7 e Sommet mondial des arts et de la culture prévu pour 2016 ou 2017 Appel à manifestations d intérêt (Février 2012) Le conseil d administration de la Fédération internationale de conseils des arts et agences culturelles (FICAAC) sollicite des manifestations d intérêt préliminaires pour l organisation du 7 e Sommet mondial des arts et de la culture entre la mi-2016 et la mi-2017. Les Sommets mondiaux des arts et de la culture précédents se sont tenus à : Ottawa, Canada, 2000 Singapour, 2003 Newcastle-Gateshead, Angleterre, 2006 Johannesburg, Afrique du Sud, 2009 Melbourne, Australie, 2011 Le 6 e Sommet mondial aura lieu à Santiago du Chili du 13 au 16 janvier 2014. Le Sommet mondial des arts et de la culture rassemble des conseils nationaux des arts, des ministères de la culture, des responsables de politiques artistiques et culturelles, des artistes et des dirigeants locaux du monde entier. Il offre une tribune unique pour l échange d expériences et d idées sur les enjeux vitaux touchant le soutien public aux arts et la créativité au niveau national et au niveau mondial Chacun de ces Sommets a été un succès, rassemblant des personnalités des pouvoirs publics et des arts d environ 80 pays, et suscitant l intérêt des médias locaux et internationaux. Vous trouverez plus amples informations sur www.ifacca.org ou www.artsummit.org. La sélection de l hôte du 7 e Sommet mondial se fera en deux étapes : a) la soumission d une manifestation d intérêt préliminaire ; et b) la soumission d une proposition définitive des pays qui auront été retenus par le conseil d administration de la FICAAC. Vous trouverez ci-joint des recommandations pour les manifestations d intérêt, y compris un calendrier pour le processus de sélection. Si vous avez l intention de soumettre une manifestation d intérêt pour accueillir le 7 e Sommet mondial des arts et de la culture et aimeriez discuter de vos plans, n hésitez pas à prendre contact avec le secrétariat de la FICAAC. Sarah Gardner Directrice exécutive
7 e Sommet mondial des arts et de la culture Recommandations pour la soumission d une manifestation d intérêt Historique Le Sommet mondial des arts et de la culture (le Sommet) est destiné à offrir aux responsables de politiques artistiques, et aux autres personnes concernées, l occasion de discuter des grands enjeux concernant le soutien apporté par les services publics aux arts et à la créativité. Tous les organismes nationaux de financement des arts (conseils des arts et ministères de la culture) sont invités à y participer. Ces sommets sont également ouverts aux personnes intéressées à l élaboration de politiques artistiques et culturelles et au soutien à la création artistique. Conditions requises Nous sommes ouverts à toute proposition, mais il y a certaines conditions à observer : Conditions générales Le Sommet doit être organisé par un organisme public de financement des arts ou un ministère de la culture membre de la FICAAC, ou en étroite collaboration avec l un deux. Si une soumission ne provient pas d un membre national de la FICAAC, elle doit inclure une lettre de soutien d un membre (ou futur membre) national indiquant clairement son engagement à la FICAAC et au Sommet eu égard à la gestion, au soutien financier et aux autres formes d assistance. (Si, au moment de la soumission, l organisme public concerné n est pas membre de la FICAAC, il devra s engager à le devenir en 2013). Le Sommet se déroulera sur une période d environ trois jours et recevra approximativement 500 délégués. La date de l assemblée générale de la FICAAC sera fixée de façon à coïncider avec le Sommet. Si la langue officielle du Sommet est l anglais, la documentation promotionnelle et les débats du Sommet doivent ordinairement être traduits dans au moins deux autres langues (généralement le français et l espagnol). Le Sommet aura lieu entre la mi-2016 et la mi-2017. La FICAAC est ouverte aux suggestions quant à la période de l année la plus appropriée pour organiser un tel évènement. Le public cible du Sommet devrait inclure : Membres de plein droit et membres affiliés de la FICAAC Organismes de financement des arts Ministères de la Culture Artistes Sociétés commanditaires Autres intéressés par le financement et le soutien aux arts Secteur de l industrie culturelle Réseaux culturels Agences internationales Organismes de représentation des arts et réseaux d artistes Gouvernement municipaux et locaux Responsables et chercheurs en matière de politiques artistiques Universitaires et établissements d enseignement supérieur Enseignants et administrateurs des arts Fondations privées Médias internationaux
