Objectif : Connaitre les règles applicables en matière de convention de forfait annuel en jours. Sommaire : La signature d une convention de forfait annuel en jours (page 1). Les catégories de salariés éligibles à une convention de forfait annuel en jours (page 2). Le contenu d une convention de forfait annuel en jours (page 3). Le suivi d une convention de forfait annuel en jours (page 4). La durée légale de travail d un salarié recruté à temps plein est fixée par l article L 3121-10 du code du travail à 35 heures par semaine civile. La réalisation d une durée du travail supérieure à 35 heures sur la semaine civile entraine l accomplissement d heures supplémentaires dont la rémunération est majorée. Le code du travail permet toutefois l application d aménagement particulier du temps de travail : «le forfait jour». consiste à demander à un salarié de travailler un certain nombre de jours prédéfinis dans l année. L employeur n a alors plus l obligation de comptabiliser la durée du travail réalisée par le salarié. Le recours à un forfait annuel n'a aucun caractère obligatoire ni pour l employeur ni pour le salarié. Il s'agit d'une modalité prévue par la loi afin de pallier les difficultés particulières d'application à certains salariés de la réglementation de la durée du travail et, en particulier, du régime des heures supplémentaires. Cette fiche précise les conditions de mise en œuvre du forfait, les salariés concernés, le contenu du contrat de travail ainsi que les règles relatives au suivi du forfait. I La signature d une convention de forfait annuel en jours A La conclusion préalable d un accord collectif Un employeur et un salarié peuvent conclure une convention de forfait annuel en jours si, au préalable, un accord collectif a été conclu encadrant ce type de convention. La CCB du 21 mai 2010 contient un Chapitre 4 au Titre V (et antérieurement l accord de branche du 6 juillet 2000 relatif à la réduction et à l aménagement du temps de travail - chapitre VII) relatif aux conventions de forfait. UNA/ service juridique 1
Par conséquent, l ensemble des structures du réseau UNA peut, aujourd hui, conclure avec un salarié une convention de forfait annuel en jours sous réserve de respecter les dispositions de ce chapitre 4. La loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail a modifié la réglementation applicable aux conventions de forfait. Par exemple, elle rend supplétif l application d un accord collectif de branche par rapport à un accord collectif d entreprise, elle modifie la catégorie de salariés pouvant conclure des conventions de forfait ou elle permet l augmentation du nombre de jours conclus au forfait. B La signature d une convention de forfait annuel en jours Une convention de forfait annuel en jours ne se présume pas. Elle doit donner lieu à la rédaction de clauses particulières insérées au contrat de travail du salarié soit dès l embauche soit par avenant au contrat de travail. L employeur doit donc obtenir l accord écrit du salarié qui se formalise par la signature de son contrat de travail ou d un avenant à son contrat de travail. Un salarié est en droit de refuser de signer une convention de forfait annuel en jours sans que son refus puisse justifier une sanction disciplinaire. II Les catégories de salariés éligibles à une convention de forfait annuel en jours Les articles 62 et 63.1 du Chapitre 4 du Titre V de la CCB listent les catégories de salariés pouvant signer une convention de forfait. En dehors de ces catégories de salariés, il n est pas possible de conclure une convention de forfait annuel en jours. Seuls les salariés relevant d un statut cadre peuvent signer une convention de forfait. Il s agit des salariés classés en catégorie F, G, H ou I en référence au Titre III de la CCB relatif aux emplois. Par ailleurs, ces salariés doivent répondre aux conditions cumulatives suivantes permettant de les qualifier de «cadres autonomes» : - Disposer d une large autonomie dans le choix des moyens qu ils mettent en œuvre pour réaliser les tâches qui leur sont confiées indépendamment de tout horaire collectif, - Disposer d une autorité sur tout ou partie du personnel, - Disposer d une délégation partielle de l employeur pour le représenter, - La nature des fonctions et les responsabilités qu ils exercent rendent impossibles de prédéterminer leurs horaires de travail ou leur durée du travail, - Leur rémunération annuelle intègre le dépassement de la durée légale du travail. Ainsi, tous les salariés cadres ne sont pas susceptibles de conclure une convention de forfait annuel en jours. Un salarié en convention de forfait annuel en jours doit pouvoir bénéficier d une très large autonomie notamment dans la fixation de ses horaires de travail. Exemple jurisprudentiel (Soc. 9 juillet 2003 N 01-42451) : Un salarié dont l emploi du temps est déterminé par sa direction ou son supérieur hiérarchique et qui ne dispose pas du libre choix de ses jours de repos ne peut pas conclure une convention de forfait annuel en jours. UNA/ service juridique 2
