Mini atelier: Les plans de travail annuels à la bibliothèque publique

Mini atelier: Les plans de travail annuels à la bibliothèque publique Automne 2012

Traduction de Annual Work Plans in the Public Library Fall 2011 Service des bibliothèques de l Ontario-Sud 111, rue Peter Street, Suite/bureau 902 Toronto, ON M5V 2H1 416-961-1669 1-800-387-5765 416-961-5122 (fax/téléc.) www.sols.org Statut d organisme de bienfaisance enregistré #1077 98167 RR0001 Le soutien financier de la province de l'ontario est grandement apprécié.

Introduction La communication continue avec le personnel de la bibliothèque et le conseil d'administration, au sujet des priorités de travail, doit avoir lieu tout au long de l'année. Le directeur devrait utiliser un plan de travail annuel pour focaliser les tâches du personnel et tenir compte du progrès du travail relatif aux priorités visées et aux projets. Le plan de travail peut aussi aider à faire les évaluations de rendement. Les évaluations de rendement les plus efficaces sont centrées sur des priorités convenues conjointement et établies par le conseil d'administration et le directeur. Pour axer le travail sur les priorités, les activités connexes sont inscrites dans un plan de travail annuel et elles sont assignées des objectifs mesurables. Le plan de travail peut contenir des objectifs concernant le rendement au travail ou des objectifs particuliers à un projet. Il peut contenir une liste de tâches qui doivent être effectuées chaque mois. Ce mini atelier sera principalement une discussion sur la valeur et le développement de tels plans de travail. Même si nous avons quelques exemples de plans de travail à vous présenter, il serait utile que vous apportiez vos propres plans de travail ou les documents que vous utilisez actuellement pour faire le suivi du travail à faire pour atteindre vos priorités ou pour gérer vos multiples projets.

Exercice n o 1 En ce qui concerne votre propre bibliothèque Qu'avez-vous accompli l'année dernière? En d'autres mots, Que vous prévoyiez faire? Avez-vous réussi à y arriver? Comment y êtes-vous arrivé? Énumérez quelques-unes de vos réalisations. Partagez vos idées 4

Qu est-ce un plan de travail? Tout plan est un ensemble systématique d activités mises en œuvre pour concrétiser une action. De ce fait, le plan vise à répondre aux attentes/besoins ou à résoudre certains plans. Un plan de travail est un «instrument» qui permet d ordonner et de systématiser l information s avérant significative pour réaliser un travail. Quels sont les buts d un plan de travail? Le plan de travail est valable pour une période de temps (durée) donnée. Ceci dit, les actions proposées doivent être mises en place au cours d un certain délai et les objectifs doivent être satisfaits avant une date limite. Une fois un plan de travail conclu (il peut être mensuel ou annuel, par exemple), il est remplacé par un autre (un nouveau plan). Le plan stratégique de la bibliothèque est un bon exemple. Il est habituellement établi pour une durée de trois à cinq ans. Le plan de travail d un architecte oblige à ce que, premièrement, une maquette ou un modèle (le plan de projet) soit mis(e) au point avant de commencer les travaux sur le chantier. Procéder inversement ne serait ni logique ni cohérent. Raccordement avec l évaluation du rendement - Le plan de travail peut également être accordé à ceux, qui ont un besoin ou un droit de savoir ce que vous faites et pourquoi, durant la période en cours. Par exemple, un plan de travail aidera le conseil d administration à faire l évaluation du rendement du directeur général. Le dg peut se référer aux plans de travail préétablis pour faire les évaluations de performance des membres du personnel. Suivi des projets - Un plan de travail peut également être utilisé par les organismes de financement pour organiser les différentes phases d un projet ou programme, en particulier pour l'organisation d'un projet ou d'un programme qui comporte des phases spécifiques. Alors que les plans de travail axés sur les projets incluent certains des mêmes éléments que pour un plan de travail annuel; par exemple, les délais de réalisation et une liste d'objectifs ou de buts. Ils ont souvent un format légèrement différent, car ils divisent l'ensemble du projet dans une séquence logique d'étapes et ils incluent un budget. Le plan de travail, axé sur les projets, est composé d une introduction, qui explique le défi/objectif du projet, une liste des objectifs/buts, montrant ce qui doit être accompli, une liste de contraintes/ressources, indiquant ce qui peut être utilisé, une section d actions/stratégies, expliquant comment les choses doivent être accomplies et des annexes qui comprennent des éléments tels que le calendrier et le budget. Nous ne parlerons pas de ces plans de projets, aujourd hui. 5

