ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1 Réunion d information
RÉFÉRENCES JURIDIQUES Loi n 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et notamment l article 76 Loi n 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles (article 69) Le décret n 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux Circulaire NOR IOCB1021299C du 6 août 2010 relative à la mise en oeuvre de l expérimentation de l entretien professionnel au sein des collectivités territoriales Circulaire NOR MFPF1221534C du 23 avril 2012 relative aux modalités d application du décret n 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l Etat 2
SOMMAIRE Préambule : fin de la notation I. Les enjeux II. III. IV. Les préalables requis Présentation du cadre réglementaire de l entretien professionnel Etapes de l entretien et procédure de révision V. Les bonnes pratiques de l entretien professionnel VI. Les modalités de mise en œuvre de l entretien professionnel 3
PRÉAMBULE : FIN DE LA NOTATION La notation, encadrée par le décret n 86-473 du 14 mars 1986, est supprimée à compter du 1 er janvier 2015. Le décret n 2014-1526 du 16 décembre 2014 s appliquant aux évaluations postérieures au 1 er janvier 2015, la procédure d entretien professionnel devient par conséquent obligatoire pour les collectivités et établissements publics à partir de l année 2015. De ce fait, les collectivités et établissements publics n ont pas à délibérer pour instaurer ce nouveau dispositif. 4
I. LES ENJEUX L entretien professionnel : «un moment d échange et de dialogue entre l agent et sa hiérarchie». Un acte annuel essentiel de la gestion des Ressources Humaines identification des points forts et points faibles des agents dans un esprit de construction qui permet de mieux accompagner l agent dans son parcours professionnel évaluation des besoins en formation et plan de formation détection de potentiels élément permettant d encourager la recherche de la performance Un RDV incontournable dans la relation managériale des managers (supérieurs hiérarchiques) confortés dans leur rôle du sens donné aux actions 5
Une meilleure prise en compte de la valeur professionnelle des agents dans les décisions : 6
A l issue des entretiens, une phase d exploitation est souhaitable afin de finaliser le processus de l entretien professionnel et permettre à tous de connaître les différentes orientations retenues pour la collectivité ou l établissement. Les acteurs concernés dans la phase d exploitation de l entretien sont fonction de la taille de la collectivité et de son organisation. Exemple de phase d exploitation : Direction, DRH, Secrétaire de Mairie Synthétise les entretiens professionnels Exploite et recense : projet de plan de formation, de mobilité, de recrutement, de déroulement de carrière, d'évolution des conditions de travail,... Autorité territoriale Arbitre : de manière objective et transparente par rapport au contenu des entretiens professionnels(souhaits des agents, avis des évaluateurs) Supérieur hiérarchique direct Décline dans son service les orientations arrêtées et les décisions individuelles prises à l'égard de chaque agent 7
II. LES PRÉALABLES REQUIS Le décret n 2014-1526 impose des éléments préalables à la mise en œuvre de l entretien professionnel Une fiche de poste pour chaque fonctionnaire évalué Une organisation interne : un organigramme Un exemplaire de la fiche d entretien servant de base au compte rendu Des critères d appréciation de la valeur professionnelle fixés après avis du comité technique 8
La fiche de poste Elle est devenue obligatoire pour conduire l entretien professionnel. * Définition : elle décrit les missions, activités principales voire tâches d un poste ou d un emploi qui a vocation à évoluer. Établie en tenant compte de l environnement professionnel (organigramme, direction, service ) Outil de définition des missions afférentes au poste occupé et les objectifs assignés par l employeur * Contenu : - intitulé du poste - positionnement (grade, service, temps de travail, ) - missions et activités du poste - données relatives au poste (conditions d exercice, moyens mis à disposition, autonomie et responsabilité, relations fonctionnelles, risques professionnels) - compétences requises (formations et qualifications, compétences professionnelles et techniques, qualités relationnelles) 9
