Modalités de candidature et de certification Niveau 2 Certification de personnes Conduite de système HACCP/SMSDA Accréditation n 4-0043 Certification de personnes en HACCP et en SMSDA (Portée disponible sur www.cofrac.fr)
Préalable L examen de certification de personnes compétentes en système HACCP/SMSDA s adresse à des professionnels confirmés de l Alimentaire qui mettent en œuvre ou forment à la mise en œuvre des plans HACCP et le SMSDA. Le Certifié dans son métier est chargé de la conduite du système de management de la sécurité des denrées alimentaires (hors conception et évolution du système), dans un secteur d activités. Il fait appel à un ou des experts pour l identification et la sélection des dangers et l élaboration de la méthode d analyse des dangers. La certification vérifie que les personnes sont en capacité de mettre en œuvre un système HACCP/SMSDA et d en exploiter les résultats. 1. Critères de recevabilité Le demandeur doit justifier d'une formation initiale et d'une expérience professionnelle minimale en HACCP pour pouvoir prétendre à la certification de personnes. Les critères de recevabilité sont : Critères de recevabilités Formation initiale et expérience professionnelle dans l agroalimentaire et ses activités CAS 1 Autodidacte niveau équivalent au CAP / BEP ou baccalauréat + 5 années d ancienneté CAS 2 Baccalauréat + 2 ou équivalence + 2 années d ancienneté 2
L ancienneté est calculée en durée continue ou partielle cumulée, elle correspond à l expérience professionnelle acquise dans le secteur de l Agro-alimentaire et ses activités associées, incluant l expérience en conduite de système de management de la sécurité des denrées alimentaires. Elle doit être effective lors de la présentation du dossier de candidature. 2. Exigences de certification Compétences au regard des Missions / Tâches identifiées pour un candidat certification niveau 2 Connaissances générales de l'agro-alimentaire ou du secteur objet de la certification de compétences Exigences détaillées / complémentaires Formation initiale ou autodidacte avec expérience professionnelle, selon les critères ci-dessus. Compétences en réglementation et normalisation ; documentations associées Le candidat doit démontrer sa maitrise des exigences clefs du pack hygiène et notes de services (DGAL..). Notions de déclaration, agrément, dérogation à l obligation d agrément, le cas échéant. Notions des contrôles officiels, le cas échéant. Connaissance de la règlementation en matière de retrait/rappel. Compétences relatives aux dangers Connaissances de base de la microbiologie des aliments : le monde microbien (bactéries, virus, levures et moisissures) ; le classement en utiles et nuisibles ; les conditions de multiplication, de survie et de destruction des microorganismes. - Connaissance des principales familles de dangers alimentaires pouvant susciter des impacts en matière de santé des consommateurs (biologiques, physiques, chimiques, allergènes) avec focus sur les dangers microbiologiques dans l alimentation (les principaux pathogènes d origine alimentaire ; les TIAC ; les associations pathogènes/aliments). Le candidat doit démontrer une connaissance du lien danger/aliment : les informations de référence sont dans les fiches ANSES. Pour les dangers non traités dans les fiches ANSES, le niveau bibliographique attendu est comparable. Compétences sur les fondamentaux en HACCP/SMSDA Connaissances et capacité à mettre en œuvre : les termes et définitions, principes de bases en HACCP et SMSDA. Les documents de référence (versions en vigueur) sont : - NF V 01-006 et V01-002 - ISO 22000 définitions et partie système de management (chap. 4, 5, 6, 8) - ISO 22004 - appendice au CAC/RCP 1, système d'analyse des risques Le candidat doit démontrer sa capacité à mettre en œuvre un système SMSDA/ HACCP grâce à sa connaissance des fondamentaux de la méthode HACCP (contexte, liens BPH et HACCP, but, les différentes étapes ), la maîtrise des notions de validation, de surveillance et de vérification et sa compréhension du système de management de la sécurité des denrées alimentaires dans sa globalité (amélioration continue, actions correctives, gestion des tendances, enjeux des enregistrements). Savoir rédiger des supports Savoir-faire des présentations, des animations, des formations + rédaction de rapports circonstanciés Le candidat doit savoir communiquer efficacement par écrit. Le candidat doit savoir présenter et argumenter des sujets relatifs à la sécurité des denrées alimentaires. 3