III Le contenu d une convention de forfait annuel en jours est insérée au contrat de travail des salariés : - Dans la clause contractuelle «durée du travail» : nombre de jours au forfait, période de référence du forfait, modalité de comptabilisation des jours travaillés et incidence du dépassement du forfait. - Dans la clause contractuelle «rémunération» : mention d une rémunération annuelle intégrant le dépassement de la durée légale du travail. Des modèles de contrats de travail comprenant ces clauses spécifiques sont en ligne sur notre site. A La période de référence Le contrat de travail du salarié au forfait annuel en jours devra mentionner la période de référence permettant de comptabiliser le nombre de jours travaillés. Aucun texte ne fixe cette période, elle peut être celle de l année civile (1 er janvier au 31 décembre), des congés payés (du 1 er mai au 30 avril) ou tout autre période de 12 mois consécutifs. B Le nombre de jours annuels au forfait L article 65.1 du Titre V de la CCB fixe le forfait à un plafond de 217 jours travaillés par an. Par conséquent, il ne peut être prévu une convention de forfait annuel de plus de 217 jours, y compris pour les conventions de forfait conclues avant l entrée en vigueur de la CCB. Par contre, il peut être négocié avec le salarié un forfait de jours inférieur, correspondant à une forme de temps partiel. Le salarié devra travailler au maximum par période de référence le nombre de jours prévus à son contrat de travail. 1 L impact de la journée de solidarité sur la convention de forfait annuel en jours. Depuis l entrée en vigueur de la CCB au 1 er janvier 2012, le plafond de jours travaillés prévus au forfait est de 217 jours incluant, le cas échéant, la journée de solidarité. Si la structure ne réalise pas la journée de solidarité, le plafond de jours travaillés prévus au forfait est donc de 216 jours. La présente fiche pratique, dans son contenu, prendra en référence que la journée de solidarité est travaillée dans la structure soit un plafond de jours travaillés de 217 jours par an. 2 Le décompte d une journée de travail Les jours travaillés au forfait annuel sont comptabilisés par journées ou demi-journées de travail. La demi-journée de travail s apprécie comme toute plage de travail commençant ou se terminant entre 12 heures et 14 heures. UNA/ service juridique 3
C La durée du travail En matière de durée du travail d un salarié, la durée légale est de 35 heures par semaine civile et tout salarié peut prétendre au bénéfice de cette réglementation. S ajoutent à cela les règlementations relatives aux durées maximales, aux pauses et repos permet d écarter définitivement toute notion de durée du travail du salarié, d heures supplémentaires, de temps de pause, de temps de repas. Les deux seules réglementations restant en vigueur sont : - le salarié doit bénéficier de 11 heures de repos minimum entre deux jours de travail ; - le salarié doit bénéficier des deux jours de repos hebdomadaires. D L entretien annuel obligatoire L article 65.1 du Titre V rappelle l obligation légale d organiser, chaque année, un entretien avec le supérieur hiérarchique du salarié sous convention de forfait annuel en jours. Au cours de cet entretien, il doit être évoqué l organisation et la charge de travail du salarié et l amplitude de ses journées de travail. Cette amplitude et cette charge de travail doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail du salarié. A défaut, la convention de forfait pourrait être annulée par les juges avec pour conséquence notamment le paiement de rappels sur salaires avec application des majorations pour heures supplémentaires. E La rémunération d un salarié sous convention de forfait annuel en jours La rémunération d un salarié sous convention de forfait est annuelle, la convention étant ellemême annuelle. Il bénéficiera du versement chaque mois d un douzième de mois de cette rémunération annuelle. Il est impératif que la rémunération annuelle négociée avec le salarié intègre le dépassement de la durée légale du travail : il convient donc d évaluer au préalable de façon forfaitaire la durée de travail que fera le salarié et plus particulièrement le nombre d heures dépassant la durée légale de travail. D un point de vue juridique, il n existe aucun seuil minimum à intégrer. Ce seuil est négocié avec le salarié. Par conséquent, un salarié sous convention de forfait annuel en jours ne peut pas être classé dans les grilles de rémunérations du Titre III de la CCB relatif aux emplois au minima conventionnel. Un tel classement apporte la preuve que la rémunération annuelle du salarié n intègre pas le dépassement de la durée légale du travail. Il conviendra de classer le salarié, selon la négociation avec le salarié, à un niveau supérieur. Le bulletin de paie du salarié doit mentionner pour l information des salariés concernés, le nombre de jours prévus au forfait sur lequel la rémunération est calculée c est-à-dire par exemple «forfait annuel en jours de 217 jours». Il n est pas nécessaire d indiquer pour chaque mois le nombre de journée ou demi-journée travaillées. Cette indication apparaitra sur le document de suivi tenu à jour. IV Le suivi d une convention de forfait annuel en jours La gestion et le suivi d une convention de forfait annuel en jours sont assez complexes. UNA/ service juridique 4
