28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Comment s y préparer
Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées William NAHUM Président Fondateur Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières
Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale 4 nouveaux groupes de travail > Normes comptables, normes juridiques Yvonne Muller, Maître de conférences, Université Paris-Ouest Nanterre > La place et le rôle du comptable public dans les organismes publics soumis à certification des comptes Paul Hernu, Conseiller Maître à la Cour des Comptes > Recouvrement des créances internationales Véronique Karpierz, Direction gestion de créances, Coface > Responsabilité Sociétale des Organisations RSO et norme ISO 26000 Michel Gire, GMBA Baker Tilly
Les partenaires de l Académie Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale
Introduction Marc LAMORT DE GAIL Expert-comptable - Axile Conseil Membre du GIE Incivo
Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées comment s y préparer PLAN DE L INTERVENTION 1. Acuité du sujet 2. Principales obligations de l entreprise 3. Démarche de préparation
1. ACUITE DU SUJET Vincent GRANDIL Avocat fiscaliste Altexis Jean-Luc AUSTIN Délégué Général de l AFAI Auditeur informatique Membre du GIE Incivo
Pourquoi le Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées? (CFCI) Objectifs de l administration
Priorité donnée au CFCI Appelé à devenir à terme le contrôle standard champ d investigation élargi à l ensemble des informations qui concourent directement et indirectement à la formation des résultats comptables et fiscaux objectif de généralisation des CFCI à toutes les entreprises y compris les plus modestes à moyen terme : formation de tous les vérificateurs au logiciel interne ACL d analyse des données extraites des comptabilités informatisées à plus long terme : réflexion sur la possibilité d utiliser un système d investigations à distance par un système d échange de données.
Priorité donnée aux CFCI Évolution récente mise à niveau des textes réglementaires de 2006 à 2008 acquisition de 600 licences ACL par la DGI formation sur ACL désormais obligatoire à l ENI fin de la période de «rodage» des BVCI extension aux DIRCOFI échanges d expérience avec les administrations étrangères utilisatrices d ACL
Des risques sous-estimés Sanctions possibles assimilation à une opposition au contrôle fiscal possibilité de rejet de comptabilité et de taxation d office pénalités de 100 % mais aussi sanctions pénales modifications ou suppression d écritures comptables postérieurement à la clôture
Apport des progiciels de contrôles de données
Apport des contrôles de données avec ACL
2. Principales obligations de l entreprise Marc LAMORT DE GAIL Expert-comptable - Axile Conseil Membre du GIE Incivo Jean-Luc AUSTIN Délégué Général de l AFAI Auditeur informatique Membre du GIE Incivo Thierry JULIEN Président TJC
Obligations CFCI points clefs champ d application et de contrôle très large sincérité, régularité et valeur probante de la comptabilité obligation de présentation de la comptabilité + respect des règles d archivage fiscalo-comptables description des systèmes d information et documentation des applications et interfaces capacité à fournir les données et effectuer les traitements requis par les vérificateurs LE CONTRÔLE FISCAL INFORMATISÉ N EST PAS DÉTACHABLE DE LA VÉRIFICATION DE COMPTABILITÉ
Contribuables concernés Tous ceux astreints à tenir et présenter des documents comptables si la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés ou si ces systèmes informatisés participent à la justification, même indirecte d une écriture comptable quelque soit la nature ou le régime d imposition sauf le régime forfaitaire des bénéfices agricoles
Informations soumises à contrôle Toutes les informations sur support informatique qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux qui justifient l élaboration des déclarations fiscales
Données et traitements concernés par l obligation lien direct avec les écritures et déclarations Périmètre comptable plan comptable fichier des écritures comptables comptabilité générale : livre-journal, balance, livre d'inventaire, etc table des taux de TVA factures électroniques et bons de livraison fichier d'inventaire. gestion des immobilisations : validation des montants de dotations aux amortissements, etc. comptabilité analytique ou budgétaire calcul des provisions, détermination de coûts de production, d'achat, de revient ou de transfert, des marges, etc.
