ACCUEIL DES NOUVEAUX MEMBRES DU PERSONNEL GUIDE DU GESTIONNAIRE OU SUPERVISEUR RECRUTEUR ÊTES-VOUS PRÊT? Centre d apprentissage et de développement organisationnel Service des ressources humaines
Introduction Le présent guide a pour objet de vous aider à bien orienter les nouveaux employés *. Il propose des marches à suivre avant l'arrivée de la personne, lors de sa première journée, de sa première semaine et de son premier mois de travail ainsi que pendant la période qui suit. Des relations de travail harmonieuses et productives passent obligatoirement par une orientation efficace. Le but est de sensibiliser les nouveaux employés à l Université d Ottawa et à leur nouveau poste. Le nouvel employé doit pouvoir se faire une idée positive de la faculté ou du service qui l embauche, de même que de l Université, dès ses premiers échanges avec vous. Le temps que vous passerez à préparer ses premiers jours et ses premières semaines de travail augmentera grandement ses chances de bien s intégrer dans son nouveau milieu de travail. Les nouveaux employés se posent des questions. Quel que soit le poste qu'ils occupent, ils se demandent : À quoi ressemble cet endroit? Qu'est ce qu on attend de moi? Où puis-je m'adresser pour obtenir de l'aide? Est-ce que j'aimerai mon nouveau milieu de travail? Est-ce que je réussirai? Comment saurais-je si je réponds aux attentes? À titre de gestionnaire ou superviseur recruteur, vous jouez un rôle essentiel dans le processus d'orientation ; vous devez pouvoir répondre le plus rapidement possible et le mieux possible à ces questions, sinon l employé se sentira angoissé et demeurera insatisfait. Le présent guide rappelle l importance de bien planifier l entrée en service des nouveaux employés à l Université canadienne et de les accueillir chaleureusement. Il n exclut pas une certaine souplesse. Cependant, même si chaque faculté ou service est unique, une constante demeure : vous devez absolument consacrer le temps qu il faut aux nouveaux employés au cours du premier mois de leur arrivée. Nous avons prévu un aide-mémoire aux pages 9 et 10 pour vous éviter d oublier des éléments importants de l orientation. * Dans le présent guide, le genre masculin du mot «employé» est utilisé sans discrimination, à la place de «membres du personnel», dans le seul but d'alléger le texte. 2
Pour une orientation réussie Prenez l'orientation au sérieux, quel que soit la nature du poste. Soyez disposé à consacrer le temps, les efforts et les ressources nécessaires à la préparation et au déroulement d'un processus d orientation efficace. Assurez-vous de bien planifier la première journée de travail de l employé. Votre priorité doit être l'accueil. Vous ne devez jamais faire attendre l employé, et personne d'autre que vous ne doit le recevoir (vous pouvez déléguer la tâche à votre remplaçant, mais dans certaines conditions seulement). Les nouveaux employés gardent un souvenir impérissable de leur première journée au travail. Renseignez le nouvel employé sur l Université d Ottawa ainsi que sur la faculté ou le service dont il fera partie. Peu importe le poste qu'elles occupent, les nouvelles recrues s'intéressent toujours à l entreprise qui les a embauchées. Allez d'abord à l'essentiel : donnez tous les renseignements de base à l employé avant qu il commence ses tâches normales. Informez-le au fur et à mesure pour éviter de le surcharger d information. Au début, ne lui dites que ce qu il a vraiment besoin de savoir. Montrez-vous souple avec l employé et répondez à chacun de ses besoins. Aidez-le à se fixer des objectifs et à élaborer des plans d'action pour les réaliser. 3
UN SURVOL DE L ORIENTATION L'orientation des nouveaux employés à l Université d Ottawa dure environ un mois. Bien entendu, cela ne veut pas dire que vous devez consacrer un mois à chaque nouvel employé. Cela signifie simplement qu il faut étaler sur une période d environ un mois les renseignements qu on lui fournit, et ce, afin d éviter une surcharge d information. Vous n'êtes pas la seule personne à participer à l'orientation. Vous pouvez charger un collègue ou un «partenaire» de renseigner l'employé sur son emploi et d agir comme personne-ressource. Le superviseur immédiat de l employé, si ce n est pas vous, doit aussi participer au processus. À l Université d Ottawa, l'orientation est une responsabilité que se partagent le gestionnaire ou superviseur recruteur et le Service des ressources humaines (SRH). Elle comporte deux volets : Le volet 1 consiste à fournir aux nouveaux employés tous les renseignements nécessaires sur l Université au moyen du nouveau guide d accueil électronique - www.rh.uottawa.ca/accueil - et au moyen de l atelier «L Université en bref», offert sur une base régulière par le Centre d apprentissage et de développement