3. Processus de certification 3.1 Cycle de certification Le cycle de certification suite à examen initial (voir modalités page 8 - paragraphe 4) ou de renouvellement a une durée de validité de 3 ans à compter de la date de prise de décision. Durant chaque cycle de certification, une surveillance annuelle du maintien de l'exercice en agroalimentaire et un examen sur la mise à jour des connaissances relatives à la réglementation sont effectués au travers d'un questionnaire. Examen initial 1 journée Suivi année 1 Suivi année 2 Renouvellement année 3-1 journée Etc. 3.2 Dossier de candidature Tout candidat à la certification initiale en fait la demande à Calyxis. Le dossier de candidature est disponible sur http://www.certificationhaccp.com Les documents suivants sont également à télécharger sur le site internet : Règlement d utilisation de la marque CEPR. Droits et devoirs du certifié qui doit être retourné signé à Calyxis en même temps que le dossier de candidature. Tarifs concernant les certifications de personnes. Les documents suivants sont à disposition sur le site internet : Suspensions et retraits. Appels et plaintes. Ces documents sont également à télécharger, si nécessaire, dans le cadre des suivis annuels et lors des renouvellements sur le site http://www.certificationhaccp.com 4
3.3 Certification initiale Le processus de certification lors de la certification initiale est séquencé comme suit, de la candidature à la prise de décision et sa notification. 1 Dépot de dossier de candidature niveau 2 Le candidat renseigne et dépose son dossier auprès de Calyxis. Y compris l'engagement concernant le règlement d'usage de la marque CEPR. 2 Recevabilité administrative Calyxis vérifie la complétude du dossier et demande le cas échéant les données ou pièces manquantes. 3 Recevabilité technique Calyxis vérifie la satisfaction aux critères de recevabilité définis ci-dessus concernant la formation de base et l expérience professionnelle. 4 Organisation de l examen Calyxis organise une session d examen en tenant compte des souhaits du candidat. Calyxis transmet au candidat un dossier d étude de cas (format préétabli), à renseigner par le candidat et à retourner 21 jours avant la date d examen. Ce dossier est transmis au jury avant l examen. 5 Examen Calyxis accueille le candidat : est vérifié en particulier lors de l accueil l identité du candidat. Une pièce d identité est nécessaire et à présenter. 6 Passage du QCM Le candidat passe un QCM de 100 questions. La durée permettant de répondre au QCM est de 1h00. 7 Correction du QCM Le QCM est corrigé par un membre du personnel de Calyxis. 8 Passage de l oral Le jury est composé de deux membres au minimum. La correction du QCM est remise au jury qui approfondit par échantillonnage les réponses aux questions. Le jury questionne le candidat sur l étude de cas. L entretien oral dure entre 45 et 90 mn. 9 Délibération du jury Le jury délibère et note le candidat sur la base de l ensemble des données disponibles. Le jury émet une proposition concernant la certification ou non du candidat qu il transmet avec le dossier à Calyxis. Cette proposition n est pas communiquée au candidat. 10 Vérification du dossier et prise de décision Calyxis vérifie la complétude du dossier et le cas échéant demande les informations ou données encore manquantes de l étape 2. Le cas échéant des compléments d information sont demandés au jury d examen. Une fois le dossier complet, Calyxis prend sa décision. Le délai de prise de décision est de 1 mois maximum. 11 Notification de la décision La décision est notifiée par écrit au candidat, qui si la décision est favorable, reçoit un certificat. Le délai d envoi du certificat est de 15 jours après prise de décision. Le délai entre la confirmation de la recevabilité du dossier et le passage de l'examen ne saurait excéder 9 mois, sauf cas de force majeure. Passé ce délai un nouveau dossier de candidature est nécessaire. En cas de non-recevabilité du dossier de candidature, Calyxis adresse au demandeur un courrier motivé sur la non-recevabilité de son dossier. Le demandeur peut présenter à nouveau sa candidature dès lors qu'il estime répondre aux critères de recevabilité. NB 1 : L analyse de la recevabilité autorise les phases ultérieures d examen mais ne préjuge pas de la réussite du candidat à l examen. NB 2 : Les candidats d'une même entreprise, d'un même groupe, ne peuvent intervertir leurs dates d'examens sans accord préalable de Calyxis. 5
