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Sage Paie ACTUALITES SOCIALES Version 1.4 21/07/2014 Référence : DSN Copie : REDACTION : Pôle Paie - GP APPROBATION : 1/12
SOMMAIRE 1 INTRODUCTION... 3 2 LA D.S.N. C EST QUOI?... 3 2.1 TRANSMISSION UNIQUE... 3 2.2 DECLARATIONS CONCERNEES... 4 3 EMPLOYEURS CONCERNES... 5 4 CALENDRIER... 5 4.1 LA PHASE 1... 5 4.2 LA PHASE 2... 6 4.3 LA PHASE 3... 6 5 DESCRIPTION DE CHAQUE DSN... 6 5.1 SIGNALEMENT ARRET DE TRAVAIL... 7 5.2 SIGNALEMENT DE FIN DE CONTRAT... 7 5.3 DSN MENSUELLE... 8 6 INSCRIPTION... 9 7 CONSEQUENCE POUR VOTRE PARAMETRAGE... 9 7.1 INFORMATION SUR LES TEMPS DE TRAVAIL... 9 7.1.1 Absences... 9 7.1.2 Heures rémunérées... 10 7.2 INFORMATIONS SUR LES MONTANTS... 10 7.2.1 Salaire rétabli... 10 7.2.2 Primes et indemnités... 10 7.3 DSN DE SIGNALEMENT D ARRET DE TRAVAIL... 10 8 NOS PRECONISATIONS... 11 9 VERSION DE VOTRE LOGICIEL... 12 2/12
1 INTRODUCTION L arrivée prochaine de la Déclaration Sociale Nominative «D.S.N.» représente un enjeu majeur pour les entreprises. La plupart d entre vous, clients, n avez que peu ou pas entendu parler de cette prochaine échéance sociale qui nécessite pourtant une forte anticipation. C est pourquoi nous avons choisi de vous apporter quelques éléments d informations afin que vous puissiez prendre la mesure de la révolution qui se présente aux portes de votre service paie. 2 LA D.S.N. C EST QUOI? 2.1 Transmission unique Les entreprises auront l obligation légale d établir une déclaration unique exclusivement dématérialisée qui remplacera progressivement la quasi-totalité des déclarations sociales. Elle comprend : La transmission, mensuelle et par établissement, des données d identification de l employeur et des salariés, ainsi que les caractéristiques de l emploi exercé et la rémunération versée aux salariés. Le signalement de certains évènements qui concernent les salariés, à déclarer dans les 5 jours suivant leur survenance : o Début de l arrêt de travail o Reprise anticipée de travail suite à arrêt o Fin de contrat de travail 3/12
2.2 Déclarations concernées Progressivement, les diverses déclarations sociales de l entreprise seront remplacées par les successions de DSN mensuelles transmises : Déclaration de Mouvements de Main d œuvre (DMMO) ou Enquête statistique de Mouvements de Main d œuvre (EMMO) Attestations de salaires des salariés en arrêt de travail (DSIJ) Attestation Employeur destinée à Pôle Emploi (AE) Formalités de radiation auprès des organismes de prévoyance et, le cas échéant, celles relatives à la portabilité des droits DUCS, BR et TR URSSAF (début 2015) DUCS autres organismes (d ici fin 2015) DADS-U (avec une dernière DADSU en janv 2016 pour les salaires de 2015) 4/12
3 EMPLOYEURS CONCERNES Tous les employeurs du régime général sont concernés dès à présent. SAUF certains employeurs qui ne seront intégrés dans le dispositif qu ultérieurement : - Les entreprises situées à Mayotte, Monaco, Saint-Pierre et Miquelon, la Nouvelle Calédonie, la Polynésie Françaises et autres TOM - Les employeurs du secteur public et les entreprises de travail temporaire - Les entreprises dont le personnel relève de régimes de sécurité sociale différents, de régimes spéciaux de sécurité sociale ou de certaines règles spécifiques en matière d'assurance chômage (annexes II, III, VI, VII, IX et X au règlement général annexé à la convention d'assurance chômage concernant des types d'emploi spécifiques - dockers, IEG, spectacles...) - Les entreprises qui calculent et versent la paie correspondant à la période d'emploi d'un mois donné après le 5 du mois suivant si elles sont concernées par l'envoi de la DSN au 5, et après le 10 si elles doivent envoyer la DSN le 15 pour tout ou partie de leurs salariés (cas baptisés fréquemment «grand décalage») 4 CALENDRIER 4.1 La phase 1 Phase de tests des entreprises pilotes volontaires, elle devrait être achevée en février 2015 (initialement prévue en octobre 2014). Déclarations gérées dans cette phase : DSIJ : maladie, maternité, paternité DMMO, EMMO Formalités de radiation auprès des organismes de prévoyance, mutuelles et assurance 5/12
