ANNEXE IV DE L APPEL D OFFRES

ANNEXE IV DE L APPEL D OFFRES CAHIER DES CHARGES RELATIF AU LOT III ARCHIVAGE AUDIOVISUEL ET DIFFUSION WEB SERVICES INTÉGRÉS DE PRODUCTION AUDIOVISUELLE, DE DIFFUSION ET D ARCHIVAGE APPEL D OFFRES OUVERT PO/2014-3/A4 Lancé par l Unité «Services audiovisuels» de la Commission européenne

TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION...3 2. OBJET DU MARCHE...3 2.1. Archivage audiovisuel et diffusion web...3 2.2. Considérations générales...3 2.3. Prestations requises...4 A. Acquisition et analyse documentaire (charge de travail indicative: 8 hommes/an)...4 B. Services informatiques et services web (charge de travail indicative: 5 hommes/an)...6 2.4. Rapports...7 3. OFFRE TECHNIQUE...7 4. CRITERES DE SELECTION...8 4.1. Capacité du soumissionnaire...8 4.2. Capacité technique et professionnelle pour le lot III...8 4.2.1. Critère 1...8 4.2.2. Critère 2...8 4.2.3. Critère 3...9 5. CRITERES D ATTRIBUTION...9 5.1. Évaluation technique...9 5.2. Évaluation financière...9 5.3. Attribution du marché...10 6. ANNEXES:...10 6.1. Informations complémentaires:...10 6.2. À joindre à l offre:...10 2

1. INTRODUCTION Les spécifications générales jointes en annexe I à l appel d offres décrivent les principales caractéristiques du contrat ainsi que les dispositions communes à l ensemble des lots. Les soumissionnaires doivent s y référer. La présente annexe couvre le lot III et fait partie intégrante du cahier des charges. Elle définit: l objet détaillé du marché; les informations relatives à l offre technique et financière à joindre à la proposition; les critères de capacité technique et professionnelle; les critères d attribution du marché. Toutes les obligations imposées par les spécifications générales sont applicables au présent document. 2. OBJET DU MARCHE 2.1. Archivage audiovisuel et diffusion web Le lot III couvre les prestations suivantes: la sélection, l acquisition, l analyse documentaire en anglais et en français ainsi que la mise en ligne de productions vidéo et audio actuelles et anciennes, y compris l aide à la gestion des archives et du matériel multimédia; la sélection, l acquisition, l analyse documentaire en anglais et en français ainsi que la mise en ligne de productions vidéo et audio actuelles et anciennes, y compris l aide à la gestion des archives et du matériel multimédia, la distribution de photos et la formation des utilisateurs internes du système de gestion des ressources numériques; la gestion des droits d auteur; la gestion de projets informatiques relatifs au système de gestion des ressources numériques utilisé par l unité; les développements informatiques dans les environnements Java et ColdFusion; l exploitation web: rapports sur les audiences enregistrées par la télévision et le web, suivi des systèmes, formation, support aux utilisateurs, documentation, promotion et service d assistance. 2.2. Considérations générales Sous le contrôle de la Commission, le contractant est responsable de l exécution de l ensemble des activités du lot III, selon les meilleures pratiques professionnelles. Les prestations sont à effectuer douze mois par an et comprennent des services «réguliers» et «occasionnels». Ces services occasionnels seront utilisés pour faire face à 3

