Comment déclarer vos salaires 2013 avec la norme N4DS?

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1 International Comment déclarer vos salaires 2013 avec la norme N4DS? Nouvelle-Calédonie & Polynésie française CRE - IRCAFEX La norme N4DS Vous avez un logiciel de paie Celui-ci est compatible avec la norme N4DS V01X08 La Norme pour les Déclarations dématérialisées de données sociales est pour vous : elle vous évite la re-saisie des données déclaratives ; le fichier généré depuis votre logiciel de paie comporte l ensemble des informations nécessaires aux calculs des droits à la retraite complémentaire. Spécificités déclaratives de Nouvelle-Calédonie et Polynésie française Ce document a pour but de vous aider dans le paramétrage de votre logiciel afin que votre déclaration ne soit pas en anomalie et comporte les rubriques nécessaires pour un bon déroulement des traitements automatiques. Aussi : le tableau A, ci-après, rappelle les différentes structures obligatoires ou pouvant être présentes dans une déclaration à destination de la retraite complémentaire Agirc Arrco ; qui concerne les salaires de l exercice 2013, qui ne soit ni complémentaire, ni annule et remplace, relative aux entreprises et salariés de Polynésie française ou Nouvelle-Calédonie. le tableau B donne des précisions sur certaines rubriques et le contenu attendu pour la Nouvelle-Calédonie et la Polynésie française. Réf. : / DIRECTION COMMUNICATION HUMANIS RETRAITE

2 A - Rappel des rubriques obligatoires, conditionnelles ou facultatives Les rubriques signalées en couleur sont détaillées dans la partie suivante (à compter de la page 5 - un clic dessus pour y aller directement). Groupe N4DS S10.G01.00 Emetteur S10.G01.01 Contact émetteur S10.G01.05 Destinataire du Compte Rendu d exploitation S20.G01.00 Identification de l entreprise déclarée et de la déclaration S20.G01.05 Destinataire du compte rendu d exploitation Rubriques obligatoires S10.G RID ou n TAHITI S10.G ET ou n d ordre S10.G Raison sociale S10.G Code postal S10.G Localité S10.G Référence de l'envoi S10.G Nom du logiciel utilisé S10.G Nom de l'éditeur S10.G Code service choisi S10.G Code envoi du fichier S10.G Numéro version norme S10.G Code table caractères S10.G Code civilité S10.G Nom et prénom S10.G Domaine d'intervention S10.G Mail du contact émetteur S10.G Téléphone contact S20.G RID ou n TAHITI S20.G Raison sociale S20.G Début période référence S20.G Fin période de référence S20.G Nature de la déclaration S20.G Type de la déclaration S20.G N fraction déclaration S20.G Devise déclaration S20.G ET ou n d ordre du siège S20.G Code postal S20.G Localité S20.G Numéro d'ordre S20.G Code type périodicité Rubriques conditionnelles ou facultatives Rubriques adresse S10.G S10.G S10.G S10.G S10.G S10.G S10.G Complément Libellé de la voie Code INSEE Service distribution Identité destinataire N de version du logiciel Fax contact Les trois rubriques sont obligatoires si le sous-groupe S20.G01.05 est absent S10.G RID ou n TAHITI S10.G ET ou N d ordre S10.G Mail contact Rubriques adresse S20.G S20.G S20.G S20.G S20.G Complément Libellé voie Code INSEE Service distribution Identité destinataire Rubriques facultatives non exploitées par la CRE et l IRCAFEX S20.G Numéro client S20.G Réf. déclaration Les trois rubriques sont obligatoires si le sous-groupe S10.G01.05 est absent S20.G RID ou n TAHITI S20.G ET ou N d ordre S20.G Mail Page 2 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 2/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

