Démarche Lean management

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1 Démarche Lean management Vers une ville INTELLIGENTE au sein d un Service de loisirs 10 octobre 2013

2 Objectifs de la présentation 1) Partager l expérience du Lean management au sein de l administration municipale Historique Lean Concepts Lean Mise en contexte Expérience Lean Résultats Leçons apprises 2) Échanger et partager les connaissances acquises 2

3 Sujet de la conférence Votre degré de connaissance du Lean management? 3

4 Histoire du Lean Origine 1867, métiers à tisser Création de l entreprise Toyota en difficultés financières arrivée de M. Ohno Création «Toyota production system» (TPS) 1970 à 1990 adaptation de la méthode en Occident - PDCA Roue de Deming - James Womack Lean management 4

5 Concepts Lean Valeur ajoutée pour le citoyen Éliminer les gaspillages Flux tiré Implication des collaborateurs aux solutions Mesure Communication visuelle «La stratégie, l art d exécuter» Napoléon 5

6 Rôles et responsabilités / gestionnaire Approche traditionnelle Hiérarchie (PODC) Contenu Fonctionnement Approche Lean Coaching, au service de. Gestion des RH Amélioration continue 6

7 Glossaire Lean Terme Définition 5 pourquoi Cause racine 5 S Réaménagement physique Muda Gaspillage Fiche A3 Gemba Visite sur le terrain Kaizen Kanban Andon Chaîne de valeur VSM (value stream mapping) Flux tiré, poussé, en continu Heijunka Proposition, résolution de problème, avancement Activité résolution de problème Indicateur visuel exigeant l action Indicateur visuel résolution de problème immédiat Ensemble des processus permettant de donner un service à un citoyen Cartographie CV Réalisation progressive des tâches Lisser le travail 7

8 Mise en contexte Juin 2011 Nouvelle direction, mandat de réorganisation Automne 2011 Diagnostic organisationnel plan stratégique (qualimètre) Automne 2011 Coupure budgétaire 14 % sur 4 ans Janvier 2012 Développement de la stratégie Lean 8

9 Stratégie Lean Approbation de la haute direction Identification d un leader Lean Sentiment d urgence Ressources experts Lean Formation des collaborateurs - Master Lean - White belt - Principes Lean - Mudas 9

10 Stratégie Lean Réalisation d un VSM (value stream mapping) Identification des opportunités d amélioration Déploiement d une stratégie de gestion de changement Plan de communication Plan d action 10

11 Objectifs stratégiques Taux de satisfaction des citoyens et des organismes de plus de 85 % - Qualité - Coût - Délai Taux d utilisation de nos équipements de plus de 85 % Une offre de service continuellement adaptée aux citoyens (flux tiré) Taux de mobilisation des ressources humaines de plus de 85 % Dégagement d une marge de manœuvre annuelle de 5 % du budget Application des principes Lean par les cadres à plus de 85 % 11

12 Système de management Plan - Do - Check - Act (PDCA) Hebdomadaire - mensuel - annuel Leadership ANALYSE DES INTRANTS (CAC) Planification Attention aux Attention aux Mesure, anal. Attention aux stratégique citoyens ress. hum. gestion info. opérations PRINCIPES LEAN MANAGEMENT Vision: Objectifs: 1- Philosophie valeur ajoutée citoyen PLANIFIER Référence 85 % taux de satisfaction 2- Des cadres qui embrassent la philosophie Performance Plan stratégique Réduction budget 3,5% 3- Formation des équipes selon la culture Qualité Accroissement qualité de vie 4- Influencer les partenaires à la culture 85% taux de mobilisation 85% utilisation plateaux RÉALISER Système intégré processus PEP Structure lean 5- Le flux tiré engendre l'action 6- Standardisation des tâches 7- Utiliser des outils simples et pratiques 8- Lisser le travail entre les collaborateurs 9- Créer et optimiser les processus Fiche A3 Revue de direction - scrums Standards Tableaux de bord (4 NIVEAUX) 10- Créer et utiliser des contrôles visuels COMPARER Vérification interne 11- Implanter une culture de résolution de problème Écarts Indicateurs AJUSTER Chaines de valeurs Processus clés Plan opérationnel Revue de direction - scrums Attentes signifiées Planification annuelle Outils lean 12- Aller voir sur le terrain 13- Décider par consensus 14- Apprendre par les activités Kaizen Plan amélioration continue Résultats 12

13 Nos principes Lean Principe # 1 : Valeur ajoutée pour le citoyen Exemple : Ancienne structure Structure Lean Identification valeur ajoutée 13