L organigramme Définition : graphique représentant la structure d une organisation avec ses divers éléments et leurs relations Or le décret prévoit que l entretien soit mené par le supérieur hiérarchique direct, ce qui implique une structure hiérarchique claire connue et comprise de tous. L élaboration de l organigramme, document descriptif du fonctionnement de votre structure, soumis à l avis du comité technique assure cette information. L organigramme facilite : - le travail de rédaction des fiches de poste, - l identification du supérieur hiérarchique direct. 10
III. PRÉSENTATION DU CADRE RÉGLEMENTAIRE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL A. LES ÉVALUÉS Les fonctionnaires titulaires de tous les corps, cadres d emplois ou emplois de la Fonction Publique Territoriale. les agents détachés au sein de la FPT : en cas de détachement de longue durée (plus de 6 mois) c est l administration d accueil qui évalue l agent et qui transmet le compte rendu à l administration d origine. en cas de détachement de courte durée (n excède pas 6 mois) l administration d origine évalue l agent avec appréciation de l administration d accueil. Les agents détachés sur emploi fonctionnel : ils bénéficient d un entretien professionnel mené par l autorité territoriale. 11
Les agents à temps non complet : les fonctionnaires pluricommunaux (agents occupant des emplois dans des grades différents) : un entretien pour chacun des emplois, les fonctionnaires intercommunaux (agents occupant différents emplois relevant du même grade) : un entretien professionnel dans chaque collectivité ou établissement employeur avec établissement d un compte rendu par l employeur principal semble possible sous réserve de la modification l article 14 du décret 91-298. Sont exclus les agents stagiaires et les agents non titulaires ainsi que certains agents en détachement. 12
B. L ÉVALUATEUR OU L AUTORITÉ COMPÉTENTE Le supérieur hiérarchique direct est le seul habilité à conduire l entretien professionnel. La notion de supérieur hiérarchique direct est fonctionnelle et indépendante de l appartenance à un cadre d emplois ou à un grade. Le supérieur hiérarchique direct s entend comme celui qui organise, adresse des instructions et contrôle le travail d un agent, à savoir le N+1. d où la nécessité d avoir un organigramme structuré avec identification du N+1 En conséquence, si l autorité territoriale peut être considérée comme le supérieur hiérarchique direct du DGS et de la secrétaire de mairie, elle ne semble pouvoir être considérée comme le supérieur hiérarchique direct de tous les agents de la collectivité ou de l établissement. 13
La réglementation ne prévoit pas la possibilité de déléguer le pouvoir d évaluation. De même, l évalué ne peut se faire assister d un tiers durant l entretien. Le non respect de cette formalité rend la procédure irrégulière. Pour les agents relevant du cadre d emploi des ATSEM, il est préconisé de demander un rapport au directeur ou à la directrice de l école que le supérieur hiérarchique direct identifié au sein de la collectivité ou de l établissement se réappropriera lors de l entretien professionnel. C. PÉRIODICITÉ DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Il a lieu une fois par an à une date fixée par le supérieur hiérarchique direct. 14
D. LES THÈMES ABORDÉS L article 3 du décret n 2014-1526 établit une liste de 7 points sur lesquels doit porter principalement l entretien professionnel : les résultats professionnels obtenus eu égard aux objectifs fixés, les objectifs pour l année à venir, la manière de servir du fonctionnaire, les acquis de son expérience professionnelle, le cas échéant, ses capacités d encadrement, les besoins de formation du fonctionnaire, les perspectives d évolution du fonctionnaire en terme de carrière et de mobilité. Cette liste n est pas limitative : d autres thèmes utiles à l évaluation peuvent être abordés au cours de l entretien. 15
E. LES CRITÈRES D APPRÉCIATION DE LA VALEUR PROFESSIONNELLE Ils sont déterminés en fonction de la nature des tâches et du niveau de responsabilité assumé. Les critères doivent porter sur : les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs, les compétences professionnelles et techniques, les qualités relationnelles, la capacité d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur. Ces critères sont fixés par l autorité territoriale après avis du comité technique. 16
F. ELABORATION D UN COMPTE RENDU À L ISSUE DE L ENTRETIEN L entretien professionnel fait l objet d un compte rendu écrit établi par le supérieur hiérarchique direct et signé par lui. Une fois notifié à l agent et renvoyé au supérieur hiérarchique direct, le compte rendu est visé par l autorité territoriale, qui ne dispose plus de la faculté de faire des observations. Ce compte rendu : - reprend les thèmes de l art 3 du décret n 2014-1526 et les autres thèmes abordés, - comporte une appréciation générale littérale exprimant la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères fixés. 17