3.4 Renouvellement de certification Le processus de certification lors du renouvellement est séquencé comme suit de la candidature à la prise de décision et sa notification. 1 Envoi du dossier de candidature niveau 2 renouvellement Calyxis transmet 6 mois avant échéance du certificat le dossier de renouvellement. Y compris l engagement concernant le règlement d usage de la marque CEPR. Calyxis envoie un dossier d étude de cas (format préétabli) permettant de présenter les activités réalisées couvrant les exigences de compétences, à renseigner par le candidat et à retourner 21 jours avant la date d examen. 2 Dépôt de dossier de candidature Le candidat renseigne et dépose son dossier auprès de Calyxis. 3 Recevabilité administrative Calyxis vérifie la complétude du dossier et demande le cas échéant les données ou pièces manquantes. 4 Organisation de l examen Calyxis organise une session d examen en tenant compte des souhaits du candidat. Le questionnaire et le dossier renseignés sont transmis au jury avant l examen. 5 Examen Calyxis accueille le candidat : est vérifié en particulier lors de l accueil l identité du candidat. Une pièce d identité est nécessaire et à présenter. 6 Passage de l oral Le jury est composé de deux membres au minimum. Le jury questionne le candidat sur les différentes exigences de compétences telles que présentées ci-dessus. Le jury questionne le candidat sur l étude de cas. L entretien oral dure entre 45 à 60 mn. 7 Délibération du jury Le jury délibère et note le candidat sur la base de l ensemble des données disponibles. Le jury émet une proposition concernant le renouvellement de la certification ou non du candidat. Cette proposition n est pas communiquée au candidat. 8 Vérification du dossier et prise de décision Calyxis vérifie la complétude du dossier et le cas échéant demande les informations ou données encore manquantes de l étape 3. Le cas échéant des compléments d information sont demandés au jury d examen. Une fois le dossier complet, Calyxis prend sa décision. Le délai de prise de décision est de 1 mois maximum. 9 Notification de la décision La décision est notifiée par écrit au candidat, qui, si la décision est favorable, reçoit un certificat. Le délai d envoi du certificat est de 15 jours après prise de décision. Le certifié transmet son dossier de renouvellement à Calyxis suffisamment tôt afin qu un examen puisse être organisé avant la fin de la validité de son certificat. (Voir partie 3.5 cas particuliers) En cas de réussite à l examen, la date de fin de validité du nouveau certificat sera celle de l ancien certificat + 3 ans. En cas de non-recevabilité du dossier de candidature, Calyxis adresse au certifié un courrier motivé sur la non-recevabilité de son dossier. Le certifié/candidat peut présenter à nouveau son dossier dès lors qu il estime répondre aux critères de recevabilité. NB 1 : L analyse de la recevabilité autorise les phases ultérieures d examen mais ne préjuge pas de la réussite du candidat à l examen. 6
3.5 Cas particuliers > Certification initiale Tout dossier incomplet (pièces manquantes sans justificatif) ou illisible, fait l objet d une demande de compléments d informations dans des délais précisés lors de la demande et dans une limite de deux sollicitations. En cas de non réponse ou de réponse incomplète, il est mis fin au traitement du dossier, jugé non recevable, point confirmé par écrit. Toute demande ultérieure doit donner lieu à l envoi d un nouveau dossier (cf. tarifs). La non remise du dossier d étude de cas avant examen, sauf motivation acceptée par Calyxis, est un motif de report d examen. En cas d échec à l examen, le délai minimum entre chaque présentation de candidature sera de trois mois. Le demandeur devra alors remplir un nouveau dossier de candidature, si le premier dossier date de plus de 9 mois. Le processus de certification initiale est appliqué à compter de l étape 4, ou 1, si un nouveau dossier est établi. > Renouvellement de certification Tout dossier incomplet (pièces manquantes sans justificatif) ou illisible, fait l objet d une demande de compléments d informations dans des délais précisés lors de la demande et dans une limite de deux sollicitations. En cas de non réponse ou de réponse incomplète, il est mis fin au traitement du dossier, jugé non recevable, point confirmé par écrit. Toute demande ultérieure doit donner lieu à l envoi d un nouveau dossier de demande d examen initial (cf. tarifs). La non remise du dossier d étude de cas avant examen, sauf motivation acceptée par Calyxis, est un motif de report d examen. Cas 1 Cas 2 Si le candidat n'a pas retourné son dossier avant l'échéance de son certificat et/ou que son dossier est incomplet, sa certification n'est plus valable, le candidat n'apparaît plus sur le site de la certification. Le candidat, dans ce cas, doit passer un examen initial. Si le candidat échoue à l examen de renouvellement de certification, il lui est possible de passer à nouveau l examen de renouvellement jusqu à la date de fin de validité de son certificat actuel. Au-delà, le candidat passe à nouveau un examen initial (processus, commençant à partir de l étape 4 paragraphe 3.3). 7