3 Groupe N4DS S30.G01.00 Identification du salarié S40.G01.00 Période d activité S40.G10.00 Situation administrative générale S40.G10.05 Situation administrative spécifique S40.G15.00 Durée du travail effectué S40.G15.05 Durée du travail secteur privé S40.G20.00 Régimes de base S.S. S40.G28.05 Assiettes de rémunérations S44.G03.00 Modalités de cotisations S44.G03.05 Institutions destinataires Rubriques obligatoires S30.G N CAFAT ou CPS S30.G Nom de famille S30.G Prénoms S30.G Code civilité S30.G Code postal S30.G Localité S30.G Date de naissance S30.G Localité de naissance S30.G Département de naissance S30.G Pays de naissance S30.G Pays de nationalité S40.G Début période activité S40.G Motif début période S40.G Fin période activité S40.G Motif fin période S40.G ET ou n ordre établissement S40.G Code population S40.G Employeurs multiples S40.G Emplois multiples S40.G Décalage de paie S40.G Périodicité de paiement S40.G Nature de l'emploi S40.G Code PCS-ESE S40.G Nature du contrat S40.G Code droit du contrat S40.G Intitulé du contrat S40.G Modalité de l activité S40.G Statut catégoriel conv. S40.G Statut Agirc Arrco S40.G Convention collective S40.G Classement conventionnel S40.G Code expression temps S40.G Temps de travail payé S40.G Modalité d exercice S40.G Code unité expression S40.G Durée de travail S40.G Risque maladie S40.G Risque accident travail S40.G Risque vieillesse S40.G Base brute de la période S40.G Code nature de la base S40.G Déduction forfaitaire S40.G Base limitée au plafond S44.G Code exonération cotisation S44.G Code destinataire Rubriques conditionnelles ou facultatives S30.G Nom d'usage S30.G Prénom d'usage S30.G Surnom ou pseudonyme Rubriques adresse S30.G S30.G S30.G S30.G S30.G S30.G S30.G S40.G Complément Libellé voie Code INSEE Service distribution Identité destinataire Matricule du salarié Mail du salarié Matricule du salarié Obligatoire si décalage de paie S40.G Etat contrat de travail Obligatoires si salarié à temps partiel S40.G Taux (numérateur) S40.G Taux (dénominateur) Rubrique obligatoire si la déduction forfaitaire est différente de 0 S40.G Code catégorie salarié Page 3/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 3 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

4 Groupe N4DS S44.G10.10 Bases spécifiques S44.G40.05 Sommes isolées S60.G05.00 Période d inactivité S60.G05.15 Montants période d inactivité Rubriques obligatoires Rubriques conditionnelles ou facultatives Toutes les rubriques sont présentes ou absentes, selon que le salarié est ou non concerné S44.G Code type S44.G Montant brut S44.G Montant plafonné Toutes les rubriques sont présentes ou absentes, selon que le salarié est ou non concerné S44.G Code type S44.G Année rattachement S44.G Montant Ces trois rubriques sont toutes présentes ou absentes, selon que le salarié est ou non concerné S60.G Code motif période S60.G Début de période S60.G Fin de période Rubrique conditionnelle à la date de début de la 1 re période d activité S60.G Code début anticipé Ces trois rubriques doivent être présentes dès lors que le sous-groupe S60.G05.00 est présent S60.G Unité temps d arrêt S60.G Qualifiant S60.G Temps d'arrêt S80.G01.00 Etablissements de l entreprise S90 S80.G S80.G S80.G S80.G S80.G S90.G S90.G ET ou n d ordre Code postal Localité Taxe sur les salaires Code activité établissement Nombre total de rubriques Nombre de structures S20 S60.G Rubriques adresse S80.G S80.G S80.G S80.G S80.G Montant versé Complément Libellé voie Code INSEE Service distribution Identité destinataire Page 4/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 4 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