et ce qu un plan de travail annuel --- n est pas? Dans le document Guidelines for preparing a work plan prepared de la Community Empowerment Collective à Vancouver, l auteur, Phil Bartle est clair sur ce N EST PAS un plan de travail. «Dès le début, il est important de se débarrasser de deux hypothèses concernant les plans de travail : (a) qu un plan de travail ne se compose que d'un budget, et (b) qu un plan de travail ne se compose que d'un calendrier. «Nombreux organismes de financement et agences d'exécution ont besoin d'un plan de travail pour justifier le déblocage de fonds pour la période en question. Pour cette raison, de nombreux gestionnaires supposent à tort que le budget est le centre (ou le seul) élément du plan de travail. Loin de là. La deuxième hypothèse erronée c est qu'un calendrier est un plan de travail. Un coordinateur pourrait avoir du mal à préparer un calendrier et une liste de tâches à faire, jour après jour, pour la période en question. Même si un calendrier par lui-même est utile, ce n'est pas un plan de travail. C'est-à-dire que le calendrier ne précise pas quels sont les objectifs et les résultats visés, ni comment ils seront effectués, ni pourquoi. «Par ailleurs, même si un calendrier se veut être une liste des activités de chaque jour; dans le monde réel, ce genre de listes précises ne peut pas être respecté. D autres tâches urgentes surgissent, des visiteurs inattendus se présentent, les réunions prévues sont reportées parce que les autres parties ont des tâches inattendues ou des visites impromptues, et ainsi de suite. Plutôt que d être un calendrier rigide, le plan de travail recommande que chacun des extrants ou objectifs aient un délai dans lequel la date d'achèvement peut être prévue, ce qui est une approche organique et souple plutôt que l'approche mécanique pour la préparation d'un calendrier. «Une fois, ces deux hypothèses erronées sont mises de côté, il est possible de continuer et de préparer un plan de travail authentique.» 6

Le déroulement d un plan de travail Si une bibliothèque a un plan stratégique, le travail du directeur de la bibliothèque, et de tout le personne, découlera des orientations stratégiques/directions incluses dans ce plan stratégique. Le directeur de la bibliothèque aura dressé une liste de tâches ou d'actions à accomplir et il saura lesquelles doivent être accomplies par lui-même/elle-même et lesquelles sont attribuées au conseil d administration ou au groupe d'amis. Le directeur de la bibliothèque ne peut pas réellement accomplir chaque tâche, lui-même, mais il est responsable de l'ensemble, et il est le seul à assigner certaines tâches à un membre du personnel en particulier. Si une bibliothèque ne dispose pas d'un plan stratégique formel, elle devrait tout de même développer un plan de travail. Le directeur est en mesure de proposer un plan de travail annuel à son conseil d administration. Pour sa part, le directeur de la bibliothèque aurait sa propre liste de tâches au sein du plan de travail annuel. La réussite de chacune des tâches permettrait au conseil d administration de déterminer si son directeur s est bien acquitté de ses fonctions et qu il a au moins a exécuté les tâches qui étaient attendues de lui au cours de cette année civile. Voir le diagramme suivant. 7

Créer un plan de travail La bibliothèque a-t-elle un plan stratégique? La bibliothèque entreprend-t-elle un nouveau projet? Oui Non Oui Élaborer un plan de travail annuel pour le dg à partir des priorités énoncés dans le plan stratégique Élaborer un plan de travail annuel à partir des les discussions entre le dg et le ca Élaborer un plan de travail annuel pour le dg à partir des tâches requises pour compléter le projet. Élaborer un plan de ravail annuel pour les employées selon la répartition des tâches Utiliser le plan de travail annuel comme la base de l'évaluation de rendement Élaborer un plan de ravail annuel pour les mployées selon la répartition des tâches Utiliser le plan de travail annuel comme la base de l'évaluation de rendement 8

