants entraînant des frais de surestaries conséquents imputables à des délais de dédouanements supérieurs à 3 à 7 jours. e. Solutions générales proposées 1. Plaider en faveur d une meilleure diffusion des directives et bonnes pratiques de l OMS, des recommandations et meilleures pratiques de RBM (problème de la disponibilité des documents en français et en portugais!) et en faveur d une assistance aux pays, pour traduire tous ces documents en politiques nationales et en outils opérationnels. 2. Mettre en œuvre un SIGL fonctionnel et viable, capable de capturer toutes les données sur les maladies et la consommation des produits. Pour garantir la pérennité du SIGL, des investissements à long terme sont nécessaires. 3. Mettre en place un mécanisme/comité de coordination nationale avec les partenaires et parties prenantes, pour la réalisation d une planification coordonnée et adéquate de la quantification/ du financement/ de l achat et de la distribution des intrants du paludisme, ainsi que pour le partage de l information. 4. Mobiliser des ressources pour acheter les produits, mais aussi pour renforcer le GAS à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement (stockage, logistique, formation GAS, supervision et suivi GAS, contrôle qualité, etc.) et mettre l accent sur les besoins en termes de GAS dans les propositions du FM. 5. Investir en priorité dans le renforcement des systèmes GAS nationaux, plutôt que dans le développement de systèmes parallèles, pour assurer la pérennité du système. 6. Suivre et évaluer les performances des systèmes GAS, et mettre en place les actions correctives qui s imposent. 7. Les conditions suspensives du FM étant spécifiques à chaque pays, il convient d identifier des interventions à court et à long terme pour résoudre les problèmes GAS dans chaque pays 8. Il est nécessaire d harmoniser les indicateurs GAS entre les programmes des 3 maladies prioritaires et entre les partenaires. 9. Des formations sur la mise en oeuvre des conventions et des procédures du FM devraient être organisées à l attention des BP et des SB. 10. Il est important de tenir compte des délais de réalisation des tests de contrôle de la qualité dans le calendrier général du plan d approvisionnement. Dans le domaine de l AQ, les mesures correctives peuvent être financées par le budget GAS. Le FM recommande un budget AQ compris entre 2 et 3 % de la valeur des produits pharmaceutiques. Il est nécessaire de disposer de laboratoires régionaux accrédités pour réduire les délais d obtention des résultats fournis par les laboratoires externes du Nord. 11. Plaider en faveur d une plus grande transparence des partenaires sur les achats (VPP, procédures, planification des commandes, expédition, etc.). 12. Groupe de travail inter-agences sur la gestion des achats et l approvisionnement des CTA (TF) : très peu de participants avaient connaissance de l existence de la TF avant la réunion. Les pays ont demandé à ce qu un calendrier spécifique leur soit envoyé à l avance afin de connaitre la date à laquelle les données devaient être envoyées et ainsi leur permettre de s organiser en conséquence. Ils ont également recommandé de 7

simplifier le formulaire de collecte des données. Les pays ont précisé que plusieurs partenaires sont impliqués dans la collecte de données, qu ils sont donc surchargés de requêtes pour les données de stocks et que c est toujours des demandes en urgence. De leur point de vue, il faut impérativement harmoniser les formulaires de collecte de données entre les partenaires et identifier un point focal chargé de centraliser toutes les données sur les produits afin d éviter de dupliquer les collectes d informations. Les pays ont également demandé des formations et des instructions pour apprendre à remplir les formulaires. L information est utile, mais le retour d information est nécessaire. Les pays ont indiqué qu ils ne recevaient aucun feed-back de la part de la TF et qu ils sont donc contrariés de recevoir encore des requêtes pour des collectes de données. L analyse des données par les partenaires au niveau mondial n est pas pertinente. Les pays devraient réaliser eux-mêmes l analyse des données et si un problème de stocks est identifié, ils pourraient transmettre l information à la TF pour une intervention éventuelle. Plus de clarté est nécessaire sur ce que la TF peut faire vis-à-vis des agents d approvisionnement. En résumé, la TF doit repenser sa stratégie de collecte des données et améliorer sa communication avec les pays. 13. Il convient d encourager les échanges entre les pays afin d apprendre les uns des autres par le biais de visites d étude entre pays. 7. LES RESULTATS DE L ATELIER Sur les 31 pays participants, 27 pays ont transmis un plan d action GAS au terme de l atelier. Les 31 pays participants ont reçu une clé USB comportant toutes les directives et bonnes pratiques de l OMS, ainsi que les meilleures pratiques de RBM et les politiques du FM. La consolidation des plans d action GAS des 27 pays est présentée en annexe IV. 8. ÉTAPES SUIVANTES a. Pour les pays Présenter le plan d action GAS au niveau du pays pour obtenir des commentaires et le faire valider par les collègues, la hiérarchie et les parties prenantes Mettre en oeuvre le plan d action GAS. Poursuivre les échanges entre les pays via des e-mails ou des visites dans les pays. b. Pour le groupe de travail RBM sur la gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement (PSMWG) Effectuer un suivi auprès des délégations des pays sur la poursuite du développement, l adoption et la mise en oeuvre des plans d action GAS par les collègues, la hiérarchie, les parties prenantes et les partenaires dans le pays. Partager les plans d action GAS des pays avec les réseaux sous-régionaux RBM correspondants pour planifier et organiser l assistance technique requise par les pays. Appuyer, sur demande des pays/réseaux sous-régionaux, la mise en œuvre des solutions pour résoudre les questions GAS spécifiques à la lutte contre le paludisme. Présenter à la 9 e réunion du PSMWG qui aura lieu en novembre 2012, les défis et les solutions rapportés par les pays lors de l atelier de Tunis, afin de développer le plan de travail et le budget 2013 du PSMWG. c. Pour le PSMWG, le secrétariat du Fonds mondial, l AMDS et les autres parties prenantes Assister, sur demande des pays, à la mise en œuvre des solutions GAS intersectorielles selon une approche systémique et intégrée. 8

d. Pour le Fonds mondial Explorer les options permettant de consolider davantage les séries et les subventions SSF (flux unique de financement) par maladie, afin qu il n existe plus qu un SSF et un BP par maladie. Garantir une plus grande transparence du mécanisme VPP et partager les informations concernant le renforcement des capacités nationales. Rechercher des moyens pour plus de flexibilité dans l appréciation des goulots d étranglement GAS et dans la gestion des conditions suspensives afin de réduire les délais de décaissement. 9

9. ANNEXE I Programme Jour 0 : lundi 17 septembre 2012 Atelier sur la résolution des goulots d étranglement liés au GAS des intrants du paludisme 18 au 20 septembre 2012 à Tunis (Tunisie), Le Palace Hôtel Heure 15h00-18h00 18h00 Réunion des facilitateurs Enregistrement des participants Activité Jour 1 : mardi 18 septembre 2012 Heure SESSION PLÉNIÈRE Activité Présidence : Sophie Logez, co-présidente GAS 8h30-9h00 Ouverture officielle, mots de bienvenue Fonds Mondial : Sophie Logez Groupe de travail Roll Back Malaria sur la GAS : Sophie Logez, co-présidente Objectifs, résultats attendus, agenda et mesure de l impact de l atelier Secrétariat RBM : Jan Van Erps Qu avons-nous appris de l atelier GAS d Accra en 2010? 9h00-9h15 Résultats de l étude de cas menée en RDC sur les goulots d étranglement liés à la GAS lors de la mise en œuvre des subventions du Fonds Mondial, Franck Biayi, ministère de la Santé, RDC 9h15-9h30 Défis, conditions suspensives dans le cadre de la GAS, Mariatou Tala Jallow, Fonds mondial 9h30-9h45 Principaux problèmes GAS rencontrés par les pays, Magali Babaley, Secrétariat RBM SESSION PLÉNIÈRE Présidence : Vincent Habiyambere, OMS/VIH 9h45-10h45 Comment les pays voient et traitent leurs problèmes liés à la mise en œuvre de la GAS? Qu est-ce que les pays attendent de cet atelier? 10h45-11h15 PAUSE CAFÉ 10

SESSION PLÉNIÈRE Présidence : Vincent Habiyambere, OMS/VIH Thème 1 : sélection, achat, AQ/CQ Objectif de la session : mises à jour des directives 11h15-11h35 11h35-11h45 Mise à jour sur les directives et les bonnes pratiques OMS relatives à la sélection, l achat et à l assurance qualité pour les CTA et les TDR, Silvia Schwarte, OMS/GMP Questions et réponses 11h45-12h05 12h05-12h15 Assurance qualité pour les MILDA, Jolanta Wozniak, Supply Division de l UNICEF Questions et réponses 12h15-12h45 12h45-12h55 Mise à jour sur la politique d assurance qualité du Fonds Mondial pour les produits de santé, Sophie Logez, Fonds mondial Spécifications des MILDA Optimisation des ressources Mariatou Tala Jallow, Fonds mondial Questions et réponses 12h55-13h00 13h00-14h00 14h00-17h30 Informations logistiques pour les séances en groupes, Jan Van Erps et Magali Babaley, Secrétariat RBM DÉJEUNER SÉANCE EN GROUPES sur la sélection, l achat, l AQ et le CQ Ensemble du groupe divisé en 13 tables rondes de 2 à 3 délégations de pays À chaque table ronde, les 2 à 3 pays discutent entre pairs le Plan d action de l autre pour résoudre les défis GAS liés à la sélection, l achat, l AQ/le CQ Café disponible SESSION PLÉNIÈRE Présidence : Sophie Logez, co-présidente GAS - Jan Van Erps, Secrétariat RBM 17h30-18h30 18h30-19h00 19h30 Commentaires des délégations des pays sur le format, le déroulement de l atelier et les séances en groupes Réunion des facilitateurs Cocktail/réception 11