Rôle de la FICAAC La FICAAC joue un rôle actif en sa qualité de co-hôte du Sommet, et son secrétariat offrira tout un éventail de ressources et d expertise pour assurer la réussite de l évènement. Par exemple, la FICAAC procurera : le logo et la stratégie de marque pour le Sommet ; la structure et l hébergement du site Web ; des modèles, des calendriers et des documents standards pour faciliter tous les aspects de l organisation du Sommet ; des conseils sur la sélection d un thème, l élaboration du programme et les intervenants ; une recherche à l échelle internationale sur le thème du Sommet, la rédaction d un «document de réflexion» et un rapport de clôture intégrant les débats du Sommet ; des conseils sur l administration du programme de bourses ; de l aide concernant tous les aspects internationaux des préparatifs pour le Sommet, tels que la collecte de fonds, le marketing et la gestion de bases de données ; une évaluation du Sommet, et les frais de voyage et d hébergement pour son propre personnel se rendant au Sommet. Conditions budgétaires Les coûts de l évènement seront pris en charge par l hôte. En sus du soutien apporté par le gouvernement hôte, des revenus pourront être générés par le biais o de dotations accordées par d autres organismes publics (gouvernements régionaux, locaux ou municipaux) ; o de fondations privées ; o de parrainages ou de contribution en nature ; o des droits d inscription (y compris pour les personnes accompagnantes). Le budget du Sommet doit tenir compte des coûts associés aux aspects suivants : o gestion et administration du Sommet et des manifestations y afférentes ; o location des locaux, restauration, transports locaux et administration ; o marketing, conception, impression de documents, dossiers de conférence, photographies ou enregistrements ; o voyage et hébergement des intervenants et autres coûts liés à l élaboration du programme ; o une contribution (d au moins 35 000 dollars australiens) aux coûts de la recherche requise pour la production d un «document de réflexion» sur le thème du Sommet et d un rapport de suivi (qui seront réalisés, ou commandés, par le secrétariat de la FICAAC en consultation avec l hôte) ; o un programme artistique/culturel pour compléter le programme du Sommet ; o un dîner officiel pour tous les délégués et les invités de marque ; o traduction de la documentation promotionnelle et services d interprétariat dans au moins trois langues (anglais, français et espagnol) ; o le programme de bourses pour le Sommet, qui permettra à au moins 20 délégués de pays en développement de se rendre au Sommet grâce à la gratuité de l inscription, du voyage et/ou de l hébergement ;
o les coûts de location des locaux et de restauration pour les propres évènements de la FICAAC, à savoir : l assemblée générale (100 personnes se réunissant pour environ deux heures avant le Sommet), les réunions des cinq sections régionales de la FICAAC (environ 30 personnes par réunion, chaque réunion durant environ deux heures et se déroulant après le Sommet), et deux réunions du conseil d administration (10 personnes se réunissant pour environ deux heures, avant et après le Sommet) ; o les frais d hébergement et de transport local encourus lors de la visite du lieu choisi pour le Sommet par un représentant de la FICAAC, visite qui se fera durant la phase de la manifestation d intérêt ou celle de la planification ; o la présence d un représentant de l organisation candidate aux réunions du conseil d administration de la FICAAC lors du processus de soumission et de la période de planification ; et o la documentation du Sommet sous forme d évaluations, de photographies, de vidéos, de contenu en ligne et d imprimés. Une redevance doit être payée à la FICAAC qui doit également être intégrée dans le budget prévu et payée par versements annuels jusqu au Sommet. Si cette redevance peut être négociée avec le