Données et traitements concernés par l obligation lien indirect avec les écritures et déclarations Domaine de la gestion gestion commerciale : articles, tarifs, factures, remises, clients, fournisseurs, système de caisses et de recettes gestion des stocks : quantités, valorisation, destructions, pertes, etc. gestion de production : détermination des prix de revient industriels, etc.; gestion des immobilisations : validation des montants de dotations aux amortissements, etc. gestion du personnel : temps de présence, rémunération, logiciels de paie, suivi des temps tables utilisées comme éléments de référence à titre de paramétrage ou de codification (exemple codes prix, codes articles, codes TVA, codes mouvements de stocks, etc.) recherche scientifique
Caractère régulier, sincère et probant de la comptabilité SOUS PEINE D INOPPOSABILITÉ À L ADMINISTRATION OU DE REJET DE COMPTABILITÉ EN UTILISANT LA PROCÉDURE CONTRADICTOIRE DE REDRESSEMENT
Piste d audit ou chemin de révision L organisation du système d information comptable et financier et l organisation et le classement des pièces justificatives permettent : La reconstitution chronologique des opérations La reconstitution d une piste d audit statique : justification des informations dans les comptes et états financiers par les informations de gestion à leur origine et inversement La reconstitution d une piste d audit dynamique : justification de l évolution des informations d une date à une autre La reconstitution du chemin de révision, à partir des données conservées et la justification des données, à partir de l historisation des règles de gestion
Piste d audit à travers le SI Remarque BOI 13 L-1-06, n 44 : constituent également des données concourant à la constitution d'une écriture comptable, les tables utilisées comme éléments de référence à titre de paramétrage ou de codification : codes prix, codes articles, codes TVA, codes mouvements de stocks
Documentation décrivant l organisation et les procédures comptables Actualisée pour chaque exercice PCG art. 410-2 : une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte. PCG art. 420-3 : cette documentation doit comprendre une présentation de la politique d archivage des pièces justificatives cette documentation fait partie des documents comptables obligatoires son absence peut être assimilée à un refus de communication sanctionnable (CGI art. 1734) et à une opposition à contrôle fiscal (CGI art. 1746)
Documentation décrivant l organisation et les procédures comptables
Tenue d une documentation relative aux applications, données et traitements Objectifs de l obligation permettre au vérificateur de comprendre le système d information mis en œuvre au cours de la période vérifiée décrire précisément les règles de gestion des données et des fichiers ayant une incidence, même indirecte sur les résultats comptables et fiscaux
Documentation des systèmes d information mise à jour pour chaque exercice ou évolution du SI Thèmes à documenter description générale de l'ensemble du système d'information organisation de la DSI support technique description de l'environnement matériel dispositifs d'échange entre différents sites inventaire et description des logiciels et des matériels utilisés description des données et de leur structure interfaces plan d'archivage et durées de rétention
Documentation des systèmes d information informations à fournir pour les logiciels dossier de conception générale dossier des spécifications fonctionnelles dossiers techniques, organisationnels et d'architecture dossier de maintenance et d'évolution de l'application dossier d'exploitation contrôle interne dossier utilisateur LOGICIELS SPÉCIFIQUES & PROGICIELS PARAMÉTRABLES objectifs de l'application solutions techniques retenues liens de l'application avec le système d'information de l'entreprise description des entrées et sorties description des interfaces contraintes nature des traitements effectués découpage de l'application en unité de traitement détail du fonctionnement de ces unités types de données et fichiers utilisés code source des programmes détail des mises àjour détail des modifications liées à l'évolution des utilisateurs informations nécessaires au fonctionnement des systèmes procédures d'exploitation incidents procédures automatiques et manuelles manuel d'utilisation PROGICIELS STANDARD S
Périodes soumises à vérification obligations de conservation consécutives Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale
Informations à archiver Périmètre livres comptables obligatoires (livre-journal, balance, livre d'inventaire) documentations décrivant l organisation et les procédures comptables documentations des systèmes d information pièces justificatives données et traitements Sur support informatique si établis comme tel à l origine
Modalités d archivage Le contribuable doit en réalité procéder à deux types d archivage :