organisationnel (CADO). Les nouveaux employés doivent s inscrire sur le site http://web9.uottawa.ca/services/hr/formation/enregistrement/. Le volet 2 consiste en vos responsabilités de gestionnaire ou superviseur recruteur, telles qu elles sont énoncées dans le présent guide. Responsabilités des divers intervenants Le SRH, par l entremise du CADO, élabore et met à jour le guide électronique www.rh.uottawa.ca/accueil. Il répond également aux questions que posent les employés par l intermédiaire du site Web. Les secteurs du SRH qui ont des responsabilités de dotation ou qui administrent les formulaires ou les cartes d identité lors de l arrivée des nouveaux employés doivent informer ces derniers de l existence du guide d accueil électronique et les encourager à le consulter sur le site du SRH. Le gestionnaire ou superviseur recruteur est chargé d orienter le nouvel employé à compter de la date d embauche, comme le précise le présent guide. L employé a accès au guide d accueil électronique par ordinateur à partir de son bureau ou de son domicile. S il n a pas d ordinateur dans son bureau, le gestionnaire ou superviseur recruteur en mettra un à sa disposition. Vu l importance des premières impressions, si le gestionnaire ou superviseur recruteur n est pas en mesure de s occuper lui-même de l orientation de l employé, il déléguera la tâche à un remplaçant (ou «collègue désigné»). (Voir «Principes de sélection d un collègue désigné», page 8.) Le collègue désigné accompagnera l employé au cours de la première semaine, surtout pour lui expliquer les particularités de l emploi et pour répondre à ses questions sur le travail quotidien. 4
ÊTES-VOUS PRÊT? Responsabilités du gestionnaire ou superviseur recruteur Accueillir le nouvel employé et le présenter à ses collègues et aux autres membres du personnel. Lui expliquer ses tâches, les méthodes de travail, les projets, etc. Quand la situation s'y prête, charger un collègue désigné ou un partenaire d'accompagner l'employé au cours de la première semaine pour lui expliquer les particularités de son emploi et répondre aux questions qu il pourrait vouloir poser sur le travail. (Voir «Principes de sélection d un collègue désigné» page 8.) Tâches Avant l arrivée de l employé L orientation d un nouvel employé commence avant son arrivée. Bien préparer l arrivée de l employé lui permettra d être productif dès la première journée. Avant l arrivée du nouvel employé, vous devez : l informer de l heure et de l endroit où il doit se présenter le premier jour. Invitez-le à consulter la carte du campus : http://www.uottawa.ca/cartes. communiquer la date d entrée en fonctions de l employé au SRH et remplir tous les formulaires nécessaires au système de paye. noter le moment où le nouvel employé arrivera et vous assurer de pouvoir l accueillir, ou charger votre remplaçant de le faire. prévoir le temps que les divers intervenants devront consacrer à l orientation : vous-même, des membres de votre personnel et les autres personnes concernées. Charger un collègue du nouvel employé de l accompagner et de lui expliquer ses responsabilités, au besoin. informer le personnel de la faculté ou du service de l arrivée d'un nouveau collègue. préparer le poste de travail du nouvel employé et lui procurer les fournitures et le matériel nécessaires, par exemple : o confirmer l espace de bureau disponible o commander du mobilier o obtenir un ordinateur et y faire installer les logiciels nécessaires o prévoir des mots de passe o faire installer un téléphone o obtenir les clés du bureau. préparer une trousse d information sur le service (organigramme, mission, objectifs, etc.) et réunir les documents de référence et les manuels nécessaires à l emploi. rédiger les objectifs à court terme de l employé et noter ses besoins immédiats en formation. dresser la liste des personnes clés que l employé devra rencontrer pour qu elles lui expliquent leur rôle au sein de la faculté ou du service. L aide-mémoire énumère les étapes importantes de l orientation (pages 9 et 10). 5
Première journée de travail La perspective d'un nouvel emploi peut parfois rendre nerveux. Essayez de créer des conditions rassurantes pour l employé et n'oubliez pas qu il faut éviter de le surcharger d'informations le premier jour. L orientation est un processus continu ; vous aurez d autres occasions de lui fournir des renseignements. La première journée, vous devez : rencontrer l'employé dès son arrivée (ou charger un remplaçant de le faire) l accueillir chaleureusement et, au besoin, tenter de le rassurer lui expliquer l'emploi du temps de la première journée lui faire visiter le bureau et le présenter à ses collègues dîner avec lui passer en revue avec lui sa description de travail et l'organigramme vous occuper d'autres questions