GUIDE PRATIQUE POUR LA CREATION D UNE ASSOCIATION...à l ac on Le registre spécial Ouvrir un compte bancaire Contracter une assurance Les démarches administratives Les modèles Le Projet associatif Les statuts Le statut associatif est-il adapté à mon projet? De l idée... 2015
2 Parcours de vie associative
Pourquoi ce guide? De tout temps, les Hommes et les Femmes se sont associés pour mener à bien des projets communs. Ce e capacité à s associer a toujours été plus ou moins contrôlée par les pouvoirs publics. En ce sens, la loi 1901 est un tournant majeur dans le fait associa f : dès lors, il a été possible de librement s associer sans obtenir au préalable l accord des instances gouvernementales. L'associa on est désormais «la conven on par laquelle deux ou plusieurs personnes me ent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur ac vité dans un but autre que de partager des bénéfices» (Ar cle 1 de la loi 1901). Depuis 1901, le secteur associa f a subi d importantes muta ons en s adaptant, pour devenir aujourd hui un acteur économique significa f en France, par la valeur ajoutée aux territoires concernés ou encore par le nombre d emplois créés et pérennisés. En partenariat avec le Crédit Municipal de Nîmes et le réseau régional des points d appui à la vie associa ve, ViAsso, nous avons voulu consigner dans un même ouvrage les conseils, informa ons et coordonnées u les à la créa on d une Associa on ou à la mise à jour du fonc onnement de l Associa on. Parce que démarrer sur des bases solides est essen el pour mener à bien vos projets, nous vous proposons ce guide complet qui répondra à la plupart de vos interroga ons. Toutefois, l ensemble des points d appui à la vie associative du Languedoc-Roussillon et le Crédit Municipal en Languedoc-Roussillon restent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions complémentaires. (Vous trouverez toutes les coordonnées nécessaires en fin de ce guide) Au service des associa ons audoises, notre principal objec f est de vous perme re de concentrer votre énergie sur votre projet. Nos 6 missions : Informer les associa ons et les porteurs de projet Accompagner les associa ons individuellement Gérer l emploi et la paye Former les bénévoles et les salariés Accompagner à la recherche de financements Mutualiser et communiquer ViAsso est le réseau régional des Points d Appui à la Vie Associa ve (PAVA) du Languedoc-Roussillon. A ce jour, ViAsso regroupe 6 PAVA autour d une Charte de qualité. Convaincu que les projets collec fs à but non lucra f contribuent à la richesse d un territoire et à son développement harmonieux, le réseau ViAsso œuvre : au développement, à la coordina on et à la promo on de la fonc- on PAVA en Languedoc-Roussillon, à la reconnaissance des spécificités de la fonc on PAVA (Charte du réseau ViAsso). Le Crédit Municipal de Nîmes, établissement communal de crédit et d aide sociale connu pour exercer l ac vité de prêts sur gage, est également un établissement bancaire au service des par culiers et des associa ons. Le Crédit Municipal de Nîmes propose des services dédiés aux associa ons du Languedoc-Roussillon afin de leur perme re de gérer au mieux leurs finances : - Condi ons préféren elles de ges on du compte ; - Compte bancaire rémunéré ; - Avances de subven on ; - Prêt à moyen terme. 3
Sommaire Le statut associatif est-il adapté à mon projet? P. 6 Le projet associatif P. 7 Le vouloir être Le vouloir faire Le plan d actions Les statuts P. 10 Les démarches administratives P. 15 Les modèles P. 16 Compte-rendu d Assemblée Constitutive Courrier de demande de SIRET Ouvrir un compte en banque P. 18 Pourquoi contracter une assurance? P. 19 Le registre spécial P. 20 Les coordonnées utiles P. 21 5
Le statut associatif est-il adapté à mon projet? Au moment de créer son ac vité, la ques on du choix d un statut juridique se pose... Si, pour certains projets, le statut associa f ou le statut entrepreneurial s impose, dans d autres, un examen plus approfondi est nécessaire. Logique marchande / lucrative Logique non lucrative / d intérêt général Projet Individuel Entreprise individuelle, dont autoentrepreneur et CAE (Coopérative d Activité et d Emploi) Profession libe rale EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) Bonne Action! Projet Collectif S.A. (Société Anonyme) S.A.S (Société par Actions Simpli iée) S.A.R.L (Société Anonyme à Responsabilité Limitée) S.C.O.P. (Société Coopérative et Participative) Association S.C.I.C. (Société Coopérative d Intérêt Collectif) Deux critères principaux sont à respecter : La dimension collec ve du projet : Deux personnes minimum doivent être inves es dans le projet. Si l on n a pas, au départ, la volonté réelle de s associer, de me re en commun ses compétences, ses connaissances, les chances de réussite d une associa on seront considérablement amoindries. La logique non lucra ve ou d intérêt général : Si l associa on peut développer des ac vités économiques, elle doit avoir des objec fs autres que l accumula on de richesses. Tous les bénéfices dégagés par une ac vité associa ve doivent en effet être réinves s dans le projet et ne peuvent en aucun cas être redistribués aux porteurs du projet. Le statut associatif est approprié : Pour une gouvernance collec ve et la mobilisa on de bénévoles Dans les secteurs du social, de la culture, de l aide aux personnes en difficulté sachant que de plus en plus d entreprises interviennent également dans ces secteurs Lorsque le projet est mené en rela on avec les collec vités territoriales Pour perme re un développement progressif Pour accéder à certains types d emplois aidés 6