4. Déroulement de l'examen de certification initiale L'examen est constitué de deux parties se déroulant sur une journée : un examen écrit et un entretien oral. L examen se déroule en français. > L'examen écrit porte sur : - la réglementation et la normalisation - les dangers - les fondamentaux en HACCP/SMSDA L'examen écrit se présente sous la forme d'un QCM de 100 questions (Questionnaire à Choix Multiple) sur ordinateur et/ou papier. Le QCM fait appel à la connaissance et la compréhension des référentiels cités au paragraphe 2. Il dure 60 minutes. Les textes de base du codex sont disponibles sur internet à l adresse http://www.codexalimentarius.org Rubrique Normes Officielles. Les autres référentiels sont disponibles auprès de l AFNOR (11 Avenue Françis de Pressensé - 93571 La Plaine Saint Denis Cedex - Tél. : +33 (0)1 41 62 80 00 Fax : +33 (0)1 49 17 90 00 - http://www.afnor.org). Les fiches ANSES sont disponibles sur le site internet : fiches de danger biologique. Pendant la durée de l examen écrit, tout document personnel sous forme papier est autorisé. > L'entretien oral Il porte sur les résultats du questionnaire et sur les activités du certifié telles que présentées dans le dossier préétabli renseigné et transmis par le candidat à Calyxis. L examen se déroule en français. Il porte sur le savoir-faire du candidat concernant la réglementation et la normalisation, les dangers et les fondamentaux HACCP/SMSDA. Il permet également d'évaluer la capacité rédactionnelle du candidat et son aptitude à effectuer des présentations orales. L'entretien est conduit par un jury composé de 2 membres minimum Il se présente sous la forme d'un dialogue entre le candidat et le jury chargé d'évaluer les connaissances et savoirfaire du candidat en se basant sur les résultats du QCM, sur les référentiels cités au paragraphe 2 et sur l'étude de cas établie par le candidat Il dure de 45 à 90 minutes. La note globale de l'examen correspond à la note obtenue à l'entretien oral (note sur 100 points). 8
Tableau de synthèse sur les notes Compétences au regard des Missions/Tâches identifiées pour un candidat certification niveau 2 Connaissances générales de l'agro alimentaire ou du secteur objet de la certification de compétences Nombre de points maximum attribués Dossier de recevabilité accepté Réglementation et normalisation ; documentations associées 20% Compétences relatives aux dangers 20% Compétences sur les fondamentaux en HACCP/SMSDA 40% Savoir rédiger des supports. Savoir-faire des présentations, des animations, des formations + rédaction de rapports circonstanciés 20% 5. Déroulement de la surveillance annuelle La surveillance du maintien de l exercice en agroalimentaire permet d actualiser le dossier du candidat. L absence d exercice professionnel en agroalimentaire ne constitue pas un motif de suspension ou de retrait de certification en dehors des cas prévus dans la procédure suspensions et retraits. L examen de surveillance annuelle repose sur un questionnaire transmis au certifié sur les évolutions de la réglementation et/ou des normes sur lesquelles la certification a été délivrée. Le certifié dispose de trois mois pour retourner son dossier de suivi annuel et son questionnaire renseignés. Passé ce délai, il est procédé à la suspension de sa certification (cf. procédure suspensions et retraits). En cas de réponse(s) inexacte(s) pour plus de 30% des questions posées, il est demandé au certifié de revoir ses réponses et de retourner à Calyxis dans un délai de 2 mois son questionnaire complété. En cas à nouveau de réponses inexactes pour plus de 30% des questions posées, le certificat du certifié est suspendu. Dans cette deuxième hypothèse, le certifié dispose de 1 mois pour corriger ses réponses et les retourner à Calyxis. Au-delà de ce délai et sauf circonstances exceptionnelles dûment motivées et validées par Calyxis, ou en cas à nouveau de réponses erronées pour plus de 30% des questions, le certificat est retiré sauf si le certifié demande à faire l objet d une évaluation intermédiaire. 9
6. Déroulement du renouvellement de certification L'examen repose sur un questionnaire transmis au certifié sur les évolutions de la réglementation et/ou des normes sur lesquelles la certification a été délivrée et un entretien oral portant sur les résultats du questionnaire et sur les activités du certifié telles que présentées dans le dossier préétabli, transmis, renseigné, par le certifié à Calyxis. L examen se déroule en français. > L'entretien oral porte sur: - le maintien des compétences en réglementation et normalisation - le maintien des compétences relatives aux dangers - le maintien des compétences sur les fondamentaux des systèmes HACCP/SMSDA Il permet également de réévaluer la capacité rédactionnelle du candidat et son aptitude à effectuer des présentations orales. L'entretien est conduit par un jury composé de 2 membres minimum. Il se présente sous la forme d'un dialogue entre le candidat et le jury chargé d'évaluer les connaissances et savoir-faire du candidat en se basant sur les résultats du questionnaire, sur les référentiels cités au paragraphe 2 et sur le dossier préétabli renseigné par le certifié. Il dure de 45 à 60 minutes. La note de l'examen