des besoins supplémentaires (la réalisation de configurations spéciales, par exemple) ou à une augmentation de la charge de travail du fait d un volume d activités de production élevé au sein de l unité. À titre indicatif uniquement, le volume de travail occasionnel représente 15 % de celui du travail régulier. Les prestations doivent être garanties pendant les horaires de travail normaux, de 9 h à 18 h, du lundi au vendredi. Des prestations en dehors de ces horaires et de ces jours peuvent être requises, couvrant la tranche horaire 18 h 23 h, mais doivent être annoncées 3 jours ouvrables à l avance. Le contractant doit former son personnel de façon à assurer et à maintenir la qualité de service requise. Le contractant est, et demeure, l employeur de son personnel pendant toute la période de validité du contrat. 2.3. Prestations requises Il incombe au soumissionnaire de proposer une structure opérationnelle appropriée, dotée des profils adaptés et opportunément dimensionnée pour exécuter les prestations requises. Les prestations requises sont réparties en deux groupes d activité (A et B): A. acquisition et analyse documentaire; B. services informatiques et services web. Une polyvalence maximale est nécessaire au sein de chaque groupe. Les prestations requises pour chaque type d activité sont décrites ci-dessous. La charge de travail est donnée à titre indicatif uniquement. Les charges de travail indicatives sont exprimées en hommes/an. Un homme/an représente une moyenne de 220 hommes/jour. À titre indicatif uniquement, l organigramme de l unité responsable (qui concerne la situation actuelle pour les prestations régulières) figure à l annexe A. Cela ne signifie pas pour autant que les offres doivent être rédigées sur la base de cette information. A. Acquisition et analyse documentaire (charge de travail indicative: 8 hommes/an) sélection et acquisition (1 homme/an) de productions vidéo et audio actuelles et anciennes, comprenant les tâches suivantes: vérification des métadonnées générées au cours du processus de production; création des principales métadonnées administratives, juridiques et liées au contenu; contrôle éditorial; gestion de dossiers administratifs contenant des formulaires d agrément et des abandons de droits; aide à la gestion des archives et du matériel multimédia; 4

analyse documentaire (3 hommes/an) de productions vidéo et audio actuelles et anciennes, comprenant les tâches suivantes: écriture de résumés en anglais et en français; création, importation et validation de listes de plans détaillées en anglais et en français; création et indexation de métadonnées sémantiques (thésaurus, lieux des événements, dictionnaire des personnalités); mise en ligne du matériel multimédia; aide au développement d outils et de procédures destinés à l analyse et à la documentation; sélection, acquisition et analyse documentaire (3 hommes/an) de documents photo actuels et anciens, comprenant les tâches suivantes: création des principales métadonnées administratives, juridiques et liées au contenu; écriture de légendes photographiques; création et indexation de métadonnées sémantiques (thésaurus, lieux des événements, dictionnaire des personnalités); gestion de dossiers administratifs contenant des formulaires d agrément et des abandons de droits; aide à la gestion des archives et du matériel multimédia; mise en ligne des photos; aide au développement d outils et de procédures destinés à l analyse et à la documentation; aide à la distribution des photos, y compris l impression de photos en petites quantités et la gravure de CD; formation des utilisateurs internes du système de gestion des ressources multimédias; gestion des droits d auteur (1 homme/an), comprenant les tâches suivantes: assistance au contrôle juridique des productions vidéo, audio et photographiques actuelle; assistance au contrôle juridique des productions vidéo, audio et photographiques archivées, y compris la création de métadonnées relatives aux droits d auteur; assistance à la recherche et à la vérification de contrats et de documents juridiques; nouveau montage simple d enregistrements vidéo comprenant la mise à jour de listes de plans et de métadonnées. 5