Le Projet associatif ECRIRE LE PROJET ASSOCIATIF DE L ASSOCIATION, C EST QUOI? Me re en mots la vie de l associa on, Partager des idées, Perme re l appropria on collec ve de l objet de l associa on, donner une vision commune, Formaliser les valeurs que l on souhaite partager, Promouvoir son projet auprès des forces vives de l associa on (administrateurs, bénévoles, salariés), des bénéficiaires, des partenaires, Guider l associa on dans son ac on au quo dien, Assurer la con nuité du projet dans le temps. Le projet associa f est à la fois un document de présenta on des objec fs, des valeurs et des porteurs du projet, un document stratégique mais aussi un document de travail. Ainsi, la formalisa on collec ve du projet associa f est une étape essen elle dans le développement de l associa on, qui doit se faire : avec les fondateurs dans le cas d une créa on avec les administrateurs bénévoles et les salariés dans le cadre d une associa on existante. C est un document évolu f, qu il est nécessaire de réinterroger régulièrement. Le schéma ci-dessous présente de façon synthé que le contenu du document de présenta on du projet associa f : Concrètement LE VOULOIR ÊTRE se traduit dans la répar on des rôles, dans les statuts, dans le règlement intérieur, dans une charte d engagement, un projet pédagogique, un projet éduca f, dans le programme de communica on. LE VOULOIR FAIRE se traduit dans les objec fs opéra onnels, le programme d ac ons, le budget prévisionnel et le programme de communica on. Le fruit de ces réflexions est synthé sé dans un document de présenta on. 7
Le Projet associatif LE VOULOIR ÊTRE LES PORTEURS DE PROJET Quel parcours? Quelles forma ons? Quelles spécificités? Quelle implica on dans le projet? Quelles mo va ons? Quel est le point de départ, l élément déclencheur? Pourquoi intervenir maintenant, à cet endroit et auprès de ce e popula on? LE CADRE DE REFERENCE La vision A quoi l associa on veut-elle prioritairement servir? ` A quelle échelle veut-elle intervenir (quar er, ville, département )? Pourquoi veut-elle intervenir? Quels changements veut-elle provoquer? Où voyez-vous l associa on dans 1 an, 5 ans ou 10 ans? Quelles seraient ses réussites et quels seraient ses éventuels échecs? Quelles rela ons veut-elle instaurer avec ses membres pour provoquer ces évolu ons? Qui fait quoi? Comment sera dirigée l associa on? Qui prend les décisions? Quel rôle des instances? Les valeurs de l associa on Quelles sont les valeurs humaines, sociales, économiques et sociétales fondatrices et porteuses de l associa on? Exemples de valeurs : Valeurs humaines et sociales : partage, équité, cohésion sociale, respect de l individu Valeurs sociétales : écologie, territoire, emploi, Valeurs économiques : innova on, qualité, performance, Les finalités de l associa on Quelles sont les finalités sociales, économiques et citoyennes de l associa on? Exemples de finalités : Finalités sociales : encourager l ini a ve, inves r dans l épanouissement professionnel, offrir à chacun des chances égales, rompre l isolement de certaines popula ons, Finalités citoyennes : respect de l environnement, développement de l emploi, décloisonnement des territoires, Finalités économiques : rentabilité, pérennité, indépendance, croissance, LE VOULOIR FAIRE LE DIAGNOSTIC OU ETUDE DES BESOINS Le diagnos c doit perme re : L Analyse de l état des lieux au regard des finalités de l associa on La Défini on des enjeux et de la probléma que : effets et risques encourus au regard de l état des lieux si la situa on n évolue pas ou se dégrade. Le Choix de la stratégie au regard des enjeux et des objec fs que l associa on s est fixée La Proposi on de préconisa ons afin de perme re un changement de la situa on observée. 8
Le Projet associatif Pour vérifier que l associa on est en mesure de répondre à la probléma que posée, il est important de se poser les ques ons suivantes : Quelle est la demande actuelle et poten elle? Quelles compétences sont nécessaires pour répondre à ce e demande? Sommes-nous compétents et qualifiés pour intervenir? Un autre organisme serait-il plus qualifié? Qui prend part au projet? Existe-t-il d éventuels opposants au projet de l associa on? Existe-til des sou ens? (élus, ins tu ons publiques, autres personnes) Quelle autre structure puis-je mobiliser (réseau, associa ons, collec vités )? Quelle est la législa on en vigueur concernant les ac ons envisagées? Existe-t-il des expériences similaires dont l associa on peut s inspirer? Sur quels produits et services l associa on pourrait-elle s appuyer pour développer des ressources propres? Quelles ressources humaines ai-je à ma disposi on? Quelles pourraient être les missions de chacun? Quelles ressources financières ai-je à ma