A Le calcul du nombre de jours annuels de repos RTT du salarié au titre de la convention de forfait Un salarié en convention de forfait annuel en jours continue à bénéficier du régime des congés payés, des congés de courte durée ou des congés d ancienneté, du chômage des jours fériés, etc. Bon à savoir : Les jours de congés supplémentaires (congés d ancienneté, congés exceptionnels, congés de fractionnement ) doivent venir en déduction du nombre de jours travaillés. Ainsi, un salarié ayant un forfait de 217 jours par an et qui a 1 congé d ancienneté ne travaillera que 216 jours. Il en est d ailleurs de même s agissant des arrêts maladie qui ne permettent pas de proratiser le nombre de jours de repos RTT. Le salarié doit aussi bénéficier de la réduction du temps de travail par la prise d un certain nombre de jours de repos calculés en fonction du nombre de jours travaillés prévu au forfait et du nombre de jours potentiellement travaillé chaque année. Nous appellerons ces jours de repos des jours de repos RTT. Selon les années, le nombre de jours de repos RTT du salarié va varier puisque le nombre de jours potentiellement travaillé chaque année par un salarié varie d une année à l autre. Exemple : La période de référence du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012 compte 366 jours. Le salarié sous convention de forfait doit bénéficier de : - deux jours de repos hebdomadaires soit pour la période de référence un total de 105 samedis et dimanches. - du chômage des jours fériés soit un total de 7 jours fériés pour la période de référence comptabilisés entre les lundis et vendredis de chaque semaine (le lundi de pentecôte a été supprimé au titre de la journée de solidarité et les jours fériés tombant des samedis ou dimanches sont déjà comptés au titre des repos hebdomadaires). - de 25 jours ouvrés de congés payés. En conséquence, un salarié sous convention de forfait dont la période de référence va du 1 er janvier au 31 décembre peut potentiellement travailler 229 jours du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012 (366 105 7 25). Si le nombre de jours prévus au forfait du salarié est de 217 jours annuels. Il doit donc bénéficier de la différence en jours de repos RTT : 229 217 = 12 jours de repos pour la période du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012. B Les conditions de prise des jours de repos RTT Les salariés sous convention de forfait sont des catégories de salariés bénéficiant d une large autonomie dans la gestion de leur emploi du temps. Ils décident donc librement des dates des jours de repos RTT sous réserve d en informer préalablement leur Direction et compte tenu des impératifs de missions qui leur sont confiées. Les jours de repos RTT peuvent être pris par journées ou demi-journées. C Le suivi des jours travaillés par un salarié sous convention de forfait annuel en jours L employeur est tenu d établir et de mettre à disposition du salarié un document faisant apparaître les informations suivantes : UNA/ service juridique 5
- le nombre et la date des journées et demi-journées travaillées ; - les jours de repos hebdomadaires ; - les jours de congés payés et de congés supplémentaires ; - les jours de repos RTT ; - etc. Ce document peut prendre la forme d un calendrier sous format Excel reprenant tous les jours de la période de référence et sur lequel le salarié inscrit une information chaque jour de la période sous la responsabilité de l employeur. Ici encore, à défaut d organisation du suivi, la convention de forfait pourrait être annulée par les juges. En cas de contrôle de l inspection du travail, les agents de contrôle peuvent exiger la présentation du document tenu à jour. D Le calcul du nombre de jours de repos en cas de recrutement du salarié en cours de période de référence Lorsqu un salarié est recruté, le nombre de jours au forfait inscrit au contrat de travail n est pas proratisé à la date d embauche, il doit correspondre à une année complète. A ce jour, aucun arrêt de jurisprudence n arrête le calcul du nombre de jours au forfait d un salarié recruté en cours de période de référence. Par conséquent, si la période de référence négociée ne correspond pas aux 12 mois consécutifs suivants la date de recrutement du salarié, nous vous conseillons, afin de simplifier le suivi du forfait lors de la première période de référence, de proratiser le nombre de jours de repos RTT du salarié selon la durée de la période de référence restant à courir à la date d embauche. Exemple : La période de référence prévue au contrat de travail d un salarié sous convention de forfait va du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012 et le nombre de jours prévu au forfait est de 217 jours. Comme indiqué ci-dessus, un salarié normalement présent, ne travaillant pas les jours fériés, bénéficiant de deux jours de repos hebdomadaires et de 25 jours ouvrés de congés payés doit bénéficier de 12 jours de repos au titre de la convention de forfait. Le salarié est recruté le 1 er septembre 2012. Il va donc travailler au titre de la période de référence du 1 er septembre 2012 au 31 décembre 2012 soit 4 mois. Il devra donc bénéficier au prorata des 4 mois de (12 jours de repos X 4 mois) / 12 mois = 4 jours de repos entre le 1 er septembre 2012 et le 31 décembre 2012. UNA/ service juridique 6