Jour 2 : mercredi 19 septembre 2012 Heure SESSION PLÉNIÈRE Activité Présidence : Vincent Habiyambere, OMS/VIH Thème 2 : SIGL, quantification/prévision et distribution Objectif de la session : mises à jour des directives et expériences des pays/success stories 8h30-8h45 Leçons tirées de la veille, co-présidents GAS 8h45-10h15 Équipe spéciale inter-agences : évaluation des risques des ruptures de stock et de surstocks dans les pays et actions mises en œuvre pour mitiger les risques commentaires des pays, Silvia Schwarte et Caroline Bogren, OMS/GMP 10h15-10h55 10h55-11h25 11h25-12h05 Expérience du Zimbabwe, Arthur Peter SANYANGA, Direction de la Pharmacie PAUSE CAFÉ Expérience du Burkina Faso, Dr Arsène Ouédraogo, Direction Générale de la Pharmacie, du Médicament et des Laboratoires (DGPML) 12h05-12h45 Principes de quantification/prévision et de planification de la distribution de masse des MILDA, Elena Trajkovska, Supply Division de l UNICEF 12h45-13h00 13h00-14h00 14h00-18h30 Informations pour les séances en groupes, Magali Babaley, Secrétariat RBM DÉJEUNER SÉANCES EN GROUPES sur le SIGL, la quantification/prévision et la distribution Ensemble du groupe divisé en 13 tables rondes de 2 à 3 délégations de pays À chaque table ronde, les 2 à 3 pays discutent entre pairs le Plan d action de l autre pour résoudre les défis GAS liés au SIGL, à la quantification/prévision et à la distribution Café disponible 18h30-19h00 Réunion des facilitateurs 12

Jour 3 : jeudi 20 septembre 2012 Heure 8h30-8h45 SESSION PLÉNIÈRE Leçons tirées de la veille, co-présidents GAS Activité Présidence : Mamessilé Assih, Cameg-Togo 8h45-10h55 Discussions plénières : Restitution par les pays des solutions identifiées 10h55-11h00 11h00-11h30 11h30-13h00 Informations pour les séances en groupes, Magali Babaley, Secrétariat RBM PAUSE CAFÉ SÉANCES EN GROUPES pour la finalisation des plans d action provisoires des pays Les délégations des pays finalisent les plans d action provisoires pour la résolution des goulots d étranglement liés à la GAS Délégations des pays + facilitateurs 13h00-14h00 Café disponible SESSION PLÉNIÈRE DÉJEUNER Présidence : Vincent Habiyambere, OMS/VIH 14h00-16h00 Revue de l atelier Discussions plénières : questions en suspens Clôture officielle de l atelier Secrétariat RBM : Jan Van Erps Fonds mondial : Mariatou Tala Jallow Groupe de travail RBM sur la gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement 16h00-16h30 Réunion des facilitateurs Co-présidents du groupe de travail GAS : Secrétariat du Fonds mondial : Secrétariat RBM : Sophie Logez : Sophie.logez@theglobalfund.org Paul Lalvani : paul.lalvani@empower.net.in Sophie Logez : Sophie.logez@theglobalfund.org Mariatou Tala Jallow : mariatou.jallow@theglobalfund.org Jan Van Erps : vanerpsj@who.int Magali Babaley : babaleym@who.int Plusieurs intervenants/facilitateurs d organisations basées aux États-Unis avaient confirmé leur venue, mais ont dû annuler leur voyage à la dernière minute pour des raisons de sécurité : Paul Lalvani de la Empower School of Health de New Dehli (coprésident GAS), Lisa Hare de JSI (co-présidente de l axe de travail sur les défis GAS), Rima Shretta et Gladys Tetteh de MSH, ainsi que Luke Rooney de CHAI. 13

10. ANNEXE II Liste des participants et des facilitateurs N Pays Nom Fonction Structure/organisation Téléphone E-mail PAYS ENDÉMIQUES 1 Bénin Chérifatou Bello ADJIBABI Pharmacien chargé des intrants du PNLP (229) 97 89 12 35 cheribel_01@yahoo.fr paludisme 2 Bénin Eugène Gualbert MONTCHO Pharmacien chef de l'unité de gestion des CAME, centrale d achat (229) 97 60 36 87 meggua2005@yahoo.fr programmes spécifiques 3 Bénin Zimé Rachade NAKOU Pharmacien chargé de la GAS AFRICARE, BP (229) 97 34 73 13 rnakou@africare.org 4 Botswana Maungo GASENNA Pharmacien Centrale d achat des médicaments (267) 72 16 54 71 gasemaungo@yahoo.com 5 Botswana Daniso MBEWE Chargé de l information RBM-SARN/IFRC (267) 371 27 13 daniso.mbewe@ifrc.org 6 Botswana Boitumelo Mpho LESASO Assistante du Coordinateur pour le réseau RBM-SARN/IFRC (267) 371 27 12 boitumelo.lesaso@ifrc.org sous-régional RBM pour l Afrique du Sud 7 Burkina Faso Jean Pascal SANDWIDI Responsable de la planification et du S&E PNLP (226) 50 32 63 32 psandwidi@yahoo.fr 8 Burkina Faso Arsène OUEDRAOGO Directeur Direction des approvisionnements (226) 70 39 30 45 arsene.ouedraogo@gmail.com pharmaceutiques, DGPML 9 Burundi Emmanuel NSENGIYUMVA Directeur technique CAMEBU, centrale d achat (257) 22 23 69 11 emmansengi@yahoo.fr 10 Burundi Ignace BIMENYIMANA Coordonnateur Projets Fonds Mondial de Lutte contre (257) 22 223019 bimenyimana@yahoo.fr le Paludisme 11 Burundi Lydwine BARADAHANA Directeur PNILP (257) 77 738 590 baradahanalidwine@yahoo.fr 12 Cameroun Forssah Dorothy ACHU Chef de la section Prise en Charge des CAS PNLP (237) 97 86 89 70 dollykah@yahoo.com Cameroun Solange KOUAKAP Sous-directeur DPM (237) 94 44 64 82 stkouakap@yahoo.fr 13 (237) 77 43 41 14 Cameroun Tabi Sampson Nkeng Directeur adjoint des exploitations CENAME, centrale d achat (237) 99 91 95 95 nkengtabi@yahoo.com Côte d Ivoire Mea Antoine TANOH Directeur Coordinateur PNLP (225) 22 42 88 19 tanomeaantoine@yahoo.fr 15 tanohmea@hotmail.fr 16 Côte d Ivoire Yépié Armande YAPI Pharmacienne PNLP (225) 22 42 88 19 yyaej@yahoo.fr 17 Côte d Ivoire Yolande Olga ANDJI BLA Point focal Paludisme, Responsable GAS, Chef de service Médicaments essentiels et ARV Pharmacie de la Santé Publique-Côte d Ivoire (PSP), centrale d achat (225) 21217300 yolandeolga@yahoo.fr drblayo@psp.ci 18 Érythrée Asemehey YEBIO Director Finance Administration & Finance, ministère de 29 11 11 41 36 la Santé 19 Érythrée Selam Mihreteab UQUBAY Entomologiste point focal S&E pour le PNLP 29 11 12 55 29 selamino2001@yahoo.com paludisme 20 Érythrée Yemane ZEREMARIAM Pharmecor Eritrea 29 17 20 38 85 yemanezer@gmail.com 21 Éthiopie Tseganeh AMSALU Grant manager team leader Grant management and finance (251) 115 53 51 57 tseganeh2009@yahoo.com directorate, ministère de la Santé 22 Gabon Patience NTONGONE OKE Expert Gas BP avoilesame@yahoo.fr 14

N Pays Nom Fonction Structure/organisation Téléphone E-mail 23 24 Gabon Pasteur Louis Gaspard OBIANG OBAME Président CCM (241) 06 25 56 80 gasobiang@yahoo.fr Gambie Babading SABALLY Pharmacien en chef National Pharmaceutical Services, (220) 644 86 35 saballo45@hotmail.com ministère de la Santé 25 Gambie Balla KANDEH Pharmacien en chef PNLP (220) 996 19 39 kandehbm@yahoo.co.uk 26 Gambie Adam Secka BAH Chargé des achats PNLP asecka@gmail.com 27 Ghana Felicia AMOO-SAKYI Chargé du programme pour la zone Nord PNLP (233) 248 69 02 18 feliciakuofie@yahoo.com 28 Ghana Kwasi BRENYAH Coordinateur GAS PNLP (233) 02 66 14 84 kwasi.brenyah@yahoo.com Ghana Naana FREMPONG Expert GAS pour les intrants du paludisme Procurement and Supply Directorate, (233) 302 668 782 afraks77@yahoo.co.uk 29 auprès du BP ministère de la Santé 30 Guinée équatoriale Juan Oma ESUA NCO Chargé des médicaments Ministère de la Santé (240) 222 27 15 97 maesua@hotmail.com 31 Guinée équatoriale Teodosia EVUNA AYETEBE Gestion des cas PNLP (240) 222 04 91 75 manguevuna@live.com 32 Guinée équatoriale Maria Gloria NSENG NCHAMA Directeur PNLP (240) 222 27 59 44 glorianseng@hotmail.es 33 Kenya David SOTI Head, Division of Malaria Control Ministry of Public Health and Sanitation (254) 020 271 69 35 dosoti2002@yahoo.com Dsoti@domckenya.or.ke 34 Kenya Permenas David MUTTU Procurement Manager, Programs Kenya Medical Supplies Agency (254) 0722 718 112 david.muttu@kemsa.co.ke 35 Kenya Josephine Mwango MOGAKA Supply chain management officer Ministère de la Santé, BP (254) 072 039 07 27 mwangojosephine@yahoo.co.uk 36 37 Madagascar Madagascar Benja Harinivo RANDRIAMANALINA Benjamin RAMAROSANDRATANA Chargé de programme UGP de la Centrale d achat SALAMA (Organisme chargé de l'acquisition des intrants Palu de Madagascar) (261) 20 22 469 24 benja_randriamanalina@yahoo.fr Directeur PNLP (261) 33 29 196 50 rabefan2009@yahoo.fr 38 Malawi John Hafu SANDE Gestionnaire des cas de paludisme PNLP (265) 999 894 244 jhsande@yahoo.co.uk Malawi Maxwell Nyirongo Administrateur principal des achats Specialised Procurement Unit in the (265) 1 789 400 maxwell_chimkokomo@yahoo.com 39 CHIMKOKOMO Department of Administration, ministère de la Santé 40 Malawi Yohane Mmanga MISOMALI Comptable (point focal du Fonds mondial) Ministère de la Santé (265) 1 789 400 misomaliy@yahoo.com 41 Mali Safoura BERTHE Point focal Suivi des intrants PNLP (223) 74 01 63 23 safbc2003@yahoo.fr 42 43 44 45 Mali Zoumana FANE Chef de Division Expédition/Vente/ Pharmacie Populaire du Mali (PPM), (223) 76 11 61 07 zoufane2002@yahoo.fr Département Distribution centrale d achat Niger Sanouna ISSIFI Responsable du S&E série 7, paludisme Catholic Relief Services (CRS) (227) 20 72 21 25 Issifi.sanouna@crs.org Niger Ibrahim TANKARI Contrôleur de gestion au Fonds Commun BP désigné pour la subvention RSS R10 (227) 20 72 69 60 (227) 96 96 31 13 itankari@yahoo.fr Niger Zodi ALKASSOUM Chargé Approvisionnements série 7 PNLP (227) 20 74 28 79 zodialkassoum@yahoo.fr Paludisme et série 5/Amfm 15