disposi on? Quelles sont les ressources matérielles dont le projet a besoin? Quelles sont les ressources matérielles mobilisables? LE PLAN D ACTIONS Les objec fs opéra onnels Pourquoi? Les objec fs opéra onnels découlent des probléma ques dégagées lors du diagnos c. Ils prennent également en considéra on les priorités fixées par les autres acteurs concernés (partenaires techniques et/ou financiers, popula on...) Chaque objec f présente les inten ons de l associa on visant l améliora on de la prise en charge de la probléma que concernée. Tout d abord formulé en une phrase simple, chacun des objec fs est ensuite précisé en quelques lignes pour décrire simplement : l impact a endu sur les popula ons et/ou les territoires concernés. les disposi fs et démarches privilégiés. les partenaires envisagés. les indicateurs d évalua on choisis. Le programme d ac ons Quoi? Quelles ac vités sont les plus per nentes au regard des valeurs et des finalités que l associa on s est fixée? Qui? Qui sont les porteurs du projet? Avec qui? Quels sont les éventuels partenaires techniques et financiers et quelle serait leur interven on dans le projet? Comment communiquer avec les partenaires? Pour qui? Quel est le public visé? Quelle poli que tarifaire pour a eindre le public visé? Quelle poli que d horaires pour a eindre le public visé? Comment communiquer avec les bénéficiaires? Où? Sur quel territoire? Quand? Est-ce un projet ou une ac on permanente ou ponctuelle? Quand doivent commencer les ac vités de l associa on? Combien? Quels sont les besoins matériels? Quels sont les besoins en fonc onnement (fluides, loyer, charges de personnel, assurance )? Quelles subven ons? Quelles ressources propres? 9
Les statuts LES STATUTS SONT LA LOI QUI RÉGIT L ASSOCIATION. Il est nécessaire de les rédiger dès sa créa on. Il n existe pas de statuts standards, c est pourquoi nous avons choisi de vous proposer un ou l qui vous perme ra de vous poser les bonnes ques ons. C est une étape indispensable pour assurer le bon fonc onnement de la vie de l associa on. Il faut prendre le temps de la réflexion, chaque point est important afin de limiter les risques de mauvaise interpréta on. Les dirigeants de l'associa on seront obligés d appliquer à la le re les statuts, même si ceux-ci sont mal formulés! Ainsi, si la loi 1901 ne fixe aucune obliga on quant au fonc onnement de l associa on, nous vous conseillons vivement de définir les règles de fonc onnement les plus précises possibles dans les statuts afin de faciliter le fonc onnement de votre associa ons et d éviter les ques onnements. Au moment de leur déclara on en Préfecture, les statuts doivent nécessairement comporter : le tre de l associa on, l objet et la localisa on du siège de l associa on et de ses établissements. Il est ensuite possible de déterminer librement dans les statuts : les modalités de nomina on ou d'élec on des personnes chargées de la gérer et de la représenter la composi on de chaque instance et l'étendue de leurs compétences leur fonc onnement leurs modes de convoca on leur mode de prise de décisions les rela ons entre les membres le mode de communica on des travaux et des délibéra ons Vous trouverez dans cet ou l : - Une proposi on de squele e comprenant 11 ar cles - Des précisions ainsi que quelques conseils «avisés» - Vous ne trouverez aucun élément concernant la rédac on desdits statuts. En effet, nous vous conseillons vivement de vous rapprocher d un des points d appui à la vie associa ve men onnés dans ce guide pour être accompagné dans ce e phase. Mais a en on, avant cela, il est indispensable de bien définir l organisa on et la gouvernance de son associa on. Pour ce faire, vous trouverez ici les bonnes ques ons à se poser. En préambule. Choisir le mode de gouvernance : un fonc onnement démocra que? La liberté laissée par le cadre de la loi 1901 peut tout à fait conduire à la mise en place de principes non démocra ques. Il serait en effet possible de désigner un président ou une instance de direc on pour une très longue durée, de donner le droit de vote à certains membres et pas à d'autres, de ne pas avoir d'assemblée générale, etc... La démocra e n'est pas une obliga on dans le fait associa f. Toutefois, il est préférable de me re une bonne dose de démocra e dans nos associa ons : pour perme re le débat et les échanges indispensables à la conduite et à la réussite du projet, vis à vis des valeurs de l'économie sociale et solidaire, vis à vis de nos partenaires publics, Et parce qu on est plus intelligent à plusieurs! 10