La rédaction du plan de travail Si vous avez déjà examiné une variété de plans stratégiques de bibliothèques, vous savez qu'il y en a de tous les styles et formats. En fin de compte, ils utilisent tous des mots différents pour désigner la même chose. Nous avons inclus dans votre matériel un exemple du plan stratégique de la Bibliothèque publique de Kitchener (KPL). Ce plan est également affiché sur le site Web à l adresse suivante : http://www.kpl.org/_docs/strategic_plan/strategic_plan_2009_2012.pdf Le plan de la KPL utilise des termes tels : «priorités stratégiques clés» (key strategic priorities) et «butss» (goals) suivis d une série d énoncés qui expriment le travail qu il y a à faire sous chacun de ces termes. D'autres plans utilisent les expressions «orientations stratégiques», «objectifs», et «actions» ou encore «buts», «objectifs», et «tâches». N accrochez pas trop sur la terminologie. Il faut surtout remarquer que le processus d élaboration du plan va du général au particulier, et ensuite qu il établit des «choses à faire» particulières, tout au long de l'année en vue d atteindre les priorités ou orientations générales. Le système de bibliothèque publique de Kitchener est une des grandes bibliothèques urbaines, qui dessert une population de plus de 200 000 habitants. Par contre, leur plan illustre très bien ce que devrait être le plan stratégique pour toutes sortes de systèmes de bibliothèques. Exercice n o 2 La façon de dire les choses Lisez le plan. Choisissez un ou deux éléments ou énoncés du plan de la KPL qui d après vous seraient la responsabilité directe du dg et qui feraient donc partie de son plan de travail annuel personnel? Garder à l'esprit que nous allons utiliser ces éléments/énoncés dans notre atelier aujourd'hui. Exercice #3 Votre travail à la bibliothèque Enumérez trois objectifs ou activités, dont vous devriez tenir compte dans votre plan de travail annuel Pourquoi avez-vous choisis ceux-ci? 9

Le plan de travail annuel - un instrument pour l évaluation de rendement Le Conseil RH pour le secteur communautaire, basée à Ottawa, est une organisation travaillant dans le domaine des ressources humaines liées à des organisations à but non lucratif. L'un des projets du Conseil des ressources humaines est la création de «normes de gestion RH». Les Normes de gestion RH sont conçues pour soutenir le développement et la mise en œuvre des politiques RH et des pratiques efficaces dans les organismes à but non-lucratif. Dans la section «Gérer le personnel et son travail», il y a une introduction et six normes. L'adresse du site est http://hrcouncil.ca/accueil.cfm. Gérer le personnel et son travail Un principe fondamental d une bonne gestion est que tous les employés doivent savoir ce qu ils ont à faire, le rendement qu ils affichent et ce qu ils doivent apprendre afin de faire un meilleur travail. Des objectifs et des attentes clairement définis en matière de rendement tout en s assurant que les employés reçoivent des commentaires objectifs sur leur rendement et qu ils disposent d un plan de développement personnel engendreront des comportements individuels plus adéquats et amélioreront le rendement organisationnel. Le fait de consolider les relations en milieu de travail favorise l engagement des employés envers l organisation et envers leur travail. Ces normes contribueront à bâtir un milieu de travail qui encourage l excellence et la satisfaction de chacun, tout en répondant aux besoins de l organisation. Norme 3.1 - Tous les nouveaux employés profitent d une orientation sur leur poste et sur l organisation. Norme 3.2 - Les gestionnaires et les superviseurs qui ont la responsabilité de gérer les efforts des employés profitent d activités d apprentissage appropriées pour développer leurs compétences en supervision. Norme 3.3 - Chaque employé dispose d un plan de travail et d objectifs de rendement qui précisent ses tâches, ses activités et les résultats attendus quant à son rendement futur. Norme 3.4 - Le rendement de chaque employé est équitablement évalué au moins une fois l an, à la fin de la période visée par son plan de travail ou à la fin de la période de rendement. Norme 3.5 - L organisation a des méthodes pour remédier aux problèmes ou préoccupations concernant le rendement des employés. Norme 3.6 - L organisation offre à ses employés une rémunération concurrentielle. 10

Norme 3.3 - Chaque employé dispose d un plan de travail et d objectifs de rendement qui précisent ses tâches, ses activités et les résultats attendus quant à son rendement futur. Navigateur des normes Le plan de travail ou les objectifs de rendement (habituellement établis chaque années) reflètent l orientation stratégique de l organisation, son plan d activité et/ou son plan annuel. Le plan de travail ou les objectifs de rendement font l objet de documents écrits qui sont préparés conjointement par l employé et son superviseur. Considérations pour la mise en oeuvre L établissement de plans de travail ou d objectifs de rendement est la responsabilité conjointe de l employé et de son superviseur. Les superviseurs doivent donner leur approbation finale afin de s assurer que les plans de travail ou les objectifs de rendement sont intégrés à l ensemble de l organisation et qu ils en soutiennent les objectifs généraux. Les plans de travail et les objectifs de rendement peuvent offrir aux employés des activités de développement personnel qui soutiennent les objectifs de l organisation. Le superviseur doit s assurer que le plan de travail est réaliste, étant donné le temps consacré au travail et les compétences de l employé. http://hrcouncil.ca/ressources-et-outils/normes-rh/navigateur.cfm?intcategoryid=5&id=40 Développer le plan de travail annuel Décidez de la durée de temps qui sera couverte par le plan de travail. Une durée d un an est la plus commune, car elle correspond à l'intervalle entre les évaluations du rendement. Commencez par penser à reculons. Commencez par décider où vous voulez être à la fin de la période, ensuite déterminer les étapes nécessaires pour y parvenir, à partir d où vous êtes maintenant. Il est utile d'examiner les liens entre la description de votre travail, ce que vous pensez pourraient être inclus dans le plan de travail et les buts de l'organisation, les objectifs et le plan stratégique. Commencez à écrire. On suggère d'inclure un article d arrière-plan qui décrit les problèmes ou les questions pertinentes qui devraient être abordés au cours de cette période. Cet article ne devrait pas être une longue analyse, mais devrait présenter les questions qui justifient le choix des objectifs pour la période de temps en question. Développez un plan de travail qui comprend les tâches à terminer, les résultats attendus et les mesures ou les normes qui seront utilisées pour évaluer le rendement. 11