N Pays Nom Fonction Structure/organisation Téléphone E-mail 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 RDC Franck BIAYI Responsable GAS Cellule d Appui et de Gestion des financements du Secteur Santé, Ministère de la Santé Publique (243) 818 12 58 38 biayifranck@yahoo.fr RDC Nadine HEMEDI TASUMINI Assistant GAS paludisme Cellule d'appui et de gestion, Ministère (243) 999 92 04 04 nhemedi@yahoo.fr de la Santé Publique RDC Thomas LUZOLO LUA Pharmacien chargé des médicaments PNLP (243) 998 58 72 04 staffpreso@yahoo.fr KUNGIENDA RDC Franck KABENGA Responsable de la chaîne SANRU (243) 815 05 44 34 kabengaf@outlook.com d approvisionnement République centrafricaine République centrafricaine République centrafricaine Sao Tomé-et-Principe Sao Tomé-et-Principe Jean Méthode MOYEN Joseph GREMBO Marie Laure YETE Alzira Segunda SILVA DO ROSARIO João ALCANTARA VIEGAS D'ABREU Représentant du Programme National de lutte contre le Paludisme Pharmacien Coordonnateur Projet UCM/Fonds Mondial Expert GAS du BP en charge de la quantification de tous les intrants utilisés dans la lutte contre le paludisme Directeur Responsable Sénégal Ibrahima DIALLO Chargé de la Pharmacovigilance et du contrôle de la qualité Sénégal Mamadou Lamine DIOUF Pharmacien/responsable des achats et des approvisionnements PNLP (+236) 21615961 methodemoyen@yahoo.fr Unité de Cession du Médicament (236) 75 50 32 01 jogrembo@yahoo.fr (UCM), centrale d achat CN/CNLS, BP (236) 75 04 23 75 mamikama@yahoo.fr Centre National des Endémies (paludisme, SIDA, tuberculose) (239) 224 16 50 rosarioalzira@gmail.com Département de Formation et de (239) 224 16 50 joaoalcantara2@hotmail.com Gestion des consommables PNLP (221) 338 69 07 99 haril76@yahoo.fr PNLP (221) 338 69 07 99 dioufdunga@yahoo.fr 57 Sénégal Ndella DIAKHATE Administrateur de projet Fonds Mondial IntraHealth International (221) 338 69 74 94 ndelladiakhate@yahoo.fr 58 Sierra leone Samuel Juana SMITH Directeur du programme PNLP (232) 76 61 10 42 samueljuana@yahoo.com 59 Sierra leone Kenewa Nurudeen GAMANGA Chargé des chats Unité du BP, Fonds mondial (232) 33 58 52 99 kgamanga@yahoo.co.uk 60 Sierra leone Mohamed KALLON Responsable des achats Ministry of Health and Sanitation 00 232 76 646 144 sweetkallon2002@yahoo.com 61 Somalie Gideon CHELULE Spécialiste GAS UNICEF (254) 07 37 40 90 11 gchelule@unicef.org 62 Somalie Abdi ABDILLAHI ALI Coordinateur PNLP (252) 24 41 63 22 dr.abdi_a4@hotmail.com 63 Somalie Said MOHAMED ABDIRAHMAN Chargé de la logistique pour le Fonds Health and Human services, ministère (252) 55 57 26 05 mcslosgry@yahoo.com mondial de la Santé Sud-Soudan Ronjo Mayik NEJOWK Responsable phramaceutique Directorate of Pharmaceuticals and (211) 956 15 52 50 ronjo_a@yahoo.com 64 Equipment Soudan Fahad Awad Ali ELNOUR Point focal du Fonds mondial PNLP (249) 122 50 66 13 fahad7810@yahoo.com 65 (249) 118 18 57 77 66 Soudan Osama Musa Bella HUSSIAN Spécialiste Chaîne d approvisionnement UNDP (249) 912 19 90 19 Osama.hussian@undp.org 67 Soudan Sufian MOHAMED ABDIN Spécialiste GAS Central Medical Supplies Public Corp. (249) 924 67 51 85 Sufian_cms@live.com FADUL 16

N Pays Nom Fonction Structure/organisation Téléphone E-mail 68 Swaziland Simon Phindi KUNENE Directeur du programme PNLP (268) 76 03 13 50 manager@malaria.org.sz Swaziland Lynette L. KUNENE Directeur des achats NERCHA, bénéficiaire principal (268) 24 06 50 00 procurement@nercha.org.sz 69 (268) 24 06 51.30 Direct 70 Swaziland Sincedile Hlobsile DLAMINI Administrateur principal des achats Ministère de la Santé (268) 76 03 90 53 Sncedile@gmail.com Togo Mamessile ASSIH Directrice CAMEG-TOGO, centrale d achat (228) 22 22 26 94 mamessile@yahoo.fr 71 mamessile@gmail.com 72 Togo Ayi Hervé D'ALMEIDA Direction des Projets et Programmes de CAMEG-TOGO, centrale d achat (228) 22 22 26 94 dalmeidaherve@yahoo.fr Santé 73 Togo Poukpessi ADJELOH Chargé de la logistique des intrants PNLP (228) 22 21 32 27 adjeloh@yahoo.fr 74 Ouganda Miriam Nancy AMONY Responsable de la gestion des achats et de The Aids Support Organization Limited (256) 752 580 500 amonynancy@yahoo.co.uk la chaîne d approvisionnement Uganda 75 Ouganda Morris OKUMU Spécialiste PSM (256) 712 121 282 morriokum@gmail.com 76 Zambie George Mwila MULENGA Spécialiste des achats Ministère de la Santé - Gouvernement mwilamg@yahoo.co.uk de la Zambie 77 Zambie Moonga Belden HAWELA Parasitologiste en chef National Malaria Control Centre - (260) 99 77 65 90 82 mhawela@yahoo.co.uk Ministère de la Santé 78 Zanzibar Mwinyi I MSELLEM Gestionnaire adjoint du programme Zanzibar Malaria Control Program (255) 77 743 29 mmwinyi@hotmail.com 11 79 Zanzibar Zahran Ali HAMAD Coordinateur des services pharmaceutiques Zanzibar Malaria Control Program (255) 24 223 49 70 zapharmas@yahoo.com 80 Zimbabwe Arthur Peter SANYANGA Pharmacien, lutte contre le paludisme Pharmacy Directorate (263) 04 798 537 60 asanyanga@zol.co.zw 81 Zimbabwe Shadreck SANDE Chargé de la lutte antivectorielle PNLP (263) 773 031 291 ssande@nmcpzim.co.zw 82 Zimbabwe Karen HONG Spécialiste des achats et de la chaîne UNDP Zimbabwe, GFTAM PMU, (263) 773 178 522 karen.hong@undp.org d approvisionnement bénéficiaire principal FACILITATEURS 1 Kenya Besrat HAGOS Spécialiste des achats pour le programme UNICEF-ESARO (254) 207 62 20 85 bhagos@unicef.org 2 Suisse Betty UDOM Conseillère Secrétariat RBM (41) 22 79 12 482 udomb@who.int 3 Suisse Carine WERDER Administratrice technique, experte GAS Fonds mondial (41) 58 791 1336 Carine.Werder@theglobalfund.org 4 Suisse Caroline BOGREN Manager OMS/GMP (41) 22 79 12 704 bogrenc@who.int 5 Sénégal Caroline DAMOUR Spécialiste GAS senior UNICEF-WCARO (221) 33 869 5845 cdamour@unicef.org 6 Suisse Caroline NDIAYE Chargée de la Gouvernance Secrétariat RBM (41) 22 79 11 544 ndiayec@who.int 7 Danemark Elena TRAJKOVSKA Spécialiste des contrats, unité de prévention Division Supply de l UNICEF (45) 35 27 30 29 etrajkovska@unicef.org et de diagnostic du paludisme 8 France Eric-Marie DUPUY Consultant Consultant (33) 671 608 763 eric-marie.dupuy@orange.fr 9 Suisse François JOUBERTON Administrateur technique, expert GAS Fonds mondial (41) 58 791 1145 Francois.Jouberton@theglobalfund.org 10 Suisse Jan Van ERPS Coordinateur Secrétariat RBM (41) 22 79 15 867 vanerpsj@who.int 17