IV. ETAPES DE L ENTRETIEN ET PROCÉDURE DE RÉVISION A. ETAPES DE L ENTRETIEN 8 jours au moins avant la date de l entretien Convocation du fonctionnaire titulaire par le supérieur hiérarchique direct + fiche de poste + un exemplaire de la fiche d entretien Entretien professionnel mené par le supérieur hiérarchique direct 15 jours maximum Rédaction du compte rendu par le supérieur hiérarchique direct qui signe Le compte rendu comporte une appréciation générale littérale exprimant la valeur professionnelle de l agent Notification du compte rendu au fonctionnaire Le fonctionnaire signe et renvoie le compte rendu au supérieur hiérarchique direct, complété le cas échéant de ses observations Absence de délai légal Visa de l autorité territoriale Versement du compte rendu au dossier du fonctionnaire et communication à l agent Si la collectivité ou l établissement est affilié au centre de gestion, une copie du compte rendu est communiquée au CDG dans les délais compatibles avec l organisation des CAP 18
B. PROCÉDURE DE RÉVISION ET VOIES DE RECOURS Procédure de révision Notification du compte rendu au fonctionnaire 15 jours Demande de révision adressée par le fonctionnaire à l autorité territoriale 15 jours Prise en compte de la demande et modification du compte rendu Réponse de l autorité territoriale Rejet de la demande 1 mois Saisine de la CAP compétente par le fonctionnaire La CAP peut proposer à l autorité territoriale la modification du compte rendu L autorité communique au fonctionnaire le compte rendu définitif Le fonctionnaire accuse réception du compte rendu définitif 19
Voies de recours Notification du compte rendu au fonctionnaire Recours gracieux auprès de l autorité territoriale dans un délai de 2 mois à compter soit : la notification initiale du compte rendu, la réception de la réponse de l autorité territoriale à la demande de révision, après communication du compte rendu d entretien éventuellement révisé par l autorité territoriale, après avis de la CAP Recours contentieux dans un délai de 2 mois à compter soit : la notification initiale du compte rendu, la réception de la réponse de l autorité territoriale à la demande de révision, après communication du compte rendu d entretien éventuellement révisé par l autorité territoriale, après avis de la CAP, la réponse de l autorité territoriale après un recours gracieux ou de la décision implicite de rejet 20
V. LES BONNES PRATIQUES DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL A. LES PRÉREQUIS L évaluation ne s improvise pas, à défaut elle peut générer des incompréhension et de la résistance, d où la nécessité de: mettre en place un groupe de travail (agents et encadrants) pour étudier et proposer des critères d évaluation de la valeur professionnelle (compétences) = appropriation de la démarche rédiger le guide «Evaluateur/Evalué» former les «encadrants» présenter et expliquer le dispositif aux agents (sensibilisation) 21
B. L IDENTIFICATION DES DIFFÉRENTS ACTEURS Le Maire/le Président Le DGS/ le Directeur des Services définit les projets pour la collectivité, les orientations et stratégies (avec élus) travaille en collaboration avec DGS/RH sur les questions «carrière et formation» fixe les objectifs du DGS et l évalue traduit les objectifs et stratégies des élus en projets de service fixe les objectifs de ses collaborateurs (collectifs et individuels) et les évaluent L évaluateur fixe les objectifs de ses collaborateurs (collectifs et individuels) en cohérence avec la stratégie de la collectivité évalue ses collaborateurs Le Service RH assure la gestion administrative liée à l entretien professionnel élabore le plan de formation L évalué prépare son entretien : exemples, argumentaire sur chacune des rubriques fait part de ses observations : évolution du poste, de la carrière, problématiques organisationnelles recherche les formations souhaitées 22
