Meilleure Pratique / Consortium Educatif de la Région de Lahti Finlande Descriptif du Consortium Educatif de la Région de Lahti Le Consortium Educatif de la Région de Lahti offre des services éducatifs pluridisciplinaires de qualité supérieure à des jeunes, des adultes, des entreprises et des communautés. Il centre également ses efforts sur des projets de coopération conjointe, propose une formation pluridisciplinaire, professionnelle et en alternance, ainsi que l emploi et la réadaptation des personnes handicapées. Durant ses trois premières années d exercice, de 1996 à 1999 le consortium s'est développé et réorganisé en s'appuyant sur les compétences des agents, sur des stratégies planifiées et acceptées en coopération avec le personnel, sur des groupes de travail et enfin sur un système d évaluation annuelle de la qualité. Le budget du Consortium Educatif de la Région de Lahti était en 1999 de FIM 545.000.000 (investissements et financements inclus). A la fin de l année 1998, il comptait 1300 employés et 11000 étudiants. Domaines stratégiques: La satisfaction de la clientèle, grâce à des processus clés de gestion de la qualité. L établissement de synergies (réseaux) et la coopération entre les unités du consortium au niveau régional, national et international. La création d'un organisme de formation. Des résultats client et des performances économiques assurant un retour sur investissement Un système d évaluation servant d outil de développement permanent. En coopération avec des partenaires municipalités propriétaires et autres organismes éducatifs, le consortium a enregistré d excellents résultats dans le domaine du développement éducatif, mais aussi de l'activité des entreprises. Modèle opérationnel du Consortium Educatif de la Région de Lahti Le travail du Consortium Educatif de la Région de Lahti se base sur une organisation en équipes et le partenariat, y compris avec les organismes chargés de l'emploi. Toutes ces équipes comprennent des participants du consortium et du marché de l emploi. De nombreux nouveaux modèles de développement ont en outre été lancés au service de l aide sociale et du développement de la région. Avantages compétitifs de l organisation Le Consortium Educatif de la Région de Lahti offre des services éducatifs dans différents domaines : évaluation des besoins en matière de formation, gestion des ressources humaines, services de documentation et bibliothèques, relations avec le marché de l emploi, gestion de la qualité, gestion internationale et gestion de projets. En particulier, des projets de l UE sont développés en coopération avec les organismes emploi de la région et d autres organismes de formation. Gestion de la qualité 1. Leadership Le consortium est un pionnier de la gestion de la qualité dans le domaine éducatif. VALEURS
2 Les actions du consortium sont basées sur l ouverture, la confiance, la responsabilisation et le respect des diverses personnalités et cultures. MISSIONS Le consortium, en liaison avec ses partenaires, entretient et développe le savoir-faire professionnel et les compétences du vivier de l'emploi régional. VISION STRATEGIQUE Le consortium observe l environnement commercial et social et réagit rapidement à ses évolutions pour adapter ses processus. En matière de leadership, les valeurs touchent également l élargissement de la prise de décision et de la communication. Les valeurs, la mission et les recommandations de développement annuel sont PR2CIS2S dans une check-list, utilisée dans le cadre d un dialogue entre les employés et la hiérarchie. Lors des discussions, de nouveaux objectifs individuels sont définis en fonction des besoins de développement de l organisation, de l étude de satisfaction client, de l analyse du marché de l emploi et des besoins de formation individuels. L objectif est d allier les besoins de l'agent à ceux de l organisation. Les employés ont également l opportunité d exprimer leurs opinions concernant le leadership et la direction, ainsi que de suggérer de nouvelles idées de développement. La direction contrôle que les résultats annuels attendus sont atteints à l aide d études auprès du personnel, de retour du client, de diverses informations statistiques et financières relatives aux étudiants, au personnel, aux processus et aux projets, ainsi qu à l aide de synthèses d évaluations personnelles et externes. 2. Stratégie et planification Le consortium a défini ses stratégies au printemps 1996 en collaboration avec ses agents et ses partenaires, en tenant compte entre autres du Livre Blanc de l UE et des recommandations de développement de formation professionnelle émanant du Conseil de l Education finnois. Les stratégies et les principes opérationnels, ainsi que le système de gestion de la qualité sont basés sur les principes GTQ (Gestion Totale de la Qualité) et "l'orientation client". L objectif est d assurer la satisfaction et la fidélité des clients, grâce à des meilleurs résultats d apprentissage et à une économie saine. L'ensemble a un impact sur les stratégies de ressources humaines, de formation permanente, sur l international, l environnement et la communication. Les plans stratégiques sont divisés en plans et en objectifs d action pour chaque service (unités de profit). Les stratégies sont évaluées annuellement, en fonction des prévisions opérationnelles et financières. Les unités de profit définissent les nouveaux plans à partir des auto-évaluations et des évaluations externes, ainsi que des résultats clients, et des performances financières obtenues au cours de la dernière année. Les objectifs individuels de réalisation des missions sont définis lors d entretiens entre le personnel et la hiérarchie. Les plans d action les plus importants des unités comprennent : Le plan opérationnel et financier, comprenant des objectifs annuels et des indicateurs de mesure, ainsi que des objectifs de domaines de concentration stratégique. Le plan du personnel. Des plans d action de diverses équipes. Des plans d action de projets. Le système de gestion de la qualité comprend deux niveaux : NIVEAUX STRATEGIQUES communs au niveau du consortium:
3 Stratégie (mission, vision, valeurs, domaines de concentration stratégique) = Politique Qualité ainsi que Stratégie du personnel, stratégie internationale, stratégie environnementale, stratégie de formation permanente, stratégie de communication au niveau unité: Définitions des objectifs (annuels) et suivi des résultats attendus. Centres de profit ayant leurs propres stratégies, définies en coopération avec le personnel et les partenaires (missions, valeurs et domaines de développement stratégique propre). NIVEAUX OPERATIONNELS Les unités se concentrent sur la réalisation de leur mission et de leur vision stratégique. Par exemple, soutenir les étudiants dans leur apprentissage à l aide de méthodes adaptées. Les unités créent des conditions de travail efficaces pour le personnel et les étudiants, supprimant les obstacles. Le personnel et les étudiants connaissent les attentes et quel type de travail est apprécié. Auto-évaluation, évaluation externe Des évaluations permettent de déterminer l écart des unités par rapport aux domaines communs de vision et de concentration stratégiques. 3. Gestion Humaine Chacune des unités du consortium inclut son Coordinateur Qualité propre. Les tâches de ces coordinateurs sont : Diffuser les principes de qualité et guider l'action dans ce domaine, Participer au consortium et consulter le groupe d orientation de l unité, Organiser le processus d auto-évaluation, Prendre part à la planification stratégique, Développer la collecte et l analyse des informations, Organiser diverses enquêtes et études en coopération avec d autres personnels, Informer des travaux de développement de la qualité et de la formation qualité, Coopérer avec l équipe de coordination de formation du consortium, Développer l étalonnage. Ces coordinateurs qualité travaillent en équipe. Au niveau du consortium, cette équipe élabore le système d évaluation et organise les processus d auto-évaluation et d évaluation externe. L équipe élabore des recommandations communes, par exemple les présentations client, les résultats de performances notamment financières, et les autres informations nécessaires aux négociations avec le directeur général. Toutes les décisions sont prises par l équipe principale du centre de profits. Le représentant de l équipe de coordination qualité assure la présentation à l équipe principale du centre de profit. Les représentants de l équipe de coordination de la qualité ont en outre participé à un projet du Conseil de l éducation, visant à développer des recommandations de gestion de la qualité de la formation professionnelle au niveau national. L étalonnage interne a été réalisé dans les unités depuis la mise en place du consortium. L équipe de coordination qualité analyse l ensemble des résultats d évaluation. Les documents d application d autres unités ont également été étudiés et analysés en vue d'un étalonnage avec d autres organismes et entreprises de formation. L amélioration de la qualité est l un des principaux objectifs du développement des ressources humaines du consortium. D autres objectifs sont : La promotion de la formation permanente La promotion du développement d un organisme de formation La promotion des processus du changement La promotion de l intégration interne du consortium
4 Le développement des compétences et du savoir-faire du personnel La promotion de l apprentissage pratique La promotion de la compétitivité du consortium Chaque employé du consortium dispose de son propre programme de développement personnel. Formation Programme de formation à la qualité, 10 unités de crédit, 5 modules Formateur : Maîtrise en qualité, Maîtrise en ingénierie de processus, Formateur professionnel (Lahti College of Business Studies) Les stagiaires proviennent de différents centres de profit du consortium et d organismes de coopération. La formation offre des outils d amélioration et d évaluation permanente d une organisation, grâce à la diffusion de la philosophie de la qualité, des outils et du système de gestion de la qualité du consortium. Contenu : philosophie qualité, résolution des problèmes, gestion et développement de processus, opérations orientées client, auto-évaluation avec le Prix de la qualité. 