N Pays Nom Fonction Structure/organisation Téléphone E-mail 11 Pays-Bas Jean-Charles MERDY Consultant senior i+solutions (31) 648 48 96 30 jcmerdy@iplussolutions.org 12 Danemark Jolanta WOZNIAK Responsable du centre d assurance qualité Division Supply de l UNICEF jwozniak@unicef.org 13 Belgique Julien DESCHAMPS Consultant AEDES (33) 6 05 62 94 86 deschampsjulien2011@yahoo.fr 14 Gabon Loic AUBRY Expert GAS OMS/IST (241) 07 70 98 15 aubryl@who.int 15 Pays-Bas Luuk-Jan BOOK Directeur général i+solutions (31) 648 48 96 30 ljboon@iplussolutions.org 16 Suisse Magali BABALEY Conseillère Secrétariat RBM (41) 22 79 11 828 babaleym@who.int 17 Suisse Mariatou Tala JALLOW Manager, équipe d appui aux Co-président de l axe de travail sur les (41) 58 791 1616 mariatou.jallow@theglobalfund.org approvisionnements goulots/défis de la GAS, Fonds mondial 18 Pays-Bas Nicolas BABLON Directeur régional Afrique Fondation Ida (31) 204 03 71 44 nbablon@idafoundation.org 19 France Olivier BARTHES Consultant AEDES obarthes1@orange.fr 20 Belgique Pierre LEPLAT Consultant Consultant (32) 475 497 919 pierre.leplat@yahoo.fr 21 Suisse Richard CARR Conseiller Secrétariat RBM (41) 22 79 13 518 carrr@who.int 22 Suisse Silvia SCHWARTE Administratrice technique OMS/GMP (41) 22 79 15 042 schwartes@who.int 23 Suisse Sophie LOGEZ Manager, gestion des achats et de la chaîne d approvisionnement Co-présidente du groupe de travail sur la GAS, Fonds mondial (41) 58 791 1207 Sophie.Logez@theglobalfund.org 24 Suisse Vincent HABIYAMBERE Administrateur technique OMS/VIH (41) 22 79 13 945 habiyamberev@who.int AUTRES Suisse Marilyne VONLANTHEN Assistante Secrétariat RBM, Appui aux (41) 22 79 14 234 vonlanthenm@who.int 1 approvisionnments 2 Pays-Bas Marie LAMY Assistante de direction i+solutions (31) 648 48 96 30 mlamy@iplussolutions.org 108 18

11. ANNEXE III Groupes de pays et facilitateurs Pays Facilitateur 1 Facilitateur 2 1 Bénin/Burkina Faso François Jouberton Julien Deschamps 2 République centrafricaine/sao Tomé-et-Principe Vincent Habiyambere Olivier Barthes 3 RDC/Côte d Ivoire Carine Werder Caroline Ndiaye 4 Érythrée/Ouganda Elena Trajkovska Sophie Logez 5 Gabon/Cameroun/Burundi Betty Udom Magali Babaley 6 Gambie/Ghana Jolanta Wozniak Richard Carr 7 Kenya/Soudan/Éthiopie Silvia Schwarte Tala Jallow 8 Madagascar/Guinée équatoriale Loic Aubry Pierre Leplat 9 Malawi/Sierra Leone Caroline Bogren 10 Mali/Niger Caroline Damour Nicolas Bablon 11 Somalie/Zanzibar/Swaziland Jan Van Erps 12 Togo/Sénégal Eric-Marie Dupuy Jean-Charles Merdy 13 Zambie/Zimbabwe/Botswana Besrat Hagos 14 Sud-Soudan Magali Babaley 19

12. ANNEXE IV Consolidation des plans d action GAS finalisés de 27 pays participants SÉLECTION (14 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme CTA CTA Principaux problèmes rapportés par les pays Non-respect des directives de traitement du paludisme par les prescripteurs Conduisant à des sous ou sur-prescriptions rendant difficile les estimations et les prévisions de consommation des CTA et des TDR et entraînant des risques de ruptures de stock et/ou de surstocks, ainsi que des péremptions de médicaments Manque de données factuelles au niveau national pour garantir une sélection objective des CTA de 1 ère et 2 e ligne : - Efficacité des CTA - Résistance des parasites aux CTA - Comportement des agents de santé dans la gestion des cas de paludisme Solutions identifiées lors de l atelier 1. S assurer que les directives de traitement du paludisme sont correctement diffusées et disponibles dans les établissements de soins Consulter les «Directives pour le traitement du paludisme - 2ème édition» publiées par l OMS sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241547925/fr/index.html. 2. Former et re-former les agents de santé et le personnel GAS sur les directives de traitement du paludisme 3. Organiser une supervision régulière pour contrôler le respect des directives de traitement du paludisme Remarque : il s agit d un problème lié à la politique de gestion des cas, et non un problème GAS 1. Mener des études afin de mesurer l efficacité des CTA. 2. Mener des études afin de mesurer la résistance des parasites aux CTA. 3. Organiser des enquêtes dans les établissements de soins afin de mesurer les indicateurs de gestion des cas. Remarque : il s agit d un problème lié à la politique de gestion des cas, et non un problème GAS 20

MILDA TDR Manque de connaissances au niveau national sur l efficacité et la durée de vie des MILDA, ce qui permettrait de sélectionner les MILDA sur la base de données factuelles Absence de directives/politiques nationales pour la sélection, l acquisition et l utilisation des TDR Conduisant à un risque de sélection inappropriée des TDR 1. Mener des études sur l efficacité des MILDA et leur durée de vie dans les pays en se basant sur le document «Guidelines for monitoring the durability of long-lasting insecticidal nets under operational conditions» publié par WHOPES/GMP (en anglais uniquement) et accessible dans la colonne de droite de la page suivante : http://www.rollbackmalaria.org/fr/psm/procurementllins.php 2. Mobiliser des ressources pour les études. Remarque : il s agit d un problème lié à la politique de lutte antivectorielle, et non un problème GAS. 3. Mettre en place des contrôles de qualité des MILDA (en précisant la méthode d échantillonnage) tout au long de la chaîne d approvisionnement en suivant les méthodologies définies dans les directives «WHOPES guidelines for procuring public health pesticides» (en anglais uniquement) sous : http://www.who.int/whopes/resources/en/ 1. Établir une politique et des directives nationales pour l utilisation des TDR en suivant les «Bonnes pratiques relatives au choix et à l achat des tests de diagnostic rapide du paludisme» récemment publiées par l OMS sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241501125/fr/index.html et la publication «Accès universel aux tests diagnostiques du paludisme» sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241502092/fr/index.html. 2. Assurer une diffusion efficace de la politique et des directives aux acteurs/partenaires concernés 3. Former les agents de santé et le personnel GAS sur les nouvelles directives/la nouvelle politique concernant les TDR 4. Mettre à jour la liste nationale des médicaments essentiels (LNME) pour y inclure les TDR sélectionnés 5. Surveiller et documenter les expériences menées dans les pays au sujet des performances des TDR vis-à-vis du système de classement OMS/FIND Remarque : les solutions précitées concernant la bonne utilisation des TDR relèvent de la politique de gestion des cas, et non du GAS 6. Développer des directives nationales pour l achat des TDR en suivant les «Bonnes pratiques relatives au choix et à l achat des tests de diagnostic rapide du paludisme» récemment publiées par l OMS sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241501125/fr/index.html 7. Garantir l approvisionnement de TDR performants et de qualité garantie 21

Artésunate injectable MILDA, PID Absence de directives/politiques nationales pour l utilisation de l artésunate injectable dans la prise en charge des cas de paludisme grave L artésunate injectable (ASinj) est employée à tort pour traiter les cas de paludisme simple à falciparum - En plus d une mauvaise gestion des cas de paludisme simple, cette pratique a des répercussions sur la disponibilité des stocks ainsi que sur la quantification, les prévisions et les achats des CTA et de l ASinj Les spécifications techniques génériques et détaillées des intrants du paludisme ne sont pas disponibles Conduisant à un risque élevé d achat de produits non conformes (en termes de qualité, d emballage adapté, etc...) 1. Développer/mettre à jour/renforcer les directives et politiques nationales sur l utilisation de l artésunate injectable (ASinj) en tant que traitement de première intention des cas de paludisme graves par le biais d un Groupe de Travail Technique (GTT) avec les partenaires et en suivant les «Directives pour le traitement du paludisme - 2ème édition» publiées par l OMS sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241547925/fr/index.html. 2. Assurer une diffusion efficace de la politique et des directives aux acteurs/partenaires concernés 3. Former les agents de santé et le personnel GAS sur l emploi de l ASinj 4. Former les prescripteurs et les patients à l utilisation rationnelle des médicaments via une Communication pour le Changement de Comportement (dans certaines régions, il existe une perception erronée que les injections seraient plus efficaces que les comprimés) 5. Inclure les formations correspondantes dans les curricula des études médicales 6. Mettre à jour la liste nationale des médicaments essentiels (LNME) pour y inclure l ASinj 7. Organiser une supervision régulière afin de contrôler l application des directives/de la politique sur l utilisation de l ASinj Remarque : les solutions précitées pour une bonne utilisation de l ASinj relèvent de la politique de gestion des cas, et non du GAS. 8. Garantir l approvisionnement en ASinj 1. Mettre en place un groupe de travail technique (GTT) avec les partenaires afin d établir les spécifications techniques génériques et détaillées des intrants du paludisme, y compris les critères de sélection, sous l égide du Ministère de la Santé 2. Développer une directive nationale pour les spécifications techniques génériques des intrants du paludisme en respectant les directives et bonnes pratiques publiées par l OMS 3. Assurer une diffusion efficace de la directive aux acteurs/partenaires concernés. 4. Former les agents de santé et le personnel GAS sur les spécifications techniques génériques des intrants du paludisme 5. Surveiller le respect des spécifications techniques génériques des intrants du paludisme par tous les acteurs/partenaires (donations) dans les pays Remarque : il s agit d un problème combinant la gestion des cas et le GAS et pour les autres produits, il associe la lutte antivectorielle et le GAS. 22

