Présentation technique
Accès Contenu Accès 3 Equipement 4 Equipement aux normes 5 Capacité d accueil 6 Plan général du Parc 7 Hall A 8 Hall B 9 Hall C 10 Hall D Prestations & Services 11 Nos formules clé en main 19 Congrès clé en main 20 Forfait séminaire tout compris 22 Arbre de Noël clé en main 23 Le Développement durable au Parc des Expositions et des Congrès 24 Plan d accès & Parking 25 Pages
Accès A proximité des grands axes de communication Le Parc des Expositions et des Congrès Auguste Legros est situé à Saint-Denis, dans la première capitale de l Outremer, directement à proximité des grands axes de communication : - Il est situé à 3 mn de l aéroport international Roland Garros. En heure de pointe, à 5 minutes de l aéroport. C est l ouverture directe sur la métropole et la zone Océan Indien - Il se trouve à proximité immédiate du Boulevard Sud et de la RN2 - Il est à 10 mn du centre ville. Adresse 1 rue du Karting 97490 SAINTE-CLOTILDE Accès Le Parc des Expositions et des Congrès de Saint-Denis est facilement accessible : Depuis l aéroport Roland Garros 3mn en voiture En voiture Depuis la RN2 En bus Plusieurs lignes de bus (5, 10, 27 et 31 ) desservent le Parc des Expositions en lien avec le centre ville de Saint- Denis ( réseau citalis www.citalis.re ) En taxi Une station de taxi à proximité (Aéroport) 3
Equipements Organisez votre événement dans la première capitale de l Outre-mer Le Parc des Expositions et des Congrès Auguste Legros représente la première offre en matière de surface d exposition et de salle de conférences à La Réunion. Il s agit d un équipement : De qualité, moderne, aux standards internationaux De taille et de services sans égal à La Réunion, notamment pour les grands événements. Les principaux atouts de nos équipements sont leur très grande modularité et leur caractère multi-fonctionnel permettant d organiser tous type d événements : salons, congrès, événements d entreprise, défilés, soirées de gala. Le Parc des Expositions et des Congrès Auguste Legros est un espace polyvalent et modulable à la carte, constitué de : 4 halls d exposition couverts de 2000 à 5000 m² Une esplanade centrale de 6 000 m² pouvant accueillir 3 structures tendues Plusieurs salles de conférence de 20 à 720 places ( réparties dans les halls C ( rez de chaussée et à l espace Congrès et Séminaires à l étage) et A ( rez-de chaussée) une salle de 720 personnes modulables en 2 salles de 320 et 350 personnes Une salle de 400 personnes Une salle de 250 personnes Une salle de 100 personnes Une salle de 90 personnes 3 salles de 50 personnes 2 restaurants panoramiques d une capacité totale de 700 places 6 bureaux Un parking attenant privatif de plus de 500 places 1000 places de parking supplémentaires à proximité immédiate du Parc 4
Un équipement aux normes Notre bâtiment est un ERP (Etablissement recevant du public) de 1ère catégorie, de type T (exposition), L (Conférence) et N (restauration). Une Commission départementale de sécurité et d accessibilité statue tous les deux ans sur la conformité du bâtiment lors d une visite au cours de laquelle elle vérifie les rapports émis par les organismes de contrôle agréés. Ceux-ci sont établis à échéances régulières et règlementaires et concernent l ensemble de nos installations (électriques, moyens de secours, ascenseurs ). 5
Capacité d accueil Surface m² Disposition Halls Hall A 2650 1500 850 2000 5000 Hall B 2950 2000 950 2300 5500 Hall C 2000 1500 700 1500 3000 Hall D 5000 6000 1700 3000 8000 Structures tendues Hall E 1000 252 800 1600 Hall F 600 216 400 1400 Hall G 1000 252 800 1600 Salles de réunion et bureaux Salle Paille en Queue 1 350 320 120 200 400 Salle Paille en Queue 2 350 350 120 200 400 Salle Paille en Queue 1 et 2 700 800 250 500 800 Salle Bougainvilliers 250 240 44 38 70 170 300 Salle Flamboyant (salle non 180 160 45 40 60 150 disponible ce jour) Salle Alamanda 90 70 40 36 24 60 90 Salle Cardinal 80 100 40 38 24 100 Salle Bec rose 50 50 22 22 12 60 Salle Tec Tec 50 50 22 22 12 60 Salle Tuit Tuit 50 50 22 24 12 60 Salle Papangue (salle non 50 40 28 24 12 50 disponible ce jour) Salle Vacoas 460 400 160 300 600 5 bureaux individuels 12 1 bureau pour organisateur 20 6