Périmètre de l archivage Données et traitements : que conserver? Données primaires Traitements informatisés définition exemple données brutes non enrichies ou agrégées commandes client, éléments justifiant la détermination d un prix de revient, d un stock, éléments de calcul d une provision transformation des données élémentaires en données agrégées remonter la piste d audit jusqu aux données primaires objectif du vérificateur critères de sélection pour l'archivage vérifier l application des règles de gestion ayant abouties aux écritures comptables et leur régularité fiscale archivées systématiquement si justifient les enregsitrements comptables ou déclarations fiscales Applications simples : présentation de la documentation, des règles fiscales, des données élémentaires et des résultats Applications complexes : présentation de la documentation, des règles fiscales, des données élémentaires et des traitements intermédiaires
Procédure d archivage Objectif figer l ensemble des informations dont la conservation est obligatoire donner date certaine aux documents et données copier sur support informatique pérenne les documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système, en utilisant des formats de fichiers «ouverts» Archivage sauvegarde objectif de l archivage : conservation de l information à des fins de référence ou de preuve objectif de la sauvegarde : prévention d une faille du système permettant la restauration des données à la suite d un incident
Procédure d archivage Format et support de conservation non propriétaire de manière à rendre possible l utilisation des fichiers indépendamment du système (ASCII, TXT, CSV par exemple - cf. LPF art. A. 47 A-1 et BOI de janvier 2006) Périodicité annuellement, à la date de clôture ou une date proche du dépôt des déclarations mensuellement ou trimestriellement pour les factures de vente et d achat en fonction du régime d imposition à la TVA
Procédure d archivage Fiabilité du dispositif sécurisation des documents immatériels et des données au moyen d une signature électronique conforme à la norme NF Z42-013 : dès leur production pour tous les documents dématérialisés pour tous les fichiers de données dès leur constitution, immédiatement à la suite du traitement de clôture archivage du fichier (document ou données) et de sa signature électronique immédiatement à la suite de leur constitution.
Retour d expérience Problèmes fréquents chez les entreprises archivage ne tenant pas compte des obligations fiscale absence d une procédure de figement pas de règle d archivage des pièces justificatives archivage sans valeur probante des documents légaux difficulté à extraire les données archivées dans le temps requis pour le contrôle fusion de systèmes (avec transcodage) fusion de sociétés (ou d organisations) absence de documentation ou description insuffisante des applications informatiques absence d un manuel décrivant l organisation et les processus comptables mise en cause possible de l intangibilité des clôtures comptables
3. DEMARCHE DE PREPARATION Alain HERBINET Associé Compliance Conseil Membre du GIE Incivo Jean-Luc AUSTIN Délégué Général de l AFAI Auditeur informatique Membre du GIE Incivo Vincent GRANDIL Avocat fiscaliste Altexis
Conformité aux obligations Les objectifs à remplir documentation du SI manuel d organisation comptable validation de la piste d audit rédaction du plan d archivage archivage des documents légaux archivage des données et traitements tests d extraction et contrôles des données
La préparation implique une démarche transversale approche coordonnée face à l administration
Démarche de préparation Les grandes étapes gestion de projet audit et contrôle des données état des lieux mise en œuvre de l archivage construction / mise à jour de la documentation hiérarchisation des risques
Démarche de préparation Initier une gestion de projet définir un leader ou sponsor composer le groupe de travail informatique, finance, comptabilité, fiscalité, record manager, audit interne, juridique conseils externes identifier les autres parties prenantes : éditeurs, infogérance, TMA sensibiliser la Direction Générale et les autres acteurs déterminer le rôle de chacun et le calendrier prévisionnel de travail
État des lieux démarche de diagnostic DSI Extractibilité des données PISTE D AUDIT DÉLAIS DE PRESCRIPTI ON Contrôles ACL envisageables Comptabilité Fiscalité RISQUES EN CAS DE CFCI ET PLANS D ACTION
Démarche de préparation État des lieux contexte propre à l entreprise : spécificités métiers et réglementaires, périmètre juridique, périmètre de gestion recensement de la documentation et des informations disponibles définition provisoire du périmètre de contrôle applications et interfaces sensibles données et traitements sensibles analyse de la conformité des traitements respect des règles de gestion existence d'un chemin de révision séquentialité et irréversibilité des écritures cohérence des systèmes comptables existence de procédure d archivage pas de confusion avec la sauvegarde ou le maintien en ligne des bases