QUANTIFICATION (25 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme CTA CTA CTA Principaux problèmes rapportés par les pays Mauvaise utilisation des diverses présentations de CTA en fonction de l âge et Non-respect des directives de traitement du paludisme par les prescripteurs pour les CTA de 1 ère et de 2 e intention Conduisant à une quantification erronée des CTA par présentation, à des risques de ruptures de stocks et de surstocks, ainsi qu à des expirations de produits Les données de consommation des CTA dans le secteur privé ne sont pas incluses dans la quantification nationale Conduisant à une quantification erronée des CTA à l échelle nationale Arrêt inattendu du financement de certains partenaires Conduisant à des risques de rupture de produits Solutions identifiées lors de l atelier 1. Sensibiliser/inciter les agents de santé à travers des formations et des supervisions à respecter les directives de traitement du paludisme et à utiliser les présentations de CTA appropriées en fonction de l âge 2. Mettre en œuvre le principe de financement basé sur les performances (décaissement des fonds associés au respect des directives de traitement) pour garantir une utilisation correcte des présentations de CTA en fonction de l âge Remarque : il s agit d un problème lié à la politique de gestion des cas, et non un problème GAS 1. Impliquer le secteur privé dans la quantification nationale des CTA 2. Inclure les estimations de consommation des CTA du secteur privé dans la quantification nationale 1. Les partenaires financiers doivent signer un engagement ferme avec le Ministère de la Santé Remarque : il s agit d un problème lié au financement, et non d un problème GAS. 23

CTA, TDR CTA, TDR CTA, TDR MILDA Manque de données de consommation précises et fiables au niveau des établissements de soins Conduisant à des difficultés pour effectuer une estimation/quantification fiable des besoins nationaux Non pérennité du groupe de travail technique national responsable de la consolidation des besoins et impliquant les différents partenaires Retards de décaissement des fonds des partenaires compromettant la quantification des intrants du paludisme et conduisant à des risques de ruptures de stocks, de surstocks et de produits périmés Les cycles d usure des moustiquaires sont trompeurs et faussent le processus de quantification 1. Veiller à ce que le personnel chargé de la gestion des stocks des intrants du paludisme disposent du profil/des compétences et des outils nécessaires pour estimer et quantifier les besoins de façon performante 2. Former/re-former les agents de santé sur la tenue des registres de stocks, la gestion des stocks, le calcul de la consommation moyenne mensuelle (CMM), la quantification des besoins, la gestion des données logistiques, etc 3. Budgétiser et organiser les supervisions pour la tenue des registres de stock, la gestion des stocks, le calcul des CMM, la quantification des besoins, et pour la supervision formative 4. Comparer à intervalles réguliers les quantités de produits prévues à l échelle nationale avec la consommation réelle, puis apporter les ajustements nécessaires en termes de commandes et de distribution des stocks 5. Faire le plaidoyer pour l utilisation de logiciels de gestion de stock au niveau des établissements de soins si applicable, et qui incluent le suivi des cas de paludisme et de fièvre 6. Harmoniser tous les systèmes de gestion de stocks (paludisme, tuberculose et SIDA) 1. Problème risquant de n être que provisoire : nécessité d un consensus entre les partenaires et d un financement continu du mécanisme 1. Les partenaires doivent former les acteurs nationaux sur leurs procédures financières 2. Les pays doivent se conformer aux modalités de financement de(s) partenaire(s) pour accélérer les décaissements Remarque : il s agit d un problème lié au financement, et non d un problème GAS 1. Effectuer un suivi de la durée de vie des MILDA en suivant les directives ad hoc publiées par l OMS et accessibles dans la colonne de droite de la page suivante : http://www.rollbackmalaria.org/fr/psm/procurementllins.php Remarque : il s agit d un problème lié à la politique de lutte antivectorielle, et non d une question GAS 2. S assurer que les résultats du suivi de la durée de vie des MILDA sont pris en compte de manière appropriée au moment de la quantification 24

MILDA MILDA Les rapports sur les données de consommation sont de qualité insuffisantes, souvent incomplets et envoyés tardivement et ce, à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement Conduisant à des difficultés pour consolider en temps utile les données de consommation au niveau central et faire une quantification adéquate des besoins nationaux Les informations sur les donations des partenaires en intrants du paludisme ne sont pas toujours partagées avec le Ministère de la Santé Conduisant à des risques d importation de médicaments inappropriés et non conformes aux directives de traitement standard, à des surstocks potentiels d intrants du paludisme, à des expirations de produits avant utilisation et au final à des coûts liés à leur destruction 1. Responsabiliser le personnel chargé de l élaboration des rapports de données à tous les niveaux de la chaine d approvisionnement et assurer la soumission de rapports complets, précis et dans les délais 2. Embaucher des agents pour la saisie des données, si nécessaire 3. Concevoir/mettre à jour des modèles de commande/réquisition/rapport avec les champs requis pour chaque niveau de la chaine d approvisionnement (par exemple, les données de consommation par âge et produit, CMM, stocks disponibles, etc.) 4. Renforcer le système d information pour la gestion logistique (SIGL), y compris les besoins en équipement 5. Créer une base de données nationale comprenant les données de consommation par tranche d âge et produit, CMM, stocks disponibles, date d expiration, etc. pour chaque niveau (selon le schéma de la chaîne d approvisionnement) 6. Former le personnel sur le rapportage des données logistiques et le calendrier de rapportage, et sur l importance de ces opérations 7. Mettre en place des rapports électroniques sur les données logistiques afin de faciliter et accélérer la soumission des rapports 8. Plaider en faveur du financement basé sur les performances et sur des mesures incitatives. 9. Développer et mettre en œuvre une stratégie d évaluation des performances de supervision (SPARS, Supervision Performance Assessment Strategy) 10. Appliquer et adapter la directive OSDV (vérification des données sur site) du Fonds mondial afin de valider les données au niveau des régions, des districts et des établissements de soins 1. Instaurer/relancer le cadre de concertation entre le Ministère de la Santé et tous les partenaires afin d élaborer une politique sur les dons de médicaments conforme aux directives de l OMS sur les dons de médicaments Consulter le document «Guidelines for medicine donations» (en anglais uniquement) sous : http://apps.who.int/medicinedocs/fr/m/abstract/js19017en/ 25

MILDA MILDA, PID MILDA, PID Absence d un mécanisme/comité de coordination nationale réunissant le Ministère de la Santé et les partenaires pour garantir une quantification nationale coordonnée et cohérente des intrants du paludisme Conduisant à des risques de quantification nationale erronée, des ruptures de stocks, des surstocks, et des produits périmés Les exigences spécifiques des partenaires relatives aux produits, aux populations cibles, aux zones géographiques à couvrir, etc. compliquent le processus de quantification (quantification stratifiée par source de financement/partenaires) Conduisant à un risque de quantification nationale erronée Les méthodes utilisées pour la quantification nationale des intrants du paludisme au niveau central sont inadaptées/incorrectes Conduisant à une quantification nationale erronée des intrants du paludisme 1. Mettre en place un mécanisme/comité de coordination nationale fonctionnel et viable et incluant tous les partenaires, pour quantifier les intrants du paludisme 2. Définir clairement les termes de référence du comité, et notamment le développement d un plan de quantification annuel et l analyse des carences financières pour la mobilisation des ressources 3. Organiser une réunion semestrielle avec les pharmaciens responsables dans les régions dans le but de consolider et valider les données sur la consommation, la CMM, les stocks disponibles, etc.. 4. Ce comité pourrait être un sous-comité du comité de coordination national chargé de la quantification des médicaments essentiels 5. L autorité nationale de réglementation pharmaceutique et la centrale d achat des médicaments doivent être membres de ce comité, tout comme les distributeurs privés 1. Faire le plaidoyer pour un mécanisme national simplifié/uniforme chargé de la réception/gestion des fonds de tous les bailleurs impliqués dans la lutte contre le paludisme, et qui assure une transparence totale et la responsabilité vis-à-vis des bailleurs de fonds sur comment les fonds ont été dépensés, les populations ciblées, les nombres de patients traités, etc.. 1. Former un groupe de travail technique (GTT) incluant les partenaires pour rédiger un manuel de quantification nationale des intrants du paludisme, qui tienne compte des interactions entre les intrants du paludisme et le schéma de la chaîne d approvisionnement Consulter le «Manuel de quantification des intrants du paludisme» sous : http://siapsprogram.org/?post_type=publication&p=2184%2fwppa_open. 2. Développer des méthodes de quantification spécifiques pour les pays en phase de pré-élimination (possibilité d évolution épidémique) 3. Assurer une diffusion efficace de ce manuel aux acteurs/partenaires concernés 4. Former le personnel concerné aux méthodes de quantification 5. Faire le plaidoyer pour une méthode de quantification mixte utilisant à la fois les données épidémiologiques et de consommation 6. Plaider pour la disponibilité de données épidémiologiques précises/fiables 26