Les statuts STATUTS ARTICLE 1ER : CONSTITUTION ET DENOMINATION Quel est le nom de votre associa on? Quel est son sigle? Vérifier que le nom de votre associa on n est pas déjà porté par une autre : h p://www.journal-officiel.gouv.fr/associa on/ Si vous le souhaitez, vous pouvez déposer le nom de votre associa on auprès de l'inpi : h p://www.inpi.fr/fr/accueil.html ARTICLE 2 : OBJET SOCIAL ET MOYENS D ACTION Cet ar cle permet de définir l objet social, c est à dire quels sont les objec fs et les principes de votre associa on. Cet objet social vise à présenter les besoins auxquels souhaite répondre le projet. Les moyens d ac on sont l ensemble des ac vités développées par l associa on pour sa sfaire son objet. A en on, vous n êtes pas autorisés à développer des ac ons qui n'entreraient pas dans ce cadre. Par ailleurs, si l associa on met en place des ac vités économiques, ces dernières doivent être men onnées dans le présent ar cle. ARTICLE 3 : SIEGE La localisa on du siège (Ville ou département) doit être précisée dans les statuts mais il n est pas nécessaire d inscrire l adresse exacte dans les statuts. Quel est l instance en charge de modifier le siège social? (Bureau, Conseil d Administra on, Assemblée générale?) ARTICLE 4 : DUREE Une associa on peut avoir une durée de vie limitée ou illimitée dans le temps. Ce e no on est à préciser dans cet ar cle. Dans ce cas d une durée limitée, l arrivée du terme provoque de plein droit la dissolu on de l associa on. Pour éviter ce e dissolu on, il appar endra à l associa on de modifier ses statuts et de proroger sa durée conformément à ses disposi ons statutaires. Une associa on peut être créée pour la réalisa on d une tâche précise. Dans ce cas, elle prend fin de plein droit dès que la mission pour laquelle elle a été cons tuée est accomplie. ARTICLE 5 : RESSOURCES DE L'ASSOCIATION Il est indispensable de lister ici tous les types de ressources que peut avoir l associa on pour financer son projet. Toute ressource qui n est pas listée dans les statuts devient illégale pour l associa on. Ces ressources peuvent être : le montant des adhésions et des co sa ons les rétribu ons pour services rendus les subven ons de l'état, des collec vités locales et territoriales et des établissements publics le produit des fêtes, des manifesta ons et ventes d'objets divers, les intérêts et redevances des biens et valeurs qu'elle pourrait posséder les dons manuels et dons des établissements d'u lité publique, les legs que l associa on peut percevoir les éventuels apports associa fs avec droits de reprise dont les condi ons sont précisées dans le contrat d apport et toutes ressources ou subven ons qui ne seraient pas contraires aux lois en vigueur. A noter qu indiquer uniquement ce dernier point peut s avérer suffisant. 11
Les statuts ARTICLE 6 : COMPOSITION ET ACQUISITION DE LA QUALITE DE MEMBRE Nous conseillons de définir précisément les catégories de membres dans les statuts. Il peut y avoir : - des membres fondateurs dont la liste sera annexée aux statuts - des membres d'honneur : tre honorifique pour les personnes qui ont rendu des services par culiers à l associa on - des membres bienfaiteurs : tre honorifique pour les personnes qui ont soutenu financièrement l associa on - des membres ac fs : ce sont les personnes qui œuvrent ac vement au projet de l associa on - des membres adhérents ou usagers : membres qui bénéficient de l associa on sans pour autant par ciper ac vement à son fonc onnement - des membres salariés : les salariés d une associa on peuvent y adhérer Tous les membres adhèrent aux statuts de l associa on Pour chaque catégorie de membres, il est nécessaire de se poser les ques ons suivantes : Quelle est la qualité des membres? Personnes morales et/ou personnes physiques. Quelles sont les condi ons d'adhésion? Y a-t-il co sa on? Si oui, pour quels membres? Des montants de co sa ons différents peuvent être fixés selon les membres. Quelles sont les droits et obliga ons des membres? Droit de vote, éligibilité aux instances de direc on... A défaut de précisions, tous les membres ont les mêmes droits. Qui fixe le montant des co sa ons et quand? (Conseil d Administra on, bureau, AG? Tous les ans? tous les deux ans?...) ARTICLE 7 : PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE Quelles sont les condi ons de perte de la qualité de membre? Elles peuvent être : - Le décès ou la cessa on d'ac vité - La démission - La radia on prononcée par l organe de direc on compétent pour non-paiement de la co sa on - L exclusion prononcée par l organe de direc on compétent pour infrac on aux statuts ou mo f grave portant préjudice moral ou matériel à l'associa on. La personne concernée ayant été invitée à présenter des explica ons devant l'instance de décision. ARTICLE 8 : ADMINISTRATION L'organisa on des instances de direc on relève d'un choix de l'associa on, elle n'a aucune obliga on de se conformer au schéma «conseil d'administra on bureau / président-trésorier-secrétaire». Chaque associa on doit définir son ou ses instances en fonc on de ses besoins et de ses ressources pour répondre à son objet. Il n'en reste pas moins que les tâches liées à l'anima on de la vie associa ve sont à répar r entre les dirigeants de l'associa on qu'ils s'appellent président, trésorier, secrétaire ou non. Une obliga on : doter l associa on d au moins un mandataire (personne physique), chargé de représenter l associa on dans tous les actes de la vie civile et devant la jus ce. Nous parlerons du «Représentant Légal» de l associa on. Cet ar cle précise donc la composi on de l organe de décision (nom à définir : conseil d administra on, comité directeur ). Celui-ci peut-être à un niveau (Conseil d Administra on seul ou bureau seul) ou à deux niveaux (Conseil d administra on ET bureau). C est à vous de choisir. 12