4.2 La phase 2 Phase reportée à février 2015 (sous réserve de modifications de la norme). Déclarations concernées, en plus de celles de la phase 1 : DSIJ : AT, Maladie Professionnelle, Maladie supérieure à 6 mois et, restant à confirmer, le mi-temps thérapeutique DUCS URSSAF Elle est basée sur le volontariat des entreprises qui souhaite anticiper la mise en œuvre de ce nouveau processus 4.3 La phase 3 Elle sera celle de l adhésion obligatoire. Elle se déroulera en deux temps : - A compter du 1 er juillet 2015 : Pour certaines entreprises* * Information du 07/07/2014 : Le projet de décret vient d être publié et indique que seront concernées les entreprises ayant versé à l URSSAF (ou la MSA) un montant de cotisations supérieur à 2 M en 2013. Ce texte a été transmis aux conseils d'administration des caisses nationales concernées pour avis et ce seuil est donc susceptible d évoluer encore. Pour ces entreprises, il est prévu une adhésion anticipée sur le 2 ème trimestre 2015 pour faciliter la mise en production de juillet 2015. - A compter du 1 er janvier 2016 : toutes les entreprises non encore adhérentes à la D.S.N. Déclarations concernées, en plus de celles des phases 1 et 2 : DUCS retraite, DUCS prévoyance, DTS MSA (Déclaration Trimestrielle des salaires MSA) DADS-U 5 DESCRIPTION DE CHAQUE DSN 6/12
5.1 Signalement arrêt de travail Rappel : En phase 1, seules les maladies, maternité et paternité font l objet de traitement de DSIJ. Les autres seront traités en phase 2, voire 3. En pratique : L information sera envoyée par : - Action de «signalement» : générée par la GESTION DES ARRETS DE TRAVAIL - Sur la DSN mensuelle, les informations en temps et en euros sont transmises tous les mois pour être exploitées par les CPAM lors de leur réception de la DSN de signalement. Ces informations nécessitent en particulier le paramétrage du «salaire rétabli» et des calculs d heures d absence partiellement ou totalement rémunérées. Cette notion de «rémunération partielle» intègre les montants des indemnités Sécurité Sociale et de prévoyance ramenées au brut. 5.2 Signalement de fin de contrat Rappel : doit être effectué dans les 5 jours qui suivent le départ du salarié Destinataires : - Pôle Emploi - Organismes complémentaires pour les avis de radiation - La MSA si elle est déclarée «Gestion pour le compte de» Conditions de reconstitution de l AED : - NIR correct (y compris sur les 12 mois précédents) - L historique des DSN mensuelles doit être suffisant (pas d absence d une DSN dans la période) - Pas de chevauchement de périodes de paie (hors rappels) - Pas de cumul négatif des rémunérations ou des durées d absence sur la période de référence de l AED - Si une modification de contrat de travail impactant la rémunération (changement de quotité de travail ou de modalité du contrat de travail) a eu lieu en cours de période de paie, cela correspond à la déclaration de 2 périodes de paie pour un même mois, et donc de 2 bulletins de paie. 7/12
Gestion des multi-contrats et contrat CDD en début et fin sur une seule période de paie : Actuellement, le salarié ne peut pas techniquement faire l objet de la DSN de signalement de fin de contrat si le premier contrat débute au-delà de la date de début de paie. Pour ces cas, il faudra continuer à faire des AED (au moins sur phase 1) 5.3 DSN Mensuelle Cet envoi devra avoir lieu au plus tard à l échéance habituelle de déclaration des DUCS URSSAF. Elle est effectuée établissement par établissement. Destinataires : Tous les organismes sociaux habituellement destinataires de la DADS-U, ainsi que Pôle Emploi, la CNAM et la DARES Informations transmises : - Informations concernant l entreprise - Informations concernant chacun des salariés qui ont travaillé dans l établissement dans le mois considéré, ainsi que les salariés mis en sommeil s ils ont un code motif qui justifie de cette mise en sommeil o Identification du salarié o Détail du contrat de travail o Détails sur les rémunérations du mois, dont les primes et indemnités ainsi que rappels de salaires o Récapitulatif des évènements signalés au cours du mois (DSN de signalement) 8/12