Souvent, l étape la plus difficile de la phase de planification est de trouver un langage approprié et clair pour décrire les missions, les objectifs de performance et les mesures ou les indicateurs de succès. Nous suggérons ici d utiliser l approche SMART SMART (intelligent en anglais), est un moyen mnémotechnique pour se souvenir des caractéristiques que devraient idéalement avoir un objectif et un indicateur pour permettre la réalisation de l'objectif et la mesure de sa progression. Cette astuce est souvent utilisée en management ou dans la gestion de projet. 12

Un autre exemple Un plan de travail établie selon un un calendrier des activités devrait avoir une date de début et de fin pour chaque tâche individuelle. Le plan de travail basé, style calendrier pourrait ressembler à ceci: Exercice #4 Pratiquons En utilisant les objectifs SMART, prenez deux ou trois des éléments/énoncés que vous avez identifies en faisant les exercices n o 2 et n 3 et rédigez des tâches/objectifs qui pourraient être ajoutés à votre plan de travail annuel. 13

Quoi faire, une fois que vous avez développé votre plan? Contrôler Pour qu un système de gestion du rendement soit efficace, le progrès et le rendement des employés doivent être contrôlés en permanence. Pour contrôler le rendement quotidien, il n est pas nécessaire de surveiller toutes les activités et tâches par lesquelles l employé s acquitte de ses fonctions. Les gestionnaires ne devraient pas assurer une micro gestion des employés, mais plutôt prêter attention aux résultats atteints ainsi qu aux comportements individuels et aux dynamiques de groupe qui ont une incidence sur le milieu de travail. Pendant cette phase, l employé et le gestionnaire doivent se rencontrer régulièrement pour: évaluer les progrès réalisés dans l atteinte des objectifs de rendement; évaluer les progrès réalisés dans l atteinte des objectifs de rendement; cerner les obstacles qui pourraient empêcher l employé de réaliser ses objectifs de rendement et déterminer ce qu il faut faire pour surmonter ces obstacles; échanger une rétroaction au sujet des progrès réalisés dans l atteinte des objectifs; déterminer les modifications qu il peut être nécessaire d apporter au plan de travail en raison de nouvelles priorités organisationnelles ou parce que l employé doit assumer de nouvelles responsabilités; déterminer si le gestionnaire ou d autres personnes doivent fournir un appui supplémentaire à l employé pour l aider à atteindre ses objectifs; faire un suivi des réalisations et des progrès en les notant sur un formulaire d évaluation du rendement. Réviser L évaluation du rendement ou la réunion d évaluation est une occasion de réviser, résumer et souligner le rendement de l employé au cours de la période sur laquelle porte cet examen. Lors de la réunion d évaluation du rendement, les employés et les gestionnaires devront aborder certains sujets: Résumer le travail accompli au cours de l année précédente relativement aux objectifs fixés au début de la période de rendement, notamment, pour chaque objectif, les principaux résultats et les réalisations et lacunes majeures. Décrire les défis rencontrés au cours de l année et cerner les domaines nécessitant une formation ou un développement. Cerner les obstacles non prévus qui ont eu une incidence sur la réalisation des objectifs, et en discuter. 14

Resources: Bartle, Phil. Guidelines for Preparing a Work Plan: A Key Tool of Participatory Management. Community Empowerment Cooperative. http://cec.vcn.bc.ca/cmp/modules/pm-pln.htm «Gérer le personnel et son travail». Conseil RH pour le secteur communautaire http://hrcouncil.ca/home.cfm 15

16

17