5 B - Le tableau ci-dessous donne des précisions sur certaines rubriques et le contenu attendu pour la Nouvelle-Calédonie et la Polynésie française. Libellé Nom du fichier Les caractères présents Nature de la déclaration Identifiants émetteur et déclarant (SIREN en métropole) Identifiants établissement émetteur et déclarant (NIC en métropole) Identifiant individu Code postal Boites postales Code pays Code population Code activité (NAF en métropole) Rubriques concernées S20.G S10.G S10.G S20.G S20.G S10.G S10.G S20.G S20.G S40.G S80.G Nouvelle-Calédonie Polynésie française Votre fichier doit avoir une extension.txt même s il est envoyé dans un fichier.zip. Attention dans la saisie des données de type nom, prénom, adresses à ne pas mettre d espaces en début de rubrique ou en fin, consécutifs, ni utiliser des caractères de type parenthèse (), apostrophe Seules les déclarations 07 sont acceptées (Agirc Arrco) Numéro T.A.H.I.T.I. sur Numéro RID sur 7 chiffres 6 caractères : 1 chiffre ou lettre + 5 chiffres Ne pas compléter par des 0 (zéros) Numéro ET sur 3 chiffres Ne pas compléter par des 0 (zéros) Numéro d ordre sur 3 chiffres S30.G Numéro CAFAT sur 6 chiffres Numéro CPS sur 7 chiffres Ne pas compléter par des 0 (zéros) S10.G xx 987xx S20.G Ne pas mettre les adresses postales qui sont à positionner S30.G dans une rubrique spécifique (voir ci-après) S80.G S10.G S20.G S30.G S80.G S10.G S20.G S30.G S80.G S40.G S80.G Indiquer Indiquer «Boite Postale 988xx» «Boite Postale 987xx» Rubrique facultative mais nécessaire compte tenu des particularités de distribution de Nouvelle Calédonie et Polynésie Française Cette rubrique ne peut être présente pour des adresses de Nouvelle Calédonie ou Polynésie Française. Les seuls codes population possibles pour la retraite complémentaire sont : 10 pour les salariés sous contrat de droit privé, 11 pour les salariés du spectacle, 13 pour les contractuels de la fonction publique, 14 pour les fonctionnaires détachés comme salariés sous contrat de droit privé Pour l enseignement privé, il est nécessaire d utiliser le code 10. Cette information est obligatoire et doit être conforme aux référentiels des codes activité. Vous pouvez retrouver votre code activité via les sites de l ISEE (Nouvelle Calédonie) ou de l ISPF (Polynésie Française) ou nous le demander Organisme destinataire S44.G Valeur à renseigner pour tous les salariés : G061 Page 5 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 5/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

6 Libellé Numéro de rattachement Devise Base brute de la période Exonération de cotisations Sommes isolées Motif des périodes d inactivité Code PCS-ESE Convention collective Périodicité de paiement des salaires Intitulé du contrat de travail Temps de travail payé Rubriques concernées S44.G S20.G S40.G S44.G S44.G S44.G S44.G S60.G S40.G S40.G S40.G S40.G S40.G S40.G Nouvelle-Calédonie Polynésie française Du fait de l évolution de notre système informatique, cette rubrique n est plus à renseigner Selon vos modalités de gestion mises en place avec la CRE/IRCAFEX, vous pouvez renseigner soit l euro (valeur 01) soit le franc pacifique (valeur 03). Nous attirons votre attention sur le fait que nos ajustements comptables et tous nos courriers (dont les bordereaux d appel de cotisations) seront émis dans la devise dans laquelle votre déclaration aura été effectuée. Les sommes isolées doivent être intégrées dans la base brute déclarée. La Nouvelle Calédonie et la Polynésie Française n étant concernées par aucune exonération, vous devez utiliser le code «90» (pas d exonération). Les sommes versées à l occasion du départ ou postérieurement doivent être déclarées en sommes isolées : il s agit de ne pas léser les salariés. N hésitez pas à nous contacter ou consulter les explications relatives aux sommes isolées : Les seuls codes possibles pour l Agirc et l Arrco sont : 100 (congé de maladie ou de maladie ordinaire) 105 (congé suite à un accident de trajet) 108 (congé suite à maladie professionnelle) 110 (congé suite à accident du travail ou de service) 112 (invalidité catégorie 1) 114 (invalidité catégorie 2) 115 (congé de longue durée) 116 (invalidité catégorie 3) 200 (congé de maternité) 203 (congé de paternité) 301 (congé de formation professionnelle) 501 (congé divers non rémunéré) 507 (chômage intempéries) 508 (chômage total ou partiel) Le référentiel des catégories socioprofessionnelles est disponible à l adresse suivante : N hésitez pas à nous contacter en cas de doute. En cas de non utilisation du référentiel métropole, vous devez renseigner la valeur «9999» (sans convention collective) Cette donnée est importante. Le référentiel des conventions collectives est disponible à l adresse suivante : N hésitez pas à nous contacter en cas de doute. En cas de non utilisation du référentiel métropole, vous devez renseigner la valeur "9999" (sans convention collective). Cette rubrique, obligatoire dans la norme, n est pas exploitée par la CRE-IRCAFEX. Aussi, vous pouvez utiliser la valeur «90» (salarié non concerné). Vous n êtes pas concerné par les contrats cités, aussi, vous pouvez utiliser la valeur «90» (autres contrats). Ces rubriques, obligatoires dans la norme, ne sont pas exploitées Code expression par la CRE-IRCAFEX. temps Aussi, vous pouvez utiliser la valeur «90» (salarié non concerné) (S40.G ) et mettre la valeur 0.00 en S40.G Page 6 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 6/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