C. COMMENT DISTINGUER LE SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE DU SIMPLE RÉFÉRENT Le supérieur hiérarchique Il détient le pouvoir hiérarchique (prérogatives de responsable à l égard des agents qu il encadre) Il fixe les objectifs de service et planifie les activités du service Il organise et contrôle le travail des agents du service Il gère les plannings (ex : arbitrage des demandes de congés) Il arbitre les conflits Il évalue les besoins en formation Il mène les entretiens d évaluation Le référent de service Il peut participer à l organisation du service mais sans détenir de pouvoir hiérarchique. Il a la qualité de référent, d intermédiaire Il remonte les informations au supérieur hiérarchique (ex : commande de matériels, situations problématiques, dysfonctionnement ) Il transmet des informations à l ensemble de l équipe Il ne contrôle pas le travail des agents du service Il n évalue pas ses collaborateurs 23
D. LA PRÉPARATION : UN TEMPS NÉCESSAIRE L évalué : autoévaluation Le supérieur hiérarchique direct : bilan et analyse Pendant l entretien : échanges et discussion Détermination d axes de progression 24
E. LA DÉTERMINATION DES OBJECTIFS projets politiques de la structure orientations stratégiques Maire/Président DGS/ Secrétaire de mairie objectifs collectifs services des objectifs individuels du service (projet de service) Supérieur hiérarchique direct Agent objectifs opérationnels 25
Les objectifs contribuent à donner du sens à l activité : facteur de mobilisation et de motivation. Il est conseillé d en définir 2 ou 3. Ils peuvent porter sur : - la conduite des missions du poste - l acquisition et le renforcement des connaissances et des compétences - des missions ponctuelles. Bonnes pratiques : élaboration des objectifs en concertation avec l évalué afin de favoriser l adhésion s assurer qu ils sont compris vérifier la cohérence des objectifs et des appréciations donner les moyens nécessaires pour y parvenir (locaux, personnel, formation, matériel.) 26
L objectif : un résultat concret à atteindre dans un délai donné avec des moyens adéquats. Il doit être : M A P T Mesurable (réaliste) Atteignable (concret) Partagé Temporel (s inscrit dans le temps) I Individuel 27
F. LA CONDUITE DE L ENTRETIEN A faire A éviter Prévoir un lieu d entretien adéquat et veiller à ne pas être dérangé Accueil positif de l agent avec respect des horaires et gestion du temps au cours de l entretien Mettre à l aise l agent : créer un climat de confiance Etre disponible, à l écoute de l autre Rappel des objectifs de l entretien et présentation du déroulé Favoriser le dialogue et la participation, poser des questions ouvertes, reformuler et résumer à chaque étape Aborder tous les thèmes et tous les sujets qui paraissent importants Valoriser le travail réalisé par l agent. Insister sur les améliorations constatées au cours de l année Traiter les points forts comme les points faibles Traduire les constats en remèdes, mesures à prendre, objectifs à atteindre, conduite à tenir Evoquer des faits précis et objectifs Appréciations sur ressenti, sentiments, les «on dit» Ne pas jouer des relations de pouvoir, mettre de côté les différents, ne pas être sur la défensive Faire un monologue sans écouter, ne pas laisser l agent s exprimer Ne pas oser critiquer, ne rien dire d un constat d échec, ne pas minimiser Ne pas formuler des promesses inconsidérées, ne jamais répondre à chaud sans avoir les éléments Excès de complaisance ou de sévérité Apprécier tous les agents de la même manière Faire d un seul critère une appréciation générale ou juger sur les dernières semaines Comparer les agents entre eux Evoquer exclusivement les points négatifs Compléter l intégralité du compte rendu après l entretien : les termes risquent d êtres reformulés et de s éloigner de ce qui a été réellement dit 28
G. LISTE DE VÉRIFICATION POUR LA MISE EN OEUVRE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Fiches de poste Points à vérifier A faire En cours Fait Organigramme ou détermination du ou des supérieurs hiérarchiques directs Trame de compte rendu Définition des critères d évaluation de la valeur professionnelle Avis du CT sur les critères d évaluation Objectifs politiques et stratégiques de la structure Objectifs de services Objectifs opérationnels Information du personnel Formation des évaluateurs 29
VI. MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Utilisation de la boîte à outils proposée par le CDG 70 : note d information, trame de compte rendu, guide de l évaluateur et de l évalué, schéma des étapes et des procédures Utilisation de l application internet pour la réalisation des fiches de poste et de l entretien professionnel : http://www.agirhe-cdg.fr/ep/70 Les code et mot de passe sont ceux de l application AGIRHE II. La prestation du CDG 70 : un accompagnement personnalisé adapté au besoin 30
Merci de votre attention Le CDG 70 reste à votre disposition 31