d ordre pratique : o carte d'identité o clés de bureau o carte professionnelle (au besoin) o téléphone cellulaire (au besoin) indiquer à l'employé les principaux services offerts dans l'immeuble ou dans les édifices adjacents : cafétéria, services de santé, services bancaires, bureau de poste, service de reprographie, complexe sportif, etc. le familiariser avec l'usage du téléphone, du télécopieur, de l'ordinateur, etc., et prendre des arrangements pour qu il reçoive la formation nécessaire au besoin lui expliquer, s il y a lieu, le processus de probation, l évaluation de rendement au cours de la première période de probation et la démarche suivie lui expliquer le processus de paye et lui indiquer les périodes de paye, la date de la première paye et les heures de travail, y compris les pauses et les repas faire en sorte que l'employé se rende au SRH, y remplisse tous les formulaires d embauche et consulte le guide électronique à l intention des nouveaux membres du personnel : www.rh.uottawa.ca/accueil. Accordez à l employé suffisamment de temps pour étudier ce site pendant les heures de bureau. lui rappeler de s inscrire à l atelier obligatoire «L Université en bref», organisé par le SRH (CADO). Cet atelier comprend une visite guidée du campus. L employé peut s inscrire sur le site : http://web9.uottawa.ca/services/hr/formation/enregistrement/. passer en revue la liste des ateliers obligatoires et souligner l importance de s y inscrire le plus tôt possible. La liste se trouve sur le site http://www.rh.uottawa.ca/formation/orientation et l inscription se fait en ligne. 6
Prochains jours et prochaines semaines Prenez rendez-vous avec l employé pour discuter des points suivants : Ses impressions générales. Demandez-lui comment il perçoit la faculté, le service ou le département. Échangez sur ses idées et répondez à ses questions sur le fonctionnement du secteur. Parlez à l employé des projets qui lui sont assignés et répondez à ses questions au sujet de son poste. Donnez-lui un aperçu de l administration et de la gouvernance à l Université d Ottawa. Expliquez la structure et la gouvernance de l Université en comparaison d autres entreprises privées ou publiques. Indiquez-lui où se situe la faculté ou le service dans l organigramme de l Université. Expliquez la mission, la vision et les valeurs de l Université d Ottawa et la façon dont les objectifs stratégiques y concourent. Expliquez les politiques et les règlements pertinents (institutionnels et par secteur). Parlez, s il y a lieu, du processus d évaluation du rendement. Examinez la documentation avec l employé et dites-lui que vous allez établir ensemble des objectifs de rendement et un plan de rétroaction. Précisez que vous discuterez de ses progrès et que chacun fera part à l autre de ses observations à une date ultérieure. Expliquez le calendrier des rencontres d évaluation du rendement. Faites visiter le campus à l employé et montrez-lui les diverses installations (si cela n a pas déjà été fait dans le cadre de l atelier «L Université en bref»). Premier mois et période qui suit Assurez-vous que l employé a rencontré tous ses collègues et partenaires (s il y a lieu). Rédigez une première ébauche des objectifs de l employé et établissez un calendrier de réunions de rétroaction afin d examiner périodiquement la réalisation des objectifs et les progrès accomplis. Continuez à remplir l aide-mémoire d orientation de l employé (pages 9 et 10). 7
Principes de sélection d un collègue désigné Lorsque la situation s y prête, vous pouvez charger un «collègue désigné» ou un «partenaire» d accompagner le nouvel employé au cours des premières semaines. Le collègue désigné a pour tâche principale d encadrer l employé en lui expliquant les particularités de l emploi et en répondant à ses questions sur le travail courant. Au moment de choisir un collègue désigné, considérez les points suivants : Demandez-vous si l employé s entendra bien avec la personne que vous avez en tête. Choisissez un collègue performant qui pourra servir d exemple à l employé. Invitez la personne à encadrer l employé, ne lui ordonnez pas. Facilitez-lui la tâche le plus possible. Dégagez-la d une partie de ses responsabilités. Exprimez-lui votre reconnaissance si elle accepte. Elle doit se sentir honorée et non punie. Préparez-la. Expliquez-lui vos attentes et précisez-lui ses tâches. Par la suite, surveillez de près la relation employé-collègue désigné. Faites les suivis nécessaires avec chacun. AIDE-MÉMOIRE D ORIENTATION L orientation s est-elle bien déroulée? Vous trouverez, à la fin du présent guide, un aide-mémoire qui vous aidera à vérifier que vous n'avez oublié aucune étape importante du processus d'orientation. Faites-en des copies et utilisez-le chaque fois qu'un employé entre en fonctions pour vous assurer qu'il a obtenu toutes les informations nécessaires et qu'il s intègre bien dans son nouveau poste à l Université. Pour montrer à l employé qu une bonne orientation est importante pour vous, vous pourrez l inviter à examiner l aide-mémoire (ou vous voudrez peut-être le remplir conjointement), afin qu il puisse confirmer qu il dispose de toutes les ressources dont il a besoin pour bien s'acquitter de ses fonctions. NOTE : Le superviseur immédiat doit signer et dater l aide-mémoire et le verser au dossier de l employé. 8