7 Libellé Durée du travail Les codes risques maladie, accident du travail et vieillesse Rubriques concernées S40.G S40.G S40.G S40.G S40.G Nouvelle-Calédonie Ces rubriques, obligatoires dans la norme, ne sont pas exploitées Code unité par expression la CRE-IRCAFEX. Aussi, vous pouvez utiliser la valeur «Durée 90» (salarié de travail non concerné) (S40.G ) et mettre la valeur 0.00 en S40.G Pour les trois rubriques concernées, mettre la valeur 900 (autre régime) Page 7/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 7 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

8 Les délais Afin d éviter l application de pénalités de retard, votre déclaration de salaires doit nous être retournée au plus tard le 31 janvier Les modalités d envoi Un pré-contrôle sur votre poste de travail Les partenaires de la norme N4DS ont mis en place, via le portail net-entreprises, un outil de pré-contrôle facilement utilisable : DADS-U CTL. Cet outil téléchargeable vous permet de tester votre fichier avant son envoi pour vous assurer localement qu il ne comporte pas d anomalies et ne sera pas rejeté lors du dépôt. Vous pouvez le télécharger à l adresse suivante : L envoi de votre fichier Il suffit de : Vous connecter à l adresse de dépôt dédiée aux entreprises non «siretisées» de la retraite complémentaire Agirc Arrco : puis de suivre le guide Vous identifier puis attendre le mail de confirmation portant le lien vers la page de dépôt (Ci-dessous copie de l écran de saisie de vos données personnelles). Page 8 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 8/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

9 (Ci-dessous copie de l écran de confirmation de l enregistrement de vos données personnelles) Envoyer votre fichier et attendre le résultat de son analyse par la plate-forme Agirc Arrco (ci-dessous copie de l écran de dépôt). (Ci-dessous copie du mail qui vous sera adressé pour confirmation de la prise en compte de votre déclaration) Exploiter le retour mail Un mail final vous est adressé qui vous indique si votre déclaration est acceptée ou refusée : n hésitez pas à nous contacter s il ne vous parvient pas dans les trois jours suivant votre dépôt. Si votre déclaration est acceptée, elle nous est automatiquement adressée, il ne vous reste plus qu à attendre un retour de son exploitation par nos services, vous avez rempli vos obligations. Si votre déclaration est refusée, elle ne nous est pas adressée. Vous devez corriger les anomalies signalées puis déposer un nouveau dossier prenant en compte les corrections nécessaires. Page 9 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 9/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer

10 Vos interlocuteurs privilégiés Des spécialistes de la norme N4DS, de la Polynésie française et de la Nouvelle-Calédonie, sont à votre disposition, n hésitez pas à les contacter : [email protected] préciser en objet : «N4DS Salaires 2013» Page 10/10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer Page 10 sur 10 - Direction des activités internationales - Centre Outre-mer