Définition du périmètre de contrôle Sélection des applications et interfaces suppose que l inventaire exhaustif soit réalisé exemples de classement : 1. Applications obligatoirement dans le périmètre, car justifiant de façon évidente, directement ou indirectement, les résultats comptables et déclarations 2. applications nécessaires pour expliquer l'établissement du résultat comptable et fiscal, qui sont mentionnées dans la documentation de base fournie au contrôleur, mais non détaillées. On doit pouvoir cependant en donner les caractéristiques 3. applications qui ne sont pas énoncées spontanément dans la documentation, mais qui sont conservées pour le cas où le contrôleur aurait des questions (marginales dans l'explication du résultat comptable et fiscal) 4. applications qu il n'est pas nécessaire de documenter ou d'archiver au regard des règles du CFCI, mais qui sont nécessaires en application des réglementations prix de transferts 5. applications écartées
Définition du périmètre de contrôle Exemple de tableau d inventaire des applications et interfaces Application Chemin de Périmètre révision CFCI SA X? Niveau de risque Justification du niveau de risque Impôt concerné Métier(s) CAR (EU) X X 1 Cœur du système Tous impôts production Cycle ou poste comptable Etat de l'application Date mise en expl. En exploitation 01/01/2002 Date arrêt Libellé Observations Système intégré pour la maintenance et la comptabilité en atelier Basé sur SAP R/3 4.6 (modules PM, PS, MM, FI et CO) CARbis Direction Technique (FR) X X 1 Cœur du système Tous impôts production En exploitation 01/01/2002 Système intégré pour la maintenance et la comptabilité en atelier basé sur Oracle application OPEN Siège (FR) X X 2 Cœur du système Tous impôts production En exploitation 30/06/2001 Système intégré pour la comptabilité basé sur MS Dynamics PAST (FR) X X 3 Arrêt TVA; IS Monétique Arrêtée?? 30/06/2007 Application de préprocessing des données télécollectées sur les stations Outil de télécollecte des cartes bancaires L'application TETRIS joue le rôle de serveur d'autorisation Enjeux fiscaux Enjeux comptables Continuité de la piste d'audit critères de risques
Sélection des applications et interfaces Points d attention les applications bureautiques peuvent aussi servir à justifier les résultats comptables et fiscaux exemples : calculs de provisions, valorisations d actifs, calculs de stocks capacité des éditeurs et prestataires d infogérance à répondre aux éventuelles demandes d'explications de la part des vérificateurs d'un point de vue strictement juridique, le propriétaire des droits peut parfaitement refuser de produire la documentation s'il n en a pas pris d'engagement contractuel négocier l engagement par le fournisseur de mise à disposition en cas de contrôle s assurer qu il est couvert par une assurance suffisante
Construction de la documentation La cartographie du SI s avère la solution la plus adaptée offrir une vision globale du SI régulièrement mise à jour gérer les référentiels données métier clés, règles de gestion, responsabilités maîtriser contenus et changements des applications, processus, complexité des flux, échanges inter-applicatifs coûts de développement, d'évolution et d'entretien des systèmes. partager un langage commun entre maîtres d'œuvre & maîtres d'ouvrage, avec les tiers ( auditeurs & contrôleurs, prestataires )
Cartographie du Système d Information de GESTION SYSTÈME D INFORMATION DE GESTION
Cartographie du SIG Cahier des charges idéal de l outil de cartographie référentiel unique enregistré dans une base de données répercute la mise à jour d un objet sur toutes les représentations qui l utilisent génération et gestion de plusieurs angles de vue partageant le même référentiel dimension temporelle (par période, exercice) sélection des objets pour élaborer des représentations fiscales ou comptables des flux et applications utilisation de représentations prédéfinies génération des représentations sous forme de pages HTML lisibles par un navigateur internet génération automatique des livrables en fichier texte
Cartographie du SIG Ne pas se limiter au SI pour garantir la cohérence de représentation cartographies Livrables
Cartographie du SIG Enchainement des représentations par niveau de détail
Cartographie du SIG Exemple de cartographie applicative
Cartographie du SIG Exemple de modélisation des échanges entre applications
Cartographie du SIG Exemple de modélisation des échanges entre applications description d un matériel architecture réseau
Cartographie du SIG Modèle Logique de Données
Cartographie du SIG Représentation des règles de gestion
Démarche d archivage Points clefs définition de la politique d archivage périmètre, fréquence de consultation et accès, intégrité et sécurité, volumétrie, formats et supports, outils de recherche gestion interne ou externalisée, règles et procédures de destruction, compétences nécessaires stratégie adoptée aux besoins de l entreprise équilibre entre risques et coûts de mise en œuvre intégration dans la politique d archivage globale (papiers et autres medias) pérennisation en cas d évolution de l organisation déclinaison en procédures d archivage prise en compte des migrations et épurations de données Cloud ou du SAAS où sont les données? garanties d accès?