Plan général du Parc Hall C R+1 Hall D Hall C RDC Esplanade centrale Hall A Hall B 7
Hall A Toilettes Toilettes Salle Bougainvilliers Salle Alamanda Désignation Hall A Surface totale (m²) 2650 longueur maximale 60 largeur 40 hauteur maximale sous plafond 12 hauteur minimale sous plafond 6 charge au sol 32 tonnes wifi oui 8
Hall B Désignation Hall B Surface totale (m²) 2950 longueur maximale 76 largeur 32 hauteur maximale sous plafond 12 hauteur minimale sous plafond 6 charge au sol 32 tonnes wifi oui Toilettes Toilettes 9
Hall C Le Hall C dispose au RDC d un espace pour expositions et salles. A son étage se situent l espace Congrès ainsi que le restaurant panoramique du Parc. 10
Hall C Rez de chaussée Toilettes Salle Vacoas Toilettes Cour intérieure Désignation Hall C Surface totale (m²) 2000 longueur maximale 70 largeur 35 hauteur maximale sous plafond 12 hauteur minimale sous plafond 4 charge au sol 32 tonnes wifi oui 11
Hall C Etage Salle Cardinal Bureau organisateur Bureaux individuels Salle Bec Rose Salle Tec Tec Salle Toilettes Tuit Tuit Toilettes Terrasse Salle Paille en Queue 1 Salle Paille en Queue 2 Salle Tec Tec Salle Bec Rose Restaurant panoramique Salle Cardinal Toilettes Accueil/vestiaire 12
Hall D Toilettes Toilettes Toilettes Désignation Hall D Surface totale (m²) 5000 longueur maximale 100 largeur 50 hauteur maximale sous plafond hauteur minimale sous plafond charge au sol wifi oui 13
Esplanade centrale Toilettes Désignation Hall D Surface totale (m²) 5000 longueur maximale 100 largeur 50 hauteur maximale sous plafond hauteur minimale sous plafond charge au sol wifi oui 14
Prestations & Services Prestations techniques Gradins télescopiques avec chaises tissus capitonnées avec tablettes écritoires Pont lumière Estrades Podiums Signalétique Intérieure / Extérieure Matériel de stand ( couleur blanche ou bois) Structures tendues Branchement électriques, branchement d eau Prestations audiovisuelles Sonorisation et éclairage Vidéoprojection Enregistrement audio et vidéo des débats/conférences Projection de films Animations et mise en lumière par projecteurs asservis ou traditionnels Pont lumière Communications Le Parc des Expositions est doté d un réseau Wifi couvrant l ensemble des espaces. Une dizaine de bornes sont disposées sur le site permettant une connexion sans fil à Internet. Le système mis en place gère jusqu à plusieurs centaines de connections simultanées. Matériel de traduction simultanée infrarouge : Cabines d'interprétation et casques d'écoute Lignes ADSL, Numéris Accès Internet Location de matériel bureautique ( ordinateurs, photocopieurs ) 15
Prestations & Services Restauration Selon votre choix en restauration et votre budget par personne, nous vous proposerons les meilleurs choix sélectionnés parmi les traiteurs de la région. Pauses d accueil, pauses café Repas d affaires Buffets & Cocktails Soirées de gala Soirées à thème Liste des traiteurs à votre disposition auprès de nos services Mise en scène D'un simple îlot de décor isolé jusqu'à la transformation totale d'une salle, tout est réalisable dans ce domaine. Nous réaliserons vos décors dans le respect des règles de l art et de la sécurité. Eléments de décors possibles : Décoration florale : paysages de fleurs, plantes, décor éphémère, accessoires, etc. Décor de scène : lycra tendu, totems, jeux de lumière, pont lumineux, mur, rideau ou ciel étoilé, etc. Décor par éclairage : projecteurs au sol, effets lumineux sur totems métalliques, projecteur de gobo, etc. 16
Prestations & Services Sécurité Le parc intègre les normes de sécurité les plus actuelles et comprend toutes les garanties pour votre opération. Des espaces sont spécifiquement dédiés à votre propre logistique sécurité. Pour toute manifestation de type T (salon ou exposition), la présence d'un chargé de sécurité et la présentation d'un dossier à l'autorité compétente est obligatoire. Le Parc des Expositions propose une prise en charge intégrale de ces services : préparation et présentation du dossier de sécurité au Préfet, permanence du chargé de sécurité lors du montage et de la manifestation. Le site dispose d un système de vidéo-surveillance. Animations Le Parc des Expositions et des Congrès de Saint-Denis peut vous proposer des animations variées et originales pour votre événement : soirée à thème, magie 17