AIDE-MÉMOIRE D ORIENTATION À L ATTENTION DU GESTIONNAIRE OU SUPERVISEUR RECRUTEUR Employé : Faculté ou service : Unité ou secteur : Titre du poste : Gestionnaire ou superviseur recruteur : Date d embauche : Date aujourd hui : AVANT L ENTRÉE EN FONCTIONS Dès que vous obtenez le numéro d employé du nouveau membre du personnel, vous pouvez soumettre une demande concernant ses besoins (espace de travail, téléphone, ordinateur et comptes divers). Ces préparatifs peuvent être longs, alors présentez vos demandes le plus tôt possible. Établissez les besoins informatiques. Examinez les besoins d espace et obtenez un espace de travail pour l employé. Une fois l espace trouvé, communiquez avec le Service de l informatique et des communications (téléphone) ou avec votre technicien en informatique (ordinateur). Assurez-vous que l ordinateur et le téléphone sont installés et qu ils fonctionnent. Faites installer les logiciels nécessaires et activer les comptes pertinents (compte Windows avec courriel, compte SIS au besoin, etc.). Encouragez l employé à s inscrire aux séances «L Université en bref», «L évaluation de rendement à l aide des compétences», «SIMDUT», selon les besoins, et «L excellence du service». Pour ce faire, il doit s inscrire au : http://web9.uottawa.ca/services/hr/formation/enregistrement/ Obtenez un insigne porte-nom et des cartes professionnelles (selon le règlement interne de la faculté ou du service). Faites mettre à jour les listes téléphoniques, le répertoire de l Université, les horaires, les organigrammes, les listes courriel, etc. Présentez l employé par courriel (nom, titre du poste, date d entrée en fonctions) et envoyez-lui copie du courriel. Assurez-vous que les membres de l équipe (immédiate) connaissent la date d entrée en fonctions de l employé et qu ils peuvent prendre du temps pendant la première semaine pour lui expliquer leur travail. Appelez personnellement l employé avant son entrée en fonctions pour lui souhaiter la bienvenue à l Université, lui indiquer où exactement il doit se présenter et l inviter à dîner la première journée de travail (s il y a lieu). Coordonnez un premier travail que vous confierez à l employé. Date ou S/O Initiales 9
Première journée et premières semaines OUI NON S/O 1. Le gestionnaire a-t-il donné tous les renseignements demandés sur le formulaire d embauche? 2. L employé a-t-il rempli tous les formulaires d embauche (avantages sociaux, régime de retraite, etc.)? 3. L employé a-t-il consulté le guide d accueil électronique et pris connaissance de tous les renseignements pertinents? 4. Le gestionnaire ou un «partenaire» a-t-il- fait visiter le secteur, la faculté ou le département à l employé et l a-t-il présenté à ses collègues? 5. Le gestionnaire a-t-il chargé un collègue désigné d accompagner l employé pendant sa première semaine? 6. L employé a-t-il reçu des renseignements clairs sur : - son salaire, ses avantages sociaux, son régime de retraite? - les périodes de paye? - les congés annuels? - les heures supplémentaires? - la période de probation? - les heures de travail? - les diverses installations (toilettes, cafétéria, etc.)? - les systèmes informatiques? - les ateliers de formation obligatoires (y compris «L Université en bref»)? 7. Le gestionnaire ou le «partenaire» a-t-il discuté des politiques ou d autres sujets avec l employé? 8. Le gestionnaire ou le «partenaire» a-t-il- fait visiter le campus et les diverses installations à l employé? 9. Le gestionnaire ou le «partenaire» a-t-il présenté l employé aux divers membres de l équipe et aux clients (s il y a lieu)? 10. Le gestionnaire a-t-il pris toutes les dispositions nécessaires relativement : - à l équipement informatique, aux logiciels et aux mots de passe? - aux téléphones? - aux clés? - autres (s il y a lieu)? 11. Le gestionnaire a-t-il parlé à l employé des projets qui lui sont assignés et de la formation qu il doit suivre? 12. Le gestionnaire a-t-il expliqué à l employé le programme d évaluation du rendement? 13. Le gestionnaire ou le «partenaire» a-t-il encouragé l employé et répondu à toutes ses questions? 14. Le gestionnaire ou le «partenaire» a-t-il dit à l employé qu il communiquerait périodiquement avec lui pour répondre à ses questions? 10