ACHATS (22 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme MILDA MILDA Principaux problèmes rapportés par les pays Manque de communication/coordination entre le Ministère de la Santé et les partenaires pour permettre une planification nationale coordonnée et cohérente des achats d intrants du paludisme Conduisant à des risques de ruptures de stocks, de surstocks et de produits périmés Les délais pour les procédures d achat sont longs du fait: - de la complexité des procédures d achat nationales, et qui ne sont pas toujours adaptées aux produits de santé - Du manque de capacités ou du profil inadapté des personnels chargés des achats - Des retards au niveau des partenaires pour l approbation des documents d achat. - D une mauvaise planification des achats Conduisant à des risques de ruptures de stock Solutions identifiées lors de l atelier 1. Mettre en place un mécanisme/comité de coordination nationale incluant tous les partenaires (cf. quantification) pour partager les informations et développer un plan d achat national coordonné et cohérent pour les intrants du paludisme 2. Suivre la mise en oeuvre du plan d achat national, et mettre en place les actions correctives, si nécessaire 1. Revoir et simplifier les lois et réglementations nationales en matière d achat des produits de santé 2. Plaider pour des procédures rapides/exceptionnelles d achat pour les produits de santé 3. Assurer le recrutement de personnel qualifié pour l achat des produits de santé 4. Former le personnel chargé des achats aux nouvelles procédures d achat nationales, le cas échéant 5. Intégrer correctement les délais des procédures d achat dans la planification des achats 6. Le Ministère de la Santé et les partenaires doivent convenir d un délai contractuel pour l approbation des documents d achat Consulter les «Bonnes pratiques d achat pour les médicaments antipaludéens à base d artémisinine» sous : http://www.who.int/malaria/publications/atoz/9789241598927/fr/. 27

MILDA MILDA Les procédures d achat des partenaires sont multiples, complexes et méconnues par les personnels chargés des achats dans les pays Conduisant à des difficultés et des erreurs lors des achats effectués selon les procédures des partenaires, mais aussi des retards et une charge de travail supplémentaire pour le personnel Le manque de fonds ou les retards de décaissements (du ministère de la Santé ou des partenaires) pour l achat des intrants du paludisme conduisent à l impossibilité d acheter les intrants du paludisme dans les délais requis et donc à des ruptures de stock 1. Les partenaires doivent simplifier leurs procédures d achat 2. Former le personnel chargé des achats aux procédures spécifiques des partenaires 3. Alternative : harmoniser/aligner les différentes procédures des partenaires avec les procédures d achat nationales 4. Utiliser l agence/la direction/la centrale d achat nationale pour centraliser et simplifier le processus d achat (achats groupés nationaux) 5. Utiliser les agences d achat internationales uniquement quand c est nécessaire, et en justifiant ce choix 6. Diffuser les directives inter-agences de l OMS sur les dons de médicaments http://apps.who.int/medicinedocs/fr/m/abstract/js19017en/ 7. Faire respecter ces directives par les partenaires 1. Mobiliser les ressources pour combler le déficit de financement 2. Simplifier les procédures financières 3. Former/re-former les personnels concernés aux procédures/exigences financières et aux conventions/contrats signés entre le ministère de la Santé et les partenaires pour garantir le décaissement des fonds en temps utile 4. Sensibiliser le ministère de la Santé et les partenaires sur l importance de la mise à disposition en temps voulu des fonds nécessaires pour l achat des intrants du paludisme 5. Plaider en faveur de l autonomie financière des centrales achats pour faciliter les décaissements 6. Pour l achat de produits qui seront distribués gratuitement, s assurer que le ministère de la Santé et les partenaires payent des honoraires à la centrale d achats afin pour ne pas mettre en danger sa viabilité financière Remarque : il s agit d un problème lié au financement, et non une question de capacité GAS. 28

MILDA CTA, TDR Mécanisme Volontaire d Achat Groupé (VPP, Voluntary Pooled Procurement) : - Manque de transparence du mécanisme VPP sur ses procédures d achat, l établissement des contrats avec les fournisseurs, les expéditions des produits et les prix définitifs des produits - rendant le suivi des achats difficiles pour les pays et empêchant le transfert de compétences aux pays - Manque de visibilité et rigidité du mécanisme VPP - Délais de livraison des intrants du paludisme parfois trop longs (36 semaines et même plus pour les MILDA) - L utilisation continue du mécanisme VPP affaiblit davantage la capacité des pays à acheter les intrants du paludisme - Les dépassements pour les périodes sans frais de surestaries ne sont pas négociés avec les transitaires, ce qui entraîne des frais supplémentaires Il n existe pas de stocks de dépannage régionaux de CTA/TDR pour faire face aux ruptures de stock dans les pays Conduisant à des ruptures de stock prolongées de CTA/TDR au niveau des pays 1. Plaider pour une communication satisfaisante et coordonnée du VPP avec les parties prenantes dans les pays sur les questions majeurs liées aux réquisitions, aux commandes, aux tests des lots avant-expédition, à l expédition proprement dite et aux prix définitifs des intrants du paludisme 2. Le VPP devrait fonctionner comme un véritable fournisseur pour les pays, sous l arbitrage du Fonds mondial 3. Le VPP devrait travailler en partenariat avec les pays pour renforcer les capacités d achat nationales, afin de préparer la transition vers l après-vpp Soutenir la structure nationale chargée des achats/la centrale d achat des médicaments pour la mise en oeuvre du manuel «A Model Quality Assurance System for Procurement Agencies» publié par l OMS sous http://apps.who.int/medicinedocs/fr/m/abstract/js14866e/ pour lui permettre d effectuer ultérieurement les achats financés par le Fonds mondial 4. Développer un plan d action visant à renforcer les capacités de la structure nationale chargée des achats/la centrale d achat des médicaments 5. Le VPP devrait négocier avec ses transitaires des périodes gratuites exemptes de frais de surestaries 6. Les frais de surestaries pourraient être évités - grâce à une communication convenable et en temps opportun avec tous les partenaires concernés et grâce à une planification et une préparation appropriées des livraisons - approche simple et à bas prix 1. Faire le plaidoyer pour la constitution d un stock de dépannage régional de CTA et de TDR MILDA Problèmes de disponibilité des MILDA chez les fournisseurs (capacités de fabrication, délais de livraison) Conduisant à des ruptures de stock 1. Attribuer les quantités et signer des contrats avec plusieurs fournisseurs pour garantir la disponibilité des MILDA 29

MILDA, PID MILDA, PID Des délais d achat longs avec les agences d achat internationales car elles ne connaissent pas les mécanismes d achat dans les pays Les présentations ou les fournisseurs recommandés par l OMS pour certains produits (TDR, CTA pédiatriques, insecticides, etc.) sont limités conduisant à un choix restreint de fournisseurs, ce qui rend les produits chers, l appel à la concurrence difficile et les délais de livraison importants 1. Utiliser de préférence les centrales d achat nationales, améliorer la communication et la coopération, permettre aux pays de s approprier les procédures 1. Plaider en faveur d une augmentation du nombre d intrants du paludisme préqualifiés par l OMS, recommandés par WHOPES 2. Mesurer les délais moyens de livraison pour les produits qui ont peu de fournisseurs et les intégrer à la planification des achats 3. Renforcer les capacités pour soutenir une production locale de haute qualité ASSURANCE QUALITÉ (23 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme CTA Principaux problèmes rapportés par les pays Le signalement insuffisant des effets indésirables des CTA limite la détection des CTA de mauvaise qualité Conduisant à un risque élevé de circulation de CTA de mauvaise qualité et non détectés Solutions identifiées lors de l atelier 1. Renforcer les systèmes nationaux de pharmacovigilance et de surveillance des CTA après leur mise sur marché, et identifier des agents de santé volontaires chargés de signaler les effets indésirables. Des mesures incitatives, telles que des bourses d études peuvent être proposées aux agents de santé 2. Développer les approches IEC pour la pharmacovigilance et la surveillance des CTA après leur mise sur le marché pour la communauté 3. Assurer une diffusion efficace des supports IEC 4. Lancer des activités de CCC grâce à des moyens de communication de masse Remarque : la pharmacovigilance est un problème combinant la gestion des cas et le GAS 30

CTA, TDR MILDA, PID Manque de capacités au niveau national pour l enregistrement des intrants du paludisme (évaluation des dossiers produits + inspection des sites de fabrication) Conduisant à un risque élevé d enregistrement d intrants du paludisme de qualité non garantie Absence d une directive nationale pour l assurance qualité (AQ) et le contrôle qualité (CQ) des intrants du paludisme Conduisant à un risque élevé de circulation d intrants du paludisme de qualité non garantie dans les pays 1. Mettre en place un organisme de réglementation pour les diagnostics s il n existe pas. 2. Former/re-former le personnel des affaires réglementaires sur l évaluation des dossiers de médicaments/diagnostics, ainsi que sur l inspection des sites de fabrication dans le respect des bonnes pratiques de fabrication de l OMS 3. Utiliser la préqualification de l OMS ou l enregistrement par les autorités de réglementation rigoureuse, ainsi que les recommandations de WHOPES pour guider l enregistrement des produits dans les pays. Pour les médicaments, il existe une procédure collaborative pour l enregistrement accéléré des produits préqualifiés dans les pays: http://www.who.int/prequal/info_press/documents/collaborativeregistration_16novem ber2012.pdf (en anglais uniquement). Elle est encore en phase pilote à l heure actuelle. Une fois adoptée par le Comité d experts, elle sera rapidement publiée et accessible à tous les pays 1. Développer des directives nationales sur l AQ et le CQ des intrants du paludisme, comprenant une stratégie de surveillance des produits après leur mise sur le marché et une procédure de gestion des produits non conformes 2. Assurer une diffusion efficace de ces directives aux acteurs/partenaires concernés. 3. Former les personnels GAS, des laboratoires et tous les personnels concernés aux directives AQ/CQ 4. Pour faire en sorte que le CQ soit aussi rentable que possible, il importe surtout de conduire une évaluation préliminaire des risques afin d identifier les produits à tester et la fréquence de ces tests. En général, une telle évaluation des risques doit pour chaque produit tenir compte de la probabilité d apparition de défauts de qualité (en considérant notamment les garanties réglementaires existantes, la fiabilité du fabricant, la complexité du procédé de fabrication, sa stabilité), ainsi que l importance de l exposition (population ciblée), le mode d administration (forme et dosage), la gravité d un éventuel dommage pour la santé (propriétés thérapeutiques) en cas de défaut de qualité. Selon les ressources disponibles, la portée des produits à tester doit être définie en commençant par le risque le plus élevé. Ces données (entre autres) doivent être décrites dans les directives AQ nationales mentionnées précédemment 31