4. Partenariats et ressources Chaque unité du consortium effectue des auto-évaluations et des évaluations externes annuelles. Les coordinateurs qualité synthétisent le document d application de la qualité. Les groupes d orientation des unités assurent l auto-évaluation, avec la participation des employés. De nombreuses unités utilisent la méthode "pas-à-pas", qui permet la participation d un nombre illimité d employés et d étudiants. Le consortium comprend en outre sa propre équipe d assesseurs, composée de tous les coordinateurs qualité ayant compétence dans le domaine d Assesseur de prix et d un assesseur externe, Mlle Pirkko Aro d Efektia Oy. Les coordinateurs qualité sont autorisés à consacrer 3 à 4 heures par semaine à des travaux de qualité. Des variations existent en fonction de l unité. L Équipe de coordination qualité se réunit environ deux fois par mois. Chaque unité dispose de programmes informatiques d évaluation et de consultation des études et de leur analyse. Au printemps, des programmes ont été utilisés à des fins d évaluation externe pour la première fois. 5. Processus de gestion de la qualité L objectif de la démarche qualité est de soutenir les processus de développement des unités conformément aux stratégies. Des plans opérationnels et financiers des unités sont évalués annuellement, à l aide d auto-évaluations et d évaluations externes. Ces évaluations ont été produites pour la quatrième fois au printemps 1999. L objet de l évaluation qualité est de fournir des informations concernant l état d avancement de chaque unité en fonction des domaines stratégiques communs. De plus, les unités définissent leurs domaines d amélioration propres, ainsi que leurs objectifs tous les ans. Les résultats des évaluations sont intégrés au budget pour définir des objectifs, résultant d entretiens entre les employés et leur hiérarchie et d un guide des opérations. La qualité est assurée à l intérieur des unités du consortium. Cela signifie que les processus de gestion, de ressources humaines, principaux et de coopération, ainsi que les stratégies et les plans d action, la communication et la satisfaction clientèle sont développés du point de vue du client, des performances et des aspects financiers. L objectif du développement orienté client est d obtenir de meilleurs résultats d apprentissage, de créer de nouveaux modèles de coopération de soutien de l apprentissage avec le marché de l emploi, de créer de nouvelles capacités et de développer la vie professionnelle. De plus, l objectif est de former des personnes capables et compétentes pour le marché de l emploi, ainsi que de créer les meilleures conditions d apprentissage possibles pour chacun des étudiants au niveau individuel.
5 6. Retours clients 7. Résultats du personnel 8. Impact sur la région Les paragraphes suivants décrivent les cercles de gestion de la qualité du consortium. Le cercle intérieur décrit le travail annuel de qualité des centres de profit et le cercle extérieur comment les unités sont liées au travail de qualité au niveau du consortium. Le document d application de la qualité décrit les actions, les améliorations et les résultats au cours d une année calendrier. L auto-évaluation et l évaluation externe sont effectués chaque printemps (février-mars). La planification budgétaire commence en mars. Chaque unité reçoit un retour de la part des clients. Des études sont menées, par exemple sur la satisfaction globale et sur l appréciation par les étudiants de l atmosphère durant l apprentissage, des besoins de formation, du contenu des formations et des possibilités de choisir différentes matières. La compétence et la motivation du personnel du consortium ont été analysées au printemps 1998. Les résultats au niveau du centre de profit ont été intégrés à des documents de mise en œuvre du printemps 1999. Plus de 150 stagiaires ont suivi la formation qualité. Chaque unité du consortium reçoit des informations concernant son propre personnel, par exemple les résultats des participants aux formations, de la satisfaction, ainsi que des informations concernant les absences pour raisons médicales. Le Consortium éducatif de la région de Lahti a joué un rôle clé dans la stratégie de formation régionale. La stratégie a été lancée le 4 mai 1999 et sera intégrée à la stratégie de district mise en œuvre par le Conseil Régional de Lahti. Ont participé au processus Les membres du projet "Education secondaire" de Lahti, des universités de la région, d autres organismes de formation de la région et des représentants du marché de l emploi. L objectif à long terme de la stratégie est de faire de la Région de Lahti une région de formation. Le consortium a bénéficié d un nouveau savoir-faire en matière de projets au cours de l année 1998. Les réseaux régionaux et internationaux ont été pris en charge. Deux nouveaux projets de l UE ont démarré à la fin de l année 1998 : le Développement de la compétitivité des PME dans la région de Lahti, grâce à l Estimation des besoins de planification et de la Quantité de formation et le Projet qualité de la région de Lahti pour les PME. Les formateurs du projet qualité sont des membres de l Equipe de coordination qualité du consortium. Chaque projet du consortium comprend son groupe d orientation spécifique. Les membres experts des groupes d orientation proviennent de municipalités de la région, du marché de l emploi et d autres organismes de formation. La tâche des groupes d orientation consiste à développer des projets de l UE en coopération. 9. Résultats commerciaux, performances clés Le budget de 1998 montre que le budget du consortium est équilibré, mais qu une pression s exerce sur l économie opérationnelle. La raison principale en est que l Etat réduit les montants des comptes provisoires. Mais le consortium peut répondre aux exigences de l accord et régler tous les investissements, s assurant ainsi qu aucun soutien financier de la part des municipalités propriétaires ne sera nécessaire.