14 Nos principes Lean Principe # 2 : Processus clés permettant la réflexion continue Exemple : Système intégré des processus clés 14

15 Nos principes Lean Principe # 3 : Flux tiré comme élément déclencheur d action Exemples : Structure administrative Programmation Entretien des parcs 15

16 Nos principes Lean Principe # 4 : Lisser le travail entre les collaborateurs Exemples : Appels téléphoniques Tâches majeures et mineures Coordination verticale Scrum hebdomadaire 16

17 Nos principes Lean Principe # 5 : Développer culture résolution de problèmes Exemples : Rencontre «scrum» Prévoir à l horaire Fiche A3 17

18 Nos principes Lean Principe # 6 : Standardisation des tâches Exemples : 4 mini kaizen pour chacun des corps professionnels Programme d entraînement à la performance 18

19 Nos principes Lean Principe # 7 : Utilisation des contrôles simples et visuels Exemples : Élaboration de tableaux indicateurs 5S administratifs 19

20 Nos principes Lean Principe # 8 : Valorisation de méthodes simples et pratiques Exemple : Outil suivi de projet 20

21 Nos principes Lean Principe # 9 : Formation des leaders transfert connaissances Exemples : Formation Master, green et white belt Formation résolution de problème Formation culture amélioration continue Présence Salon MPA 21

22 Nos principes Lean Principe # 10 : Développement des équipes de travail Exemple : Formation de tous les employés manuels white belt 22

23 Nos principes Lean Principe # 11 : Adhésion des autres services Actions : Rencontre de sensibilisation Invitation conférence de presse kaizen 23

24 Nos principes Lean Principe # 12 : Présence sur lieux pour mieux comprendre Exemples : «Gemba» plus grande présence des gestionnaires sur le terrain Marcher le processus pour mieux comprendre (tous les vendredis) 24

25 Nos principes Lean Principe # 13 : Décision consensus personnes concernées Exemple : Réorganisation de la structure administrative (12 personnes) Présence des syndicats aux activités d amélioration 25

26 Nos principes Lean Principe # 14 : Organisation apprenante par le Kaizen Exemples : Kaizen structure Kaizen standardisation des tâches (TWI) Kaizen processus de réservation Kaizen processus de communication Kaizen processus entretien des parcs Kaizen gestion des occasionnels Kaizen processus patinoires extérieures Kaizen stratégique 26

27 Nos kaizen en photos 27

28 Nos Kaizen en photos 28

29 Nos Kaizen en photos 29

30 Nos résultats QUELQUES RÉSULTATS APRÈS 15 MOIS LEAN AVANT APRÈS 48 % taux de mobilisation 85 % taux de mobilisation 84 % taux de satisfaction des usagers 94 % taux de satisfaction des usagers 0 $ $ d économies sans impact sur le niveau de service Aucune formation Lean 1 employé formé Master Lean 1 employé formé green belt 45 employés formés white belt Délai de 24 heures à 12 jours réservation de plateaux Guichet unique 23 intervenants processus comm. 1 seul intervenant processus comm. 21 véhicules entretien des parcs 15 véhicules pour l entretien des parcs km de déplacements entretien des parcs Réduction de 40 % des déplacements (km) Visite et entretien des parcs sporadiques Chaque parc visité et entretenu à chaque semaine Augmentation de 20 % temps à valeur ajoutée pour les employés manuels entretien des parcs 30

31 Nos résultats (suite ) QUELQUES RÉSULTATS APRÈS 15 MOIS LEAN AVANT 5 patinoires secteur privé coût $ Temps supplémentaire patinoires extérieures Structure administrative traditionnelle Gestion des ressources occasionnelles en silo APRÈS Ajout des 5 patinoires en régie, économie $ Diminution de 40% du temps supplémentaires Structure administrative en fonction des chaines de valeur Création d un «bureau» des affectations et de gestion des ressources occasionnels 31

32 Nos références Toyota Ville Cape Coral Ville de Denver Ville de Fort Wayne Industrielle Alliance 32

33 Ce que nous avons appris Donner un sens à la démarche Connaissance de la valeur ajoutée Culture - leader structure / phase de déploiement Approbation de la haute direction Gestion du changement (culture), approche personnalisée Kaizen meilleure façon d apprendre / implentation Passer à l action, ne pas attendre l expert Lean Mettre l accent sur «le comment» pour de meilleurs résultats COURAGE PERSÉVÉRANCE RÉSILIENCE - PASSION 33

34 Culture Lean Adhésion à la nouvelle culture Lean??? 34