soumissionnaire retenu en fonction des conditions particulières, nous envisageons qu elle se situera aux alentours de 125 000 dollars australiens. (Cette redevance n inclura pas les contributions aux coûts du rapport de recherche pour le Sommet décrit plus haut.) Candidatures Les offres de manifestation d intérêt doivent être rédigées en anglais. Il n y a pas de modèle particulier pour les candidatures. Elles doivent toutefois répondre aux critères de sélection ci-dessous, et clairement faire état de : la façon de concevoir le Sommet, et des raisons de vouloir l organiser ; la capacité de mettre en œuvre un programme, à la fois pragmatique et produisant des résultats concrets, qui reflète un attachement au soutien des arts par les services publics ; l engagement à faire participer un large éventail d individus venant de toutes les parties du monde ; une structure bien définie de gestion et de communication de l information, avec un point de contact principal pour la FICAAC dans la planification, l élaboration et la mise en œuvre du Sommet ; des dépenses prévues pour la mise en œuvre du Sommet, et des moyens qui permettront de prendre en charge ces dépenses, en présentant un budget préliminaire équilibré (un modèle de budget est disponible sur demande) ; du consentement de travailler en coopération avec le conseil d administration et le secrétariat de la FICAAC pour l organisation du Sommet. Critères de sélection Le conseil d administration de la FICAAC s appuiera sur les critères suivants pour (a) présélectionner les manifestations d intérêt, et (b) prendre la décision finale quant à l hôte du Sommet :
qualité du programme proposé, y compris les suggestions concernant les thèmes, les intervenants et les programmes auxiliaires (représentations artistiques, réceptions, excursions) ; mesure dans laquelle le programme proposé traduit la vision et les objectifs de la FICAAC ; adéquation de la ville, de la date et du site proposés (facilité et coûts des transports aériens, facilité d accès à partir des principaux aéroports, sécurité, infrastructure pour l interprétation simultanée, coût et qualité de l hébergement, communications, climat, facilité d obtention des visas d entrée, etc.) ; viabilité du budget proposé, niveau de soutien financier apporté au Sommet par le gouvernement hôte et par d autres sources et étendue du soutien apporté aux délégués des pays en développement ; expérience de l organisation hôte en matière de mise en œuvre de manifestations de cette ampleur et de cette nature.
Calendrier du processus de sélection Février 2012 Appel à manifestations d intérêt pour accueillir le 7 e Sommet mondial 6 juillet 2012 Date de clôture des manifestations d intérêt Juillet-août 2012 La FICAAC est en contact avec les soumissionnaires de manifestations d intérêt pour s assurer que les informations requises ont bien été fournies. Septembre 2012 Les manifestations d intérêt sont présélectionnées par le conseil d administration de la FICAAC. Les organisations ayant soumis une manifestation d intérêt seront invitées à être présentes au conseil d administration (mais ce n est pas obligatoire). Oct. 2012 à jan. 2013 Les manifestations d intérêt présélectionnées sont développées en propositions définitives 15 février 2013 Date d échéance des propositions définitives (avec budget détaillé) Mars 2013 Réunion du conseil d administration de la FICAAC et sélection de l hôte du 7 e Sommet mondial Mai 2013 Projet de protocole d accord rédigé et révisé par les deux parties Septembre 2013 Protocole d accord avec l hôte du 7 e Sommet signé en réunion du conseil d administration de la FICAAC Janvier 2014 Annonce de l hôte du 7 e Sommet mondial à l occasion du 6 e Sommet mondial (à Santiago du Chili) Mi-2016 à mi-2017 Le 7 e Sommet mondial a lieu. Informations complémentaires Vous trouverez des informations sur la FICAAC sur www.ifacca.org et les comptes rendus des Sommets mondiaux précédents sur : Canada, 2000 : www.ifacca.org/ifacca_events/first-world-summit/ Singapour, 2003 : www.ifacca.org/ifacca_events/second-world-summit/ Angleterre, 2006 : www.ifacca.org/ifacca_events/third-world-summit/ Afrique du Sud, 2009 : www.ifacca.org/ifacca_events/fourth-world-summit/ Australie, 2011 : www.artsummit.org (jusqu à fin 2012)