correspond à la note obtenue à l'entretien oral (note sur 100 points). Les candidats reçus sont les candidats ayant une note globale supérieure ou égale à 60 points sur 100. Tableau de synthèse sur les notes Compétences au regard des Missions/Tâches identifiées pour un candidat certification niveau 2 Nombre de points maximum attribués Connaissances générales de l'agroalimentaire ou du secteur objet de la certification de compétences Dossier de recevabilité accepté Compétences en réglementation et normalisation ; documentations associées 20% Compétences relatives aux dangers 20 % Compétences sur les fondamentaux en HACCP/SMSDA 40% Savoir rédiger des supports. Savoir faire des présentations, des animations, des formations + rédaction de rapports circonstanciés 20% 10
7. Certificat - Droits et devoirs du certifié Après décision de Calyxis, les candidats reçus à l'examen obtiennent : Un certificat délivré pour trois ans suite à certification initiale ; ce certificat n est valable que si le nom du certifié ou le numéro de certificat apparaît sur le site Internet de Calyxis. La possibilité d'être inscrit sur le registre Internet des certifiés diffusé par Calyxis et rendu publique (ou fourni à quiconque en fait la demande) sur le site http://www.certificationhaccp.com Conformément à la loi n 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le certifié peut exercer son droit d'accès et de rectification pour toute information le concernant figurant sur le fichier informatique de Calyxis. Toute modification de situation professionnelle (changement d employeur, arrêt d activité, etc.) doit être communiquée à Calyxis. Chaque certifié a la responsabilité de fournir des informations le concernant pour mettre à jour cette liste. Un rappel sur le droit d usage de la marque CEPR*. La marque CEPR permet aux certifiés de valoriser leur certification de personnes sur différents supports. La note globale est communiquée par lettre au candidat et accompagnée, le cas échéant, du certificat obtenu et du rappel sur le règlement d utilisation de la marque CEPR. 8. Report d épreuve - Annulation Les modalités et conditions de report ou d'annulation des examens sont précisées dans les "tarifs des activités de certification" ainsi que les frais associés, le cas échéant. Calyxis se réserve le droit d annuler ou reporter des dates d examen en cas de force majeure. 9. Appels et plaintes Tout appel (demande d un demandeur, d un candidat ou d une personne certifiée de reconsidérer toute décision prise par Calyxis concernant la certification désirée : recevabilité de sa candidature, résultats de l'examen, délivrance, maintien ou renouvellement de la certification), devra être notifiée par écrit à Calyxis sous un délai de deux mois à compter de l'envoi de l'information par Calyxis (cf. procédure de traitement des appels et plaintes). En cas de nouvel examen suite à un appel, celui-ci est organisé au maximum dans les 6 mois après réception de l'appel. Toute réclamation d autres parties relative au processus, aux critères de certification, aux politiques et aux procédures relatives à la performance des personnes certifiées devra être notifiée et argumentée par écrit à Calyxis qui l enregistrera et la traitera selon sa procédure de traitement des appels et des plaintes. * Certification des Experts de la Prévention des Risques. 11
10. Coût de la certification de personnes en Expert Méthode HACCP/SMSDA Voir "tarifs des activités de certification". Tarifs téléchargeables sur le site http://www.certificationhaccp.com 11. Formation facultative de préparation à l examen Des organismes de formation préparant à l examen de certification de personnes compétentes en systèmes HACCP et SMSDA ont été référencés par Calyxis. Ces organismes sont référencés sur le site internet : http://www.certificationhaccp.com La participation à cette formation est facultative pour le passage ou l obtention de l examen de certification de personnes compétentes en systèmes HACCP et SMSDA de Calyxis. Elle ne saurait en aucun cas conditionner ni influencer les résultats des examens. L inscription à une formation préparatoire est indépendante de l examen de certification ; le postulant doit dans tous les cas déposer une demande de dossier de candidature auprès de Calyxis. 12. Documents révisés Tout document peut faire l objet de modifications, par révision, de la part de Calyxis, et, dans cette hypothèse, les modifications applicables sont disponibles en ligne sur le site Internet de la certification (dédié à la certification de personnes Calyxis CEPR (http://www.certificationhaccp.com). Pour plus d infos, flashez! Pour nous contacter : certification@calyxis.fr Tel : 05 49 04 66 77 Fax : 05 49 04 66 76 Accréditation n 4-0043 Certification de personnes en HACCP et en SMSDA (Portée disponible sur www.cofrac.fr) 12 Exam02-rev 01052017