Tableur Calc et publipostage Cours 8 Master LFA, 2011/2012
Qu est-ce qu un tableur? Un logiciel capable de manipuler des feuilles de calcul Une feuille de calcul est une table contenant des informations Eléments d une feuille de calcul : cellules, lignes, colonnes. Un tableur permet de : gérer les données disposées en lignes et colonnes ; automatiser des calculs ; créer des représentations graphiques : histogrammes, courbes, diagrammes, 2
Travailler avec des données Les manipulations étudiées sont identiques pour OpenOffice.org Calc et Microsoft Excel 3
Nom de la cellule active. Barre de formule. Affiche la valeur réelle de la cellule active. (voir diapo suivante) Cellule active. Feuilles de calcul disponibles. Vous pouvez en rajouter / supprimer. 4
Cellules Chaque cellule est identifiée par un adresse : la lettre de la colonne et le numéro de ligne Par ex. B3 Chaque cellule a : une valeur affichée. une valeur interne qui est la valeur réellement représentée dans le système. La valeur affichée est obtenue à partir de la valeur interne, après l application d un format de cellule. 5
Clic droit > Formater les cellules 6
Erreur «###» Si vous avez «###» qui s affiche dans une cellule, cela va dire que la cellule n est pas assez large pour afficher la valeur. Il faut tout simplement agrandir la cellule. 7
Sélections Pour sélectionner une plage de cellules rectangulaire : clic sur une cellule et glisser vers une autre cellule afin de délimiter le rectangle. OU clic sur une cellule, maintenir la touche MAJ (SHIFT) et clic sur une autre cellule afin de délimiter le rectangle. Pour sélectionner plusieurs plages rectangulaires : maintenir la touche Ctrl appuyée pendant la sélection Pour sélectionner une ligne ou une colonne entière : clic sur l en-tête. 8
La valeur d une cellule peut être Alphanumérique (texte, chiffres, ) la valeur affichée est identique à la valeur interne. Numérique (nombre, date, ) la valeur affichée peut être différente de la valeur interne. Une formule la valeur affichée est le résultat du calcul. La formule s affiche dans la barre de formule. 9
Données alphanumériques Par défaut alignées à gauche dans la cellule Il n est pas possible de calculer avec ces données 10
Données numériques Par défaut alignées à droite dans la cellule On peut calculer, utiliser des formules 11
Dates Les dates sont en effet stockés en tant que nombres. Chaque date est représentée par le nombre de jours qui se sont écoulés depuis 30/12/1899. Cela permet de utiliser des calculs arithmétiques sur les dates. Par ex. calculer le nombre de jours entre deux dates calculer la date X jours à partir d aujourd hui 12
Expérience : dates et formats des cellules Dans la cellule A1, entrez la date 20/11/2011. Pour cette cellule, appliquez un des formats de Date disponibles. Copiez la valeur dans la cellule A2 (Ctrl+C, Ctrl+V). Pour A2, appliquez le format Nombre. Dans A3, affichez la date d aujourd hui : tapez «=AUJOURDHUI()» sans les guillemets mais avec le signe d égalité et les parenthèses! Appliquez un format Date. Dans A4, tapez «=A3 A1». Résultat : diapo suivante. 13
A quoi correspond la valeur dans la cellule A4? Observez la barre de formule lorsque la cellule A4 est sélectionnée. Elle affiche la formule, alors que dans la cellule on voit le résultat du calcul. A quoi correspond la valeur 40867 dans la cellule A2? 14
Formules Toute formule commence par le symbole «=». Une formule peut contenir : des nombres des références d autres cellules : dans ce cas, la valeur de la cellule dépend des valeurs d autres cellules. Elle est actualisée automatiquement. des fonctions Formule 15 Valeur calculée
Formules Opérations usuelles : + - * / Le bouton permet de calculer la somme d une plage de cellules : 16
Formules Le bouton permet d insérer une fonction Catégorie Utilisation de la fonction Fonction Explication de la fonction 17
Ce bouton permet de sélectionner une plage de cellules en tant qu argument Il faut renseigner l argument(s) de la fonction La fonction, telle qu elle sera insérée dans la cellule 18
Poignée de recopie C est le petit carré noir en bas à droite de la cellule active. Vous pouvez cliquer et glisser vers les cellules voisines. Permet de : incrémenter une série 1, 2, 3, 4, 5, lundi, mardi, janvier, février, Cliquer et glisser 19 Relâcher
Poignée de recopie Permet de copier une formule : 20
Référence absolue / relative 21
Référence absolue / relative Lors de la recopie d une formule, les indices de ligne et de colonne (mentionnés dans la formule) sont modifiés selon la position de la nouvelle cellule. Mais ceci n est pas toujours souhaitable. Pour «bloquer» un indice afin qu il ne soit pas modifié lors des prochaines recopies, on ajoute un $ devant : $A$2 : référence absolue vers la cellule A2. $A2 et A$2 sont des références mixtes : on bloque uniquement la ligne ou la colonne. 22
Référence absolue / relative 23
Générer des graphiques 24
Pour générer un graphique : 1. Saisir les données. 2. Sélectionner les données. 3. Le bouton ouvre l assistant diagramme. 4. Sélectionner le type de diagramme. 5. Sélectionner les plages pour les étiquettes et la légende. 25
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Publipostage 27
Qu est-ce que c est? C est une fonctionnalité des logiciels de traitement de textes, qui permet de personnaliser automatiquement certaines parties d un document qui est destiné à être distribué à plusieurs personnes. Le document est alors produit en plusieurs exemplaires. Une partie de leur contenu est commune à tous les exemplaires. Une partie et personnalisée : les valeurs des champs sont insérées à partir d une base de données (ou fichier tableur). 28
Définitions Le document principal est la lettre-type contenant le contenu commun et les emplacements pour les champs. Le champ de fusion est un emplacement réservé qui permet de relier le document principal à la base de données (ex : "Nom", "Prénom"). La fusion est le processus de remplacement des champs de fusion par les données concernées et la création des exemplaires personnalisés de la lettre-type. 29
Trois étapes : 1. Préparation du document principal. 2. Création de la base de données / liste des destinataires. 3. Fusion entre la lettre type et les données pour créer les documents personnalisés. 30
Outils > Assistant Mailing 8 étapes dans Writer 31
L assistant mailing permet de : Sélectionner le type du document (lettre / mail) Insérer des adresses ou salutations personnalisées (si on le souhaite) Personnaliser le document Enregistrer le document de base, ou bien les documents fusionnés Pour plus de détails, voir le TP. 32