Prestations & Services Stands Nous vous proposons des stands de différentes dimensions, standards ou sur-mesure et l aménagement des espaces expositions à votre image. Un équipement adapté aux attentes de vos exposants et apprécié des visiteurs (tables, chaises, cloisons, enseignes, espaces Wifi, audiovisuel, signalétique, aménagement de stand, agencement...) Mobilier Espaces de conférence et de réunion : Tables de réunion. Chaises avec tablettes- écritoires escamotables. Pupitre, podium moquetté, tables de dépose de matériel audiovisuel... Espaces de restauration : Tables rondes de 10 convives, tables rectangulaires, mange-debout pour cocktails, tables buffet Espaces d exposition : Tables, chaises/fauteuils, comptoirs, meubles de rangement... 18
Nos formules clé en main Faire appel à Nordev, c'est également pouvoir bénéficier d un interlocuteur unique pour réaliser votre événement. Que vous ayez besoin d'animations, de technique visuelle ou sonore, d'outils sur-mesure, nos larges compétences et notre pôle partenaires est en mesure de répondre à votre demande. Vous n'avez pas à coordonner les différents corps de métiers, nous le faisons pour vous. Notre expérience, notre connaissance des prestataires nous permettent de vous proposer des solutions adaptées à vos demandes, et ainsi de vous faire gagner du temps. Quelle que soient votre type de manifestation, nous pouvons vous proposer des formules clé. Quelques exemples : > Congrès clé en main > Séminaire clé en main > Arbre de Noël clé en main 19
Congrès clé en main Nos missions Vous accompagner dans vos démarches de la candidature de la destination Réunion à l après congrès Vous apporter des conseils et des solutions adaptées à vos demandes Vous servir de relais administratif pour l ensemble de vos gestions d inscriptions Nos missions Le Parc des Expositions et des Congrès constitue un équipement de congrès unique à La Réunion. Il offre : Salles plénières Salles de commission Bureaux organisateurs Matériel de Traduction simultanée infrarouge Zones d exposition attenantes Large capacité (et diversité) de restauration Parking attenant de cinq cents places Matériels et logiciels congrès et expositions Gestion informatisée des congrès Prestations techniques Prestations réceptives 20
Congrès clé en main Gestion informatisée des congrès Secrétariat et gestion centralisée Enregistrement en ligne des inscriptions (participants et accompagnateurs) Aux séances plénières, travaux de commissions Aux réceptions Aux circuits touristiques Négociation et Réservation des chambres d hôtels Prestations réceptives Transferts des participants depuis les aéroports jusqu au lieu de l événement, des hôtels ou des lieux d incentive. Circuits touristiques Restauration Gestion financière Paiement sécurisé en ligne Encaissement des droits d inscription et ventilation des règlements Envoi de lettres de confirmation et d une facture Relance pour le règlement des avances et soldes Gestion des abstracts Gestion des exposés des différents intervenants Edition Etablissement et transmission régulière des listes d inscriptions au comité organisateur Réalisation de badges nominatifs et par catégorie
Forfait Séminaire Congrès NORDEV vous propose une formule tout compris De 150 à 200 personnes : 65 HT / personne De 201 à 300 personnes : 58 HT / personne Equipement à votre disposition Ecran de projection Vidéoprojecteur Tribune Pupitre orateur sonorisé Sonorisation avec 5 micros HF Moniteurs vidéo pour les intervenants Eau minérale pour les intervenants Restauration Deux pauses : café, thé, jus de fruits, mini-viennoiseries le matin Boissons chaudes, eau et jus l après-midi Déjeuner comprenant 2 entrées, 2 plats, dessert, eau et café en restauration assise 22