MILDA, PID MILDA, PID Absence d un laboratoire national de contrôle de la qualité (CQ) ou Manque de capacités au sein du laboratoire national de contrôle de la qualité pour garantir un CQ performant des intrants du paludisme (équipement, ressources humaines et financières, compétences) ou Laboratoire national de contrôle de la qualité non préqualifié par l OMS ou non certifié ISO 17025 Conduisant à l incapacité de réaliser un contrôle qualité performant des intrants du paludisme au niveau national et donc l obligation de faire appel à des laboratoires étrangers Manque de financement pour réaliser les activités de contrôle de qualité suivantes : - CQ des intrants du paludisme dans des laboratoires étrangers - CQ des intrants du paludisme avant et après leur expédition - CQ des intrants du paludisme tout au long de la chaîne d approvisionnement - CQ des intrants du paludisme après leur mise sur le marché - Tests par lot des réactifs pour microscopie, y compris des TDR Conduisant à un risque élevé de circulation d intrants du paludisme de qualité non garantie 1. Sélectionner (au travers d un appel d offres concurrentiel) et signer un contrat avec les laboratoires de contrôle qualité préqualifiés par l OMS et recommandés par WHOPES pour effectuer le CQ des intrants du paludisme 2. Utiliser des méthodes simples de contrôle de qualité (par des méthodes de chromatographie sur couche mince ou spectroscopiques, par exemple) pour détecter les médicaments contrefaits et les produits de qualité nettement inférieure aux normes dans la chaîne d approvisionnement. Former le personnel concerné sur l emploi de ces méthodes. Garder à l esprit que ces méthodes de contrôle ne remplacent pas le contrôle de qualité des produits en laboratoire, mais qu elles peuvent diminuer le volume et la fréquence des tests en laboratoire 3. Établir un plan d action pour renforcer les capacités du laboratoire national de contrôle de la qualité et pour obtenir sa certification ISO 4. Soutenir le processus d obtention de la préqualification par l OMS 5. Communiquer au laboratoire national de contrôle de qualité ainsi qu aux parties prenantes et partenaires impliqués, les certificats d analyses publiés par le laboratoire préqualifié par l OMS à des fins de suivi et de renforcement des capacités 6. Organiser la coopération entre les pays, y compris des visites, afin de partager les expériences des laboratoires de CQ préqualifiés par l OMS et des directives d AQ nationales 1. Calculer les financements nécessaires pour réaliser le CQ des intrants du paludisme conformément aux directives AQ/CQ 2. Mobiliser les ressources nécessaires pour le CQ des intrants du paludisme 32

RÉCEPTION ET LIVRAISON (11 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme MILDA, PID MILDA, PID Principaux problèmes rapportés par les pays Manque de communication/coordination entre le PNLP/les partenaires et la centrale d achat au sujet des plannings de livraison des intrants du paludisme Conduisant à des difficultés pour la centrale d achat à organiser correctement le dédouanement et la réception des produits ainsi que leur stockage (risque de capacités de stockage insuffisantes) Lourdeur des procédures douanières et Non disponibilité des documents requis dans les délais impartis et Droits/taxes de dédouanement élevés Conduisant à des retards de dédouanement, des retards pour la sortie des produits du port/aéroport, des surestaries (perte financière), des risques de vol et de pertes de produits du fait d une longue exposition à des températures élevées Solutions identifiées lors de l atelier 1. Transmettre systématiquement à la centrale d achat le planning des livraisons des intrants du paludisme et tous les documents logistiques requis 2. Mettre en place un mécanisme/système permettant un suivi efficace des commandes et des livraisons par le PNLP/la centrale d achat /le BP 3. Améliorer la communication et la collaboration entre le fabricant et l agence d approvisionnement, pour assurer une réception et une distribution continu des intrants du paludisme, en particulier pour les MILDA 1. Former le personnel concerné aux procédures douanières et sur les documents exigés pour le dédouanement des produits de santé 2. Développer une procédure opérationnelle standard qui permette de garantir une bonne collaboration/communication entre le fabricant et l agence d approvisionnement pour assurer la disponibilité en temps voulu des documents requis pour le dédouanement au niveau du pays 3. Organiser une réunion entre le Ministère de la Santé et des Finances pour négocier une diminution des taxes douanières et économiser de l argent pour d autres activités 33

MILDA, PID MILDA, PID MILDA, PID MILDA, PID Absence ou non-respect des procédures opérationnelles standards (POS) pour la réception et la livraison des produits Conduisant à un risque élevé d erreurs lors de la réception et de la livraison des produits, ainsi que des risques de vol Absence de systèmes électroniques/informatiques pour gérer les réceptions et les livraisons des produits Conduisant à un de travail manuel important pour le personnel, et à des risques d erreurs et de vols Absence d équipement moderne de manutention des produits au niveau de la centrale d achat Conduisant à un travail manuel important pour le personnel, à des risques d accidents et de détérioration des intrants du paludisme Non-respect des plannings contractuels de livraison par les fournisseurs Conduisant à un risque élevé de ruptures de stock 1. Développer une POS pour la réception des produits, en précisant la composition du comité national chargé de la réception des intrants du paludisme, ainsi que le format et les signataires des procès-verbaux de réception 2. Développer une POS pour les livraisons des produits 3. Diffuser les POS auprès des acteurs/partenaires concernés 4. Former le personnel concerné aux POS 1. Mettre en place un système électronique de codes à barres et de scanners pour les réceptions et les livraisons des produits au niveau central et, si possible, à tous les niveaux inférieurs 1. Faire l acquisition d équipement de manutention moderne pour la centrale d achat 1. Mettre en place un système pour évaluer les performances des fournisseurs avec une méthode de notation 2. Utiliser les résultats de l évaluation des performances des fournisseurs lors de la présélection et de l attribution des marchés 3. Vérifier que les recours contractuels sont clairement définis dans tous les contrats passés avec les fournisseurs et que ces recours sont exercés en cas de non-respect des conditions contractuelles 34

STOCKAGE (24 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme MILDA, PID MILDA, PID MILDA, PID Principaux problèmes rapportés par les pays Capacités de stockage insuffisantes à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement (central, régional et périphérique), et plus particulièrement pour les MILDA Conduisant à un risque élevé de mauvaise gestion des intrants du paludisme, de dégradation des produits et de vols Conditions de stockage inadéquates à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement, mais surtout au niveau périphérique Ce qui ne permet pas de garantir que la qualité des produits est préservée tout au long de la chaîne d approvisionnement Les intrants du paludisme ne sont pas assurés, surtout les MILDA et les insecticides pour PID Conduisant à un risque élevé de perte des intrants du paludisme (et de fonds) en cas d incendie ou d autre incident Solutions identifiées lors de l atelier 1. Calculer les besoins en capacité de stockage pour chaque niveau en tenant compte du meilleur ratio entre coûts de stockage, valeur des stocks et coûts de transport 2. Mobiliser des ressources pour accroître les capacités de stockage 3. Accroître les capacités de stockage en construisant ou en réhabilitant des espaces de stockage/entrepôts 4. Alternative : louer des entrepôts 5. Alternative : utiliser des conteneurs au niveau périphérique 6. Alternative : augmenter les rythmes de livraisons pour qu ils correspondent aux capacités de stockage des structures à chaque niveau 7. Équiper correctement les structures de stockage à tous les niveaux en les dotant des équipements nécessaires, avant leur ouverture au public (sensibiliser les parlementaires) 1. Rédiger ou réviser les bonnes pratiques de stockage des produits de santé au niveau national 2. Diffuser ce document dans toutes les structures chargées de stocker des produits de santé 3. Former le personnel concerné aux bonnes pratiques de stockage 4. Réhabiliter les entrepôts et les espaces de stockage afin qu ils soient conformes aux bonnes pratiques de stockage (équipement, disposition, propreté, température, sécurité, etc.) 5. Mobiliser des ressources pour améliorer les conditions de stockage 6. Le ministère de la Santé doit assurer que tous les entrepôts soient conformes aux bonnes pratiques de stockage en organisant des inspections pharmaceutiques régulières 7. Vérifier que les entrepôts/dépôts appartenant aux partenaires soient également conformes aux bonnes pratiques de stockage et prendre les mesures correctives si nécessaires 1. Prévoir un budget pour l assurance des entrepôts et des intrants du paludisme 2. Signer un contrat avec une compagnie d assurance pour assurer les entrepôts et les intrants du paludisme 3. Si nécessaire, mobiliser des ressources 35

MILDA, PID MILDA, PID Les déchets des produits expirés/endommagés encombrent les zones de stockage La multiplicité des chaînes d approvisionnement parallèles pour les intrants du paludisme est inefficiente et coûteuse en terme de coûts de stockage 1. Établir une politique pour l élimination des déchets des produits de santé en conformité avec les directives de l OMS 2. Diffuser la politique 3. Former le personnel concerné à cette politique 4. Organiser l élimination des déchets/produits expirés/produits endommagés pour libérer les espaces de stockage et ce, en collaboration avec l inspection pharmaceutique 5. Demander aux bailleurs de fonds/partenaires de financer ou de prendre en charge la destruction des déchets issus de leurs donations 1. Transférer les systèmes de stockage parallèles vers les entrepôts nationaux GESTION DES STOCKS ET SYSTÈME D INFORMATION (24 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme MILDA Principaux problèmes rapportés par les pays Absence d un manuel de procédures ou de procédures opérationnelles standards (POS), surtout au niveau périphérique pour : - La Gestion des stocks des intrants du paludisme - Le rapportage des données logistiques - Les Indicateurs GAS pour le suivi et l évaluation Conduisant à des risques de mauvaise gestion des achats et des stocks. Solutions identifiées lors de l atelier 1. Rédiger un manuel de procédures et des POS pour la gestion des stocks des intrants du paludisme, le rapportage des données logistiques, et pour les indicateurs GAS de suivi et d évaluation. 2. Assurer une diffusion efficace du manuel de procédures/des POS aux acteurs/partenaires concernés 3. Former le personnel concerné aux procédures 4. Assurer la disponibilité des outils de gestion de stocks et de rapportage à tous les niveaux de la chaine d approvisionnement (fiches de gestion de stocks, registres, ordinateur, etc.) 36