B. Services informatiques et services web (charge de travail indicative: 5 hommes/an) gestion de projet (1 homme/an) concernant le système de gestion des ressources numériques en place au sein de l unité, l environnement technique étant Java J2SE/J2EE, UML, SQL, technologies Web (HTML, CSS, Javascript, JSON, JQuery), méthodologie RUP ou Agile, Business Process Modelling, MS Project: analyse fonctionnelle; architecture système des systèmes informatiques; analyse des besoins des utilisateurs, formation et assistance; gestion d équipe, gestion du temps et des ressources humaines; élaboration de la documentation: document conceptuel, étude de rentabilité, manuels techniques et manuels de l utilisateur; développement Java (1 homme/an) du système de gestion des ressources numériques en place au sein de l unité, l environnement technique étant Java J2EE, Spring/EJB3, Hibernate/JPA, technologies Web (HTML, Javascript, JSON, JQuery), outils d intégration continue et de collaboration (Eclipse, Jenkins, Sonar, Jira, Maven, Junit): développement, test, maintenance; développement de versions lors des développements informatiques; élaboration de la documentation technique; développement ColdFusion (2 hommes/an) des divers systèmes informatiques en place au sein de l unité, l environnement technique étant ColdFusion (V9), Oracle (v11.g), SQL, Javascript, HTML5, CSS3, JQuery: amélioration et maintenance du portail audiovisuel officiel de la Commission européenne (http://ec.europa.eu/avservices): nouvelle conception visuelle, nouveau lecteur vidéo officiel des institutions, meilleure intégration avec les médias sociaux; amélioration et maintenance de l interface dorsale pour la compression des fichiers à mettre en ligne à des fins de prévisualisation et de téléchargements; amélioration et maintenance d un outil d analyse web pour la mesure des audiences enregistrées par les productions vidéo, audio et photographiques publiées sur le portail AV; amélioration et maintenance de l outil de gestion et de planification des événements de l unité; activités générales sur le portail AV (1 homme/an): élaboration des rapports d audience des produits audiovisuels; formation des utilisateurs internes et externes des services fournis; 6

documentation, promotion, aide et service d assistance aux clients internes et externes concernant ces services. 2.4. Rapports Avant la fin de la première semaine de chaque mois, à compter du deuxième mois suivant la signature du contrat, le contractant soumettra à la Commission un rapport d activité mensuel relatif à l exécution du contrat, dans lequel seront détaillés: les ressources humaines utilisées; le nombre de réalisations au cours de la période concernée; les problèmes rencontrés et les solutions. Les frais occasionnés par la production des rapports doivent être compris dans le prix global. 3. OFFRE TECHNIQUE Les soumissionnaires incluront dans leur dossier une offre technique détaillant la manière dont ils entendent exécuter les tâches qui font l objet du marché, en respectant toutes les obligations imposées par le cahier des charges. La structure de l offre technique doit suivre celle de l objet du marché (voir le point 2). Il incombe au soumissionnaire de proposer une structure opérationnelle appropriée, dotée des profils adaptés et opportunément dimensionnée pour exécuter les prestations requises, pour les groupes d activité suivants (pour de plus amples détails, voir le point 2.3): A. analyse documentaire; B. services informatiques et services web. L offre technique doit décrire les mesures mises en œuvre pour garantir une qualité d exécution élevée pendant la totalité de la période contractuelle, dont les mesures de contrôle de la qualité. L offre technique doit également inclure un programme de formation approprié pour les deux catégories de personnel, à hauteur de 2 jours au minimum par an/personne. L offre technique ne doit contenir aucun des documents mentionnés dans les critères d exclusion ou de sélection, ni traiter de sujets déjà couverts par ces critères. L offre technique sera évaluée en fonction des critères d attribution relatifs à la qualité exposés au point 5. 7