A partir de 39 HT/pers. (*) Notre forfait comprend Arbre de Noël clé en main Un espace général de plus de 3 000 m² décoré aux couleurs de Noël répondant aux normes de sécurité et accessible à tous. Un espace dédié à votre entreprise : où l ensemble de vos convives pourront se retrouver à tout moment de l après-midi pour échanger et partager des moments de convivialité. où sera effectuée la distribution des cadeaux apportés par le Père Noël aux enfants de votre société Un espace d activités et de jeux variés destinés aux plus grands et aux plus petits Un toboggan aquatique Les plus grands gonflables de l île pour les enfants Des espaces maquillage enfants Un atelier créatif sur les décorations de Noël pour les parents et enfants Des jeux de société : kapla, jeux lontan Des animations artistiques itinérantes avec des peluches géantes, sculpteur de ballons Démonstration et cours de danse de salon : salsa,, Un coin bébé (service avec hôtesse, produits bébé et café offert aux mamans) avec notre partenaire Un spectacle exclusif pour les enfants et les parents Une parade de Noël Un présentateur professionnel qui saura créer une atmosphère particulière festive et faire participer les parents et les enfants. Un bar permanent de boissons douces ouvert de 14h00 à 18h00. Des gourmandises pour les grands et petits : Un coffret souvenir gourmand Glace, Crêpe (*) en fonction du nombre de personnes 23
Qualité et développement durable au Parc Le Parc des Congrès et des Congrès de Saint-Denis est engagé dans la démarche Charte Qualité et Développement durable de France Congrès et vise une certification début 2014 Les engagements Qualité du Parc des Expositions et des congrès : Répondre sous 1 jour à une demande sur la disponibilité de dates Fournir un mémento sur le site d accueil et la destination Fournir une information spécifique sur les bonnes pratiques et actions menées en faveur de la préservation de l'environnement sur le site d'accueil et la destination Adresser un devis conforme aux demandes du client en termes de contenu et de délai Accompagner l organisateur de la définition de ses besoins et attentes à la réalisation de son évènement en lui facilitant l organisation de son séjour Assurer un briefing avant la manifestation avec l'organisateur Informer systématiquement le client sur le coût des prestations supplémentaires, et facturer selon les engagements contractuels réciproques Assurer un débriefing avec le client après la manifestation Mesurer la satisfaction client en post-évènement Répondre aux réclamations des clients sous 5 jours Référencer et évaluer les prestataires selon la qualité du suivi de leurs engagements conventionnels et la satisfaction client 24
Qualité et Qualité et développement développement durable au Parc durable au Parc Nous invitons les organisateurs d événements à évaluer l impact environnemental de leur événement. Le Collectif pour des événements responsables a mis au point un outil gratuit d auto- diagnostic, l ADERE. Disponible sur le site http://www.evenementresponsable.org/ Comment ça marche? Créez votre événement puis répondez aux séries de questions découpées en 6 thématiques : Alimentation - Sensibilisation Transports Hébergement - Lieux, technique et décoration - Communication. L'analyse de l'organisation de votre événement est découpée en 3 temps à remplir dans l'ordre : avant, pendant et après sa tenue. A la fin de chaque rubrique, vous obtiendrez une note relative à l impact de votre événement. Par rapport à vos résultats, des conseils pour réduire l impact environnemental de votre manifestation vous seront proposés. Vous pouvez enregistrer le bilan de votre diagnostic dès la fin de votre saisie. A la fin de chaque thématique, téléchargez les documents pour vous permettre de reprendre les questions, objectifs, conseils, de votre manifestation. Vous pouvez alors partager vos résultats et vos objectifs avec l ensemble de votre équipe et vos partenaires 25
Plan d accès & Parking Ligne 27 Lignes 5, 10 et 31 Adresse : 1 rue du Karting 97490 Sainte Clotilde Le Parc des Expositions et des Congrès est idéalement situé, facilement accessible et particulièrement bien desservi par 4 lignes du réseau de bus Citalis : 5, 10, 27 et 31 www.citalis.re 26