6 INSCRIPTION Les salariés doivent être informés que leurs données personnelles sont transmises à des tiers. Un modèle de fiche d information est disponible sur le site http://www.dsn-info.fr/documentation/dsn-information-salarie.pdf L inscription se fait sur le site net-entreprises.fr, avec signature de la charte DSN, disponible à l adresse suivante : http://www.dsn-info.fr/documentation/charte-dsn.pdf L inscription au service Net.DSIJ est également nécessaire pour la gestion des arrêts de travail. Deux méthodes pour remplir le formulaire d inscription : - Directement en ligne : http://www.dsn-info.fr/formulaire-inscription.htm - En téléchargeant le formulaire à la même adresse et l envoyer par mail à : volontariatdsn@gip-mds.fr. Ne pas oublier de consulter avant de démarrer, le périmètre «Entreprises» à l adresse : http://www.dsn-info.fr/demarrer.htm 7 CONSEQUENCE POUR VOTRE PARAMETRAGE Les points décrits ci-dessous sont listés pour information et demandent à être analysés en fonction de vos paramétrages et vos pratiques en paie. 7.1 Information sur les temps de travail 7.1.1 Absences Les absences devront être gérées par le biais des natures d évènements et fournir les informations en unité de temps correspondant au mode de gestion de chaque salarié (horaire ou forfait jour) Elles devront être distinguées par motif d absence, comme cela doit déjà être le cas pour le bon traitement de la DADS-U. 9/12
7.1.2 Heures rémunérées Les paramétrages devront permettre de calculer les notions des «heures rémunérées» et des «heures travaillées», tel que décrit dans le cahier des charges DSN. Ces notions sont bien particulières et ne seront que très rarement déjà présentes dans les paramétrages. 7.2 Informations sur les montants 7.2.1 Salaire rétabli Le cahier des charges décrit avec précision ce qui doit constituer le salaire rétabli d un salarié. Ce montant devra être renseigné sur chaque paie, même si aucune absence n est relevée. En particulier, il devra être calculé pour un mois complet dans le cas d entrée et/ou de sortie. De multiples cas sont présents dans les bulletins qui font que, dans la grande majorité des cas, les paramétrages actuels ne permettent pas d obtenir un montant exact du salaire rétabli. 7.2.2 Primes et indemnités Les périodicités de versement devront être plus clairement définies qu elles ne le sont actuellement dans la plupart des cas. 7.3 DSN de signalement d arrêt de travail Cette DSN particulière sera générée grâce à la fonction «Gestion des arrêts de travail». Il ne sera pas toujours nécessaire de compléter cette utilisation avec les calculs des estimations des IJ, pour lesquels cette fonction est initialement prévue. Cependant, son utilisation peut, dans bien des cas, présenter un intérêt pour ces calculs d estimation des montants d indemnités journalières auquel le salarié malade aura droit : - Calcul du complément de salaire sur le mois de l absence - Exonération Fillon sans décalage (effet «prime» du complément de salaire versé) - Suppression du décalage d exercice entre absence et paiement pour les arrêts de fin d année. 10/12
8 NOS PRECONISATIONS Que vous soyez concernés ou pas par l anticipation de juillet 2015, la DSN va conduire la plupart des entreprises à faire évoluer son paramétrage et quelque fois ses pratiques de paie. Les DSN de signalement ont besoin que les informations des mois précédents aient été déjà transmises pour pouvoir être traitées (3 mois pour les DSIJ, jusqu à 12 mois pour les AED). L anticipation de vos paramétrages et vos pratiques vous permettra, lorsque l obligation vous sera imposée, de transmettre également les historiques que votre logiciel aura calculés chaque mois. Vous éviterez ainsi le travail en double de poursuite des déclarations AED et la saisies des DSIJ au-delà de la mise en œuvre de la DSN. Vous éviterez de devoir mettre en place ces nouveautés à la dernière minute alors que vous serez dans le même temps contraints par le traitement de vos DADS-U 2015. 11/12
En résumé : 9 VERSION DE VOTRE LOGICIEL La nouvelle version PAIE I7 (sortie juillet 2014) permet le traitement conforme au cahier des charges dans sa version actuelle et sera la seule version qui sera à utiliser à terme. Les paramétrages présentés ci-dessus peuvent toutefois être réalisés en version V21 et permettre l historisation des informations pour un futur envoi de DSN historique. Vos interlocuteurs habituels reviendront vers vous dans les prochaines semaines afin de vous accompagner au mieux dans la gestion de vos dossiers. Pour toutes vos questions, une cellule dédiée est à votre disposition, joignable à l adresse mail : dsn@axeinfo.fr 12/12