4. CRITERES DE SELECTION 4.1. Capacité du soumissionnaire En ce qui concerne la capacité juridique et les informations bancaires, ainsi que pour la capacité financière et économique, lesquelles sont communes à l ensemble des lots, se référer aux spécifications générales (annexe I du présent appel d offres). 4.2. Capacité technique et professionnelle pour le lot III Le soumissionnaire doit démontrer de manière convaincante qu il possède la capacité nécessaire pour entreprendre les tâches requises (point 2.3) en satisfaisant aux critères de sélection suivants: 4.2.1. Critère 1 Expérience professionnelle dans des services similaires: le soumissionnaire doit prouver son expérience dans le domaine de l acquisition, de l analyse documentaire, des services informatiques et des services web. En guise de preuve, il devra fournir une liste des contrats de services similaires démontrant une expérience récente d au moins cinq ans dans ce domaine (avec mention des sommes, des dates et du nom des clients, publics et privés). Si les bénéficiaires de ces services sont des pouvoirs adjudicateurs, la preuve est apportée par des certificats délivrés ou contresignés par l autorité compétente. 4.2.2. Critère 2 Pour chaque groupe d activité, A et B, le soumissionnaire est tenu de fournir les ressources humaines nécessaires à l exécution du contrat selon les meilleures pratiques professionnelles: le soumissionnaire doit prouver qu'il dispose des ressources humaines nécessaires à l exécution du contrat et préciser le nombre de personnes concernées. Les ressources humaines doivent avoir, au minimum: une connaissance des équipements audiovisuels et des outils de travail; 3 ans d expérience professionnelle récente dans les prestations requises dans le présent lot, à l exception du groupe B pour lequel 5 ans d expérience professionnelle sont exigés; pour les services liés à l acquisition et à l analyse documentaire, les équipes doivent comprendre un personnel capable de rédiger des documents en anglais et en français (niveau de standard européen C2 ( 1 )). En guise de preuve, le soumissionnaire fournira le CV, mentionnant les titres d études et certifications, des personnes qui fourniront les services dans le cadre de ce lot. Chaque CV joint doit indiquer la fonction envisagée aux fins de la prestation des services. 1 http://europass.cedefop.europa.eu/fr/resources/european-language-levels-cefr 8

4.2.3. Critère 3 Polyvalence et mobilité des ressources humaines: le soumissionnaire doit prouver que toutes les personnes qui fourniront les services sont polyvalentes, mobiles et capables d exécuter les tâches de tout autre membre au sein du même groupe. En guise de preuve, le soumissionnaire devra démontrer ce qui précède en se fondant sur la formation et les qualifications de chaque personne. 5. CRITERES D ATTRIBUTION Les offres présentées par des soumissionnaires ne remplissant pas les conditions au regard des critères d exclusion ou de sélection ne seront pas prises en considération pour l attribution du marché. Le marché sera attribué à l offre économiquement la plus avantageuse, compte tenu des critères exposés ci-dessous. Qualité Prix a) Qualité de la structure opérationnelle proposée compte tenu de la nécessité d assurer la meilleure prestation possible eu égard aux services requis dans le cadre du marché. La qualité sera évaluée sur la base de l offre technique présentée conformément au point 3 (évaluation de 1 à 50 points). b) Efficacité de l équipe proposée (sur la base de l organisation des tâches proposée par le soumissionnaire). La qualité sera évaluée sur la base de l offre technique présentée conformément au point 2.3 (évaluation de 1 à 30 points). c) Qualité des mesures prises pour assurer un niveau de performance élevé et continu tout au long de la durée du contrat, y compris des mesures de contrôle de la qualité. La qualité sera évaluée sur la base de l offre technique présentée conformément au point 3 (évaluation de 1 à 20 points). 5.1. Évaluation technique L offre technique qui doit figurer dans la soumission (voir point 3) sera évaluée sur la base des critères de qualité a), b) et c). Le résultat de l évaluation technique correspond à la somme des points obtenus après l évaluation de chaque critère. Seules les offres ayant obtenu au moins 60 % pour chaque critère et un score total d au moins 70 % seront prises en considération pour l attribution du marché. 5.2. Évaluation financière Pour l offre financière, le soumissionnaire doit utiliser les tableaux types de l annexe E. Toute omission ou modification apportée au bordereau original entraînera la nullité de l offre. 9

5.3. Attribution du marché Le marché sera attribué à l offre qui obtiendra le score le plus élevé en appliquant la formule suivante: Note de l offre X = Prix le moins élevé *40 + Note totale pour la qualité (sur 100) pour tous les critères de l offre X *60 6. ANNEXES: 6.1. Informations complémentaires: annexe Lot III A: organigramme actuel; annexe Lot III B: modèle de contrat (pour information uniquement, ne pas compléter). 6.2. À joindre à l offre: annexe Lot III C: la déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion, dûment signée par le soumissionnaire; annexe Lot III D: les tableaux à utiliser pour les critères de sélection et la capacité financière: D.1 critères de sélection; D.2 capacité financière. annexe Lot III E: le tableau à utiliser pour l offre de prix. 10