Tests d extraction Valider la capacité d extraction des données en vue d un CFCI ne pas sous-estimer le temps nécessaire exemple d un groupe international qui a mis 4 mois, du fait de difficultés techniques : volumétrie importante et performances lentes du système fonctionnelles : informations des comptables parfois imprécises Risques : ne pas pouvoir répondre aux demandes des vérificateurs dans les délais
Contrôle des données Quelques exemples de thèmes de contrôles sécurisation des déclaration de TVA cohérence CA3 / DEB /DES réconciliation des flux physiques et chaîne de facturation IS gains et pertes de change : tables des taux de conversion classement en charge ou immobilisation : critères d affectation notes de frais /test d éligibilité des dépenses (Km, recoupement sur taxes sur véhicules de tourisme) application de la LME / calcul des pénalités de retard sur facture crédits d impôt dont CIR rapatriement des dividendes, intérêts et royalties sécurisation des prix de transferts
Contrôle des données Quelques exemples de contrôles TVA application des codes TVA : stratification des ventes par codes récupération TVA déductible autoliquidation exhaustivité des imputations de TVA collectée et déductible dans CA3 identification des ventes en exonération de TVA ventes de services respect des règles de calcul des arrondis contrôle des achats en franchise contrôle de la présence du n intracommunautaire TVA sur facture
Retours sur investissement utilité des cartographies Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale
Sujets ciblés par les contrôleurs Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale
Contrôle des données Exemple : règles de TVA sur livraisons intracommunautaires OBJECTIFS En cas de livraison intracommunautaire de bien (peu importe la nationalité du client : FR, UE ou hors UE), vérifier la présence des mentions obligatoires sur la facture : numéro de TVA donné par le client avec gestion du point de livraison des biens. RISQUES : 15 par mention manquante et par facture au lieu d'exonérer de TVA la livraison intracommunautaire, risque de TVA française à collecter. ANALYSE ACL analyse mensuelle factures de ventes concernant les clients crées ou modifiés vérification des paramétrages de codes TVA appliqués en ce cas sur 3 exercices
Retours sur investissement au-delà de la mise en conformité Meilleure maîtrise de l application des règles fiscales anticipation et réduction des risques maîtrise des contrôles de l Administration découvertes de gisement d économies fiscales Qualité de l information comptable conformité aux référentiels fiabilisation, comparaison et facilité de vérification identification des gains de productivité (fast-close) Amélioration du contrôle interne SI, processus et organisation organisation et meilleure fiabilité de l information dans l entreprise pérennisation du patrimoine informationnel de l entreprise
Retours sur investissement au-delà de la mise en conformité Système d Information de Gestion agilité et évolutivité du SI grâce à la cartographie à jour, base de la démarche d urbanisation confiance dans les traitements appliqués au SI maîtrise des relations avec les éditeurs et l infogérance appropriation du SIG par les métiers et fonctions autres que la DSI grâce à un langage commun Archivage des données intégration des documents et des données dans la politique d archivage de l entreprise maîtrise du cycle de vie des données maîtrise de l épuration des bases de données migration de systèmes facilitée Prêt pour le contrôle continu des données
Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées comment s y préparer Questions/Réponses
Les partenaires de l Académie Jeudi 28 avril 2011 Auditorium AG2R La Mondiale