Les statuts Il s agit alors de vous poser les bonnes ques ons pour définir : - Le nombre de membres? si le nombre est au minimum de 2, aucun maximum légal n est fixé. C est à vous de le définir en fonc on de votre projet. «L associa on est administrée par un <Organe de décision> d au plus X membres.» - La qualité des membres pouvant rejoindre tel et tel organe de décision? - La durée du mandat des membres? - Les modalités d élec on? - Les modalités de remplacement en cas de vacance ou de démission d un membre? - La possibilité ou non de rééligibilité? - La rétribu on des membres de l organe de direc on? sauf cas excep onnels, les membres de l organe de direc on ne peuvent percevoir de rétribu on pour leur mission. On doit également préciser sous quelles condi ons se réunit l organe de décision : - Quelles modalités de convoca on de l organe de direc on? - Quelles modalités de validité de délibéra on de l organe de direc on? - Quelles modalités d exclusion de l organe de direc on? - Quelles modalités de prise de décision de l organe de direc on? Et les rôles qui lui sont a ribués : qu est-ce que l organe de direc on peut faire sans avoir à demander l avis de l assemblée générale? L organe de décision peut déléguer tout ou par e de ses a ribu ons à un nombre plus restreint de membres ou aux salariés de l'associa on, seulement si cela est précisé dans les statuts. Le détail des missions déléguées pourra être précisé dans une conven on de déléga on ou dans un règlement intérieur pour ne pas alourdir les statuts. ARTICLE 9 : LES ASSEMBLEES GENERALES Quelles sont les condi ons de convoca on aux assemblées générales? Qui convoque? (personne physique? personne morale?) Comment? (échéance, mode de convoca on) Qui est convoqué? Quels membres? Qui préside? Qui vote? Quels membres? Comment vote-t-on? Quelles sont les condi ons de suffrages? Main levée, bulle ns secret, type de majorité, Le vote par procura on est-il possible? A quelles condi ons? Y a-t-il un quorum? c est-à-dire un nombre minimum de présents ou représentés en dessous duquel l AGO ou l AGE ne pourra voter. Cela peut renforcer la prise de décision de ce e instance. Quels sont le rôle et les compétences de l AG? A quel rythme se ennent les Assemblée Générales Ordinaire et Extraordinaire? L Assemblée Générale Ordinaire : elle est généralement de fréquence annuelle. Les principaux éléments de son ordre du jour sont la valida on de la ges on et de l administra on de l associa on et, le cas échéant, l élec on des membres présents dans les instances de direc on L Assemblée Générale Extraordinaire : elle est convoquée en dehors des AGO pour prendre des décisions d ordre excep onnel (modifica on de statuts, dissolu on, changement d orienta ons, ). 13
Les statuts Modifica on des statuts Nous conseillons de dédier un ar cle ou un sous-ar cle à la modifica on des statuts. Il est en effet nécessaire de préciser les condi ons de modifica on des statuts, acte fort de la vie de l associa on. Sous quelles condi ons de vote? Main levée? Scru n secret? Type de majorité? ARTICLE 10 : DISSOLUTION Il est nécessaire de préciser les condi ons de dissolu on. L instance de décision devra décider qui dans l'associa on -administrateur par ex- ou à l'extérieur de l'associa on -administrateur judiciaire par ex- sera chargé de "liquider" l'associa on (informer la préfecture, régler les dernières factures...). En vertu du principe de non-lucra vité, l'éventuel ac f restant une fois toutes les factures/frais réglés ne pourra être partagé entre les membres : l'instance devra donc également décider à quels projets / quelles associa ons seront dévolus ces biens. Avec quelles condi ons de vote? Main levée? Scru n secret? Type de majorité? ARTICLE 11 : REGLEMENT INTERIEUR Un règlement intérieur peut être établi. Les condi ons d élabora on de ce RI peuvent être précisées dans les statuts : Qui l élabore? Qui le valide? Comment le communique-t-on? A qui? Le règlement éventuel est des né à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait au fonc onnement pra que des ac vités de l'associa on. POUR CONCLURE LES PARTICULARITES Certaines associa ons doivent faire figurer certaines clauses obligatoires dans leurs statuts, comme les associa ons spor ves ou les associa ons éme rices de valeurs mobilières. D autres doivent respecter des statuts-types, rendus obligatoires par les textes. C'est le cas des associa ons reconnues d'u lité publique, de certaines associa ons agréées, des fédéra ons départementales de chasseurs, des CAUE, des fédéra ons. REVISEZ VOS STATUTS! Il est conseillé de vérifier en permanence que les stratégies et les orienta ons prises dans votre associa on sont en conformité avec l objet statutaire. Si ce n est plus le cas, il est indispensable de faire évoluer l objet, et ce, au fur et à mesure du développement de la structure. De la même manière, si le fonc onnement de l associa on évolue, par commodité ou habitude, pensez à modifier les statuts. La procédure est simple : une Assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, doit valider les nouveaux statuts. Ne pas oublier par la suite de déposer les nouveaux statuts à la Préfecture ou Sous-Préfecture la plus proche. A en on, si vous modifiez le siège social, vous devez également informer la direc on régionale de l INSEE afin que votre numéro de SIRET soit toujours à jour. 14
LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES Les démarches administratives Pièces à fournir à la Préfecture (ou Sous-Préfecture) pour déclarer l associa on Les statuts adoptés lors de l Assemblée Cons tu ve. Ils doivent être signés, à la fin, par au moins 2 personnes figurant sur la liste déclarée des dirigeants de l'associa on (doivent apparaître les noms, prénoms et fonc ons des signataires). Le Compte-rendu de l Assemblée Cons tu ve. Il doit être signé par au moins une personne, en général le Président de séance et/ou le Secrétaire de séance (doivent apparaître les noms, prénoms du ou des signataires). Le CERFA n 13973 perme ant de déclarer l'associa on. Il doit être signé par au moins une personne, en général le Président ou le Secrétaire. Le CERFA n 13971 perme ant de dresser la liste des dirigeants de l'associa on. Il doit être signé par au moins une personne, en général le Président ou le Secrétaire. Une enveloppe mbrée au tarif en vigueur, à l'adresse du siège de l'associa on. La procédure de dépôt des statuts est maintenant possible en ligne : compteasso.service-public.fr L Associa on reçoit dans un délai de 5 jours le récépissé de la Préfecture ou de la Sous-Préfecture qui comprend le numéro de l Associa on au Répertoire Na onal des Associa ons (RNA). Ce document doit être photocopié en plusieurs exemplaires. L original est à conserver précieusement. Dans les 3 semaines qui suivent, l Associa on peut récupérer la paru on au Journal Officiel à l adresse suivante : h p://www.journal-officiel.gouv.fr/associa on/ Depuis le 1er janvier 2014, le jus fica f au format PDF, se subs tue au témoin papier. A photocopier en plusieurs exemplaires et à conserver aussi précieusement. Le coût forfaitaire de la déclara on correspond à celui de la publica on au Journal officiel (Tarifs 2015) si l'objet inscrit aux statuts ne dépasse pas 1.000 caractères : 44 si l'objet inscrit aux statuts dépasse 1.000 caractères : 90 Le paiement s'effectue après la publica on au Journal officiel à récep on de la facture (directement envoyé au siège social de l associa on enveloppe à en-tête du «Premier Ministre», ne soyez pas surpris! ). Dès récep on du récépissé et de l annonce au JO, il faut : Si besoin, faire une demande de SIRET à la direc on régionale de l'insee. Ouvrir un compte en banque Contracter une assurance Les documents u les à la déclara on de l Associa on en Préfecture : un modèle de convoca on à l Assemblée Cons tu ve un modèle de compte-rendu d Assemblée Cons tu ve un modèle de courrier de demande de SIRET NB : Il vous sera souvent demandé le Procès-Verbal de votre Assemblée. C est un abus de langage. Un Procès-Verbal reprend mot à mot ce qui se dit en Assemblée, or les associa ons en font le plus souvent un résumé sous forme de compte-rendu, ce qui est bien sûr suffisant. 15
Les modèles COMPTE RENDU DE L ASSEMBLÉE CONSTITUTIVE DU < Date > Le < Date > à < Heures>, les fondateurs de l associa on < Titre > se sont réunis en assemblée cons tu ve à <adresse>. Etaient Présents : Voir feuille d émargement en annexe 1 L assemblée désigne < Prénom NOM > en qualité de Président de séance et < Prénom NOM > en qualité de Secrétaire de séance. Le président de séance rappelle que l assemblée générale cons tu ve est appelée à statuer sur l ordre du jour suivant : 1. Présenta on et adop on du projet associa f 2. Présenta on et adop on des statuts 3. Elec on des membres des instances de direc on < Conseil d administra on et/ou du bureau> 4. Valida on de l adresse du siège social de l associa on 5. Déléga on de pouvoirs aux membres de l associa on en vue des formalités de déclara on et de publica on. 6. Reprises des actes passés pour le compte de l associa on en forma on. Le président de séance expose les mo fs du projet de créa on de l associa on et commente le projet de statuts. Il ouvre la discussion. Un débat s instaure entre les membres de l assemblée. < Rendre compte des débats s il y a lieu >. Personne ne demandant plus la parole, le Président met successivement aux voix les délibéra ons suivantes. 1ère délibéra on : adop on du projet associa f Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Ce e délibéra on est adoptée à l unanimité. 2ème délibéra on : adop on des statuts dont le projet a été présenté. Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Ce e délibéra on est adoptée à l unanimité. 3ème délibéra on : Elec on des membres des instances Sont candidats : < Nom, prénoms, na onalité, adresse et profession de chaque membre du conseil > < Nom, prénoms, na onalité, adresse et profession de chaque membre du conseil > < Nom, prénoms, na onalité, adresse et profession de chaque membre du conseil > Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Tous les membres sont élus à l unanimité. Les membres du conseil ainsi élus acceptent leurs fonc ons. 4ème délibéra on : Valida on de l adresse du siège social de l associa on Il est proposé de domicilier l associa on < Adresse >. Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Ce e délibéra on est adoptée à l unanimité. 5ème délibéra on : pouvoirs en vue des formalités de déclara on et publica on Il est proposé d accordé ce pouvoir à <Nom de la personne concernée> Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Ce e délibéra on est adoptée à l unanimité. 6ème délibéra on : Reprises des actes passés pour le compte de l associa on en forma on Il est proposé de reprendre les actes passés pour le compte de l associa on en forma on (divers coûts ) Pour : < Nombre de voix > Contre : < Nombre de voix > Absten on : < Nombre de voix > Si la délibéra on est prise à l unanimité : Ce e délibéra on est adoptée à l unanimité. L ensemble des points prévus à l ordre du jour ayant été abordé, la séance est levée. Signature du Président de Séance Signature du Secrétaire de Séance < Prénom NOM > < Prénom NOM > 16
Les modèles COURRIER DE DEMANDE DU SIRET < Nom de l Associa on > < Adresse de l Associa on > < Numéro RNA > INSEE MIDI-PYRENEES 36, rue des 36 Ponts BP 94217 31054 Toulouse Cedex 4 Objet : délivrance du numéro SIRET Monsieur le directeur régional de l'insee, Nous souhaiterions immatriculer notre associa on au répertoire des entreprises et des établissements SIRENE afin d'obtenir un numéro SIRET, nous perme ant ainsi de recevoir des subven ons de l'état et des collec vités territoriales. Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint les pièces nécessaires à ce e immatricula on : Photocopie du récépissé délivré par la préfecture lors de la déclara on Photocopie des statuts men onnant l'objet de l'associa on Photocopie de l'annonce légale parue au Journal Officiel Avec nos remerciements, nous vous prions d agréer, Monsieur le directeur régional, l expression de nos saluta ons dis nguées. < Nom et prénom du Président > < Signature > 17
Ouvrir un compte bancaire OUVRIR UN COMPTE BANCAIRE Les pièces à fournir pour l ouverture d un compte en banque (liste non exhaus ve, des pièces complémentaires peuvent être demandées selon les procédures propres à chaque organisme bancaire) Une copie des statuts, signée par au moins deux membres de l instance dirigeante La copie de l annonce de déclara on de l associa on publiée au Journal Officiel La copie du récépissé de déclara on de la Préfecture La copie du compte-rendu de l instance compétente, désignant les dirigeants de l Associa on et la durée de leur mandat, signée par au moins deux membres de l instance dirigeante. La copie du compte-rendu de l instance compétente, désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonc onner le(s) compte(s), signée par au moins deux membres de l instance dirigeante. La copie de la pièce d iden té de la ou des personnes habilitées à faire fonc onner les comptes. Il est impéra f de fournir ces pièces jus fica ves à chaque changement de personnes habilitées à faire fonc onner les comptes. COMPTE RENDU DE LA SEANCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION En date du : < Date >, à < Heure > Le conseil d administra on s est réuni à < Lieu > sous la présidence de < Prénom et Nom du président de séance > pour délibérer sur les points suivants : Le fonc onnement des comptes bancaires Point 2... Voir feuille de présence et d émargement en annexe Le quorum étant a eint, le conseil peut valablement délibérer. 1ère délibéra on : le fonc onnement des comptes bancaires Le Conseil donne pouvoir à : < Prénoms, Noms et fonc ons > < Prénoms, Noms et fonc ons >... de faire toutes les opéra ons concernant le fonc onnement du compte de chèques < et/ou > du livret < et/ou > de fonds ouverts à l agence et notamment de signer tous ordres, reçus, chèques, virements, et faire tous versements et tous retraits, de re rer ou de verser toutes pièces comptables, de donner toutes qui ances et décharges, et, de façon générale, effectuer toutes opéra ons pour le compte de la collec vité sus dénommée. Le présent pouvoir est valable jusqu à révoca on expresse de notre part. Il sera obligatoirement renouvelé de notre chef, au cas où un changement interviendrait au sein de l Associa on. A < Ville >, le < Date > Signature du Représentant légal de l associa on Signature du Secrétaire de Séance Signatures des mandataires, précédées des Prénoms, Noms et Fonc on et de la men on manuscrite «Lu et approuvé» 18
Contracter une assurance La responsabilité de l associa on Une associa on, dès lors qu elle est déclarée, est responsable des dommages qu elle cause dans le cadre de ses ac vités : ce e responsabilité peut-être engagée au plan civil ou pénal. La responsabilité civile abou t à la répara on du dommage causé par le versement de dommages et intérêts. La responsabilité pénale a pour objet de réprimer un comportement jugé dangereux pour la société. Elle n est engagée que pour des infrac ons prévues au Code pénal. Depuis le 1er mars 1994, l associa on peut-être poursuivie pénalement pour avoir commis une infrac on. A noter que la responsabilité pénale de la personne morale n exclut pas celle des dirigeants à tre personnel. La responsabilité des dirigeants Responsabilité civile : la faute commise par un dirigeant dans l exercice de ses fonc ons engage en