Jeudi 28 janvier 2010 Réunion post-semaine informatique Membres présents : Francis, Phil, Thomas, Vince, Amé, Marchi, Gab, Shaun, Louis-Philippe, Fred Ordre du jour Ouverture de la réunion -Présentation du bilan -Retour sur chacune des activités ---bière et pizza ---conférences ---vin et fromage ---pub ---party ---autre -Varia 1. Présentation du Bilan Sera annexé au PV de la réunion d aujourd hui Bière et Pizza o Plus cher de pizza que l an passé o Beaucoup plus cher de bière que l an passé Les cartes d affaire ont coûté plus cher Gervais : on a sauvé de l argent Regarder le bilan pour plus de détails 2. Retour sur chacune des activités : 1. Bière et Pizza MANQUE DE PROFS!!! Les profs qui viennent habituellement étaient tous absents Le e-mail envoyé aux profs était pas assez clair, demander aux profs de confirmer par e-mail, renvoyer un second e-mail Solliciter les profs plus et plus d avance (la semaine avant) Penser à faire le bière et pizza le midi pour une plus grande présence de la part des profs?!? Gérer l alcool descendue/remontée Prévoir plus de liqueur, jus, consommations autres que bière Bonne musique d ambiance Bonne idée d avoir des places assises Demander des tables debout (comme celles du 5 à 7) Trouver un moyen d inciter les profs et les étudiants à se parler Attention, ils donnent parfois des assiettes avec commande de pizza, vérifier 2. Conférences Excellentes conférences!!!
Beaucoup de monde!!! Penser à louer des gros amphithéâtres Penser à 1 grosse compagnie + 1 startup (Microsoft?, RIM?) Publicité par contact direct : aller voir les étudiants Publicité sur les panneaux noirs polytechnique Faire une commande à l avance chez Tim Hortons! Garder des beignes/café pour le conférencier + bouteilles d eau 3. Vins et Fromages Idée de compagnie de fromage pour une autre année : King Cheese Bonne diversité de fromages Compagnies : pas assez! Les vps-externes ont pourtant essayé fort. Appeler les compagnies au téléphone Prévoir des k-cards pour profs /directeur du département / directeur de l école Plusieurs représentants qui avaient réservé ne sont pas venus et d autres qui n avaient pas réservé sont venus. Bref, il a fallu imprimer plusieurs k-card supplémentaires. Reculer la table à vin : 12 pieds (la garder au fond) Bon nombre de profs et d étudiants Fromages : quantités correctes (43,5 kilos de fromage) Il a semblé manqué du vin (surtout auprès des étudiants) 8 caisses servies, 8 bouteilles gardées (penser à 10 caisses pour l an prochain) Porto? Est-ce pertinent Le comité ne doit pas ouvrir tant que ce n est pas fini d être rangé en bas = il faudrait peut-être enlever la clé du casier l an prochain À refaire : les speakers pas trop proche de la scène, bonne musique (merci Thomas) 4. Pub Faire de la pub dans les classes Pub sortie trop tard et il y avait des fautes d orthographes Envoyer la pub sur les deux mailing lists : CEGInfo, CEGL Fontes lisibles Groupe facebook pour les events (Max est en charge d inviter le monde!) 5. Party Pas sushi-moushi (service trop lent) Kam-Shing est toujours une bonne option Publiciser le party : le mettre sur les affiches, l inclure dans la pub Choisir un endroit nice et différent :!= Maisonnée parce qu on y va déjà trop 3. Varia 1. Il serait intéressant de faire une réunion pour la relocalisation du local (suite à la rencontre du 29 janvier avec l architecte)
Bilan de la Geek Week 2010 Bière et pizza 2010 2009 Bilan Budget Pourcentage Bilan Pizza (320.00) $ (320.00) $ 100% (270.00) $ Bière (314.50) $ (160.00) $ 197% (132.00) $ Boissons gazeuses (20.00) $ (10.00) $ 200% (10.00) $ Ventes 245.00 $ 300.00 $ 82% 223.80 $ Total (409.50) $ (190.00) $ 216% (188.20) $ Conférences 2010 2009 Bilan Budget Pourcentage Bilan Sac à vins (11.60) $ (12.00) $ 97% (14.60) $ Vins - $ (75.00) $ 0% (16.55) $ Stationnement - $ (18.00) $ 0% (13.00) $ Beigne + Café (137.37) $ (160.00) $ 86% (154.64) $ Total (148.97) $ (265.00) $ 56% (198.79) $ Visites industrielles Notes: les 2 autres bouteilles des conférenciers sont prises dans le budg 2010 2009 Bilan Budget Pourcentage Bilan Autobus? Étudiant? Total - $ - $ - $
Vins et fromages 2010 2009 Bilan Budget Pourcentage Bilan Location de vaiselle (646.95) $ (800.00) $ 81% (776.02) $ Fromage (531.72) $ (600.00) $ 89% (542.65) $ Vins (1,238.93) $ (1,400.00) $ #REF! (1,424.94) $ Gaz - $ (60.00) $ 0% (35.00) $ Nametags (5.00) $ (35.00) $ 14% - $ Cartes d'affaires (162.54) $ (60.00) $ 271% (79.01) $ Pain et fruits + bouffe (301.43) $ (400.00) $ 75% (304.74) $ Pancartes de compagnie - $ - $ 0% - $ Eau et boissons gazeuses (10.00) $ (15.00) $ 8260% (11.50) $ Enveloppe et timbres (121.91) $ (175.00) $ 70% (172.09) $ Publicité (45.00) $ (45.00) $ 100% (13.00) $ Divers - $ - $ 0% (9.92) $ Étudiant (prix d'entré) 720.00 $ 600.00 $ 120% 545.00 $ Étudiant (carte d'affaire) 120.00 $ 120.00 $ 100% 108.00 $ Subvention de l'aep (étudiants) - $ 500.00 $ - - $ Total (2,223.48) $ (2,370.00) $ 94% (2,715.87) $ Nous avions une commandite de Coopoly pour les trucs achetés là-bas (nametags, lanières, etc.), donc on c Bilan total 2010 2009 Bilan Budget Pourcentage Bilan Bière et pizza #REF! #REF! #REF! #REF! Conférences - $ - $ 0% - $ Visites industrielles - $ - $ 0% - $ Vins et fromages (2,223.48) $ (2,370.00) $ 94% (2,715.87) $ Subvention du DGI 2,000.00 $ 2,000.00 $ 100% 2,000.00 $ Subvention AEP conférences 250.00 $ - $ 0% 250.00 $ Subvention de l'aep - V&F 400.00 $ 500.00 $ 80% 400.00 $ Enveloppe de publicité 13.00 $ Total #REF! #REF! #REF! #REF!