MILDA CTA, TDR La multiplicité des partenaires et le manque d harmonisation entre le ministère de la Santé et les partenaires sur : - Les méthodes et outils de gestion de stocks - Les méthodes et outils de rapportage - Les indicateurs GAS de suivi et d évaluation - les circuits GAS utilisés Conduit à une charge de travail supplémentaire pour le personnel, à des risques d erreurs et de mauvaise gestion de stocks, ainsi qu à des rapports et des indicateurs GAS de mauvaise qualité Manque de capacités/d expertise au niveau périphérique et communautaire (parfois à des niveaux supérieurs) pour calculer : - La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) ou de distribution - Les Seuils de réapprovisionnement (mini) - Les quantités maxi Conduisant à une quantification erronée des produits à commander 1. Harmoniser les méthodes et les outils avec les partenaires afin de simplifier le travail et de faciliter la collecte des données - redéfinir et unifier le système existant 2. Harmoniser le manuel de procédures et les POS avec les partenaires 3. Assurer une diffusion efficace des procédures harmonisées à tous les acteurs/partenaires concernés 4. Former le personnel concerné à ces procédures (formation en cascade) 5. Surveiller l application des procédures harmonisées au cours des visites de supervision, renforcer le système de supervision. 6. Renforcer le système de validation des données et de feed-back aux établissements de soins 1. Renforcer les capacités/l expertise du personnel sur la gestion des stocks grâce à des formations ou à une supervision formative a. Pharmaciens b. Techniciens en pharmacie c. Infirmières 2. Organiser une supervision formative pour les agents communautaires 3. Intégrer des cours sur la gestion des stocks dans les formations existantes (écoles d infirmières, faculté de pharmacie, etc.) 4. Développer un programme d enseignement sur la gestion des stocks 37

MILDA Affectation inappropriée ou manque de personnels qualifiés et/ou Manque de personnels motivés pour la gestion des stocks et/ou Manque de personnels spécialement affectés aux tâches de GAS (personnels avec des responsabilités multiples) et/ou Renouvellement fréquent du personnel Conduit à un risque élevé d avoir: - Des registres de stocks mal-remplis - Des données imprécises et peu fiables - Des insuffisances dans le suivi des stocks - Des vols - Des retards dans les commandes - Des retards dans le rapportage des données logistiques - des rapports sur les données logistiques de mauvaise qualité et incomplets 1. Recruter du personnel spécifiquement affecté aux activités GAS 2. Affecter la bonne personne au bon endroit 3. Adopter le financement basé sur les performances afin de garantir la qualité du travail réalisé 4. Enquêter sur les raisons expliquant le renouvellement fréquent du personnel et améliorer les conditions pour garder le personnel (avec des formations, du mentorat, des salaires intéressants, etc.) MILDA La supervision insuffisante/inadaptée de la gestion des stocks et la collecte insuffisante/inadaptée des données logistiques à tous les niveaux conduisent à la non-disponibilité de données logistiques précises/fiables au niveau central pour procéder à une quantification nationale performante 1. Revoir/mettre à jour les outils et la méthodologie de supervision (application de la directive OSDV du fonds mondial?) 2. Former les superviseurs (PNLP en collaboration avec l autorité nationale de réglementation pharmaceutique) 3. Mobiliser les ressources pour la supervision 4. Organiser une supervision régulière, si possible sur une base trimestrielle 5. Mettre en place un système de feed-back pour partager avec les établissements de soins les résultats/rapports de supervision 6. Formaliser la collecte des données par un protocole écrit 38

CTA, TDR Paramétrage incorrecte des logiciels de gestion de stocks surtout pour permettre le calcul des indicateurs GAS Multiplicité des logiciels de gestion des stocks, surtout au niveau central et régional, ce qui limite les échanges de données et augmente le besoin de formation sur les logiciels informatiques 1. Améliorer les exigences pour le paramétrage des logiciels informatiques pour permettre le calcul des indicateurs GAS 2. Harmoniser les logiciels utilisés pour la gestion des stocks à tous les niveaux 3. Former le personnel concerné sur l utilisation de ces logiciels CTA, TDR Absence de systèmes informatiques de gestion de stocks au niveau périphérique et, parfois, à des niveaux supérieurs (régional, central) Conduisant à un travail manuel important pour le personnel pour la gestion des stocks et le rapportage des données logistiques, augmentant d autant les risques d erreurs 1. Acquérir des ordinateurs pour les établissements de soins, si applicable. 2. Acheter des logiciels de gestion de stocks 3. Créer un réseau pour faciliter l échange de données entre les établissements de soins et les niveaux supérieurs ; assurer la couverture Internet, même dans les zones les plus reculées du pays 4. Conserver un système manuel de gestion des stocks pour garantir la disponibilité continue des données en cas de panne informatique 5. Étudier la fréquence optimale pour la collecte des données entre les différents niveaux 6. Veiller à installer un système de sauvegarde informatique efficace Difficultés à mettre en place un SIGL fonctionnel et efficace en raison de la complexité du système GAS 1. Simplifier le système GAS (circuit et organisation de la chaîne d approvisionnement) 2. Développer un SIGL intégré pour tous les produits de santé 3. Intégrer le SIGL au SNIS. 39

DISTRIBUTION (20 pays sur 27) Catégorie d intrants du paludisme MILDA MILDA Principaux problèmes rapportés par les pays Le design du système de distribution est inadéquat : - Les structures nationales existantes responsables de la distribution des produits de santé ne sont pas utilisées (secteur public ou privé) - La multiplicité des circuits de distribution parallèles conduit à un système complexe et inefficace, difficile à surveiller, onéreux sur le plan humain et logistique, et non pérenne Financement inadéquat de la distribution, surtout du niveau régional vers les districts, et des districts vers les établissements de soins Solutions identifiées lors de l atelier 1. Identifier le meilleur design pour le système de distribution : a. Rentable b. Pérenne c. Qui optimise l utilisation des ressources disponibles (matérielles, humaines et financières) 2. Intégrer et utiliser autant que possible le système national existant pour la distribution des produits de santé (centrale d achat, dépôts régionaux et de districts, établissements de soins) 3. Renforcer les systèmes de distribution nationaux et prévoir la transition entre les systèmes de distribution parallèles et les systèmes nationaux 4. Pour les pays qui assurent une distribution directe depuis la centrale d achat vers les établissements de soins, promouvoir la décentralisation de la distribution grâce à des magasins dans les régions et les districts, si cette solution se justifie d un point de vue coût-efficacité 5. Définir les indicateurs pour le suivi et l évaluation des performances du système de distribution 6. Dans le cas des MILDA, distribuer directement aux établissements de soins 1. Améliorer la coordination dans la planification de la distribution des intrants du paludisme pour optimiser les coûts de distribution et économiser les fonds pour d autres activités 40

MILDA MILDA MILDA Absence d un plan de distribution national ou Plan de distribution inadéquat du fait du manque de communication/coordination entre le PNLP et la centrale d achat /dépôts régionaux districts lors du développement du plan de distribution Manque de véhicules adéquats à tous les niveaux de la chaine, surtout au niveau périphérique, pour collecter les produits au niveau supérieur Inefficacité du système «push» Conduisant à des sur ou sous-stocks 1. Établir un plan de distribution national : a. basé sur les données de consommation ou les besoins/réquisitions des établissements de soins (consolidé au niveau des districts, des régions, puis au niveau central), b. incluant tous les dons des partenaires, c. basé sur les ressources logistiques disponibles 2. Définir les calendriers de livraison pour tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement qui garantissent la meilleure optimisation des ressources 3. Partager le plan de distribution avec tous les acteurs/partenaires concernés afin d assurer la coordination et le suivi 4. Signer un accord avec le ministère de la Santé/les partenaires et les structures chargées des livraisons des intrants du paludisme tout au long de la chaîne d approvisionnement, qui définit clairement les rôles, les responsabilités, les résultats attendus, les coûts, etc de chacune des parties 5. Assurer le suivi de la consommation et des stocks des intrants du paludisme à tous les niveaux de la chaine pour permettre la mise à jour du plan de distribution en conséquence 1. Plaider en faveur d une distribution active des produits du niveau central vers les établissements de soins 2. Acquérir des véhicules adéquats pour garantir une distribution dans les délais tout au long de la chaîne d approvisionnement 3. Encourager les partenariats public-privé pour la distribution des produits 1. Mettre en œuvre un système «pull» tout au long de la chaîne d approvisionnement 2. Former le personnel sur le système logistique intégré MILDA Manque de communication entre le personnel médical et le personnel chargé du GAS à tous les niveaux de la chaîne d approvisionnement Conduisant à une mauvaise préparation de la distribution et à des retards de livraison 1. Assurer la communication/coordination entre le personnel médical et chargés de la GAS à travers des réunions régulières 41

Assistance technique requise 13. ANNEXE V Assistance technique requise AUCUNE assistance technique requise (pas de besoin ou déjà en place) Pays Sélection Quantification Achats Assurance qualité Bénin Botswana Burkina Faso Cameroun Érythrée Éthiopie Gambie Ghana Guinée équat. Kenya Madagascar Malawi Mali Niger RCA République de Côte d Ivoire RDC Sao Tomé Sénégal Sierra Leone Somalie Soudan Togo Ouganda Zambie Zanzibar Zimbabwe Réception et livraison Stockage Aucun problème majeur signalé Gestion des stocks Distribution 13 2 6 4 13 4 1 5 1 13 16 16 10 12 21 17 19 16 1 9 5 13 2 2 9 3 10 Système d information 42