principe la responsabilité civile de l associa on, sauf : s il n a pas agi au nom et pour le compte de l associa on, s il est sor du cadre de l objet ini al de l associa on, s il est sor de ses a ribu ons, s il a commis une faute par culièrement grave. Responsabilité pénale : la responsabilité personnelle du dirigeant ne peut-être mise en jeu que s il a luimême commis une faute : d imprudence, de négligence ou de manquement à une obliga on de prudence ou de sécurité. Responsabilité financière : en cas de faillite de l associa on, les dirigeants peuvent être amenés à combler le passif de leurs propres deniers si un tribunal établit qu ils ont commis des fautes de ges on. Pourquoi contracter une assurance Responsabilité Civile? Parce qu une associa on a obliga on de réparer les dommages causés à un ers à travers ses ac vités. Quelques points d a en on: L assurance peut ne pas jouer si les ac vités impliquées dans l incident ne sont pas celles prévues dans l objet de l associa on. En cas de manifesta on excep onnelle, il est important de vérifier la couverture auprès de son assureur. A en on également à bien vérifier les règles et condi ons de sécurité. Si les normes ne sont pas respectées, l assurance peut ne pas prendre en charge les dommages. Les accidents du travail ne relèvent pas de la Responsabilité Civile mais du champ de la couverture de Sécurité Sociale. L assurance du local n est pas toujours prévue dans les forfaits de base proposés par les assureurs. A en on : la mise à disposi on gratuite d un local ne dispense pas de la souscrip on d une assurance. Les véhicules appartenant à l associa on doivent-être assurés. Il est possible d assurer les véhicules des membres et salariés dans le cadre de leurs déplacements pour l associa on (automission). Les sanc ons pénales ne sont pas assurables. En revanche, les frais de défense peuvent être pris en charge dans le cadre de la protec on juridique. IMPORTANT : avant de signer un contrat d assurance, vérifiez bien : Qui est assuré? Membres? Bénéficiaires? Dirigeants? Salariés? Par cipants ponctuels? Quels types d incidents sont assurés? Quelles sont les exclusions? Quels types de biens sont assurés? Quelles ac vités sont assurées? Evènements ponctuels? Manifesta ons grand public? Nombre maximum de par cipants? Demandes d autorisa ons nécessaires? La protec on juridique est-elle incluse? Beaucoup d assureurs proposent des disposi fs spécifiques pour les associa ons avec des tarifs très différents. Il ne faut pas hésiter à demander plusieurs devis avant de faire le choix de l assurance de l associa on. 19
Le registre spécial Objet du registre spécial Seule obliga on de la loi 1901, le registre spécial est un cahier relié qui doit perme re aux autorités administra ves ou judiciaires de suivre les évènements statutaires et le fonc onnement de l associa on. Il favorise aussi la passa on du relais vers une nouvelle équipe bénévole. Ce registre doit être tenu et conservé indéfiniment au siège de l associa on. Contenu du registre spécial Toute associa on, quel que soit son objet ou son ac vité, se doit de tenir un registre spécial sur lequel doivent être consignés, dans l ordre chronologique et de façon manuscrite, sans rature et sans blanc : les changements intervenus dans sa direc on, les modifica ons apportées à ses statuts, les éventuels nouveaux établissements fondés, Les éventuels changements d adresse du siège social, Les éventuels achats et ventes d immeubles de l associa on, les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfecture lors du dépôt des déclara ons modifica ves. Forme du registre spécial : Prévoir un cahier grand format, sans spirale => Il ne doit pas y avoir de feuille volante. Marquer le numéro des pages du cahier de la première à la dernière page Faire parapher chaque page par la personne représentant l associa on (généralement le Président) En première page du registre, inscrire la men on suivante : Registre spécial de l associa on < nom de l associa on >, dont le siège social est à < adresse complète du siège social >, numéroté, paraphé et daté par le Président de l Associa on. Dans la mesure du possible, les dirigeants qui constatent l absence de registre spécial à leur arrivée dans l Associa on, doivent le recons tuer avec les éléments qu ils ont à leur disposi on ou les éléments qu ils sont en mesure de récupérer (duplicata ). Dans ce cas, le registre spécial doit comporter sur la première page la men on manuscrite suivante : Registre spécial obligatoire de l associa on < nom de l associa on >, côté de la première à la dernière page par < Nom et prénom du président >, Président, qui en l absence de registre tenu à jour par mon prédécesseur ouvre le présent, y men onne les informa ons rela ves à la créa on de l associa on (date de créa on, adresse du siège, n d enregistrement et date du récépissé de déclara on préfectorale) ; ainsi que les dernières informa ons concernant les statuts qui la régissent aujourd hui. Le Conseil d administra on est composé de < Nom, prénom et fonc on des administrateurs >. Déclara on en a été faite à la < Sous > Préfecture de < Chef-lieu de département ou d arrondissement >. 20